Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500 về "Bằng chứng kiểm toán" thì: "Thử nghiệm kiểm soát hay kiểm tra hệ thống kiểm soát là việc kiểm tra để thu
thập bằng chứng kiểm toán về sự thiết kế phù hợp và sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kế toán và hệ thống KSNB".
Các thử nghiệm kiểm soát thờng hớng vào tính hiệu lực của hệ thống KSNB nhằm giúp kiểm toán viên đánh giá đợc tính hiệu lực đó và khẳng định lại mức rủi ro kiểm soát ban đầu mà họ đa ra đối với các cơ sở dẫn liệu về hàng tồn kho. Một số thử nghiệm kiểm soát phổ biến đợc kiểm toán viên thực hiện nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán về tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát đối với hàng tồn kho th- ờng tập trung vào các chức năng chính nh chức năng nhập xuất vật t, chức năng mua hàng, chức năng sản xuất và lu kho vật t hàng hoá.
Thủ tục kiểm soát quá trình mua hàng:
- Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn của các nghiệp vụ mua hàng có đúng cấp có thẩm quyền không.
- Kiểm tra chứng từ để đảm bảo sự có thật của việc mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của ngời bán.
- Kiểm tra dấu hiệu của sự huỷ bỏ nh phần gạch thừa của chứng từ để đảm bảo chứng từ không bị sử dụng lại.
- Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua và báo cáo nhận hàng để đảm bảo các nghiệp vụ mua đều đợc ghi sổ.
- Kiểm tra dấu hiệu của sự KSNB trên hoá đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt mua, phiếu yêu cầu mua.
Thủ tục kiểm soát quá trình nhập xuất kho hàng:
- Kiểm tra tính có thật của các yêu cầu sử dụng vật t hàng hoá bằng việc kiểm tra lại các phiếu yêu cầu và sự phê duyệt đối với các yêu cầu đó nh chữ ký và dấu của những ngời có liên quan.
- Xem xét các thủ tục về nhập, xuất kho hàng hoá, vật t cso đúng quy định, có tổ chức kiểm nhận hàng đúng quy trình hay không
- Khảo sát việc thực hiện nguyên tắc kiểm tra chất lợng hàng nhập, xuất kho - Xem xét tính độc lập của thủkho với ngời gao hàng, ngời nhận hàng, nhân viên kế toán kho, sự độc lập của ngời làm nhiệm vụ kiểm tra chất lợng vật t với ng- ời giao hàng hoặc ngời sản xuất.
- Kiểm tra các chứng từ sổ sách có liên quan đến việc hạch toán nghiệp vụ xuất vật t, hàng hoá nh lệnh sản xuất, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho và các sổ chi tiết, sổ phụ nhằm khẳng định độ tin cậy đối với cấc thông tin về nghiệp vụ xuất vật t, hàng hoá.
- Tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ và quy định ghi sổ kế toán hàng nhập, xuất kho ở phòng kế toán.
Thủ tục kiểm soát đối với quá trình sản xuất
Xem xét việc tổ chức quản lý và theo dõi sản xuất tại các phân xởng, công việc giám sát của quản đốc phân xởng, việc ghi chép nhật ký sản xuất của từng bộ phận sản xuất, quy trình làm việc của bộ phận kiểm tra chất lợng, tính độc lập của bộ phận này với bộ phận kiểm nhận hàng nhập. Cụ thể:
- Điều tra và quan sát việc sử dụng các phiếu xin lĩnh vật t, các bảng tập hợp chi phí và báo cáo kiểm định sản phẩm đã đợc đánh số trớc để bảo đảm chỉ những nghiệp vụ sản xuất hợp lệ mới đợc ghi sổ (tính hiện hữu) cũng nh khẳng định nghiệp vụ sản xuất thực tế đã xảy ra trớc khi chúng đợc ghi sổ không bị bỏ sót hay trùng lắp (tính đầy đủ).
- Kiểm tra tính liên tục cũng nh sự phê duyệt trên các phiếu xin lĩnh vật t, đơn đặt hàng sản xuất, các bảng tập hợp chi phí và báo cáo kiểm định sản phẩm đã đợc đánh số trớc nhằm khẳng định nghiệp vụ sản xuất thực tế đã xảy ra trớc khi chúng đợc ghi sổ.
- Phỏng vấn về việc kiểm tra đối chiếu chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung với bảng tính lơng và chi phí chung đã phát sinh, quan sát và điều tra về việc đối chiếu để phát hiện những sai phạm trong việc tính giá và đo lờng chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung.
- Phỏng vấn về việc sử dụng hệ thống định mức chi phí, kiểm tra các báo cáo về sự chênh lệch chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung thực tế so với định mức để phát hiện sự chênh lệch tăng đáng kể giữa thực tế ghi sổ so với định mức.
- Phỏng vấn và điều tra việc đối chiếu, kiểm tra dấu hiệu của việc đối chiếu chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung trên bảng tính giá thành với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung trên sổ theo dõi chi tiết để phát hiện sự không khớp nhau.
- Phỏng vấn về phơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang, kiểm tra tính nhất quán trong việc sử dụng phơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang giữa các năm, xem xét công việc đánh giá sản phẩm dở dang đã đợc kế toán khách hàng thực hiện.
- Phỏng vấn, quan sát và kiểm tra việc sử dụng hệ thống tài khoản để khẳng định các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc hạch toán đúng tài khoản.
Thủ tục kiểm soát quá trình lu kho hàng:
- Kiểm tra ký nhận HTK đã nhập kho của ngời quản lý HTK trên các phiếu nhập kho, báo cáo giao nhận hàng hoá, tính liên tục của các chứng từ để phát hiện việc ghi thiếu hoặc ghi trùng.
- Đối chiếu lại giữa sổ chi tiết HTK với các chứng từ gốc có liên quan và kiểm tra lại dấu vết của kiểm soát nội bộ để phát hiện các nghiệp vụ ghi khống.
- Kiểm tra sự đính kèm giữa các phiếu xuất kho, lệnh xuất, phiếu lĩnh vật t, hàng hoá cùng lệnh sản xuất để phát hiện các nghiệp vụ xuất HTK không đợc phê duyệt, không có thật.
- Quan sát kiểm kê HTK, thực hiện kiểm kê mẫu HTK.
- Quan sát và điều tra việc sử dụng kho bãi, nhân viên bảo vệ để tránh bị mất cắp hoặc biển thủ.
- Quan sát và phỏng vấn về việc phân ly trách nhiệm giữa ngời ghi sổ kế toán và ngời quản lý HTK.
Sau khi thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho, cần lu hồ sơ và xem xét ảnh hởng của những phát hiện qua kiểm tra đến việc lựa chọn các thử nghiệm với mỗi hoạt động kiểm soát. Nếu qua kiểm tra phù hợp với đánh giá ban đầu trong kế hoạch kiểm toán hàng tồn kho thì các thủ tục kiểm toán cơ bản đợc giữ nguyên theo kế hoạch. Trong trờng hợp ngợc lại cần thực hiện các thủ tục kiểm tra bổ sung và có thể thay đổi lại việc đánh giá hệ thống KSNB ở giai đoạn lập kế hoạch và mở rộng phạm vi của các thử nghiệm cơ bản kể cả thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết.