Cũng giống nh trờng hợp mua sắm mới, đầu t TSCĐ, khi phát sinh nhu cầu sửa chữa lớn TSCĐ, đầu tiên bộ phận quản lý sử dụng phải có công văn đề nghị lên Giám đốc Công ty, Giám đốc sẽ giao nhiệm vụ cho tổ t vấn về giá của Công ty (là các trởng phòng: Kỹ thuật an toàn, Kế toán tài chính, phòng Thiết kế và đầu t) đảm nhiệm việc giám định tình trạng kỹ thuật của TSCĐ hiện tại và lựa chọn nhà thầu sửa chữa. Sau các phòng trên phải có “Tờ trình” lên Giám đốc Công ty, trong tờ trình phải nêu lên giá trị dự toán của công trình (kèm theo Bảng tổng hợp giá trị dự toán). Căn cứ vào đây, Giám đốc Công ty mới có quyết định chính thức về việc phê duyệt dự toán công trình sửa chữa. Riêng tr- ờng hợp sửa chữa nhỏ TSCĐ, các phòng ban tự quyết định việc sửa chữa tài sản khi cần thiết.
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán sửa chữa TSCĐ là:
− Hợp đồng sửa chữa
− Tờ trình về dự toán sửa chữa lớn TSCĐ
− Bảng tổng hợp giá trị dự toán
− Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành
− Bảng tổng hợp giá trị quyết toán công trình sửa chữa lớn hoàn thành
Ví dụ: nghiệp vụ sửa chữa nhà kho Công ty (từ ngày10/11/2002 đến 25/11/2002) do Công ty Xây dựng Duệ Đông nhận thầu. Đầu tiên, ngày 7/11/2002, thủ trởng cơ quan Văn phòng Công ty gửi Tờ trình số 640/TT-VP lên Giám đốc Công ty Hoá chất mỏ về việc xin duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ công trình nhà kho Công ty. Ngày 10/11/2002, hội đồng t vấn về giá của Công ty họp và gửi Tờ trình về việc thẩm định thủ tục dự toán sửa chữa TSCĐ lên Giám đốc Công ty, đồng thời gửi kèm Bảng tổng hợp giá trị dự toán công trình sửa chữa nhà kho Công ty.
Công ty Hoá chất mỏ cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã
Phòng KTAT, KTTC, TK&ĐT Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2002
Tờ trình
V/v thẩm định thủ tục dự toán sửa chữa TSCĐ Tên công trình: sửa chữa nhà kho Công ty
− Căn cứ kế hoạch sửa chữa TSCĐ đã đợc Công ty phê duyệt
− Căn cứ Tờ trình 640/TT-VP ngày 7/11/2002 của Văn phòng Công ty Hoá chất mỏ V/v xin phê duyệt dự toán sửa chữa nhà kho Công ty
Sau khi 3 phòng đã kiểm tra xem xét hồ sơ dự toán sửa chữa công trình nói trên, chúng tôi nhận thấy:
1. Về thủ tục: phù hợp với quy định hiện hành của Công ty
2. Về khối lợng: khối lợng đợc thực hiện đa vào sửa chữa phù hợp với Biên bản giám định trong hồ sơ dự toán
3. Về giá trị: các phòng đã kiểm tra xin đề nghị 53.819.218 đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT 5%).
Kính trình Giám đốc Công ty phê duyệt giá trị dự toán sửa chữa công trình là:
Năm mơi ba triệu, tám trăm mời chín nghìn, hai trăm mời tám đồng
Phòng KTTC Phòng TK&ĐT Phòng KTAT
Biểu số 29: Tờ trình về việc thẩm định thủ tục dự toán sửa chữa TSCĐ
Sau đó, Công ty Hoá chất mỏ và Công ty Xây dựng Duệ Đông tiến hành ký kết hợp đồng. Khi công trình hoàn thành bàn giao, các bên tổ chức giao nhận, nghiệm thu công trình và tiến hành thanh lý hợp đồng. Lúc này, hội đồng giá của Công ty phải trình Bảng tổng hợp giá trị quyết toán lên Giám đốc xin xét duyệt. Khi đó, kế toán mới tiến hành ghi sổ phản ánh nghiệp vụ sửa chữa này.
Bảng tổng hợp giá trị quyết toán
Nội dung Hệ số Thành tiền I. Chi phí trực tiếp
1. Chi phí nguyên vật liệu 34.063.474 x 1,02 34.744.743
2. Chi phí nhân công theo đơn giá 3.292.018 x 2,01 x 1,05 6.947.804 3. Chi phí máy thi công theo đơn giá 2.756.238 x 1,13 3.114.549
Tổng cộng 44.807.096
II. Chi phí chung CP nhân công x 58% 4.029.726
Tổng cộng I + II 48.836.822
III. Thuế GTGT 5% 2.441.841
IV.Giá trị quyết toán sau thuế I + II + III 51.278.663
Biểu số 30: Bảng quyết toán công trình sửa chữa nhà kho Công ty .5.2. Hạch toán chi tiết sửa chữa tài sản cố định
Công ty Hoá chất mỏ Sổ chi tiết tài khoản
Đơn vị: Văn phòng Công ty Tháng 11 năm 2002
D Nợ đầu kỳ: 0 D Có đầu kỳ:
Phát sinh Nợ: 863.117.539 Phát sinh Có: 863.117.539
D Nợ cuối kỳ: 0 D Có cuối kỳ:
Tài khoản 241: Xây dựng cơ bản dở dang Đơn vị: đồng Tiểu khoản 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ
Ngày Số
CT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh
Nợ Có
25/11 Chi phí sửa chữa nhà kho 331 48.836.822
25/11 Kết chuyển chi phí sửa chữa nhà kho 142 48.836.822
… … … …
Ngày 30 tháng 11 năm 2002
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Biểu số 31: Sổ chi tiết TK 241
Từ các chứng từ về sửa chữa TSCĐ, hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới sửa chữa TSCĐ, kế toán phản ánh vào các sổ chi tiết:
− Sổ chi tiết TK 241- tiểu khoản TK 2413 “Sửa chữa lớn TSCĐ” (biểu số 30) : sổ đợc mở cho từng tháng, dùng để theo dõi số d, phát sinh Nợ/Có của tài khoản 241.
− Sổ chi tiết xây dựng cơ bản dở dang-TK 241: mở cho từng quý, dùng để theo dõi từng công trình đầu t xây dựng cơ bản, mua sắm TSCĐ, sửa chữa lớn TSCĐ trên các chỉ tiêu dở dang đầu năm, thực hiện trong kỳ, luỹ kế từ đầu năm, số giảm trong kỳ, dở dang cuối kỳ (Sổ chi tiết xây dựng cơ bản dở dang đợc trình bày trong biểu số 32)
− Bảng tổng hợp sửa chữa lớn TSCĐ: đợc mở cho từng quý, cũng đợc sử dụng vào việc theo dõi các công trình sửa chữa lớn trên các chỉ tiêu số d đầu kỳ, số thực hiện trong kỳ, số d cuối kỳ…
Công ty Hoá chất mỏ Cơ quan Văn phòng Công ty
Bảng tổng hợp sửa chữa lớn TSCĐ Quý iv/2002
Stt Tên công trình Số d đầu kỳ Số thực hiện trong kỳ Công trình đã hoàn thành Số d cuối kỳ
… … … … … …
Sửa chữa nhà kho
Công ty 0 48.836.822 48.836.822 0
… … … …
Ngày 31 tháng 12 năm 2002
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Biểu số 33: Bảng tổng hợp sửa chữa lớn TSCĐ
.5.3. Hạch toán tổng hợp sửa chữa tài sản cố định
Với trờng hợp sửa chữa lớn nhà kho Công ty, đây là việc sửa chữa mang tính phục hồi đợc tiến hành ngoài kế hoạch. Vì vậy, toàn bộ chi phí sửa chữa này đợc tập hợp vào TK 142 (1421)- Chi phí trả trớc để phân bổ cho nhiều kỳ
kế toán. Chi phí sửa chữa này đợc phân bổ trong 6 tháng liên tiếp tính từ tháng 11 năm 2002. Chi phí của mỗi tháng:
48.836.822
6 tháng = 8.139.470 đồng Kế toán sẽ ghi sổ nghiệp vụ này nh sau:
− Bút toán 1: tập hợp chi phí sửa chữa khi công việc hoàn thành Nợ TK 241 (2413): 48.836.822 đồng
Nợ TK 133: 2.441.841đồng
Có TK 331: 51.278.663 đồng
− Bút toán 2: kết chuyển chi phí sửa chữa hoàn thành Nợ TK 142 (1421): 48.836.822 đồng
Có TK 241 (2413): 48.836.822 đồng
− Bút toán 3: kết chuyển chi phí trả trớc tính vào chi phí kinh doanh tháng 11/2002. Nợ TK 642: 8.139.470
Có TK 142 (1421): 8.139.470
Tại Công ty Hoá chất mỏ, kế toán không mở riêng sổ tổng hợp trong hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ mà các phát sinh liên quan đến TK 2413- Sửa chữa lớn TSCĐ đợc phản ánh tại các sổ khác nhau.
− Bảng kê số 5: tập hợp chi phí sửa chữa lớn đợc phản ánh tại dòng ghi Nợ TK 2413, ghi Có TK liên quan.
− Bảng kê số 6: các phát sinh Có TK 2413 đợc tập hợp từ cột ghi Nợ TK 1421, 335 đối ứng với TK 2413.
− NKCT số 7: tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong đó có chi phí sửa chữa lớn. Cơ sở để ghi vào NKCT này là các bảng kê số 5, 6.
− Sổ cái tài khoản 241: dùng chung cả ba tiểu khoản 2411, 2412, 2413
Việc phản ánh chi phí sửa chữa TSCĐ vào sổ NKCT số7, bảng kê số 5 giống nh hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ.
.6 Đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản cố định