ABC là công ty liên doanh100% vốn nớc ngoài với hoạt động chính là sản xuất và kinh doanh các loại thực phẩm và tinh bột sắn theo Giấy phép Đầu t số 4365/GP do ủy ban Nhà nớc về Hợp tác và Đầu t của Việt Nam, hiện nay là Bộ Kế hoạch và Đầu t cấp tháng 8 năm 1994 và đã đợc chuyển đổi sang công ty
100% vốn nớc ngoài vào tháng 10 năm 2003. Thời hạn hoạt động của giấy phép
đầu t là 30 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu t đầu tiên. Hiện nay vốn đầu t và vốn pháp định của công ty lần lợt là 221.000785.000 USD và 7.00650.000 USD.
Công ty đăng ký văn phòng đại diện tại Vĩnh Phúc, một nhà máy tại Vĩnh Phúc, trụ sở chính tại Hà Nội và có 3 chi nhánh ở Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra công ty còn có 2 trung tâm bán hàng tại Vinh và Hải Phòng. Công ty vừa xây dựng hoàn thành một nhà máy đóng gói sản phẩm tại Linh Trung, thành phố HCM vào năm 2004. Tháng 3 năm 2005, Công ty thiết lập một chi nhánh mới tại Tây Ninh và một nhà máy chuyên sản xuất tinh bột.
Sản phẩm của công ty đợc tiêu thụ khắp cả nớc thông qua hệ thống đại lý phân phối lớn ở từng khu vực.
2.2.2. Lập kế hoạch kiểm toán
Định kỳ, đối với KH, dù là KH mới hay cũ, Ban Giám đốc ACPA đều gửi Đề xuất cung cấp dịch vụ chuyên môn (Proposal to provide professional services) tới KH để giới thiệu những dịch vụ mới nhất mà công ty cung cấp đồng thời nêu lên những quyền lợi mà KH đợc hởng. Sau khi KH đồng ý chỉ định ACPA tiếp tục KT (với KH cũ) hay mời kiểm toán (với KH mới), công ty tiến hành tìm hiểu sơ
bộ và lập Bản đánh giá KH (Client evaluation). Thông qua đó, Ban Giám đốc có quyết định ký hợp đồng KT hay không. Hợp đồng KT bao gồm các điều khoản của một hợp đồng kinh tế thông thờng nh quy định về phạm vi KT, thời gian KT, trách nhiệm của công ty KT và KH, phí KT Đối với ABC là KH cũ (đã đ… ợc ACPA KT lần đầu trong năm tài chính 2004), Ban Giám đốc quyết định tiếp tục KT KH này.
Đồng thời, Giám đốc công ty tiến hành chỉ định Trởng nhóm KT thực hiện hợp đồng đã ký kết, giao Trởng nhóm chuẩn bị cho khâu lập nhóm KT và phân công công việc cho từng thành viên (Bản phân công công việc-Assigned works). Nhóm KT sẽ tiến hành lập hồ sơ KT, gồm các giấy tờ làm việc (WPs), bản tham chiếu cụ thể cho từng khâu công việc (Table of content). Với ABC, nhóm kiểm toán gồm có 6 thành viên: 1 chủ nhiệm KT, 1 KTV và 4 trợ lý KT.
Tìm hiểu quy trình hoạt động kinh doanh.
Tìm hiểu tổng quan về khách hàng thông qua Bảng phân tích quy trình kinh doanh (BAF - Business Analysis Framework), Bảng phân tích quy trình thông tin kinh doanh (BIF - Business Information Framework), Bảng phân tích hoạt động (BPR - Business Performance Review) (nếu có) để tìm hiểu tình hình kinh doanh của khách hàng nh môi trờng hoạt động, thông tin, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, chủ sở hữu, quản lý, quá trình kinh doanh, nhân lực, công nghệ, các chỉ tiêu tài chính, các chính sách tài chính kế toán mà khách hàng đang áp dụng... từ đó xem xét ảnh hởng của các yếu tố này tới chu trình tiền lơng - nhân viên.
Bảng 2.2: Bảng phân tích quy trình kinh doanh Công ty ABC
ACPA Co., Ltd Tham chiếu: D100
ABC Vietnam Co Ltd - Manufacturing Chuẩn bị: PMH
31/12/2005 Soát xét: LTV
SU PP LI ER S CUSTO M ER S COMPETITORS VALUE MANAGEMENT BUSINESS PROCESSES People Activities Technology BUSINESS PROCESSES OWNERS SU PP LI ER S CUST O M ER S COMPETITORS VALUE MANAGEMENT BUSINESS PROCESSES People Activities Technology BUSINESS PROCESSES OWNERS Môi tr ờng
• Việt Nam là quốc gia đang phát triển với hơn 80 triệu dân trong đó 70% là ở khu vực nông thôn. Do đó, nhu cầu về mì chính của thị trờng Việt Nam là cao.
• ABC là công ty liên doanh thành lập ngày 4 tháng 8 năm 1994, đã chuyển sang doanh nghiệp 100% vốn nớc thành lập theo Giấy phép Đầu t số 465/GP do ủy ban Nhà nớc về Hợp tác và Đầu t của Việt Nam, hiện nay là Bộ Kế hoạch và Đầu t cấp tháng 8 năm 1994. ngoài từ ngày 20 tháng 10 năm 2003 theo Giấy phép Đầu t số 365/GP do Bộ Kế hoạch và Đầu t cấp. ABC là công ty liên doanh giữa Chohung Corporation (Nhật), P.T. ABC Malaisia (Malaisia) và Ông Kentjana Surhato (Malaisia).
• Theo Giấy phép Đầu t điều chỉnh số 4365A/GPĐC3 ngày 20 tháng 1 năm 2005, nghĩa vụ thuế áp dụng với công ty nh sau:
Thuế suất áp dụng
Trung), tTheo các điều khoản trong Giấy phép Đầu t, suất thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng đối với Công ty là 10% trên lợi nhuận tính thuế. Công ty đợc miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 3 năm (từ 2000 đến 2002) và đợc giảm 50% trong 4 năm tiếp theo (từ 2003 đến 2006).
Với hoạt động sản xuất bột canh (đối với chi nhánh Tây Ninh), theo các điều khoản trong Giấy phép Đầu t, suất thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng đối với Công ty là 20% trên lợi nhuận tính thuế trong 10 năm kể từ năm bắt đầu hoạt động và 28% cho các năm tiếp theo. Công ty đợc miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 2 năm (kê từ năm có thu nhập tính thuế) và đợc giảm 50% trong 3 năm tiếp theo.
• Theo Giấy phép Đầu t điều chỉnh số 935A/GPĐC4 ngày 23 tháng 12 năm 2005, cổ phần và nghĩa vụ của nhà đầu t P.T ABC Malaisia đợc chuyển cho CHOHUNG Corporation theo hợp đồng chuyển nhợng vốn giữa 2 bên ký ngày 25 tháng 8 năm 2005.
P.T ABC Malaisia có trách nhiệm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp trong trờng hợp hợp đồng chuyển nhợng vốn đem lại lợi nhuận. Hiện nay, ABC Vietnam Co Ltd là công ty liên doanh giữa Chohung Coporation (Nhật) và Ông Kentjana Surhato (Malaisia) với số vốn đầu t và vốn pháp định là 6.986.916 USD và 516.780 USD. • Doanh thu của Công ty chủ yếu là bằng tiền Việt Nam trong khi nguyên vật liệu
chính phải nhập khẩu và thanh toán bằng USD. Bên cạnh đó, đơn vị tiền tệ hạch toán là đồng USD nên các giao dịch bằng ngoại tệ và chênh lệch đánh giá lại ngoại tệ có ảnh hởng trọng yếu đến hoạt động của Công ty. Hơn nữa, điều này có thể dẫn đến lỗ về chuyển đổi ngoại tệ khi đồng VND mất giá.
• Thị trờng chính của Công ty là thị trờng nội địa, trong đó khu vực Miền Bắc chiếm 54,7% doanh thu. Năm 2004, Công ty không xuất khẩu nhng năm nay Công ty bắt đầu thâm nhập thị trờng Nigeria.
Thông tin
• Toàn bộ các hoạt động của Công ty đều đợc ghi chép bằng tay thông qua Word, Excel nh hoạt động quản lý sản xuất, quản lý hàng tồn kho, quản lý tiền và hoạt động kế toán.
tế phát sinh đều đợc thu thập, xử lý và báo cáo thông qua Excel. Rủi ro trong lu trữ, thu thập, xử lý và báo cáo rất cao.
Công ty cập nhật các thay đổi của pháp luật qua tạp chí, internet và bản tin cập nhật văn bản pháp quy của Công ty ACPA.
• Công ty có các mạng máy tính nội bộ tại trụ sở ở Hà Nội, chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, nhà máy ở Vĩnh Phúc nhng giữa các mạng không kết nối với nhau. Chứng từ đợc lập bởi kế toán của nhà máy và các chi nhánh, gửi về trụ sở chính để ghi chép và lập báo cáo tài chính.
• Các báo cáo tài chính đợc lập định kỳ hàng tháng phục vụ công việc quản trị.
• Các báo cáo khác đợc đệ trình lên Ban Quản lý hàng ngày và hàng tháng, bao gồm các thông tin về doanh thu, thu tiền, nhu cầu khách hàng, đối thủ cạnh tranh.
• Báo cáo bán hàng gồm có các thông tin về doanh thu hàng bán, số d hàng tồn kho. • Công ty có một kỹ thuật viên công nghệ thông tin chịu trách nhiệm về hệ thống máy
tính.
Các nhà cung cấp
• Cung cấp nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu đợc nhập khẩu từ các nhà cung cấp chính:
- PT ABC Malaisia: 700 DGA tấn/tháng, 850 USD/tấn;
- Chohung Japan (R/P) (Thái Lan):208 tấn DGA trong tháng 1, 770 USD/tấn; - Thuế nhập khẩu: 10% (kể từ 01/01/2004); VAT: 5%
- Hàng tồn kho và phải trả thơng mại ghi nhận trên hoá đơn tại nhà máy, không dựa vào các nhà phân phối. -> nguyên vật liệu nhập khẩu có thể ghi nhận không đúng kỳ.
- Phơng thức thanh toán: 30-45 ngày (kể từ ngày chuyển hàng lên tàu).
Nguyên vật liệu mua từ một nhà cung cấp trong nớc duy nhất là :
VeMasangdan:DGA, 1000 DGA tấn/tháng gồm 2 loại: - Nâu: 885 USD/tấn (36%) (Ex)
- Trắng: 855 USD/tấn (64%) (Ex-work price)
nhà máy Vĩnh Phúc. -> nguyên vật liệu có thể ghi nhận không đúng kỳ.
• Các nhà vận chuyển
FTC, Transco, Nam Hải & Vinafco (cho hàng nhập khẩu) (bằng xe tải và tàu biển). Bằng xe cơ giới (xe tải): Orimas, ATC, Vitranslimex, Tân Minh Ngọc (cho hàng mua nội địa).
Bằng đờng biển: Nam Hải, Vinafco (cho hàng mua nội địa). • Nguồn nhân lực
Công nhân địa phơng đợc đào tạo trực tiếp thông qua công việc. Một số công nhân đ- ợc gửi đi đào tạo nâng cao ở nớc ngoài. Môi trờng làm việc và quan hệ lao động đợc công nhân đánh giá tốt.
Đối thủ cạnh tranh Thị phần
• Hiện tại, các đối thủ cạnh tranh chính ở trong nớc có thể liệt kê bao gồm: Vedan (42% thị phần), Ajinomoto (18% thị phần). Trong đó, Vedan có lợi thế về giá cả và tiếp thị, Ajinomoto có lợi thế về uy tín thơng hiệu, chất lợng và tiếp thị. ABC có thế mạnh về chất lợng, hỗ trợ đại lý, phơng thức thanh toán, trong đó quảng cáo và xúc tiến thị trờng là thế mạnh lớn nhất.
• Theo nghiên cứu của ABC, sản phẩm của công ty chiếm khoảng 22% thị phần thị tr- ờng Việt Nam.
• Công ty có khả năng kiểm soát đợc thị phần của mình và đang xem xét lại giá bán, nghiên cứu nguồn nguyên liệu mới để tăng khả năng cạnh tranh.
Khách hà ng ng
• Phần lớn doanh thu là bán hàng nội địa. Công ty phân phối sản phẩm chủ yếu qua các đại lý và bán hàng qua xe tải. Mạng lới đại lý đợc thiết lập trên toàn quốc. Một phần sản phẩm đợc bán cho các siêu thị lớn nh Metro Cash&Carry.
• Nhu cầu thị trờng miền bắc cao hơn các khu vực khác do thói quen dùng nhiều mì chính trong nấu ăn.
• Công ty giao doanh số cho các đại lý và đây là căn cứ chủ yếu để ABC phát triển chi nhánh bán hàng.
• Thời hạn tín dụng cho các đại lý là 20-30 ngày. Cuối tháng, đại lý thanh toán cho công ty căn cứ vào doanh số bán và lợng hàng tồn. Các đại lý phải có tài sản bảo đảm cho các khoản nợ này.
• Tình trạng thu tiền đợc đánh giá tốt nhờ chính sách khuyến khích đạiail lý thanh toán. Tuy nhiên, còn có những khoản nợ xấu phát sinh trong năm trớc do khả năng kiểm soát thu hồi nợ kém và công ty đang đòi thông qua luật s riêng của mình. SU PP LI ER S CUSTO M ER S COMPETITORS VALUE MANAGEMENT BUSINESS PROCESSES People Activities Technology BUSINESS PROCESSES OWNERS
Quá trình kinh doanh
• Qui mô kinh doanh (Business scale)
Công ty đăng ký văn phòng và nhà máy ở Vĩnh Phúc, trụ sở ở Hà Nội và 3 chi nhánh ở Hà Nội, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh, 2 trung tâm bán hàng ở Vinh và Hải Phòng. Vào tháng 7/2004, Công ty cũng hoàn thành xây dựng nhà máy đóng gói mới ở khu chế xuất Linh Trung. Nhà máy mới này sẽ tiết kiệm chi phí vận chuyển vì nguyên vật liệu chủ yếu đợc mua ở thành phố Hồ Chí Minh và việc tăng doanh thu trong khu vực này sẽ thuận tiện hơn.
Vào tháng 3/2005, Công ty thành lập chi nhánh mới ở Tây Ninh để điều hành hoạt động của nhà máy sản xuất bột canh sau khi mua máy móc, nhà xởng từ công ty Tân Minh Thông.
doanh thu theo mùa của mì chính một cách vững chắc, bên cạnh đó, phát triển dây chuyền mới sản xuất bột canh dựa trên thế mạnh truyền thống của Daesang Corporation.
• Nhân sự (People)
Tại ngày 31/12/2005, công ty có 765645 công nhân, trong đó có 12 ngời nớc ngoài. ABC đợc tổ chức thành 3 bộ phận:
- Quản lý và lập kế hoạch - Bán hàng và tiếp thị - Sản xuất
• Công nghệ (Technology)
Công ty ký hợp đồng t vấn kỹ thuật và quản lý sản xuất với Pacific Euro Management Co Ltd, một thành viên, vào tháng 6năm 2003, nhằm mục đích hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo cho ABC với mức phí 2.520.000 USD trong 7 năm. Chi phí định kỳ là 360.000 USD và ABC trả hàng tháng 20.000 USD dựa trên hoá đơn của nhà cung cấp. ABC sẽ chịu mọi khoản thuế phát sinh tại Việt Nam cho bên cung cấp. Hợp đồng đợc phê chuẩn bởi MOSTE vào ngày 8 tháng 10 năm 2003 theo dạng hợp đồng chuyển giao kỹ thuật và mức thuế nhà thầu là 10% trên phí bản quyền./..
Sau khi có những phân tích chung về quy trình kinh doanh, KTV tìm hiểu quá trình xử lý thông tin (BIF) của ABC. Công việc này giúp KTV có hiểu biết tổng quan về việc quản lý, hạch toán đối với từng khoản mục, từng phần hành phục vụ cho việc xác định và tìm nguồn gốc rủi ro bao gồm: quản lý tiền mặt, theo dõi chênh lệch tỉ giá, ghi nhận doanh thu, ghi nhận tài sản cố định, tính giá hàng tồn kho, theo dõi công nợ với ngời bán và công nhân viên Đối với chu trình tiền… lơng – nhân viên, KTV quan tâm đến các vấn đề sau:
Bảng 2.3: Bảng phân tích quy trình thông tin tiền l– ơng
Business Information Framework Identify and Source Error Risks ABC Vietnam Co., Ltd - Manufacturing Client Knowledge
T
iền l ơng (Payroll)
Quá trình trả lơng tại các nhà máy (Vĩnh Phúc & Tây Ninh) nh sau:
Tiền lơng đợc trả theo hợp đồng lao động. Cuối tháng, căn cứ theo thời gian làm việc và mức lơng cơ bản của mỗi nhân viên, kế toán nhà máy sẽ lập chứng từ kèm với bảng lơng. Các chứng từ này sẽ đợc trình lên Phó Tổng Giám đốc nhà máy nhà máy phê chuẩn.
Chứng từ đợc phê chuẩn và các tài liệu khác liên quan đợc chuyển về trụ sở chính. Tại đây, trởng phòng nhân sự sẽ soát xét và so sánh mức lơng của mỗi ngời trên bảng lơng với hồ sơ nhân sự và trình lên kế toán trởng phê chuẩn. Chứng từ đợc phê chuẩn sẽ đợc sử dụng để cập nhật số liệu cho hệ thống kế toán. Bản sao của các chứng từ
Tham chiếu: D430
Chuẩn bị bởi: PMH Soát xét bởi: LTV Ngày thực hiện: 1/2006
này đợc gửi trả lại qua fax cho bộ phận thanh toán lơng của nhà máy.
Đối với nhân viên tại các chi nhánh, kế toán tại chi nhánh chuẩn bị bảng lơng và chứng từ. Các chứng từ sau khi đợc Giám đốc chi nhánh phê duyệt sẽ sử dụng làm căn cứ trả lơng cho nhân viên. Định kỳ, các tài liệu này đợc gửi về trụ sở chính để cập nhật dữ liệu cho hệ thống kế toán.
Quá trình trả lơng tại trụ sở chính tơng tự nh tại các chi nhánh với sự phê chuẩn của Kế toán trởng.
Một phần lơng của ngời nớc ngoài và nhân viên đợc trả bằng tiền mặt.
Chi phí nhân công đợc phân bổ vào chi phí quản lý, chi phí bán hàng và chi phí nhân công trực tiếp dựa trên số công nhân thực tế làm việc tại các bộ phận quản lý, sản xuất và bán hàng.
Bảng 2.4: Bảng phân tích quy trình thông tin các khoản trích theo l– ơng
Business Information Framework Identify and Source Error Risks ABC Vietnam Co., Ltd - Manufacturing Client Knowledge