4. Giới hạn của đề tài
2.1.2. Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của công ty
Trong điều kiện đổi mới của cơ chế quản lý từ cơ chế hành chính tập trung bao cấp sang cơ chế thị trờng. Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh đã tìm đợc hớng đi cho riêng mình. Lúc bấy giờ trên thị trờng các loại hàng hoá, vật t thiết bị cũng khá đa dạng và nhiều chủng loại, việc quyết định đầu t thành
trực tiếp của ngời dân nh: Máy khử độc rau quả, máy hút bụi, máy giặt, tủ lạnh, tivi, điều hoà…là hết sức mạo hiểm do trên thi trờng có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Khi quyết định đầu t vào lĩnh vực này đồng thời cũng phải đối mặt với tỷ lệ rủi ro rất cao, hơn nữa trên thị trờng hàng hoá liên tục có những sản phẩm thay thế, nếu không nắm bắt đợc và xử lý kịp thời sẽ rơi vào tình trạng bị động.
2.1.3. Quy trình bán hàng của Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh. Sơ đồ 23: Quy trình bán hàng của công ty
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty.
Mua hàng Nhập kho Xuất kho Bán hàng Cửa hàng Đại lý
Sơ đồ 24: tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
2.1.4.2. Chức năng của các phòng ban.
- Giám đốc: Là ngời đứng đầu công ty và giữ vai trò lãnh đạo chung, chịu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng có hiệu quả toàn bộ số vốn kinh doanh, chịu trách nhiệm xét duyệt các chứng từ các thủ tục giấy tờ của công ty và có liên quan đến công ty đồng thời chịu trách nhiệm trớc pháp luật.
- Phó giám đốc: Phụ trách các kế hoạch kinh doanh và phụ trách việc buôn bán đồng thời trợ giúp giám đốc trong việc quản lý.
- Phòng kinh doanh: Có trách nhiệm trong việc xuất nhập hàng hoá thành phẩm theo đúng thời gian, chủng loại, đúng kích cỡ, mẫu mã, số lợng cũng nh chất lợng của từng mặt hàng. Đảm bảo cho công tác tiêu thụ đợc diễn ra thông suốt, quản lý về công tác tổ chức kinh doanh, giao dịch, marketing.
- Phòng kế toán: Có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán, có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện các kế hoạch tài chính và tình hình chấp hành các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính của công ty. Đây là phòng có chức năng vô cùng quan trọng của công ty trong quá trình kinh doanh. Có trách nhiệm hạch toán các khoản chi phí giá thành, tình hình biến động vốn, tài sản của công ty, theo dõi các khoản thu chi tài chính để phản ánh vào các tài khoản liên quan định kỳ lập báo cáo tài chính gửi cho ban giám đốc,
Giám đốc
P. Giám đốc
giúp cho ban giám đốc đề ra các biện pháp kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng sản phẩm nhập về, lắp đặt sửa chữa cho khách hàng, có nhiệm vụ bảo trì, bảo dỡng các thiết bị máy móc của công ty, của khách hàng.
- Kho vật t: có trách nhiệm bảo quản, quản lý hàng hoá nhập - xuất - tồn trong quá trình kinh doanh của công ty.
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán trong công ty.
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong mỗi doanh nghiệp có những cách làm khác nhau sao cho thật hợp lý, khoa học đảm bảo đợc yêu cầu dễ quản lý, dễ hạch toán có thể thực hiện đợc đầy đủ yêu cầu, nhiệm vụ, chức năng của mình. Với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh nh đã trình bày ở trên, công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung.
Sơ đồ 25: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
- Kế toán trởng (Kế toán tổng hợp): Tổ chức và điều hành công việc chung của phòng kế toán, có trách nhiệm chỉ đạo công việc cho các nhân viên trong phòng và chịu trách nhiệm trớc pháp luật về những sai sót trong công tác quản lý tài chính của công ty. Kế toán trởng là ngời lập báo cáo tài chính và trực
Kế toán thanh toán
Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp)
Kế toán vật tư,
hàng hoá Kế toán chi phí và giá thành
Kế toán tiêu thụ và XĐKQ
tiếp báo cáo các thông tin kinh tế - tài chính với Nhà nớc với Giám đốc và với các cơ quan chức năng khi họ yêu cầu.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ hạch toán các khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng và theo dõi các khoản tạm ứng, công nợ, bảo quản quỹ tiền mặt của công ty và chịu sự điều hành của kế toán trởng. Kế toán thanh toán phải mở các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết liên quan và đối chiếu với kế toán tổng hợp .
- Kế toán vật t, hàng hoá: Là ngời có nhiệm vụ theo dõi từng loại vật t hàng hoá trong quá trình nhập - xuất - tồn. Phải mở các sổ kế toán chi tiết sau đó đối chiếu với các sổ kế toán do kế toán thanh toán lập.
- Kế toán chi phí và giá thành: Là ngời có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty, tính giá thành cho hàng hoá bán ra.
- Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả: Là ngời có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá để xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty và làm nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nớc.
2.1.5.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty a. Hình thức kế toán áp dụng
Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, quy mô kinh doanh thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác tài chính kế toán.
Sơ đồ 26: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
b. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty hiện nay đang áp dụng hệ thống kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
Tài khoản kế toán: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ hiện hành của Nhà nớc đồng thời khi bộ tài chính đa ra các tài khoản sửa đổi
Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
cũng nh bổ xung, công ty luôn theo dõi chặt chẽ và công tác kế toán luôn đợc thực hiện theo luật định.
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán: Việt nam đồng
Kỳ hạch toán: Theo tháng
Phơng pháp tính thuế GTGT: Theo phơng pháp khấu trừ thuế Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phơng pháp KKTX
Phơng pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Theo phơng pháp bình quân gia quyền
Phơng pháp trích khấu hao TSCĐ: Theo phơng pháp khấu hao cố định đều theo thời gian.
Quản lý hàng tồn kho theo phơng pháp: KKTX Nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh. tại công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh.
2.2.1. Một số kết quả đạt đợc của công ty trong những năm qua.
Nội dung Năm 2007 Năm 2008
Doanh thu thuần 5.319.954.776 5.782.495.544 Lợi nhuận trớc thuế 11.154.429 19.797.430
Lợi nhuận sau thuế 7.585.012 14.254.150
Tổng tài sản 5.319.954.776 5.782.495.544
Tài sản lu động 3.832.772.663 2.054.019.773
Nợ phải trả 4.834.384.634 382.326.252
Tài sản nợ lu động 3.834.384.634 382.326.252 TN bình quân (đồng/ ngời) 1.194.083 1.515.206 Qua bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng phát triển. Trong năm 2007 doanh thu thuần công ty đạt 5.319.954.776 đ đến năm 2008 doanh thu thuần của công ty đã đạt 5.782.495.544 đ tăng so với năm 2007 là 462.540.768 đ (tơng ứng với tăng 8.69%). Lợi nhuận sau thuế tăng 6.669.138 đ (tơng ứng tăng 87.9%). Thu nhập bình quân trên đầu ngời tăng 312.123 đ (tơng ứng tăng 26.89%)
- Công ty tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán buôn (bán buôn chuyển thẳng, bán buôn qua kho) và bán lẻ.
- Hiện nay TNHH MTV TM Hng Thịnh áp dụng các hình thức thanh toán chủ yếu:
+ Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này, hàng hoá đợc tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đó: Tiền mặt, séc…
+ Hình thức bán hàng cha thu đợc tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhng cha thanh toán tiền.
+ Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký: Theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán tiền theo hợp đồng đã ký với Công ty, áp dụng chủ yếu cho các lô hàng lớn.
+ Hình thức đổi hàng: Khi đổi hàng đợc tiến hành thanh toán bù trừ. Hình thức này chiếm tỷ trọng nhỏ trong doanh thu của công ty.
2.2.2.1. Phơng thức bán buôn.
Theo thoả thuận giữa công ty với khách hàng công ty có thể thực hiện ph- ơng thức bán buôn qua kho hoặc bán buôn chuyển thẳng.
Đối với phơng thức bán buôn qua kho: Thì cũng căn cứ vào điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hàng hoặc đơn vị chuyển hàng đến cho khách hàng, chi phí vận chuyển thờng là do đơn vị chịu. Theo phơng thức này công ty có điều kiện theo dõi quản lý trực tiếp tình hình nhập - xuất - tồn cũng nh tình trạng bảo quản sản phẩm, hàng hóa, tránh đợc hiện tợng thất thoát.
Đối với phơng thức bán buôn chuyển thẳng: Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh sẽ chuyển thẳng về kho của khách hàng hoặc địa điểm khách hàng quy định. Chi phí vận chuyển sẽ đợc thoả thuận ghi rõ trong hợp đồng.
Chứng từ của nghiệp vụ bán buôn là “ Hóa đơn bán hàng” do phòng kế toán lập.
Việc bán lẻ hàng hoá chủ yếu để giới thiệu sản phẩm, hàng hoá. Chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ cũng là "hoá đơn bán hàng" do phòng kế toán lập và đ- ợc lập cho mỗi nghiệp vụ bán lẻ phát sinh.
ở Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh chủ yếu thực hiện hai phơng thức bán lẻ sau:
- Hình thức bán lẻ trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách, hết ngày nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền sau đó kiểm kê hàng hoá xác định số hàng đã bán.
- Hình thức bán hàng trả góp: Ngời mua trả tiền hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thơng mại ngoài số tiền thu theo giá hàng thờng thu thêm ngời mua một khoản lãi do trả chậm.
2.2.3. Kế toán bán hàng của công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh.
2.2.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán sử dụng trong công ty đều đợc lập theo đúng biểu mẫu quy định của BTC , phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.
Một số chứng từ mà công ty sử dụng
- Chứng từ về thanh toán bao gồm: Phiếu thu MS 01-TT, phiếu chi MS 01-TT, séc tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nớc
- Chứng từ về mua, bán hàng hoá gồm: Hóa đơn GTGT MS 01-GTKT-3LL, hóa đơn bán hàng
- Giấy tờ về hàng tồn kho gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MS 03-VT, bảng kê Nhập - Xuất - Tồn
- Một số giấy tờ khác có liên quan nh: Bảng thanh toán tiền lơng, bảng tính và phân bổ khấu hao....
Kế toán sử dụng các tài khoản nh: TK111, TK112, TK131, TK333.1, TK133, TK511. Ngoài ra, công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2 nh: TK156.1 - giá mua hàng hoá, TK156.2 - chi phí thu mua để phục vụ cho việc tính toán giá vốn cho hàng bán ra.
2.2.3.3. Trình tự kế toán doanh thu bán hàng.* Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho. * Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho.
Hàng hoá, sau khi đợc bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lợng sẽ nhập kho hàng hóa. Ngời nhận hàng của phòng kinh doanh đa hàng hoá về kho của công ty để nhập kho.
Khi nhập hàng về kho, công ty gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế kế toán viết hoá đơn bán hàng (Hoá đơn giá trị gia tăng). Trên hoá đơn phải ghi rõ: Tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán. Hóa đơn giá trị gia tăng đựơc lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Kế toán giữ
Khi phát sinh nghịêp vụ bán buôn hàng hoá qua kho của công ty, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã ký kết, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT, căn cứ vào hoá đơn đã lập nghiệp vụ này đợc hạch toán nh sau:
+ Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có Tk 156.1 + Phản ánh doanh thu hàng bán Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 333.1
Nợ Tk 641 Nợ Tk 133
Có Tk 111, 112
Ví dụ: Ngày 03/02/2009 Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh bán một lô hàng cho công ty TNHH TM & DV Minh Đức gồm:
+ Máy khử độc rau quả Nonan: Số lợng 10, đơn giá 2.851.400 đ/ chiếc + Máy hơi nớc: Số lợng 20, đơn giá 3.200.000 đ/ chiếc
Thuế VAT là 10% - Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: 76.000.000 Có TK 156.1: 76.000.000 - Phản ánh doanh thu Nợ TK 131: 101.765.400 Có TK 511: 92.514.000 Có TK 333.1: 9.251.400
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế phòng kế toán lập hóa đơn GTGT (Biểu số: 01). Từ hoá đơn (GTGT) kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho xuất hàng hóa theo phiếu xuất kho đã lập, kiểm nhận và ký vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên.
- 01 liên lu lại gốc.
- 01 liên giao cho thủ kho và thẻ kho, định kỳ 05 ngày bàn giao chứng từ lại cho kế toán (Có biên bản giao chứng từ).
- 01 liên dùng thanh toán: Làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Biểu số 01:
Hoá đơn Mẫu số: 01- GTKT - 3LL
giá trị gia tăng GR/2004B Liên 2 (dùng để thanh toán) 0063616
Ngày 03 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh
Địa chỉ: 965 - Đại lộ Hùng Vơng - TP Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ Số Tài khoản: 102010000443029
Điện thoại: 0210.848.337 MST : 2600313618 Họ và tên ngời mua: Nguyễn Hoàng Anh
Tên đơn vị : Công ty TNHH TM & DV Minh Đức Địa chỉ: Gia Cẩm - Việt Trì - Phú Thọ
Số Tài khoản: ……… Hình thức thanh toán: MST: 2600450890 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền 01 02
Máy khử độc rau quả Nonan Máy hơi nớc Chiếc Chiếc 10 20 2.851.400 3.200.000 28.514.000 64.000.000 Cộng tiền hàng: 92.514.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.251.400 Tổng thanh toán: 101.765.400 Số tiền bằng chữ: (Một trăm linh một triệu bảy trăm sáu mơi lăm nghìn bốn trăm
đồng)
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)