Hà Nội thực hiện
2.1.Mục tiờu kiểm toỏn Phải thu khỏch hàng
Khoản mục Phải thu khỏch hàng của cụng ty khỏch hàng phải đạt được những mục tiờu kiểm toỏn sau:
-Sự hợp lý chung: Số dư cỏc tài khoản bỏn hàng và thu tiền đều hợp lý.
-Tớnh chớnh xỏc số học: Cỏc khoản phải thu trong Bảng kờ hoặc Bảng cõn đối thu tiền theo thời hạn phải khớp đỳng với sổ theo dừi thu tiền và số tổng cộng được chuyển đỳng vào Sổ cỏi.
-Tớnh hiệu lực: Cỏc khoản phải thu được ghi trong Bảng kờ hoặc Bảng cõn đối thu tiền theo thời hạn đều thực sự tồn tại.
-Tớnh trọn vẹn: Cỏc khoản phải thu đó phỏt sinh trong quỏ trỡnh bỏn hàng chưa được xử lý đều được ghi đầy đủ.
-Quyền và nghĩa vụ: Cỏc khoản phải thu được ghi trong Bảng kờ hoặc Bảng cõn đối thu tiền theo thời hạn đều thuộc sở hữu của Cụng ty (khụng tớnh cỏc khoản chiết khấu, hồi khấu…)
-Tớnh giỏ: Cỏc khoản phải thu được ghi trong Bảng kờ hoặc Bảng cõn đối thu tiền theo thời hạn đều được tớnh giỏ đỳng (cả về tổng số và riờng cỏc khoản cú thể thu được).
-Sự phõn loại: Cỏc khoản phải thu được ghi trong Bảng kờ hoặc Bảng cõn đối thu tiền theo thời hạn đều được phõn loại đỳng.
-Sự trỡnh bày: Cỏc khoản phải thu đều được trỡnh bày và thuyết minh rừ. -Tớnh kịp thời: Cỏc nghiệp vụ về thu tiền đều được ghi đỳng thời hạn trong quan hệ với nghiệp vụ bỏn hàng.
2.2.Cỏc tài liệu yờu cầu khỏch hàng cung cấp
-Bảng kờ chi tiết số dư tài khoản Phải thu đến cuối niờn độ kế toỏn. Bảng kờ này cần được phõn tớch theo tuổi nợ.
-Sổ chi tiết theo dừi Nợ phải thu. -Sổ cỏi tài khoản Phải thu khỏch hàng.
-Cỏc quy định liờn quan đến bỏn hàng trả chậm, chiết khấu của đơn vị trong từng giai đoạn.
2.3.Thủ tục phõn tớch
2.3.1.Nhận định chung về cỏc vấn đề liờn quan đến cỏc khoản Phải thu khỏch hàng của cụng ty khỏch hàng
*Tổng số dư nợ của Cụng ty là tương đối lớn. Cụng ty cũng chấp nhận bỏn hàng cho khỏch nợ và trả chậm. Điều đú cũng hoàn toàn phự hợp trong điều kiện cơ chế thị trường với điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay.
Ở đõy cỏc khỏch hàng nợ của Cụng ty đều là khỏch hàng quen và thường xuyờn mua bỏn với số lượng lớn, nờn hàng năm, cụng ty thường thực hiện đối chiếu cụng nợ. Cụng việc này được làm khỏ nghiờm tỳc vỡ cả bờn bỏn và bờn mua đều muốn biết cỏc thụng tin về cụng nợ một cỏch rừ ràng phục vụ cho cụng tỏc quản lý tài chớnh của mỡnh. Chế độ tớn dụng của cụng ty cũng tương đối chặt chẽ.
Trong quỏ trỡnh kinh doanh của bất kỳ một đơn vị nào cũng cú cỏc khoản thu khú đũi. Đú là do khỏch nợ vỡ một nguyờn nhõn nào đú mà khụng cú khả năng thanh toỏn. Sau một thời gian dài, khi nợ đó hết hạn mà khỏch nợ khụng trả được thỡ kế toỏn viờn tiến hành xoỏ sổ và tiếp tục theo dừi cỏc khoản nợ khú đũi đú trờn TK004. Do đú cỏc khoản nợ phải thu khú đũi được coi là một trong những tài khoản trọng yếu vỡ kế toỏn viờn thường lợi dụng việc xoỏ sổ cỏc khoản nợ này để biển thủ chỳng mà trong thực tế là khoản nợ đú đó đũi được. Cụng ty xăng dầu PT cũng khụng nằm ngoài quy luật chung đú. Cụng ty lập dự phũng phải thu khú đũi theo Thụng tư số 107/2001/TT-BTC do Bộ tài chớnh quy định ngày 31/12/2001.
2.3.2.Thủ tục phõn tớch Phải thu khỏch hàng
*Mụ tả tài khoản: TK131: Phải thu khỏch hàng Tài khoản này tại đơn vị bao gồm 2 tiểu khoản:
-TK131.1: Phải thu của khỏch hàng
-TK131.2: Phải thu của cửa hàng trực thuộc
*Đối chiếu kiểm tra số dư đầu năm, số phỏt sinh trong năm và số dư cuối năm Kiểm toỏn viờn kiểm tra số dư đầu năm và cuối năm và việc chuyển số dư từ năm trước sang năm sau (việc chuyển số dư cuối năm 2004 sang đầu năm 2005).
Nguyờn tắc của việc đối chiếu này là nguyờn tắc đi từ thụng tin tổng hợp đến thụng tin chi tiết.
Kết quả của việc kiểm tra số dư đầu năm, số phỏt sinh trong năm và số dư cuối năm của tài khoản Phải thu khỏch hàng như cỏc biểu sau:
Biểu 8: Tài liệu phõn tớch tổng hợp cỏc khoản phải thu khỏch hàng của Cụng ty xăng dầu PT
CễNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C)
Tham chiếu : H
Tờn khỏch hàng: Cụng ty xăng dầu PT Niờn độ kế toỏn: 31/12/2005 Khoản mục : Phải thu khỏch hàng Người thực hiện: NTH
Bước cụng việc : Phõn tớch tổng hợp Ngày thực hiện : 22/03/2006 Số liệu Bảng Cõn đối phỏt sinh
Bảng đối chiếu kiểm tra số dư
TK131.1 TK131.2 Tổng
Phải thu của khỏch hàng Phải thu của c.hàng t.thuộc cộng Số dư Nợ 5.097.388.009 462.503.633 5.559.891.641 đầu kỳ Cú 439.829.020 242.712 440.071.732 Số phỏt Nợ 248.565.927.938 145.209.414.396 393.775.342.334 sinh Cú 246.326.617.370 144.264.222.189 390.590.839.559 Số dư Nợ 7.141.143.949 1.410.278.933 8.551.422.881 cuối kỳ Cú 244.272.393 2.825.805 247.098.197
Ghi chỳ: Khối số liệu Bảng cõn đối kế toỏn (Số dư Cú) đó được phõn loại sang chỉ tiờu “Khỏch hàng trả trước”
Biểu 9: Tài liệu thu thập danh sỏch khỏch hàng chưa cú đụid chiếu cụng nợ cuối năm 2005 của Cụng ty xăng dầu PT
CễNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C)
Tham chiếu : T
Tờn khỏch hàng: Cụng ty xăng dầu PT Niờn độ kế toỏn: 31/12/2005 Khoản mục : Phải thu khỏch hàng Người thực hiện: NTH
Bước cụng việc : Phõn tớch tổng hợp Ngày thực hiện : 22/03/2006 Danh sỏch cỏc khỏch hàng chưa cú đối chiếu nợ ngày 31/12/2005
TK131.1 STT Tờn KH Số dư Nợ Số dư Cú 1 Cụng ty X 23.587.563 2 Bảo tàng Y 15.228.223 3 Ngõn hàng Z 28.458.365 ... ... ... ... Cộng 2.128.026.448 46.504.903,5 Số dư cụng nợ tại cỏc cửa hàng 1.410.278.933 2.825.804,5 Tổng cộng cụng nợ chưa cú đối chiếu 3.538.305.380 49.330.708 Tỷ lệ chưa cú đối chiếu 41,38% 19,96%
Ghi chỳ: Hiện nay đơn vị đó thực hiện đối chiếu được 58,62% số cụng nợ tại thời điểm 31/12/2005
2.4.Thủ tục kiểm tra chi tiết khoản mục Phải thu khỏch hàng
2.4.1.Kiểm tra đối chiếu
*Kiểm tra cộng dọc, cộng ngang trờn bảng kờ xem số liệu cú được ghi chộp và tớnh toỏn đỳng hay khụng.
*Xem lướt bảng kờ xem cú bất thường gỡ trong cỏc nghiệp vụ phỏt sinh
liờn quan đến Phải thu khỏch hàng hay khụng (số dư Cú, số dư quỏ lớn, số dư bằng 0, cỏc bờn liờn quan nợ dõy dưa…).
*Đối chiếu số dư cuối kỳ trờn bảng kờ với sổ chi tiết Phải thu về số tổng cộng, và đối chiếu 1 số dư khỏch hàng cụ thể. Đối chiếu số tổng cộng với số dư trờn Sổ cỏi.
Kết quả đối chiếu như sau:
Biểu 10:Tài liệu đối chiếu cỏc khoản phải thu khỏch hàng của Cụng ty xăng dầu PT
CễNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C)
Tham chiếu : T
Tờn khỏch hàng: Cụng ty xăng dầu PT Niờn độ kế toỏn: 31/12/2005 Khoản mục : Phải thu khỏch hàng Người thực hiện: NTH
Bước cụng việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện : 22/03/2006 TK131.1 Nợ Cú 01/01/05 5.097.388.009 V 439.829.020 V Số phỏt sinh 248.565.927.938 V 246.326.617.370 V 31/12/05 7.141.143.949 V 244.272.393 V TK131.2 Nợ Cú 01/01/05 462.503.633 V 242.712 V Số phỏt sinh 145.209.414.396 V 144.264.222.189 V 31/12/05 1.410.278.933 V 2.825.805 V
V: Số tổng cộng khớp với số dư trờn sổ cỏi
2.4.2.Gửi thư xỏc nhận
Kiểm tra chi tiết cỏc khoản Phải thu khỏch hàng là một trong những kỹ thuật cơ bản mà A&C tiếp nhận được từ chương trỡnh trợ giỳp kỹ thuật được ký kết giữa
Liờn minh chõu Âu và chớnh phủ Việt Nam. Với sự tham gia giỳp đỡ của cỏc chuyờn gia chõu Âu cựng với những kinh nghiệm và hiểu biết sõu sắc về thực tại Việt Nam, A&C đó xõy dựng một quy trỡnh kiểm toỏn chi tiết cỏc khoản Phải thu mà trọng tõm là gửi thư xỏc nhận nợ được cụ thể qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Quy trỡnh gửi thư xỏc nhận
1)Thống nhất với Ban giỏm đốc khỏch hàng
Trước khi gửi thư xỏc nhận, Kiểm toỏn viờn phải thụng bỏo với Giỏm đốc cụng ty khỏch hàng về việc gửi thư xỏc nhận cụng nợ. Nếu Ban giỏm đốc khỏch hàng khụng đồng ý với việc xỏc nhận nợ phải thu của kiểm toỏn viờn thỡ họ cần đưa ra lý do, nếu lý do đú là hợp lý thỡ Kiểm toỏn viờn cú thể bỏ qua việc xỏc nhận người mua đú. Tuy nhiờn khụng vỡ thế mà bỏ qua số dư đú, Kiểm toỏn viờn phải thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn thay thế để xỏc minh số dư đú xem cú thật và đỳng đắn hay khụng.
Thống nhất với Ban giỏm đốc cụng ty khỏch hàng
Xỏc định phạm vi và quy mụ của mẫu chọn
Quyết định kiểu thư xỏc nhận để gửi đi
Theo dừi xử lý thư phỳc đỏp và thực hiện cỏc thủ tục kiểm
Trong quỏ trỡnh hội ý Ban giỏm đốc cụng ty xăng dầu PT khụng đồng ý cho Kiểm toỏn viờn gửi thư xỏc nhận đến một cụng ty khỏch hàng là Cụng ty B với lý do là: Cụng ty B là một khỏch hàng mới, cụng ty đang cú ý định ký kết hợp đồng dài hạn trong việc cung cấp hàng bỏn. Việc gửi thư xỏc nhận đến khỏch hàng này cú thể làm cho khỏch hàng hiểu nhầm là Cụng ty xăng dầu PT muốn đũi nợ, hoặc là tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty khụng lành mạnh dẫn đến khả năng Cụng ty B sẽ huỷ bỏ hợp đồng. Hơn nữa khoản nợ này cú số tiền khụng quỏ lớn (5.545.514 đồng) so với cỏc khỏch hàng khỏc và so với tổng doanh thu mà Cụng ty bỏn ra. Mặt khỏc, khoản nợ này vẫn chưa phải là khoản nợ quỏ hạn vỡ nghiệp vụ mới phỏt sinh được 20 ngày. Kiểm toỏn viờn chấp nhận lý do này và chuyển khỏch mua này từ bước kiểm tra chi tiết số dư sang bước kiểm tra chi tiết nghiệp vụ.
2)Xỏc định phạm vi và quy mụ chọn mẫu
Quy mụ mẫu chọn phụ thuộc vào đỏnh giỏ của Kiểm toỏn viờn về khả năng sai sút. Khả năng sai sút càng lớn thỡ quy mụ mẫu chọn càng lớn.
Tiờu chuẩn để chọn mẫu là cỏc khỏch hàng cú số dư nợ lớn, những số dư quỏ thời hạn thanh toỏn đó lõu, những khỏch hàng cú số phỏt sinh lớn, những khỏch hàng trong năm khụng cú số phỏt sinh giao dịch.
Sau đõy là danh sỏch cỏc khỏch hàng chủ yếu cũn nợ của Cụng ty xăng dầu PT được Kiểm toỏn viờn ghi trờn giấy tờ làm việc.
Biểu 11: Tài liệu kiểm tra chi tiết cỏc khỏch hàng nợ của Cụng ty xăng dầu PT
Tham chiếu : T
Tờn khỏch hàng: Cụng ty xăng dầu PT Niờn độ kế toỏn: 31/12/2005 Khoản mục : Phải thu khỏch hàng Người thực hiện: NTH
Bước cụng việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện : 22/03/2006
STT Tờn khỏch hàng Số tiền Ghi chỳ 1 Cụng ty TNHH K 25.474.213 R 2 Cụng ty TNHH P 164.553.723 * 3 Đại lý Q 167.896.556 * 4 Đại lý T 54.454.653 R 5 Cụng ty B 15.545.514 & 6 Bảo tàng VN 25.254.335 # … … … …
R: Đó cú biờn bản đối chiếu cụng nợ *: Chọn mẫu để gửi thư xỏc nhận
#: Đó thanh toỏn vào thỏng 1, thỏng 2 và đầu thỏng 3 &: Cụng ty khụng đồng ý cho gửi thư xỏc nhận 3)Quyết định kiểu gửi thư xỏc nhận
Cú 3 kiểu gửi thư xỏc nhận, đú là: Thư xỏc nhận chủ động, Thư xỏc nhận thụ động và Thư xỏc nhận mở. Trong hầu hết cỏc cuộc kiểm toỏn, Kiểm toỏn viờn chỉ gửi thư xỏc nhận chủ động, bởi vỡ khi khụng nhận được thư trả lời thỡ cú nghĩa là cú điều gỡ đú bất thường mà Kiểm toỏn viờn cần điều tra thờm. Trong khi đú, với thư xỏc nhận thụ động, Kiểm toỏn viờn khụng thể phõn biệt được khỏch hàng đồng ý hay khụng nhận được thư xỏc nhận hoặc khỏch hàng khụng quan tõm đến việc trả lời.
Một lý do nữa khiến Kiểm toỏn viờn phải chọn thư xỏc nhận chủ động là vỡ Kiểm toỏn viờn chỉ chọn những khỏch hàng cú số dư lớn để gửi thư xỏc nhận nờn cần phải thu được bằng chứng cú sự xỏc nhận số dư từ phớa khỏch nợ, sự xỏc nhận này là một bằng chứng cú giỏ trị và nếu thu thập được thỡ viờc kiểm tra chi tiết sẽ bớt khú khăn hơn nhiều. Vỡ thế nếu khụng nhận được thư trả lời sau 2 lần gửi thư
xỏc nhận thỡ Kiểm toỏn viờn sẽ yờu cầu khỏch hàng can thiệp để cú được tối đa cỏc thụng tin phản hồi từ phỏi khỏch nợ. Kiểu thư xỏc nhận chủ động cú mẫu như sau:
Biểu 12: Mẫu thư xỏc nhận nợ
Cụng ty xăng dầu PT Địa chỉ: …
Điện thoại: …
Phỳ Thọ, ngày 23 thỏng 03 năm 2006 Kớnh gửi: Cụng ty TNHH P
Để phục vụ tốt cho việc kiểm toỏn tại Cụng ty xăng dầu PT, chỳng tụi kớnh mong quý cụng ty xỏc nhận số cụng nợ đối với Cụng ty xăng dầu PT tại thời điểm ngày 31/12/2005 như sau:
Số liệu trờn sổ sỏch của Cụng ty xăng dầu PT tại thời điểm 31/12/2005 là 164.553.723 đồng. Bằng chữ: Một trăm sỏu mươi tư triệu năm trăm năm mươi ba nghỡn bảy trăm hai mươi ba đồng.
Số xỏc nhận của Cụng ty TNHH P: ………đồng. Số chờnh lệch:
Lý do chờnh lệch:
Việc xỏc nhận số tiền này chỉ phục vụ cho mục đớch xỏc nhận chớnh xỏc số dư nợ trờn Bỏo cỏo kế toỏn, khụng phục vụ mục đớch gỡ khỏc.
Rất mong quý cụng ty xỏc nhận số nợ trờn và gửi thư trước ngày 26/03/2006 về địa chỉ:
Cụng ty Cổ phần Kiểm toỏn và Tư vấn Chi nhỏnh Hà Nội
Số 877 đường Hồng Hà-Quận Hoàn Kiếm-Hà Nội Xin chõn thành cảm ơn sự hợp tỏc của quý cụng ty!
Xỏc nhận của quý cụng ty Xỏc nhận của Cụng ty xăng dầu PT 4)Theo dừi xử lý thư phỳc đỏp
Để đảm bảo thư xỏc nhận được gửi đầy đủ đến tay người nhận thỡ Kiểm toỏn viờn soỏt xột lại thư xỏc nhận trước khi gửi đi. Quỏ trỡnh gửi thư xỏc nhận của
A&C được Kiểm toỏn viờn kiểm tra kỹ lưỡng tớnh đỳng đắn về mặt nội dung xỏc nhận, quy mụ số tiền, kiểm tra địa chỉ của người nhận và địa chỉ của A&C trờn phong bỡ kốm theo để đảm bảo thư phỳc đỏp sẽ đến tay Kiểm toỏn viờn.
Cuối cuộc kiểm toỏn, Kiểm toỏn viờn tổng hợp kết quả xỏc nhận nợ để lập bảng kờ danh sỏch thư xỏc nhận được trả lời và khụng được trả lời.
Mỗi thư trả lời được phõn ra làm 2 mức độ là đồng ý và khụng đồng ý. Đối với cỏc thư trả lời khụng đồng ý, Kiểm toỏn viờn phải xỏc minh thờm để xỏc định xem số của chủ nợ đỳng hay số của khỏch nợ đỳng.
*Trong số 10 khỏch hàng của Cụng ty xăng dầu PT mà A&C chọn gửi thư xỏc nhận thỡ cú:
-8 thư trả lời đồng ý với số dư nợ của cụng ty xăng dầu PT -1 thư khụng đồng ý với số dư nợ của cụng ty xăng dầu PT -1 thư khụng cú thụng tin phản hồi
Như vậy, thư khụng cú số dư trựng khớp với sổ sỏch của Cụng ty xăng dầu PT là Cụng ty giấy BB. Việc chờnh lệch trờn được Kiểm toỏn viờn xem xột và phỏt hiện nguyờn nhõn như sau:
+Với Cụng ty giấy BB, chi tiết cỏc khoản mua và thanh toỏn trong năm như sau:
Chi tiết cỏc khoản mua
Đơn vị: đồng
Ngày Mogas90 Thành tiền Mogas92 Thành tiền Tổng
15/02/05 2.500 22.500.000 2.000 19.000.000 41.500.000 24/04/05 1.500 13.500.000 2.000 19.000.000 32.500.000 27/05/05 3.500 31.500.000 3.000 28.500.000 60.000.000 19/08/05 2.000 18.000.000 1.000 9.500.000 27.500.000 01/11/05 2.500 22.500.000 1.500 14.250.000 36.750.000 20/12/05 2.500 22.500.000 1.500 14.250.000 36.750.000
Chi tiết cỏc khoản thanh toỏn Đơn vị: đồng