II. Quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại cửa hàng:
bảng thanh toán hàng đạI lý, ký gử
2.4. Sổ kế toán:
Để thực hiện ghi chép các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá phát sinh, kế toán dùng các sổ:
+ Bảng kê số 4 (TK 156.1), tập tờ kê chi tiết sổ d các tài khoản. + Tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK 511.
+ Nhật ký chứng từ số 8. + Sổ cái.
+ Các bảng biểu kết quả kinh doanh.
Trình tự ghi sổ:
Từ hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho để lên thẻ quầy hàng (3 ngày một lần) sau đó lên bảng kê bán lẻ hàng hoá. Để theo dõi quá trình tiêu thụ, kế toán theo dõi trên bảng kê số 4 (NKCT số 7B) TK156.1 phần trị giá vốn của hàng hoá xuất kho, mỗi bảng kê đợc lập cho 1 tháng và đợc ghi chi tiết từng quầy, tiếp lên tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK 511. Cuối tháng vào Nhật ký chứng từ số 8 để vào sổ cái.
Trên thực tế số hàng đợc chuyển từ kho ra quầy mà cha xác định đợc tiêu thụ, để theo dõi quá trình vận chuyển này, kế toán theo dõi trên bảng kê số 4 (NKCT số 7B) phần nhập, xuất hàng hoá, thành phẩm, vật t. Trên bảng kê chỉ theo dõi chi tiết từng quầy hàng. Tập hợp các thẻ quầy hàng, các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ làm căn cứ ghi vào bảng kê số 4 TK 156.1 theo dõi hàng hoá.
Phần giá vốn hàng bán của bảng này đợc lấy sang cột giá vốn của tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK 511. Cuối tháng tập hợp căn cứ vào tập tờ kê chi tiết số d tài khoản, bảng kê số 4 (TK156.1), tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK 511 và Nhật ký chứng từ số 8 để vào sổ cái.
*Biểu số 10: Bảng kê số 4 (NKCT số 7B) dùng để ghi chép nhập xuất hàng hoá kinh doanh và hàng hoá nhận gửi bán theo từng quầy hàng. Cơ sở ghi chép bảng kê số 4 là dựa vào các phiếu xuất kho do kế toán trởng lập. Cuối tháng khoá bảng kê ghi vào Nhật ký chứng từ số 8.
*Biểu số 11: Tờ kê chi tiết số 4 ghi có TK 511 dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 511 từ đó xác định thực lãi (lỗ) mà cửa hàng thu đợc do kế toán trởng lập. Cơ sở để ghi tờ kê chi tiết số 4 dựa vào bảng là bán lẻ hàng hoá, sổ chi tiết tài khoản liên quan. Cuối tháng khoá tờ kê chi tiết để đa vào Nhật ký chứng từ số 8.
*Biểu số 14: Nhật ký chứng từ số 8
Nhật ký chứng từ số 8 dùng để phản ánh một số phát sinh bên có của tài khoản 155, 156, 159, 131, 511, 512, 532, 632, 641, 642, 711, 721, 811, 821, 911. Nhật ký chứng từ số 8 dựa vào bảng kê số 4 và các bảng kê khác nh: Bảng kê số 10, số 11 phần ghi có để ghi vào cột ghi có các TK 155, 156, 157, 131 và căn cứ vào từ kê chi tiết số 4 ghi có TK 511, 512 căn cứ vào sổ chuyên dùng cho các TK 531, 532, 632, 641, 642, 711, 721, 811, 821, 911 phần ghi có để ghi vào cột có tài khoản trên. Cuối tháng khoá sổ, xác định số tổng cộng ghi vào sổ cái.Nhật ký chứng từ số 8 do kế toán trởng lập.
*Biểu số 15 : Sổ cái
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, theo từng tài khoản một trong đó phản ánh số phát sinh nợ, phát sinh có, số d cuối tháng (quý). Số phát sinh có của các tài khoản phản ánh trên sổ cái theo tổng số, lấy từ nhật ký chứng từ số 8, số phát sinh bên nợ đợc phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan.
Sổ cái ghi một lần cuối tháng sau khi khoá sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu trên Nhật ký chứng từ.
*Biểu số 16: Báo cáo kết quản kinh doanh
Cuối tháng, cuối quý kế toán trởng tập hợp số liệu và lập các bảng biểu (BCĐKT và báo cáo kết quả) nộp lên công ty và xác định đợc hiệu quả kinh doanh của cửa hàng mình.