Theo quy định của Tổng Cụng ty Bảo hiểm Dầu khớ Việt Nam (PVI), cỏc Cụng ty thành viờn đều phải thực hiện cỏc bước khai thỏc nghiệp vụ bảo hiểm theo quy trỡnh mà Tổng cụng ty đó nghiờn cứu và lập ra. Đối với nghiệp vụ bảo hiểm Chỏy và cỏc RRĐB, quy trỡnh khai thỏc được phõn chia thành cỏc cấp. Theo Quyết định số 464/07/QĐ-PVI về việc Ban hành Quy định về phõn cấp khai thỏc năm 2007 cụ thể:
Đối với cỏc rủi ro loại 1, MTN tối đa 11.000.000 USD/Đơn bảo hiểm (16.500.000 USD nếu cú giỏn đoạn kinh doanh).
Đối với cỏc rủi ro loại 2, MTN tối đa là 9.000.000 USD/Đơn bảo hiểm (13.500.000 USD nếu cú giỏn đoạn kinh doanh).
Đối với cỏc rủi ro loại 3, MTN tối đa 7.200.000 USD/Đơn bảo hiểm (10.800.000 USD nếu cú giỏn đoạn kinh doanh)
Theo phụ lục 04 đớnh kốm Quyết định trờn, rủi ro loại 1 là những rủi ro cú mức độ dưới trung bỡnh và ớt cú khả năng bị tổn thất lớn. Vớ dụ: cỏc tũa nhà chung cư và cụng sở, cỏc nhà mỏy xi măng, nhà mỏy sản xuất và đúng chai nước ngọt, bưu điện. Rủi ro loại 2 là những rủi ro cú khả năng bị tổn thất lớn. Vớ dụ: Nhà mỏy cỏn thộp, luyện kim, nhà mỏy húa chất, nhà mỏy điện, sản xuất húa chất. Rủi ro loại 3 là những rủi ro cú nhiều khả năng phải chịu tổn thất lớn. Vớ dụ: Nhà mỏy sản xuất chất nổ, xưởng chế biến đồ gỗ, nhà mỏy giấy, nhà mỏy dệt, buụn bỏn và lưu trữ cỏc sản phẩm dầu mỏ.
Cỏc đơn vị kinh doanh cần thụng bỏo cho Tổng Cụng ty trước ngày dự kiến ký Hợp đồng hoặc chào phớ ớt nhất 07 ngày (khụng kể ngày lễ, thứ bảy và chủ nhật). Khi nhận được yờu cầu của đơn vị kinh doanh, trong khoảng thời gian đú, Tổng Cụng ty sẽ xỏc nhận bằng văn bản hoặc gửi email về việc cấp Đơn bảo hiểm gốc.
Trong vũng 15 ngày kể từ ngày Tổng Cụng ty xỏc nhận cấp đơn hoặc cung cấp tỷ lệ phớ bảo hiểm thỡ đơn vị kinh doanh phải gửi Đơn bảo hiểm gốc cho Tổng Cụng ty hoặc thụng bỏo bằng văn bản cho Tổng Cụng ty về tỡnh hỡnh khai thỏc nghiệp vụ bảo hiểm đú.
a. Quy trỡnh khai thỏc trong phõn cấp
Quy trỡnh khai thỏc Bảo hiểm Chỏy và cỏc RR ĐB trong phõn cấp nờu rừ cụng việc khai thỏc qua cỏc bước theo trỡnh tự như sau:
Đối với cỏc nghiệp vụ khai thỏc nằm trong phõn cấp, cỏc Đơn vị kinh doanh được chủ động chào phớ, cấp Đơn bảo hiểm/SĐBS theo trỡnh tự như sau:
Trong khõu này, những người thực hiện chủ yếu sẽ là cỏc cỏn bộ khai thỏc, đại lý và mụi giới. Tiếp thị là một cụng việc khụng phải đơn giản, khỏch hàng cú thể tin tưởng chọn chỳng ta là người bảo hiểm cho họ hay khụng phụ thuộc chủ yếu vào tài “thuyết phục khỏch hàng” của những người tiếp xỳc trực tiếp với họ.
Khụng thụ động chờ khỏch hàng đến mua bảo hiểm mà cần chủ động đến gặp khỏch hàng. Cỏc cỏn bộ khai thỏc, đại lý, mụi giới cựng họ đi thăm cơ sở sản xuất kinh doanh, cơ ngơi của họ, nghiờn cứu quy trỡnh sản xuất của họ... chỉ ra cho họ thấy những rủi ro cú thể gặp và hậu quả của nú. Trờn cơ sở Đơn bảo hiểm, văn bản hướng dẫn, giải đỏp cỏc thắc mắc, giải thớch cho họ biết nếu họ tham gia bảo hiểm thỡ được những lợi ớch gỡ.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trỡnh khai thỏc bảo hiểm Chỏy và cỏc RRĐB trong phõn cấp
Cần yờu cầu khỏch hàng nờu rừ cỏc thụng tin chi tiết liờn quan tới họ và đối tượng được bảo hiểm : Ngành nghề sản xuất, kinh doanh; Thành phần kinh tế; Giỏ trị tài sản được bảo hiểm; Thời hạn bảo hiểm yờu cầu; Tỡnh hỡnh tổn thất trong cỏc năm trước; Cỏc rủi ro cú thể gõy tổn thất cho đối tượng được bảo
Tiếp thị, nhận thụng tin, Yờu cầu bảo hiểm từ khỏch hàng Phõn tớch thụng tin, đỏnh giỏ rủi ro Chấp nhận Chào phớ Từ chối
Quản lý Hợp đồng/Đơn bảo hiểm
Chào phớ/Đàm phỏn
Chuẩn bị Hợp Đồng/Đơn bảo hiểm
hiểm (tần suất xảy ra, ước tớnh mức độ tổn thất khi xảy ra...); Cỏc biện phỏp phũng ngừa, hạn chế tổn thất.
Khi đó cú được đầy đủ cỏc thụng tin cần thiờt liờn quan, ta cung cấp giấy yờu cầu bảo hiểm và cỏc tài liệu khỏc theo yờu cầu của khỏch hàng. Khuyến cỏo khỏch hàng về việc hợp đồng /Đơn /GCNBH sẽ khụng cú giỏ trị trong trường hợp khỏch hàng cung cấp hoặc kờ khai sai hoặc khụng khai bỏo cỏc chi tiết quan trọng cú liờn quan đến rủi ro yờu cầu bảo hiểm và người được bảo hiểm.
Đỏnh giỏ rủi ro
Cỏn bộ khai thỏc phải nghiờn cứu và khảo sỏt kỹ thực tế, thu thập đầy đủ tỡnh hỡnh và số liệu cần thiết để đỏnh giỏ rủi ro. Việc đỏnh giỏ rủi ro cú ý nghĩa hết sức quan trọng, cú đỏnh giỏ đỳng rủi ro mới tỡm được tỷ lệ phớ bảo hiểm thớch hợp tương ứng với rủi ro mà mỡnh sẽ nhận bảo hiểm, cụ thể: đối tượng được bảo hiểm, bậc chịu lửa của cụng trỡnh, loại PCCC, hạng sản xuất (nếu đối tượng bảo hiểm là đơn vị sản xuất), loại cơ sở kinh doanh dịch vụ (nếu đối tượng bảo hiểm là cơ sở kinh doanh dịch vụ), mức độ nguy hiểm của tài sản để trong kho, trong cửa hàng (nếu đối tượng bảo hiểm là kho tàng, cửa hàng).
Hướng dẫn khỏch hàng điền vào bản cõu hỏi đỏnh giỏ rủi ro theo mẫu của PVI, nờu rừ kết luận của cỏn bộ đỏnh giỏ rủi ro. Phải điền đầy đủ thụng tin theo yờu cầu, mục nào khụng biết phải ghi rừ là: "khụng biết" hoặc "sẽ thụng bỏo sau".
Cỏn bộ khai thỏc phải chỳ ý rằng khụng được chạy theo doanh thu. Dịch vụ nào dễ cú khả năng dẫn đến những tổn thất quỏ lớn cần phải xem xột kỹ, cú
thể từ chối cấp đơn hoặc chào phớ cao, mức miễn thường cao. Và cần quỏn triệt những nguyờn tắc sau đõy:
Khụng chấp nhận bảo hiểm theo lối chọn điểm (vớ dụ trong một khu vực nhà mỏy, chỉ mua bảo hiểm cho những phõn xưởng, cụng đoạn, bộ phận... nhiều rủi ro nhất). Đó bảo hiểm thỡ phải bảo hiểm toàn bộ tài sản trong một khu vực.
Hết sức hạn chế nhận bảo hiểm những đối tượng cú hệ thống PCCC yếu kộm.
Cần xem xột kỹ và nờn hạn chế nhận bảo hiểm cỏc rủi ro bóo lụt vỡ bóo lụt thường gõy tổn thất hàng loạt trờn một diện rộng cú khi bao gồm nhiều tỉnh. Chỉ nhận bảo hiểm cỏc rủi ro này với điều kiện cú bảo hiểm rủi ro chỏy và cỏc cụng trỡnh được bảo hiểm phải là những cụng trỡnh kiờn cố được xõy dựng bằng bờ tụng cốt thộp.
Tớnh toỏn hiệu quả, xỏc định phớ, điều kiện, chào phớ
Căn cứ vào cỏc thụng tin được cung cấp và kết quả đỏnh giỏ rủi ro, Khai thỏc viờn xỏc định phớ để đưa ra một mức chào phớ cho đối tượng được bảo hiểm. Mức phớ được xỏc định dựa trờn: Hướng dẫn nghiệp vụ, kinh nghiệm của CBKT về rủi ro được bảo hiểm; Tỡnh hỡnh thị trường bảo hiểm trong nước và thế giới; Mức độ cạnh tranh với cỏc cụng ty bảo hiểm khỏc; Bản thoả thuận về Chỏy và cỏc RRĐB
Một bản chào phớ thường bao gồm cỏc nội dung cơ bản sau: - Tờn, địa chỉ người được bảo hiểm.
- Đối tượng được bảo hiểm, địa điểm được bảo hiểm. - Thời gian bảo hiểm.
- Tỷ lệ phớ (phớ bảo hiểm). - Cỏc khoản giảm trừ (nếu cú). - Mức khấu trừ .
- Đơn/ Quy tắc bảo hiểm ỏp dụng.
- Cỏc Điều kiện, Điều khoản bổ sung (nếu cú).
Chuẩn bị Đơn/Hợp đồng/GCNBH
Sau khi nhận được thụng bỏo đồng ý tham gia bảo hiểm của khỏch hàng, CB khai thỏc chuẩn bị Hợp đồng/Đơn/GCNBH, Thụng bỏo thu phớ.. để gửi cho khỏch hàng của mỡnh.
Một (bộ) đơn bảo hiểm bao gồm:
- Mẫu đơn/quy tắc bảo hiểm, phụ lục đơn bảo hiểm/GCNBH ( bao gồm cỏc SĐBS phỏt sinh nếu cú), danh mục tài sản (DMTS) được bảo hiểm. DMTS cần ghi đầy đủ và rừ ràng, ngoài cỏc chi tiết đó in sẵn trong DMTS, cần ghi rừ thờm ở mặt sau DMTS những chi tiết sau:
- Thành phần kinh tế (quốc doanh, hợp tỏc xó, tư nhõn, xớ nghiệp liờn doanh VN nước ngoài, xớ nghiệp 100% vốn nước ngoài.).
- Năm xõy dựng (đối với nhà cửa cụng trỡnh).
Trường hợp khỏch hàng yờu cầu cú hợp đồng thỡ soạn thảo hợp đồng bảo hiểm.
Đối với dịch vụ thuộc phõn cấp, Lónh đạo Phũng KD/CN sẽ ký Hợp đồng/Đơn/ SĐBS ( phỏt sinh nếu cú).
Quản lý hợp đồng/ đơn bảo hiểm
Sau khi Lónh đạo phũng KD/CN ký duyệt, cỏn bộ khai thỏc chuyển cho khỏch hàng bản gốc bao gồm Hợp đồng/ bộ đơn bảo hiểm/ SĐBS ( nếu cú), Thụng bỏo thu phớ. Chuyển 01 bản sao gồm Hợp đồng/Phụ lục đơn/ GCNBH/ SĐBS ( nếu cú) và Thụng bỏo thu phớ gốc cho Phũng KT/KTCN để theo dừi việc thanh toỏn phớ bảo hiểm, thanh toỏn hoa hồng bảo hiểm và làm cơ sở xột giải quyết bồi thường nếu cú phỏt sinh; 01 bản copy cho Phũng TBH để thu xếp tỏi bảo hiểm (nếu cú) và quản lý (đối với cỏc hợp đồng/đơn bảo hiểm do CN cấp).Và lưu đơn vị cấp đơn 01 bản gốc.
Để thuận tiện cho việc theo dừi quản lý Hợp đồng/ bộ Đơn bảo hiểm và cỏc tài liệu cú liờn quan phải được đớnh kốm nhau và được lưu trong cặp tài liệu theo từng nghiệp vụ, từng năm.
Phũng KT/KTCN cú trỏch nhiệm viết hoỏ đơn thu phớ bảo hiểm theo nội dung Hợp đồng bảo hiểm/thụng bỏo thu phớ bảo hiểm. Quy định cụ thể về việc lập và sử dụng hoỏ đơn được nờu rừ trong quy định về việc sử dụng và quản lý hoỏ đơn thu phớ bảo hiểm GTGT ban hành kốm theo quyết định số 126/QĐ-KT của Tổng giỏm đốc Tổng Cụng ty CP Bảo hiểm Dầu khớ ngày 25/08/2003.
Sau khi hoỏ đơn thu phớ phỏt ra. Đối với cỏc đơn/hợp đồng bảo hiểm do CN quản lý: Bộ phận KT của CN cú trỏch nhiệm chớnh đụn đốc bộ phận KD của CN thu phớ đỳng hạn, trờn cơ sở bỏo cỏo của CN, Phũng TBH, Phũng KT cú trỏch nhiệm phối hợp đụn đốc. Đối với cỏc đơn/hợp đồng bảo hiểm do
Phũng KD quản lý: Phũng KT chịu trỏch nhiệm chớnh, phũng TBH phối hợp đụn đốc Phũng KD thu phớ đỳng hạn.
Hết thời hạn thoả thuận mà khỏch hàng vẫn chưa nộp phớ bảo hiểm thỡ cần giục khỏch hàng nộp phớ (qua fax, điện thoại, điện tớn, cụng văn). Trường hợp hoỏ đơn thu phớ đó phỏt hành sau 03 thỏng mà khỏch hàng vẫn chưa nộp phớ bảo hiểm, Phũng KT/KTCN làm đầu mối phối hợp phũng KD/CN, phũng TBH bỏo cỏo Lónh đạo Cụng ty/ Chi nhỏnh, đề xuất biện phỏp giải quyết.
Đối với vấn đề thanh toỏn phớ cho bờn thứ ba (nếu cú): Phũng KD/CN phối hợp với phũng TBH, KT thanh toỏn cho cỏc nhà nhận tỏi ( theo điều kiện điều khoản của Đơn) / Hợp đồng Đồng bảo hiểm ( nếu cú). Phũng KD/CN phối hợp Phũng KT/KTCN thanh toỏn hoa hồng bảo hiểm cho cỏc ĐL theo đỳng cỏc quy định về hoa hồng bảo hiểm của Bộ Tài chớnh và quy chế quản lý đại lý của Cụng ty.
Khi cú yờu cầu phỏt sinh từ phớa khỏch hàng: trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng nếu cú bất cứ thay đổi nào từ phớa Cụng ty hoặc khỏch hàng thỡ cỏn bộ khai thỏc cú trỏch nhiệm thống nhất với khỏch hàng, lập thành văn bản nội dung thay đổi và thụng bỏo tới cỏc bộ phận liờn quan. Cỏc thay đổi ảnh hưởng đến rủi ro được bảo hiểm nếu cần sẽ phải tớnh thờm phớ. Bản sửa đổi bổ sung cho cỏc thay đổi này được lưu cựng cỏc tài liệu đó cú.
Khi cú khiếu nại sự kiện bảo hiểm, trưởng nhúm, cỏn bộ theo dừi đơn cú trỏch nhiệm phối hợp với phũng GĐBT/GĐBT CN để giải quyết khiếu nại. Mọi ý kiến phản hồi của khỏch hàng phải được ghi nhận và theo dừi, giải quyết theo Quy trỡnh đỏnh giỏ chất lượng phục vụ khỏch hàng.
Khi đó hoàn tất cỏc cụng việc cần thiết chủ yếu để cấp một Đơn/Hợp đồng bảo hiểm. Việc cũn lại là thống kờ Đơn/Hợp đồng bảo hiểm, bản lưu Giấy chứng nhận bảo hiểm phải được thống kờ theo đơn vị Phũng KD/CN và thống kờ theo quy định của Cụng ty. Đối với những đơn bảo hiểm cú tổng mức trỏch nhiệm lớn, khi kết thỳc thời hạn bảo hiểm phải cú bỏo cỏo tổng kết về dịch vụ (theo mẫu của Tổng Cụng ty CP PVI ty).
b. Quy trỡnh khai thỏc trờn phõn cấp
Quy trỡnh khai thỏc Bảo hiểm Chỏy và cỏc RRĐB trờn phõn cấp được thực hiện theo sơ đố 2.3.
Đối với cỏc nghiệp vụ khai thỏc nằm ngoài phõn cấp, cỏc Đơn vị kinh doanh chỉ thực hiện chào phớ, cấp Đơn bảo hiểm gốc, SĐBS khi cú xỏc nhận bằng văn bản của Tổng Cụng ty.
Nhỡn chung, quy trỡnh này cú trỡnh tự cỏc bước tương tự như quy trỡnh khai thỏc dịch vụ trong phõn cấp. Tuy nhiờn, cú một số điểm khỏc biệt cụ thể như sau:
Trong bước Tớnh toỏn hiệu quả, xỏc định phớ, điều kiện, chào phớ. Bản chào phớ của Phũng KD tại Tổng Cụng ty cần cú ký tắt hoặc ý kiến (nếu cú) của lónh đạo phũng TBH, KTKH (nếu cần) về hiệu quả của dịch vụ, phương ỏn TBH, điều kiện, điều khoản.
CN phải gửi cụng văn do lónh đạo CN ký về Văn phũng Tổng Cụng ty xin ý kiến chỉ đạo. Cụng văn do lónh đạo CN ký gồm những điểm chớnh về: bản đỏnh giỏ rủi ro, cỏc thụng tin, ý kiến phõn tớch và đề xuất hướng chào phớ nhằm đỏp ứng khụng chỉ nhu cầu của khỏch hàng mà cũn đảm bảo hoạt động kinh doanh cú hiệu quả của Tổng Cụng ty. Phũng TBH làm đầu mối phối hợp
P.KTKH ( nếu cần) kiểm tra điều kiện, điều khoản, phương ỏn TBH, tớnh toỏn hiệu quả của dịch vụ.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ quy trỡnh khai thỏc bảo hiểm Chỏy và cỏc RRĐB trờn phõn cấp
Tiếp thị, nhận thụng tin, Yờu cầu bảo hiểm từ khỏch hàng
Phõn tớch thụng tin, đỏnh gia rủi ro Chấp nhận Chào phớ Từ chối Xem xột Xỏc định phớ Quản lý Hợp đồng/Đơn bảo hiểm Chuẩn bị Đơn/Hợp đồng bảo hiểm Chào phớ/Đàm phỏn Ký Hợp đồng/Đơn Bảo hiểm
Đối với cỏc dịch vụ bảo hiểm trong ngành hoặc đối với cỏc trường hợp đặc biệt khỏc theo chỉ đạo của BGĐ, Phũng BHKT sẽ tham gia chỉ đạo. nghiệp vụ. Mỗi phũng chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc Cụng ty về lĩnh vực được giao.
Trường hợp dịch vụ cú TBH chỉ định lớn hơn 40%, mụi giới phớ lớn hơn 15%, hoa hồng tỏi bảo hiểm chỉ định nhỏ hơn 22%, phải cú xỏc nhận của nhà TBH chỉ định trước khi cấp đơn.
Trong trường hợp cần phải mời thầu để thu xếp được bảo hiểm, việc lập hồ sơ mời thầu, xột thầu tuõn thủ theo Luật hiện hành về tổ chức đấu thầu.
Trong trường hợp tham dự thầu bảo hiểm, lập hồ sơ tham dự thầu tuõn thủ theo Quy trỡnh lập hồ sơ tham dự thầu.
Trong khõu ký duyệt Hợp đồng/Đơn bảo hiểm. Đối với dịch vụ trờn phõn cấp: Phũng KD làm đầu mối, cựng cỏc phũng TBH, KTKH ( nếu cần), KT (nếu cần) lập Tờ trỡnh bỏo cỏo dịch vụ ( khi trỡnh ký đơn, hợp đồng, SĐBS (phỏt sinh nếu cú). Lónh đạo Tổng cụng ty ký đơn, hợp đồng / Tổng giỏm đốc CN ký theo Uỷ quyền : Phũng KD/CN phải chuyển dự thảo Hợp đồng/ Bộ đơn bảo hiểm Phũng TBH, KT.kiểm tra, ký tắt trước khi trỡnh Lónh đạo Tổng cụng ty ký/ chuyển trả dự thảo cho CN.
Lưu ý: Đối với cỏc chi nhỏnh, ngoài bản Fax dự thảo ( hoặc bản gốc), cần đồng thời gửi qua E-mail cho phũng TBH để tiện sửa đổi, bổ sung nếu cần thiết.