Do đặc điểm xí nghiệp mang tính chất sản xuất công nghiệp và có địa điểm cố định, tổ chức quản lý của xí nghiệp trực truyền chức năng. Đặc điểm cơ cấu tổ chức và bộ phận sản xuất chính của xí nghiệp đợc thể hiện qua sơ đồ.
Nguyên liệu
Máy sản xuất mộc
Bán thành phẩm phơi khô bảo quản
Vào lò sấy
Vào lò đốt
Ra lò kiểm tra phân loại nhập kho
Sơ đồ 2.2.cơ cấu tổ chức bộ máy
Hiện nay với số lợng công nhân gần 150 ngời, với cơ cấu này các bộ phận chức năng có nhiệm vụ tham mu cho các bộ phận tiếp theo. Xí nghiệp thực hiện theo chế độ một thủ trởng xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban cấp quản lý. ở xí nghiệp.
Giám đốc: Có trách nhiệm phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp chỉ đạo công tác kế toán, kế hoạch giám đốc là ngời có quyền hạn cao nhất, các phòng ban, các tổ phải thi hành các qui định. Giám đốc là đại diện pháp nhân của xí nghiệp đợc quyền tham gia đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế, đợc quyền quyết định toàn bộ về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Ngoài ra đợc quyền kí kết các hoá đơn nhập xuất vật t, hàng hoá và các chứng từ chi tiêu tài chính, hàng nhập xuất trong xí nghiệp theo qui định của Bộ tài chính. Giám đốc chịu trách nhiệm về toàn bộ về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, an ninh trớc nhà nớc.
Giám đốc Phó giám đốc Phòng tài vụ Phòng kế hoạch kỹ thuật - cung tiêu Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Tổ cơ khí
Để thực hiện công việc quản lý ngoài giám đốc còn có:
Phó giám đốc: Là ngời giúp việc cho giám đốc phụ trách kỹ thuật trực tiếp chỉ đạo sản xuất.
Phòng kế hoạch, kỹ thuật cung tiêu: Lập kế hoạch ký hợp đồng sản xuất thực hiện cung ứng vật t, theo dõi đôn đốc thống kê tình hình kế hoạch sản xuất ở các bộ phận quản lý công tác kỹ thuật an toàn lao động và định mức kỹ thuật, định mức vật t của xí nghiệp.
Phòng tài vụ: Có chức năng tổ chức thực hiện công tác hạch toán các hoạt động của các loại vốn và tình hình tựhc hiện kết quả sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch thu chi tài chính, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, cấp phát tiền lơng cho cán bộ công nhân xí nghiệp.
Phòng tổ chức hành chính: Chuyên nghiên cứu, sắp xếp, điều động đào tạo bồi dỡng, đề bạt cán bộ công nhân viên xí nghiệp, quản l ý hồ sơ, giải quyết các chế độ hu trí, mất sức, khen thởng, tuyển dụng kỹ thuật cán bộ công nhân viên, tổ chức theo dõi phát động thi đua trực tiếp quản lý bộ phận y tế, văn th.
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ cung ứng vật t, thanh toán quyết toán vật t, lập kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm.
Tổ tr ởng tổ sản xuất: Quản lý và điều hành chịu trách nhiệm chính về mọi mặt sản xuất của tổ. Trực tiếp chỉ đạo khâu kế hoạch tiến độ sản xuất, kỹ thuật và chất lợng sản xuất của tổ.
2.1.3. Tình hình chung về công tác kế toán ở xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng Nghĩa Hng.
2.1.3.1. Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng Nghĩa Hng là một doanh nghiệp có qui mô vừa, địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh tập trung tại một điểm do đó xí nghiệp tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung và hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Việc hạch toán trong xí nghiệp đợc tập trung ở phòng kế toán tài chính có chức năng thu thập và xử lý qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch giám đốc và xử lý qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch giám đốc bằng việc sử dụng lao động, vật t, tiền vốn mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong xí nghiệp thúc đẩy thực hiện chế độ hạch toán, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.3. tổ chức bộ máy kế toán đợc tổ chức
* Trởng phòng kế toán kiêm kế toán trởng:
Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kinh tế gọn nhẹ hoạt động có hiệu quả, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ, cải tiến hình thức, phơng thức kế toán ngày càng hợp lý, chặt chẽ phù hợp với điều kiện của xí nghiệp.
* Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:
Có nhiệm vụ tập hợp tài liệu của kế toán khác, lập bảng kê, bảng phân bổ nhật ký chứng từ, chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế
Trưởng phòng kế toán kiêm kê toán trưởng
Phó phòng kế toán kiêm kê toán tổng hợp Kế toán bán hàng kế toán kho thành phẩm kế toán quĩ tiền mặt Kế toán
vật tư thành, tiền lưKế toán giá ơng, thanh toán với ngư
ời bán Kế toán TSCĐ TGNH, tiền vay, XDCB, GTGT Thống kê Thủ quỹ
toán định kỳ.
* Kế toán vật t: Theo dõi hạch toán kho NVL, CCDC lao động phản ánh số lợng, chất lợng, giá trị thành phẩm hàng hoá công cụ có trong kho, mua vào bán ra, xuất sử dụng, tính toán phân bổ chi phí nguyên vật liệu.
* Kế toán bán hàng kho thành phẩm: Theo dõi phản ánh số lợng chất l- ợng giá trị sản phẩm nhập - tồn đúng chính xác. Thực hiện chế độ kiểm kê, kiểm soát cân đối giữa hàng và tiền, giải trình báo cáo công nợ rõ ràng hàng tháng. Theo dõi công nợ bán hàng, cân đối kiểm kê tình hình xuất - Nhập - Tồn kho hàng tháng, quí, năm. Lập bảng kê số 10 xuất kho thành phẩm.
* Kế toán giá thành, tiền lơng, các khoản trích theo lơng, thanh toán với ngời bán.
+ Phản ánh và tập hợp mọi chi phí giá thành phân xởng, giá thành toàn bộ trong doanh nghiệp theo qui định của Nhà nớc.
+ Thanh toán tiền lơng và các khoản phụ cấp theo qui định.
+ Theo dõi các khoản thu chi thơng mại, thanh toán công nợ đối với khách hàng và ngân sách nhà nớc.
* Kế toán TSCĐ, TGNH, tiền vay, XDCB, thuế GTGT.
+ Theo dõi hạch toán tổng hộp số liệu tăng, giảm TSCĐ, trích khấu hao, phân bổ khấu hao, phân bổ đối tợng tập hộp chi phí.
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ cùng kế toán thanh toán tiến hành thu chi theo dõi các khoản thu, chi, tồn quĩ tiền mặt song chúng mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi chức năng và quyền hạn của mình.
2.1.3.2. Hình thức ghi sổ kế toán.
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ.
Hình thức hạch toán hàng tồn kho áp dụng theo p kê khai thờng xuyên tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Sơ đồ 2.4. nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng đối chiếu
Các loại sổ chi tiết đều đợc sử dụng trong công ty phục vụ cho cong tác kế toán.
- Sổ chi tiết dùng cho các TK 511, TK 512, TK 521, TK 531, TK 532. - Sổ ghi theo dõi thanh toán TK 131, TK 136, TK 138
- Sổ ngân hàng theo dõi TK 1121. TK 1122 - Sổ theo dõi tiền mặt TK 111
- Sổ chi tiết vay ngắn hạn TH, DN 311; 341 - Sổ hci tiết lơng và BHXH
- Sổ theo dõi TSCĐ - Sổ chi tiết số 2 và các sổ khác. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ quỹ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hộp chi tiết Sổ cái TK
Bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán thành phẩm tiêu thụ và xác định kết quả ở xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng Nghĩa Hng.
2.2.1. Thực trạng công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng nghĩa Hng.
2.2.1.1. Phân loại và đánh giá thành phẩm
Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng Nghĩa Hng sản phẩm chủ yếu là gạch, ngói đất nung. Do xí nghiệp sản xuất hai mặt hàng chính nhng có nhiều kích cỡ khác nhau để đáp ứng nhu cầu của các công trình xây dựng khác nhau nên việc tính giá thành cũng phải tính riêng cho từng loại sản phẩm.
- Sản phẩm ngói gồm: Ngói lót, ngói nam, ngói mũi hài…
- Sản phẩm gạch: Gạch AP25, gạch 3 lỗ, 4 lỗ, gạch 6 lỗ, 8 lỗ, gạch cách âm, gạch chống nóng các loại…
Để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị thì xí nghiệp sử dụng giá trị thực tế.
Trị giá của thành phẩm đợc phản ánh trong sổ sách kế t áon tổng hợp (trên sổ tổng hợp, báo cáo tài chính) phải đợc đánh giá theo nguyên tắc thực tế hay còn gọi là giá vốn thực tế. Đối với thành phẩm xuất kho cũng đợc phản ánh theo giá thực tế do thành phẩm nhập từ các nguồn và các đợt khác nhau nên việc xác định giá thành phẩm xuất kho cũng đợc phản ánh theo giá thực tế do thành phẩm nhập từ các nguồn và các đợt khác nhau nên việc xác định giá thành phẩm xuất kho cũng đợc tính theo cách khác nhau. ở xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng Nghĩa Hng tỉnh Nam Định sản phẩm đợc nhập kho hàng tháng, ở kho thành phẩm thủ kho quản lý về hiện vật (số lợng, chủng loại, qui cách) của từng loại sản phẩm. Còn ở phòng kế toán quản lý cả về mặt hiện vật và giá trị.
Thành phẩm nhập kho đợc xác định là giá thành sản xuất thực tế và đợc tính cho các loại sản phẩm. Số liệu này do bộ phận kế toán giá thành cung cấp
và đợc xác định vào cuối mỗi tháng. Kỳ tính giá thành sản phẩm một tháng phù hộp với đặc điểm sản xuất của gạch là chu kỳ sản xuất ngắn.
Căn cứ vào đặc điểm quy trình sản xuất gạch xí nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá thành giản đơn.
Biểu số 1
Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ
Tháng 7/2003
Tên sản phẩm dịch vụ : Gạch AB
Số lợng sản phẩm hoàn thành trong kỳ : 841.100 viên
Tổng : 841.100 viên Khoản mục CPSXKd CPSXKD dở dang đầu CPSXKD phát sinh trong kỳ CPSXKD dở dang cuối kỳ Giá thành SPDVtrong kỳ Giá thành Giá đơn
vị CPNVL 33.551.479 CPNV 25.796.637 điện động lực 20.118.701 CP CNSC 46.151.467 CPKH TSCĐ 41.600.806 CP QLPX 6.173.675 Cộng 173.392.765 Ngày tháng năm Ngời lập biểu (Đã ký) Kế toán trởng (Đã ký) 2.2.1.2. Các khách hàng chủ yếu, các phơng thức bán hàng và thể thức thanh toán.
Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm đợc thực hiện đơn vị thu hồi đợc vốn bỏ ra. Cũng chính trong giai đoạn này bộ phận giá trị mới đợc sáng tạo ra trong khâu sản xuất đợc biểu hiện và thực hiện dới hình thức lợi nhuận. đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội.
Việc tiêu thụ sản phẩm ở xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng hiện nay chủ yếu sử dụng hình thức tiêu thụ trực tiếp tại kho. Với hình thức này khi khách hàng có nhu cầu đến xí nghiệp mua sản phẩm, kế toán bán hàng sẽ phục vụ thoả mãn các nhu cầu của khách hàng về chủng loại sản phẩm, số l- ợng Thông báo với khách hàng về giá cả, hình thức thanh toán về sản phẩm… mà khách hàng mua. Việc tiêu thụ thành phẩm của xí nghiệp chủ yếu là khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, cũng có khi khách hàng mua chịu chuyến sau mới trả chuyến trớc.
Khi hoạt động bán hàng đợc tiến hành kế toán bán hàng lập chứng từ ghi vào các sổ kế toán sau:
- Chứng từ hạch toán bán hàng xí nghiệp sử dụng là hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho đợc lập tại phòng kế toán.
- Các loại sổ kế toán bán hàng là bảng kê, sổ chi tiết bán hàng, nhật ký chứng từ, sổ cái.
- Khi bán hàng hình thức thanh toán đã đợc ghi trên hoá đơn nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán bán hàng viết phiếu thu và đợc theo dõi ở bảng kê số 1 (Nợ TK 111 - tiền mặt). Còn khách hàng mua chịu các khoản của khách hàng kế toán mở sổ chi tiết với ngời mua cho từng khách hàng. Để cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với ngời mua vào bảng kê số 11 (phải thu của khách hàng), lập nhật ký chứng từ.
Kế toán doanh thu bán hàng ở xí nghiệp sản xuất sử dụng các TK sau: TK 511 "Doanh thu bán hàng"
TK 1111 "Tiền mặt VN" TK 112 "TGNH"
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ thanh toán phơng thức tiêu thụ trực tiếp
2.2.1.3. Các qui định về quản lý (chế độ trách nhiệm vật chất, qui chế bảo quản xuất kho thành phẩm) bảo quản xuất kho thành phẩm)
đối với tất cả các thành phẩm khi sản xuất ra cần đợc quản lý, bảo quản một cách chặt chẽ. Khi sản phẩm đó qua công đoạn cuối cùng của sản xuất tổ trởng có trách nhiệm báo với cán bộ phòng KCS, sau khi phòng KSC kiểm tra đủ tiêu chuẩn thì hội đồng phòng KCS viết biên bản nghiệm thu, sau đó thành phẩm đợc nhập kho của xí nghiệp, kế toán thành phẩm sử dụng phiếu nhập kho để nhập. Kho thành phẩm đợc thiết kế dễ bảo quản để tránh những nhầm lẫn thiếu hụt cần phải theo dõi chặt chẽ giữa sổ sách và thực tế theo định kỳ giữa thủ kho và phòng kế toán và còn phải tiến hành kiểm kê thành phẩm. Sau khi đối chiếu giữa sổ sách với số lợng tồn kho thực tế nếu thấy hao hụt thì thủ
TK 154, 155 TK 632 TK511 TK111,112,131
Trị giá vốn thực
tế hàng tiêu thụ Doanh thu bán hàng
TK911 K/c trị giá vốn trừ vào kết quả K/c doanh thu thuần để xác định kết quả 3331 Thuế GTGT 111,112 521, 531, 532
Các khoản chiết khấu giá và doanh thu bán
hàng bị trả lại
K/c các khoản giảm giá chiết khấu DT bán hàng bị trả lại trừ vào doanh
kho phải chịu trách nhiệm trớc xí nghiệp. Xí nghiệp áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền để tiện cho v
2.2.2. Chứng từ kế toán và thủ tục nhập xuất kho
2.2.2.1. Thủ tục lập chứng từ và luân chuyển chứng từ
Các hoạt động xuất nhập kho thành phẩm diễn ra đều phải lập chứng từ đầy đủ kịp thời và chính xác. Đây là khâu hạch toán ban đầu đối với các nghiệp vụ nhập xuất thành phẩm. Nó là cơ sở pháp lý để kế toán thành phẩm tiến hành ghi chép phản ánh trên các sổ sách bảo đảm tính chính xác của thông tin giúp cho việc xác định kết quả kinh doanh.
Đối với xí nghiệp trong kế toán thành phẩm sử dụng chứng từ - Phiếu nhập kho
- Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho
2.2.2.1.1. Hạch toán nhập kho thành phẩm
Sơ đồ 2.6. Sơ đồ tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho thành phẩm ở xí nghiệp
(1a) Thống kê phân xởng hớng dẫn tổ sản xuất đem thành phẩm nhập kho
(1b)Thủ kho kiểm kê chứng từ nếu hợp lý thì ký vào chứng từ rồi phân định chứng từ để cuối ngày ghi vào thẻ kho của từng ngày.
(2) Định kỳ 3-5 ngày thủ kho chuyển chứng từ lên phòng kế toán để kế toán theo dõi chi tiết thành phẩm.
2.2.2.1.2. Hạch toán xuất kho thành phẩm
Thành phẩm Kho thành phẩm
Thống kê phân xởng Thủ kho ghi thẻ kho
Kế toán thành phẩm
(1a)
(1b)
Sơ đồ 2.7. Sơ đồ khái quát tổ chức luân chuyển chứng từ xuất kho ở xí nghiệp