Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau đợc liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau.
Để xây dựng hình thức sổ kế toán cho một đơn vị hạch toán, doanh nghiệp có thể dựa vào các điều kiện sau:
- Đặc điểm về loại hình sản xuất cũng nh quy mô sản xuất. - Yêu cầu và trình độ quản lý HĐKD của mỗi đơn vị
- Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán
- Điều kiện và phơng tiện vật chất hiện có của doanh nghiệp.
Đặc trng cơ bản để phân biệt và định nghĩa đợc các hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau là ở số lợng sổ cần dùng, loại sổ sử dụng, nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột của sổ cũng nh trình tự hạch toán. Trên thực tế doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán sau:
• Hình thức Nhật ký chung
• Hình thức Nhật ký- sổ cái
• Hình thức Chứng từ ghi sổ
7.1 Hình thức Nhật ký chung:
Hình thức Nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liệu để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Số lợng sổ sách gồm: Sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết.
Kế toán sử dụng các loại sổ cái TK 211,212,213,214 và các sổ thẻ kế toán chi tiết TSCĐ.
Quy trình ghi sổ:
Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối kỳ Chứng từ tăng,giảm TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ. Thẻ TSCĐ Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 212,213,214,241(3) Sổ tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
7.2 Hình thức Nhật ký - Sổ cái:
Hình thức Nhật ký Sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái gồm các loại sổ sau: Nhật ký - Sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Quy trình ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối kỳ Chứng từ gốc về tăng, giảm TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ Nhật ký - Sổ cái TK 211, 212, 213, 214, 214(3). Thẻ, sổ chi tiết TSCĐ Sổ tổng hợp TSCĐ
7.3 Hình thức sổ chứng từ ghi sổ:
Hình thức chứng từ ghi sổ là căn cứ “ Chứng từ ghi sổ” để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kế toán trên sổ cái.
Hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 211, 212, 213, 214 và các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Quy trình ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối kỳ. Chứng từ gốc tăng, giảm và tính khấu hao TSCĐ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 212,213,214,241(3) Sổ tổng hợp TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh
7.4 Hình thức sổ Nhật ký - Chứng từ:
Hình thức nhật ký - chứng từ thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lợng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công.
Sổ kế toán tổng hợp gồm: Nhật ký chứng từ số 9 và một số nhật ký chứng từ liên quan khác (nhật ký chứng từ số 1, 2, 4, 5, 7, 10) và bảng kê liên quan (số 4, 5, 6)
Sổ cái các TK 211, 212, 213, 214, 241(3).
Quy trình ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối kỳ Chứng từ gốc tăng giảm và tính khấu hao TSCĐ Thẻ TSCĐ Nhật ký chứng từ số 9 Nhật ký chứng từ 1,2,4,5,7,10 Bảng kê 4,5,6 Sổ chi tiết TSCĐ Sổ tổng hợp TSCĐ Sổ cái TK 211,212,213,214, 241(3) Nhật ký chứng từ số 7
Chơng II
Thực trạng hạch toán Tài sản cố định hữu hình tại công ty khai thác công trình thuỷ lợi Thanh Trì.