Cơng ty TNHH một thành viên Thuỷ Nơng Đồng Cam tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung. Tồn bộ cơng việc kế tốn đều tập trung giải quyết tại phịng kế tốn, từ việc xử lý chứng từ, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI CƠNG TY
Ghi chú : : Quan hệ chỉ đạo.
: Quan hệ phối hợp.
* Nhiệm vụ cụ thể của từng kế tốn:
- Kế tốn trưởng : Cĩ nhiệm vụ tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn của cơng ty; Giúp Giám Đốc giám sát tài chính tại cơng ty theo đúng pháp luật về tài chính, kế tốn; chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vu được phân cơng.
- Kế tốn tổng hợp:Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để phân loại, lên bảng kê rồi lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đĩ vào sổ cái các tài khoản.
Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các tài khoản với sổ đăng ký chứng từ ghi
Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn NVL, CCDC TSCĐ Kế tốn tiền gửi ngân hàng Kế tốn tiền lương Kế tốn thanh tốn cơng nợ Thủquỹ kiêm thủ kho kho
vụ kinh tế phát sinh (lập bảng tổng hợp chứng từ, lên chứng từ ghi sổ) kịp thời và chính xác. Bảo quản và lưu trử chứng từ kế tốn theo đúng chế độ qui định.
- Kế tốn tiền lương: Tính tốn đầy đủ, kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho cán bộ cơng nhân viên tồn Cơng ty.Tính tốn và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, các khoản trích theo lương hàng tháng vào chi phí sản xuất kinh doanh, mở sổ theo dõi tiền lương cho cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty theo đúng qui định
- Kế tốn tiền gửi ngân hàng: Mở sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng để ghi
chép hàng ngày, liên tục và chính xác các khoản thu, chi bằng tiền gởi ngân hàng,kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ trước khi chuyển hoặc rút tiền, thường xuyên kiểm tra, đối chiếu với ngân hàng để xác minh số dư chính xác.
- Kế tốn NVL, CCDC và TSCĐ(nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, tài sản cố định):Phản ánh chính xác, chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các
mặt: số lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý. Theo dõi tình hình mua sắm, trang bị, thanh lý các cơng cụ, dụng cụ lao động một cách chính xác, kịp thời. Kiểm tra giá trong việc mua sắm cơng cụ, dụng cụ lao động, thiết bị, dụng cụ quản lý.
Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình tăng, giảm TSCĐ, kiểm sốt việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ của tồn Cơng ty cũng như ở các bộ phận. Tính tốn chính xác và phân bổ đúng đắn số khấu hao TSCĐ. Phản ánh, kiểm tra các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ. Kiểm tra chặt chẽ quá trình thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tham gia kiểm kê TSCĐ.
- Kế tốn thanh tốn cơng nợ: Mở sổ kế tốn tiền mặt để ghi chép hàng
ngày, liên tục theo dõi trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt. Phản ảnh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện cĩ, tình hình biến động và sử dụng tiền mặt. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ trước khi thu, chi. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ tiền mặt.
Kiểm tra chứng từ cĩ liên quan đến các yếu tố thu, chi, theo dõi các khoản thanh tốn với ngưịi mua, đơn đốc thanh tốn kịp thời, đối chiếu số dư tiền mặt cuối tháng.
Theo dõi tất cả các khoản phải thu và các khoản nợ phải trả của Cơng ty cho từng đối tượng
- Thủ quỹ kiêm thủ kho: Cĩ trách nhiệm thu chi tiền mặt, quản lý tiền
mặt, ngân phiếu, ghi chép sổ quỹ và báo cáo sổ quỹ hàng ngày. Xuất kho nguyên vật liệu cho đối tượng khi cĩ chứng từ mà lãnh đạo đã chấp nhận.
Bảo vệ, bảo quản và giữ gìn những tài sản, vật tư của Cơng ty hiện đang lưu ở trong kho và văn phịng Cơng ty nhập, xuất kho những tài sản, vật tư khi cĩ lệnh xuất kho của lãnh đạo Cơng ty.
2.2.1.2. Quá trình hoạt động của bộ máy kế tốn.
Kếtốn trưởng là người đại diện cao nhất thơng qua phĩ phịng để nắm bắt tình hình hoạt động của cơng ty. các kếtốn quan hệ với nhau để đối chiếu sổ sách, tạo sự chính xác và thánh những sai xĩt cĩ thể xảy ra.
2.2.1.3. Hệ thống tài khoản sử dụng tại cơng ty.
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản theo sứa đổi củabộ tài chính theo QĐ 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.Tuy nhiên vì doanh nghiệp sửdụng phương pháp kê khai thường xuyên nên khơng sử dụng tài khoản 611, 631.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ vì hình thức này đơn giản dễ ghi sổ đối chiếu thuận lợi .Tình hình thu chi quỹ tiền măt tại đợn vị kế tốn phải theo dõi ghi chép hằng ngày các chứng từ hợp lệ theo đúng quy định của chứng từ kếtốn vào sổ quỹ.
2.2.1.4. Trình tự luân chuyển chứng từ :
SƠ ĐỒ HOẠCH TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN CHỨNG TỪ GHI SỔ CỦA CƠNG TY THUỶ NƠNG ĐỒNG CAM.
Ghi chú : ghi hàng ngày ghi cuối tháng Chứng từ gốc Sổ cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng Sổ quỹ Sổ,thẻ kế tốn chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết
sổ, kế tốn lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đĩ được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi đã làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan.
- Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh cĩ và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ chi tiết ) được dùng để lập báo cáo tài chính .
- Các loại sổ kế tốn tại cơng ty:
* Sổ tổng hợp gồm cĩ : Sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
* Sổ chi tiết gồm cĩ : sổ tài sản cố định, sổ tiền mặt, sổ quỹ, sổ cơng nợ (gồm nợ phải thu –TK131, 138, 141 và nợ phải trả TK 331, 338).
2.2.2. Cơng tác hoạch tốn kế tốn TSCD cơng ty TNHH Thuỷ Nơng Đồng Cam
2.2.2.1. Kế tốn tăng tài sản cố định.
* Kế tốn chi tiết tăng TSCĐ
Kế tốn chi tiết tăng TSCĐ tại cơng ty TNHH một thành viên thủy nơng Đồng Cam được thực hiện cho từng TSCĐ, từng loại TSCĐ và theo nơi sử dụng.
Để theo dõi, quản lý từng TSCĐ kế tốn mở thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ
Để theo dõi chi tiết các loại TSCĐ theo kết cấu cơng ty sử dụng các tài khoản cấp 2 và mở thêm chi tiết của các tài khoản cấp 2.
Để theo dõi chi tiết TSCĐ theo nơi sử dụng cơng ty sử dụng sổ TSCĐ. Sổ TSCĐ mở cho tồn cơng ty và cho từng trạm quản lý sử dụng TSCĐ. Căn cứ để ghi vào sổ cố định là thẻ TSCĐ.
Chứng từ sử dụng: Hợp đồng mua bán TSCĐ, hố đơn GTGT, biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ,chứng từ ghi sổ, phiếu chi và các sổ chi tiết TSCĐ.
* Kế tốn tổng hợp tăng TSCĐ.
Khi tăng TSCĐ do bất cứ nguyên nhân nào đều phải lập biên bản giao nhận TSCĐ (theo mẫu 01/TSCĐ ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006) cho từng đối tượng TSCĐ. Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và các hĩa đơn giấy tờ vận chuyển bốc dỡ ta lập hồ sơ TSCĐ.
Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ phịng kế tốn mở thẻ TSCĐ (Theo mẫu 02/TSCĐ-BB) và ghi vào sổ chi tiết TSCĐ của DN.
Ngày 17/11/2007 cơng ty mua 01 máy bơm hiệu HL700-22KW giá mua 38.680.000 đồng, bằng nguồn vốn khấu hao.
- Qui trình hoạch tốn như sau:
Khi cĩ nhu cầu về mua máy bơm HL700-22KW cơng ty đã tiến hành làm hợp đồng mua bán với cơng ty TNHH THUẬN HOA để mua TSCĐ.
CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
HỢP ĐỒNG MUA BÁN
- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/09/1989 của hợp đồng Nhà Nước và NĐ số 17 HĐKT ngày 16/01/1990 của hội đồng bộ trưởng (nay là Chính Phủ) qui định chi tiết việc thực hiện pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ vào nhu cầu khả năng của 2 bên. Hơm nay ngày 17/11/2007 hợp đồng gồm:
Bên A (bên bán): Cơng ty TNHH THUẬN HOA
Địa chỉ: vũ bảo – TP Qui Nhơn Mã số thuế: 2400283204
Do ơng Trần Ngọc Hà- Chức Vụ: Giám đốc làm đại diện
Bên B(bên mua):Cơng ty TNHH một thành viên Thuỷ Nơng Đồng Cam
Địa chỉ: 79- Lê Trung Kiên- TP Tuy Hồ Mã số thuế: 4400310620
Do ơng Trần Tiến Anh- Chức Vụ: Giám dốc làm đại diện Hai bên thống nhất kí hợp đồng
Điều 1: Nội dung hợp đồng
Bên B mua của bên A 1 máy bơm HL700-22W với nội dung như sau
STT Qui cách ĐVT Số lượng Đgiá thành tiền
01 Máy bơm HL700- 22KW Cái 01 38.680.000 38.680.000
Cộng tiền hàng: 38.680.000 đồng Tiền thuế (GTGT) :3.868.000 đồng Tổng thành tiền: 42.548.000 đồng Điều 2: Thời gian và địa điểm giao hàng
Giao hàng sau khi thanh tốn tiền đặt cọc
Địa điểm giao hàng: tại trạm phú xuân cơng ty TNHH thuỷ nơng đồng cam Điều 3: phương thức thanh tốn
Bên B thanh tốn tiền mua máy bơm bằng tiền mặt Điều 4: Bảo hành
Đảm bảo chất lượng theo qui định của nhà nước
Bên B kiểm tra chất lượng cụ thể của máy bơm và từ đĩ nhất trí thoả thuận thống nhất bên A chịu trách nhiệm hoạt động của máy bơm trong vịng 3 năm
Điều 5: Cam kết chung
Hai bên cam kết thực hiện các điều khoản của hợp đồng, khơng bên nào tự ý thay đổi hoặc tự ý huỷ hợp đồng
Hợp đồng cĩ hiệu lực : kể từ ngày hai bên kí hợp đồng Hợp đồng được lập thành hai bản mỗi bên giữ 1 bản
Sau khi kí hợp đồng cơng ty nhận TSCĐ kế tốn tiến hành lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”
Đơn vị : Cơng ty thuỷ nơng đồngCam Mẫu số 01 - TSCĐ Bộ phận : Trạm TN Phú Xuân (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ
Ngày 17 tháng 11 năm 2007
Số : 03 Nợ : 2112 Cĩ : 111
- Căn cứ Quyết định số : 10/QĐ-UB ngày 10 tháng 10 năm 2007của UBND tỉnh Phú Yên “về việc cấp TSCĐ”.
Ban giao nhận TSCĐ gồm :
- Ơng: Lê Văn Minh Chức vụ : CB kỹ thuật - Đại diện bên giao
- Ơng: Huỳnh Dục Chức vụ : Trưởng phịng KT-QLN -Đại diện bên nhận - Ơng : Bùi văn Định Chức vụ : Trạm trưởng TN Phú Xuân - Đại diện bên nhận
Địa điểm giao nhận TSCĐ : tại Trạm QLTN Phú Xuân. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau :
STT Tên ký hiệu
quy cách Số hiệu TSCĐ Nước sản Năm sản Năm đưa Cơng suất Tính nguyên giá tài sản cố định Giá mua (ZSX) Chi phí vận chuyển Chi phí chạy thử ….. Nguyên giá TSCĐ Tài liệu kỹ thuật kèm theo A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E 01 Canơ VN VN 1999 2007 38.680.000 38.680.000 khơng Cộng x x x x x 38.680.000 x DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO: Khơng A B C 1 2
Cơng ty nhận được 1” hố đơn GTGT” .Khi lập xong “Biên bản giao nhận TSCĐ sau đĩ kế tốn tiến hành lập thẻ TSCĐ để theo dõi TSCĐ cũng như giá trị hao mịn của tàt sản.
Đơn vị : Cơng ty thủy nơng Đồng Cam Mẫu số S23 -DN
Địa chỉ : 79 Lê trung Kiên, Tuy Hịa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/02/2006 của bộ trưởng BTC)
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số : 009
Ngày17 tháng 11 năm 2007
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ Số : 10/QĐ-UB ngày 10/10/2007 của UBND Tỉnh Phú Yên “ Về việc cấp tài sản”
Tên,ký mã hiệu, qui cách TSCĐ : MÁY BƠM Số hiệu TSCĐ :VN Nước sản xuất (Xây dựng): Việt Nam Năm sản xuất : 1999
Bộ phận quản lý sử dụng : Trạm TN Phú Xuân. Năm đưa vào sử dụng : 2007
Đình chỉ sử dụng TSCĐ : ngày ... tháng... năm...
Lý do đình chỉ :... Số
hiệu
Nguyên giá Tài sản cố định Giá trị hao mịn tài sản cố định
Ngày,tháng,
năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mịn Cộng dồn
A B C 1 2 3 4 Máy bơm 38.680.000 7 644.667 Dụng cụ phụ tùng kèm theo Số TT Tên, qui cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ngày...tháng...năm ... Lý do giảm:...
Ngày...tháng...năm ...
Người lập Kế tốn trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu
ĐƠN VỊ : Cơng ty thuỷ nơng đồng cam Mẫu số S02A-DN ĐỊA CHỈ : 79 Lê Trung Kiên ,Tuy Hồ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 05
Ngày 17 tháng 11 năm 2007
ĐVT: VND
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
NỢ CĨ
A B C 1 D
Mua bộ máy bơm HL700-7- 22kw Tiền thuế (GTGT) CỘNG 2112 1331 - 111 - 38.680.000 3.868.000 42.548.000
Kèm theo chứng từ gốc: Biên bản giao nhận TSCĐ và hĩa đơn bán hàng
Ngày 17 tháng 11 năm 2007
Kế tốn chi tiết Kế tốn tổng hợp Kế tốn trưởng
2.2.2.2. Kế tốn giảm tài sản cố định.
* Kế tốn chi tiết giảm TSCĐ ..
Nội dung kế tốt chi tiết giảm TSCĐ tương tự kế tốn chi tiết tăng TSCĐ ở mục 1.1 của mục IV chương II của báo cáo.
* Kế tốn tổng hợp giảm TSCĐ.
- Qúi IV năm 2007 cĩ phát sinh giảm TSCĐ tại cơng ty.
Ngày 8/12/2007 thanh lý một xuồng máy tại phú xuân nguên giá: 15.000.000 đồng đã khấu hao đủ.
- Qui trình hoạch tốn tại cơng ty như sau:
Khi cơng ty cĩ quyết định thanh lý TSCĐ thì kế tốn tiến hành lập “Biên bản thanh lý TSCĐ “:
ĐƠN VỊ:Cơng ty thuỷ nơng đồng cam Mẫu số :02-TSCĐ ĐỊA CHỈ:79 Lê Trung Kiên, Tuy Hồ (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ
Ngày 8 tháng 12 năm 2007
Số : 06 Nợ 214 Cĩ 2113
- Căn cứ Quyết định số :01/QĐ-TC ngày 10 tháng 10 năm 2007của giám đốc cơng ty TNHH một thành viên Thuỷ Nơng Đồng Cam về việc thanh lý TSCĐ
I- Ban thanh lý TSCĐ gồm :
- Ơng/Bà :Huỳnh Dục Chức vụ : T.Phịng KH-KT - Trưởng ban
- Ơng/Bà :Võ Văn Thao Chức vụ : P.Phịng TC-KT -Ủy viên
- Ơng/Bà :Vương tấn An Chức vụ : T.Phịng TC-HC -Ủy viên
II- Tiến hành thanh lý TSCĐ :
- Tên, ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : XUỒNG - Nước sản xuất (xây dựng ): Liên xơ (cũ)
- Năm sản xuất : 1985
- Năm đưa vào sử dụng 1998 - Số thẻ TSCĐ : 15
- Nguyên giá TSCĐ : 15.000.000
- Giá trị hao mịn đã trích đến thời điểm thanh lý : 15.000.000
- Giá trị cịn lại của TSCĐ : 0
III- Kết luận của Ban thanh lý TSCĐ :
-Xuồng đã lạc hậu về kỹ thuật, hư hỏng sửa chữa nhiều lần, khơng đảm bảo an tồn khi tham gia giao thơng. Đề nghị cho thanh lý.
Ngày ……….. tháng ………. năm ………
Trưởng ban thanh lý
(Ký, họ tên)
IV- Kết quả thanh lý TSCĐ :
- Giá trị thu hồi : 750.000 (viết bằng chữ) :Bảy trăm năm mươi nghìn đồng.