Văn bản nội bộ của Công ty AASC quy định về lập kế hoạch kiểm toán như sau: “Nhằm tuân thủ đúng các Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán và tăng cường sức cạnh tranh, Ban Giám đốc Công ty yêu cầu các
phòng trước khi thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình xây dựng cơ bản hoàn thành, kiểm toán dự án phải lập kế hoạch kiểm toán và gửi về phòng kiểm soát chất lượng để lấy ý kiến tham gia và chuẩn bị công việc kiểm soát chất lượng” ( Văn bản nội bộ - Quy định của AASC về lập kế hoạch kiểm toán) .
Theo đó, sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, chỉ định nhóm kiểm toán, kiểm toán viên bắt tay vào lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và chương trình kiểm toán chi tiết. Công việc này được thực hiện bởi các kiểm toán viên có chuyên môn vững và kinh nghiệm thực tiễn cao, đã quản lý và trực tiếp tham gia nhiều cuộc kiểm toán. Các bước lập kế hoạch kiểm toán của Công ty AASC bao gồm 6 bước, như sau:
Bước 1: Thu thập thông tin về khách hàng.
Bước 2: Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng. Bước 3: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Bước 4: Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ.
Bước 5: Xác định mức độ trọng yếu.
Bước 6: Đánh giá rủi ro kiểm toán đối với số dư đầu năm của các khoản mục trên Báo cáo tài chính.
2.2.2.2.1. Thu thập các thông tin về khách hàng để trợ giúp cho cuộc kiểm toán
Việc thu thập các thông tin về khách hàng (bao gồm thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý) đóng một vai trò quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến việc định hướng cho công việc kiểm toán. Theo quy định của AASC, tài liệu mà kiểm toán viên cần thu thập bao gồm:
1. Các thông tin chung: Bảng kê đặc điểm của khách hàng, sơ đồ tổ chức, Ban Giám đốc, quá trình phát triển, các đối tác thường xuyên.
2. Các tài liệu pháp luật: Điều lệ Công ty, giấy phép thành lập, giấy phép đăng ký, hợp đồng liên doanh, bố cáo thành lập doanh nghiệp, biên bản họp đại hội đồng cổ đông, biên bản họp hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo, nhiệm kỳ lãnh đạo, thay đổi ngành nghề kinh doanh, theo dõi vốn kinh doanh và thay đổi vốn kinh doanh.
3. Các tài liệu về thuế: Quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, các văn bản có liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của doanh nghiệp trong tính thuế.
4. Các tài liệu nhân sự: Thoả ước lao động tập thể, hợp đồng lao động, các quy trình về quản lý và sử dụng quỹ lương, các quy định trong điều lệ, biên bản đại hội công nhân viên chức, hội đồng quản trị có liên quan đến nhân sự, biên bản các cuộc kiểm tra về nhân sự trong doanh nghiệp.
5. Các tài liệu kế toán: Báo cáo kiểm toán, Báo cáo tài chính, thư quản lý, chế độ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp, các nguyên tắc kế toán đang được áp dụng.
6. Các tài liệu về hợp đồng: Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng thuê mướn dịch vụ, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng tín dụng, các hợp đồng khác.
Đối với khách hàng mới như Công ty liên doanh A, những thông tin trên được kiểm toán viên thu thập bằng cách trao đổi trực tiếp với Ban giám đốc Công ty khách hàng, quan sát thực tế, gửi thư yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu, xem xét các tài liệu do khách hàng cung cấp... Mặt khác, Báo cáo tài chính năm 2004 của Công ty A được kiểm toán bởi Công ty ATC. Do đó, sau khi trao đổi với Công ty A, kiểm toán viên của AASC đã tiến hành trao đổi bằng văn bản với kiểm toán viên tiền nhiệm và đã được chấp nhận.
Đối với khách hàng thường xuyên như Công ty liên doanh B, kiểm toán viên cập nhật các thông tin về khách hàng trong hồ sơ kiểm toán năm trước, đồng thời có sự cập nhật những thông tin mới trong năm hiện hành.
Bên cạnh đó để cập nhật những thay đổi mới nhất từ Công ty khách hàng, chủ nhiệm kiểm toán sẽ gửi cho khách hàng một thư yêu cầu Công ty khách hàng cung cấp thêm những những tài liệu mới nhất có liên quan đến những thay đổi trong Công ty trong năm tài chính 2005 (thay đổi về ngành nghề kinh doanh, thay đổi về chế độ kế toán, thay đổi về nhân sự trong bộ máy lãnh đạo...).
Sau khi đã nhận đủ tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm toán do khách hàng cung cấp, thu thập tài liệu cần thiết khác cộng với các thông tin thu thập từ hồ sơ kiểm toán năm trước, kiểm toán viên sẽ thảo luận về kế hoạch kiểm toán tổng quát cho cuộc kiểm toán.
2.2.2.2.2. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Để thuyết minh đầy đủ ý nghĩa thông tin thu thập được trong suốt cuộc kiểm toán, kiểm toán viên cần thiết phải hiểu được ngành nghề kinh doanh của khách hàng. Những lĩnh vực riêng của các ngành khác nhau được phản ánh trong Báo cáo tài chính. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, những hiểu biết về hoạt động kinh doanh của đơn vị khách hàng làm thành một khuôn mẫu cho phép kiểm toán đưa ra được những xét đoán chuyên môn. Hiểu rõ hoạt động kinh doanh và sử dụng các hiểu biết này một cách hợp lý sẽ giúp kiểm toán viên lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán một cách hiệu quả.
Với khách hàng mới, để đạt được hiểu biết về tình hình kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên AASC sẽ tiến hành trao đổi với Ban Giám đốc khách hàng, quan sát thực tế, xem xét các tài liệu, Báo cáo quản trị nội bộ kết hợp với các thông tin được thu thập từ bên ngoài.
Đối với hợp đồng kiểm toán các khách hàng thường niên, kiểm toán viên phải cập nhật và đánh giá lại những thông tin tổng hợp trước đây, nhất là những thông tin trong các tài liệu làm việc của những năm trước; bên cạnh đó, kiểm toán viên phải thực hiện các thủ tục nhằm phát hiện ra những thay đổi phát sinh sau lần kiểm toán trước có khả năng ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán năm nay.
Theo lịch làm việc đã thông báo từ trước cho Công ty liên doanh A, kiểm toán viên của Công ty AASC tiến hành gặp gỡ với đại diện của Công ty liên doanh A tại văn phòng của Công ty, và nghe trình bày về những thông tin chung nhất về hoạt động kinh doanh của họ, bao gồm: đặc điểm lịch sử, cơ cấu tổ chức, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.. Thông qua việc phỏng vấn trực tiếp Ban Giám đốc Công ty liên doanh A, kiểm toán viên của AASC sẽ nắm được những thông tin khái quát nhất về Công ty A một cách nhanh chóng nhất, kiểm toán viên sẽ có được những nhận định ban đầu dựa trên những thông tin mà đại diện khách hàng đã cung cấp.
Đối với Công ty cổ phần B, khách hàng thường niên, thì những thông tin về khách hàng này được kiểm toán viên thu thập từ Hồ sơ kiểm toán năm trước và cập nhật những thông tin trong năm hiện hành. Trên cơ sở đó kiểm toán viên lập Bảng tóm tắt đặc điểm của Công ty theo mẫu có sẵn.
Bảng số 2.6: Tóm tắt đặc điểm của Công ty liên doanh A
Công ty kiểm toán : AASC Năm tài chính : 2005
Người lập: Lê Anh Phương Kế toán trưởng: Lương Thị Tuyết Người soát xét: Lê Quang Đức
Khái quát về đặc điểm doanh nghiệp
TÊN, ĐẶC ĐIỂM DOANH NGHIÊP : - Tên doanh nghiệp : Công ty liên doanh A.
- Thời gian hoạt động : 40 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư.
- Hình thức pháp lý : Công ty liên doanh. Các bên liên doanh bao gồm : + Bên Việt Nam : Công ty cổ phần công nghệ A1.
+ Bên nước ngoài : Công ty Sinclair – Tek - Nhật Bản. - Lĩnh vực hoạt động :
+ Sản xuất thẻ dữ liệu công nghệ cao như thẻ thông minh gắn chíp, thẻ từ và các loại thẻ dữ liệu khác, in và cá thể hoá thẻ ;
+ Thực hiện nghiên cứu và phát triển các phần mềm ứng dụng cấn thiết cho công nghệ thẻ ứng dụng trong các lĩnh vực viễn thông, ngân hàng, nhận dạng.. ;
+ Tiến hành tư vấn cho khách hàng, Cung cấp thiết bị và dịch vụ phát triển phần mềm gia công cho nước ngoài ; sản xuất và phân phối các thiết bị công nghệ cao chính hãng (OEM) như đầu đọc, các linh kiện điện tử liên quan và lắp ráp máy rút tiền tự động (ATM) ;
+ Phân phối và xuất khẩu các sản phẩm của công ty và quản lý các kênh phân phối. - Trụ sở chính (cơ sở chính) :8/F, 8 Láng Hạ, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
- Tel : 04.8276075 - 04.8276077 Fax: 04.8276075
- Giấy phép Đầu tư số : 31/GP – VP ngày 24/01/2003 do Sở Kế hoạch Đầu tư
UBND Thành phố Hà Nội ký quyết định thành lập. - Mã số thuế : 0300516481
- Nơi mở tài khoản : Ngân hàng ngoại thương chi nhánh Hà Nội.
- Tổng số vốn đầu tư : 2.000.000 USD. Vốn pháp định là 780.000 USD. - Hội đồng quản trị bao gồm :
1. Ông Phan Ngọc Tuyên : Chủ tịch HĐQT
2. Ông Yasha Teradaki : Phó chủ tịch HĐQT
3. Ông Sekio Haman : Thành viên
4. Ông Miroku Shikudatai : Thành viên
5. Ông Nguyễn Cần Vinh : Thành viên
6. Ông Đinh Thế Hùng : Thành viên - Ban giám đốc bao gồm :
1. Ông Phan Ngọc Tuyên : Tổng Giám đốc 2. Ông Yasha Teradaki : Phó Giám đốc 3. Ông Nguyễn Cần Vinh : Phó Giám đốc - Kế toán trưởng : Bà Lương Thị Tuyết.
- Các sản phẩm của Công ty liên doanh A :
Thẻ dữ liệu công nghệ cao như thẻ thông minh (có gắn chíp), thẻ từ, và các loại thẻ dữ liệu khác, phần mềm ứng dụng cần thiết cho công nghệ ứng dụng, các linh kiện liên quan lắp ráp máy ATM.
Dựa trên các thông tin đã thu thập ở trên kiểm toán viên xác định các rủi ro tiềm tàng nằm ngay trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà Công ty liên doanh A có thể gặp phải là:
- Sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn tại thị trường nội địa, thị trủờng chủ yếu. Thị trường xuất khẩu không phát triển.
- Tỷ giá ngoại tệ tăng, giảm làm ảnh hưởng đến giá thành của những sản phẩm cần tới vật tư nguyên liệu phải nhập ngoại.
Tương tự như trên, các thông tin về hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần B cũng được kiểm toán viên lấy từ hồ sơ kiểm toán năm trước, bên cạnh đó thông qua tìm hiểu và phỏng vấn Ban Giám đốc khách hàng kiểm toán viên được biết trong năm tài chính 2005 Công ty cổ phần B có sự bổ sung một số ngành nghề kinh doanh mới như sau:
Bảng số 2.7: Tóm tắt đặc điểm của Công ty cổ phần B
Công ty kiểm toán : AASC Năm tài chính : 2005
Người lập: Vũ Xuân Biển Kế toán trưởng: Tôn Thạch Minh Người soát xét: Lê Quang Đức
Sự thay đổi ngành nghề kinh doanh
Văn bản Ngành nghề kinh doanh
Theo Đăng ký kinh doanh ngày 22/7/2002
Bổ sung ngành nghề kinh doanh :
+ Xây dựng các hạng mục công trình dân dụng, công nghiệp.
+ Xây dựng cơ sở hạ tầng, cầu cảng
2.2.2.2.3. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
Mục đích của việc tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ là để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó sẽ quyết định có nên dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty A để tăng cường hay giảm bớt khối lượng công việc kiểm tra chi tiết hay không.
Theo quy trình kiểm toán của AASC, việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng được tiến hành cả trong giai đoạn lập kế hoạch và giai đoạn thực hiện kế hoạch. Trong giai đoạn lập kế hoạch, AASC xem xét, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng trên các khía cạnh:
- Đánh giá về các thủ tục quản lý, cơ cấu tổ chức, các vấn đề nhân sự, hệ thống thông tin quản lý và các thủ tục, chính sách...
- Phát hiện các rủi ro trong từng khoản, từng công việc nhằm xác định các thủ tục kiểm toán thích hợp để loại bỏ hoặc hạn chế các rủi ro đó.
Khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, các kỹ thuật thường được AASC sử dụng là quan sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu và được tiến hành qua các bước:
• Tìm hiểu môi trường kiểm soát. • Tìm hiểu hệ thống kế toán. • Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát. Tìm hiểu môi trường kiểm soát.
Sau khi có được hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên sẽ tiến hành tìm hiểu môi trường kiểm soát thông qua việc tập trung xem xét triết lý và phong cách điều hành của Ban lãnh đạo cũng như các quy trình kiểm soát có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng. Mục đích của công việc này là đánh giá tổng quát về thái độ, nhận thức và hoạt động của Ban lãnh đạo khách hàng nhằm khẳng định tính hợp lý, độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Với khách hàng mới, để đạt được hiểu biết về môi trường kiểm soát chủ nhiệm kiểm toán sẽ tiến hành những buổi gặp gỡ trực tiếp với Ban Giám đốc khách hàng để thu thập thông tin về các yếu tố cấu thành môi trường kiểm soát (cơ cấu tổ chức, giám sát quản lý, cán bộ). Trong các buổi tiếp xúc trực tiếp này, kiểm toán viên thường đặt câu hỏi trực tiếp với Ban lãnh đạo khách hàng. Từ đó, chủ nhiệm kiểm toán sẽ đưa ra nhận xét ban đầu về tác phong làm việc, tính chính trực, phong cách điều hành của Ban lãnh đạo - một yếu tố cấu thành quan trọng trong môi trường kiểm soát của Công ty khách hàng.
Đối với khách hàng thường xuyên thì việc tìm hiểu về môi trường kiểm soát của khách hàng đơn giản hơn nhờ dựa vào các thông tin từ hồ sơ kiểm toán năm trước. Kiểm toán viên cũng thực hiện các công việc như đối với khách hàng mới nhưng với phạm vi thông tin thu hẹp hơn. Trong trường hợp này, kiểm toán viên quan tâm hơn cả là những thay đổi diễn ra tại Công ty khách hàng trong năm tài chính 2005 và có ảnh hưởng hữu hiệu đến môi trường kiểm soát.
Bảng 2.8: Cơ cấu tổ chức của Công ty liên doanh A
Hội đồng quản trị gồm 06 thành viên (trong đó bên Việt Nam 03 người và bên Nhật Bản 03 người). Nhiệm kỳ của các thành viên trong Hội đồng quản trị là 5 năm. Chủ tịch Hội đồng quản trị của Công ty do các bên cử ra có trách nhiệm triệu tập chủ trì các cuộc họp của Hội đồng quản trị, Tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị được bầu ra hoặc miễn nhiệm bởi Đại hội cổ đông Công ty, sau đó sẽ bầu ra Chủ tịch Hội đồng quản trị và cử Giám đốc điều hành.
Công ty đang áp dụng phương pháp quản lý trực tiếp trong điều hành công việc. Hàng quý Hội đồng quản trị Công ty sẽ họp và quyết định các vấn đề quan trọng nhất có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và thông qua các kế hoạch như kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự... Trên cơ sở những vấn đề đã được Hội đồng quản trị thông qua, Ban Giám đốc Công ty cụ thể hoá chúng bằng những quyết định kinh doanh cụ thể và chuyển các quyết định này tới cho các phòng trong Công ty. Các trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm phổ biến quyết định này cho toàn bộ nhân viên trong phòng của mình và đôn đốc, giám sát việc thực hiện của họ. Mặt