I. PHÂN TÍCH YÊU CẦU
1. Khảo sát và phân tích yêu cầu chung
• Để có thể ký kết được một hợp đồng bảo hiểm, các nhân viên trong phòng yêu cầu phải:
− Hiểu rõ đối tượng yêu cầu bảo hiểm thuộc loại nào trong danh mục được bảo hiểm.
− Điều kiện bảo hiểm
− Đối tượng khách hàng: có thể là một công ty, một cá nhân, hoặc đại lý…
− Mẫu đơn yêu cầu được bảo hiểm như thế nào là hợp lệ − Hợp đồng bảo hiểm có thể ký trong thời hạn bao lâu − Hợp đồng bảo hiểm sẽ được ký theo mẫu nào
− Tỷ lệ hoa hồng cho đại lý là bao nhiêu
Hiện tại trong phòng, mỗi nhân viên đều được cung cấp một máy tính cá nhân, để phục vụ cho công việc. Nhưng hiện tại, các nhân viên chỉ lưu trữ dữ liệu và làm các báo cáo, dựa trên 2 công cụ chính là MS Eexcel và MS Word.
• Khi muốn biết thông tin về một hợp đồng được ký vào thời điểm nào, đã hết hạn chưa, hay phải bồi thường như thế nào khi có sự cố xảy ra…đòi hỏi phải tổng hợp thông tin của cả phòng kế toán và phòng đại lý, điều này đưa tới các nhược điểm sau:
− Xử lý thông tin chậm, tốn nhiều thời gian. − Phục vụ quản lý bồi thường kém chất lượng
− Phàn nàn khi phải chờ đợi lâu các quyết định xử lý − Nhiều sai sót trong xử lý
− Tạo lập báo cáo mất nhiều thời gian… • Yêu cầu đặt ra:
Do những nhược điểm trên, ban quản lý yêu cầu phòng phải có được một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm, tập trung được thông tin, dữ liệu, và tạo được báo cáo nhanh ngay khi cần thiết, mà không phải phụ thuộc thông tin vào những phòng ban khác.