THẺ QUẦY HÀNG
1.6.2.Phương pháp ghi sổ kế toán
Đối với phần hành doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, trình tự ghi sổ kế toán của công ty cổ phần thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc như sau: (được khái quát theo sơ đồ dưới đây)
Hàng ngày, kế toán trưởng kiểm tra tính pháp lý các thông tin trên các chứng từ gốc và Bảng tổng hợp kế toán cùng loại được lập và luân chuyển từ các phòng, ban trong đơn vị như: hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, bảng kê, thẻ quầy hàng, phiếu thu….
Căn cứ vào các chứng từ gốc và Bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra, kế toán bán hàng tiếp tục kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ gốc. Sau đó, cập nhật các dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu, các chứng từ được thiết kế sẵn trên phần mềm, nếu không thấy có gì sai sót. Nếu có sai sót phải điều tra rõ nguyên nhân và báo cáo lại với kế toán trưởng
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp, các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan đến quá trình bán hàng như sổ cái TK 511….
Cuối tháng, kế toán bán hàng chuyển các thông tin cần thiết cho kế toán tổng hợp nhằm mục đích chia sẻ thông tin. Việc theo dõi, so sánh, đối chiếu các thông tin kế toán giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được máy tự động thực hiện và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập vào máy trong kỳ.
Sau đó, kế toán từng bán hàng lập các báo cáo quản trị hoạch định các định mức cho tương lai theo phạm vi trách nhiệm của mình. Ví dụ: báo cáo bán hàng cho kỳ kế tiếp. Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra lại tính trung thực, hợp lý của các báo cáo quản trị đó, điều chỉnh lại nếu thấy cần thiết, và trình phó giám đốc tài chính phê duyệt.
Sơ đồ : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC 1.6.3. Hệ thống sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN • Sổ tổng hợp • Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
• BÁO CÁO KẾ TOÁN • Báo cáo tài chính • Báo cáo kế toán quản trị
Ghi Chú
Kế toán cập nhật các thông tin kế toán hàng ngày Định kỳ, kế toán lên sổ và các báo cáo cần thiết (có thể là cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ (cuối năm) tuỳ theo yêu cầu
Các sổ chi tiết đặc trưng cho phần hành này đã được trình bày trong phần hạch toán chi tiết ở trên