Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

I. Đặc điểm kinh tế của Công ty có ảnh hởng đến công tác tiêu thụ hàng hoá

3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Để phù hợp kinh doanh trong cơ chế mới, công ty đã tổ chức mạng lới quản lý nh sau:

3Ban giám đốc:

+ Giám đốc công ty: là ngời đứng đầu công ty do tổng công ty bổ nhiệm với chức năng nhiệm vụ: phụ trách chung toàn bộ hoạt động của công ty, chỉ đạo sản xuất kinh doanh, công tác tài chính, tổ chức hành chính, đại diện cho cán bộ công nhân viên của công ty theo luật định.

+ Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: tham mu cho giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh.

+ Phó giám đốc phụ trách tổ chức hành chính: tham mu cho giám đốc cho ra chỉ đạo công tác tài chính.

+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: chỉ đạo công tác kỹ thuật.

3Các phòng ban chức năng:

+ Phòng tổ chức hành chính: có chức năng giúp cho giám đốc và tham mu cho giám đốc quản lý về công tác tổ chức cán bộ, quản lý về văn th lu trữ, xác định lịch trình làm việc, giúp ban giám đốc quản lý về nhân sự trong công ty, ban hành các qui chế về lao động tiền lơng, điều động cán bộ . Tham mu cho ban giám đốc về bổ nhiệm và biên chế công nhân viên trong công ty, ban hành các qui chế, nội qui cơ quan, giải quyết các chế độ chính sách của công nhân viên về hu trí, mất sức, thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khen th- ởng, kỷ luật...

+ Phòng kinh doanh: với chức năng và nhiệm vụ chính là giúp giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty trên tất cả các mặt, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ trên cơ sở định hớng sản xuất kinh doanh của

công ty hàng năm. Tổ chức nguồn hàng và khai thác. Phòng này đặt dới sự chỉ đạo của phó giám đốc kinh doanh. Nhân viên phòng có nhiệm vụ:

ϕ Tập hợp các đơn đặt hàng của các địa phơng về số lợng, chất lợng cũng nh chủng loại các mặt hàng lơng thực.

ϕTham mu cho giám đốc trong việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác nhập khẩu và các hợp đồng kinh tế khác.

ϕ Xây dựng kế hoạch sản xuất, tháng, quí cho bộ phận sản xuất trên cơ sở các hợp đồng, đơn đặt hàng đã ký kết với khách hàng.

+ Phòng kỹ thuật: có chức năng giúp giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật, chất lợng sản phẩm, mua sắm, xây dựng mới các thiết bị, công trình phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Phòng này có nhiệm vụ quản lý kho vận và các ph- ơng tiện vận tải.

+ Phòng tài chính kế toán: với chức năng chính là hạch toán kế toán và kiểm tra, kiểm soát vấn đề tài chính trong công ty. Phòng này nằm dới sự chỉ đạo của ban giám đốc. Với chức năng quản lý hoạt động kế toán trong công ty do đó bộ phận kế toán luôn cố gắng bám sát quá trình kinh doanh, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ chính xác phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh.

+ Công ty có cửa hàng tại số 10 Nguyễn Trãi có nhiệm vụ bán lẻ và giới thiệu sản phẩm của công ty. Cửa hàng này chịu sự giám sát và quản lý của phòng kinh doanh.

+ Phân xởng sản xuất chế biến gạo dới sự chỉ đạo của phó giám đốc phụ trách kinh doanh.

+ Công ty có đội xe chuyên chở hàng giao cho đại lý. Đội xe này đặt dới sự quản lý của phòng kỹ thuật.

+ Đội cung ứng tiêu thụ làm nhiệm vụ đa hàng, thu tiền hàng từ các đại lý tiêu thụ và đi thu mua hàng hoá phục vụ cho việc kinh doanh cũng nh xuất khẩu.

Vì công ty là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thơng mại nên số nhân viên của công ty hiện nay chủ yếu là hợp đồng. Số lợng nhân viên làm văn phòng không nhiều, bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ. Cùng với tổ chức quản lý gọn nhẹ và sự cố gắng của ban giám đốc cũng nh toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, công ty lơng thực cấp I Lơng Yên cũng đã và đang tự khẳng định mình trên thơng trờng

Sơ đồ 10: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Lơng thực cấp I L- ơng Yên 31 Phòng kỹ thuật Giám đốc Phó GĐ (phụ trách KD) Phó GĐ (phụ trách TC-HC) Phòng

kinh doanh kế toánPhòng Phòng tổ chức-HC

Cửa hàng số 10 Phân xư ởng Đội xe Bộ phận kho Phó GĐ (phụ trách kỹ thuật)

4. Tổ chức công tác kế toán

a) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Do qui mô của công ty lớn, địa bàn hoạt động rộng và trên nhiều lĩnh vực; Công ty có nhiều đơn vị trực thuộc và đợc phân cấp quản lý khác nhau nên bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Nh vậy phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại công ty cũng nh văn phòng đại diện, tổng hợp báo cáo gửi về Tổng công ty và các cơ quan nhà nớc.

Phòng kế toán của công ty có 6 ngời. Mỗi ngời có chức năng nhiệm vụ cụ thể theo từng mảng công việc mà mình đảm nhận.

Sơ đồ 11: Sơ đồ bộ máy kế toán

32

Trưởng phòng kế toán

Kế toán

tiền mặt Thủ quĩ Kế toán TSCĐ tổng hợpKế toán Kế toán thanh toán

ϕKế toán trởng: có nhiệm vụ tổ chức và điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty,làm tham mu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh, tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty. Tất cả các bộ phận trong phòng kế toán của công ty và các nhân viên kế toán đều chịu sự lãnh đạo của kế toán tr- ởng.

Các bộ phận kế toán tại văn phòng công ty có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ gốc vaò sổ cái để lập báo cáo tài chính, phân tích kinh tế.

ϕ Bộ phận kế toán quĩ: chịu trách nhiệm bảo quản, thu, chi tiền mặt theo đúng chế độ hiện hành.

ϕ Bộ phận kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ phản ánh số tiền hiện có và tình hình biến động tăng giảm của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ của công ty

ϕBộ phận kế toán thanh toán: có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, phải trả, các khoản phải nộp, phải cấp cũng nh tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với ngời mua, ngời bán, Ngân sách, công nhân viên...

ϕ Bộ phận kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu vào sổ cái các tài khoản. Từ đó tiến hành lập báo cáo tài chính, cân đối tài khoản.

ϕ Bộ phận kế toán TSCĐ: theo dõi việc mua sắm TSCĐ, khấu hao TSCĐ, thanh lý, nhợng bán TSCĐ, kiểm kê tài sản.

b)Hình thức sổ kế toán của công ty

Phơng pháp hạch toán của công ty là hạch toán theo phơng pháp chứng từ ghi sổ để tiện cho việc dễ làm đối chiếu và công việc kế toán đợc dàn đều chia nhỏ. Đây cũng là hình thức ghi sổ phù hợp nhất với công ty- một doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ, tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao.

Sơ đồ 12: Sơ đồ trình tự ghi sổ

Hoá đơn Gtgt

Báo cáo kho kinh doanh Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết bán hàng Sổ cái các TK 511, 632, 641, 642 Sổ chi tiết TK511, 632, 641, 641 Sổ chi tiết TK 911 Bảng cân đối số phát sinh

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

c) Hệ thống chứng từ sổ sách, báo cáo kế toán

Đối với phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ chứng từ gốc dùng để hạch toán là hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền, giấy báo có của ngân hàng…

ϕTài khoản:

Tài khoản dùng để hạch toán trong quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong Công ty bao gồm TK 156, TK 632, TK 511, TK 911,

TK 641, TK 642.

ϕSổ sách, báo cáo kế toán:

Hệ thống sổ kế toán bao gồm các sổ sau:

- Sổ chi tiết doanh thu (TK 511), giá vốn (TK 632), chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642).

- Sổ cái TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911.

- Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh (TK 911).

Ngoài ra còn một số các bảng kê nh: bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra.

Hệ thống báo cáo trong phần hành tiêu thụ theo qui định của Tổng công ty gồm hệ thống báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo thuế....).

II. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá

1.Tài khoản, sổ sách sử dụng

a) Phơng pháp tính giá vốn:

Phơng pháp tính giá của công ty là theo phơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phơng pháp này, trong tháng hàng hoá xuất kho không đợc ghi sổ,

cuối tháng khi tính giá mới đợc ghi. Giá hàng hoá trên đợc tính trên cơ sở bình quân cho cả tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Công tác xác định nh sau:

Đơn giá

=

Giá thực tế hàng hoá

tồn trong kỳ + Giá thực tế hàng hoá nhập trong kỳ Số lợng hàng hoá tồn

đầu kỳ + Số lợng hàng hoá nhập trong kỳ Theo phơng pháp này giá hàng hoá xuất kho tiêu thụ đợc tính một cách chính xác, đơn giản nhng không linh hoạt vì công việc thờng dồn vào cuối tháng.

VD: Gạo tẻ Miền Bắc: Tồn đầu kỳ 6.724kg, đơn giá: 4.579đ/kg Mua trong kỳ 97.345kg, đơn giá: 3.422đ/kg

Đơn giá xuất = 6.724*4.579 + 97.345*3.422 = 3.497đ/kg 6.724 +97.345

Chi phí thu mua hàng cũng đợc tính vào giá vốn hàng bán theo công thức:

Giá vốn hàng

bán = Giá mua hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán hàng hoá sẽ phản ánh giá vốn của hàng đợc bán nh sau:

Nợ TK 632: Có TK 1561: Có TK1562:

-Phản ánh giá vốn hàng bán: Cuối kỳ, kế toán hàng hoá sẽ thực hiện đánh giá

giữa các chi phí và giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ sau đó kết chuyển toàn bộ giá vốn của hàng bán trong kỳ đợc tập hợp ở sổ chi tiết TK 156, sổ chi tiết TK 1562 và sổ chi tiết TK 157 sang sổ chi tiết TK 632 để xác định giá vốn hàng xuất bán trong kỳ.

b) Hạch toán doanh thu:

Hàng hoá đợc mua về sẽ đợc chuyển đi bán trong thời gian ngắn nên các khoản giảm trừ doanh thu ít phát sinh do đó khi phát sinh kế toán sẽ trừ ngay vào doanh thu của hàng bán.

Để hạch toán doanh thu tiêu thụ kế toán sử dụng các tài khoản:

TK 5111, TK 5113, TK 5114, TK 131, TK 1363, TK3331. Doanh thu của công ty đợc theo dõi chi tiết và riêng cho từng hoạt động kinh doanh. Do đó sổ chi tiết doanh thu gồm các sổ:

- Sổ chi tiết TK 5111: Phản ánh doanh thu về kinh doanh lơng thực.

- Sổ chi tiết TK 5113: Phản ánh doanh thu của trung tâm dịch vụ bán lẻ.

- Sổ chi tiết TK 5114: Phản ánh doanh thu của cửa hàng xăng dầu. Và sổ cái của tất cả các TK trên

c) Hạch toán thuế GTGTtại công ty

Cũng giống nh các đơn vị sản xuất kinh doanh khác, song song với việc hạch toán doanh thu tiêu thụ, kế toán công nợ của công ty cũng phải theo dõi các khoản thuế tiêu thụ.

Bớc sang năm 1999, để phù hợp với sự phát triển chung của nền kinh tế xã hội và nhằm khắc phục những hạn chế của thuế doanh thu, Bộ tài chính đã ban hành luật thuế mới- thuế GTGT

Theo những qui định của bộ tài chính, công ty lơng thực cấp I Lơng Yên có đủ điều kiện cho phép để tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Và các hàng hoá của công ty khi tiêu thụ đợc áp dụng theo 3 mức thuế suất:

- Thuế suất 5% đối với hàng lơng thực.

- Thuế suất 10% đối với hàng xăng dầu.

- Thuế suất 20% đối với dịch vụ thể thao.

Trong quá trình tiêu thụ công ty chỉ phải hạch toán và theo dõi thuế GTGT để thực hiện nghĩa vụ của mình với ngân sách. Do đó, kế toán chỉ sử dụng TK 133- thuế GTGT đợc khấu trừ và 3331- thuế GTGT đầu ra để hạch toán. Sổ sách chủ yếu dùng dể hạch toán gồm có: Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, Tờ khai thuế GTGT và sổ cái TK 133 và TK 3331.

Trình tự hạch toán:

ϕ Xác định thuế GTGT của hàng bán

Để thuận lợi cho việc xác định số thuế GTGT đầu ra, nên khi viết Hoá đơn GTGT kế toán phải ghi rõ phần giá bán cha có thuế GTGT, thuế GTGT và tổng giá thanh toán. Trong đó:

Tổng giá thanh

toán = Gía bán cha có thuế + Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu

ra = Gía bán cha có thuế * Thuế suất

Trên cơ sở hoá đơn GTGT, kế toán sẽ định khoản, phân loại, xác định số thuế GTGT đầu ra tơng ứng với các mức thuế suất 5%, 10%, 20% của từng hoạt động đồng thời vào “Bảng kê chứng từ, hàng hoá, dịch vụ bán ra”. Chẳng hạn căn cứ vào hoá đơn GTGT của công ty Việt Tiến, kế toán sẽ hạch toán để xác định số thuế GTGT đầu ra nh sau:

Có TK 5111: 138.277.440 Có TK 3331: 6.913.872 ϕXác định số thuế đầu vào:

Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ gốc của hàng hoá, dịch vụ, nguyên vật liệu mua vào kế toán sẽ hạch toán:

Nợ TK 156: 5.454.500 Nợ TK 133: 545.450

Có TK 331 ( Thông tin tài chính DN): 5.999.950

Đồng thời xác định số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ tơng ứng với các mức thuế suất để vào “Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào”

ϕXác định số thuế GTGT phải nộp:

Căn cứ vào số liệu trên bảng kê chứng từ, hàng hoá, dịch vụ bán ra và mua vào, cuối tháng kế toán tổng hợp sẽ xác định số thuế GTGT phải nộp theo công thức sau:

Số thuế GTGT

phải nộp =

Thuế GTGT

đầu ra -

Số thuế GTGT đầu vào đ- ợc khấu trừ trên các hoá đơn, chứng từ mua vào Đồng thời tiến hành lập “Tờ khai thuế GTGT ” .Kế toán hạch toán thuế phải nộp trong tháng 12 nh sau:

Nợ TK 3331: 42.353.686 Có TK 133: 42.353.686

Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá,dịch vụ bán ra

( Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng)

Tháng 12 năm 2002

Tên cơ sở KD: Công ty lơng thực cấp I Lơng Yên Mã số: 0100103111-1 Địa chỉ: Số 3- Lãng Yên

Hoá đơn, chứng từ bán Tên ngời mua Mã số thuế của ngời Doanh số mua cha thuế Thuế GTGT đầu ra Ghi chú Ký hiệu hoá đơn Số hoá đơn Ngày tháng năm phát hành 1 2 3 4 5 6 7 8 AL/02 AL/02 AL/02 AL/02 ... 4531 4533 4534 4535 ... 7/12 8/12 10/12 15/12 ...

Công ty Việt Tiến Công ty Hùng Cờng Trại giam HN Xởng kem Thăng Long ... 100254061 101012851 100513791 100913691 138.277.440 5.100.000 74.67.000 32.460.000 6.913.872 510.000 3.733.500 3.246.000 Cộng 633.221.706 Ngày 31/12/2002 Ngời lập Kế toán trởng

Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào

(Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng)

Tháng12 năm 2002

Tên cơ sở KD: Công ty lơng thực cấp I Lơng Yên Mã số: 0100103111-1 Địa chỉ: Số 3- Lãng Yên- HBT

Hoá đơn, chứng từ bán Tên ngời bán Mã số thuế của ngời Doanh số mua cha thuế Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Ký hiệu hoá đơn Số hoá

đơn năm phát hànhNgày tháng

1 2 3 4 5 6 7 8 EV/99 AK/01 AH/01 .... AQ/00 17703 47788 57642 .... 96409 6/12 10/12 10/12 ... 29/12

Thông tin tài chính DN Cty XL& cung ứng VT

Trạm CáI Bè ....

Nguyễn Hiền Nhân

100819498 101002500 100786940 .... 100829175 5.454.500 18.854.451 66.900.000 ... 217.476 545.450