tài chính tại Công ty Cổ phần Kiểm toán và t vấn:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh thì hàng tồn kho là yếu tố cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh bình thờng của mỗi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp dự trữ vật t, hàng hoá quá lớn sẽ tạo ra sự lãng phí nguồn lực, và có thể bị h hỏng lỗi thời còn nếu dự trữ quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn.… Từ đó yêu cầu đặt ra là phải có quyết định quản lý hàng tồn kho đúng đắn và kịp thời nhằm đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đợc diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả.
Kiểm toán ra đời là hoạt động nhằm cung cấp những thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên một số khía cạnh cơ bản. Công ty
Kiểm toán sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một phần thông tin đã thu thập đợc qua kiểm tra hệ thống và kiểm tra chứng từ kế toán. Đó là những thông tin về sai phạm trong quá trình hạch toán, những vấn đề cha đợc kiểm soát tốt Từ đó giúp… doanh nghiệp có cách thức quản lý hàng tồn kho nói riêng và các khoản mục trên báo cáo tài chính nói chung đợc đúng đắn và hợp lý.
Nhng yêu cầu đặt ra đối với Công ty Kiểm toán là phải không ngừng nâng cao chất lợng Kiểm toán và hoàn thiện bản thân mình để tạo uy tín với Công ty khách hàng, có thể t vấn những thông tin tốt nhất cho Công ty khách hàng trong thời gian ngắn nhất có thể.
1.Chú trọng hơn nữa công tác chuẩn bị kiểm toán:
Trong công tác chuẩn bị kiểm toán tại Công ty A&C, việc tìm hiểu khách hàng và đánh giá kiểm soát nội bộ đã đợc thực hiện trên một số khía cạnh song cần chú ý hơn nữa công tác này bằng cách tiến hành lập ra lu đồ hoặc bảng câu hỏi theo hệ thống kiểm soát nội bộ để có thể dễ dàng nhận thấy sự có mặt hay vắng mặt của các thủ tục trong kiểm soát nội bộ. Việc thực hiện các câu hỏi còn tiết kiệm đợc thời gian cho Kiểm toán viên. việc sử dụng hệ thống câu hỏi có câu trả lời dới dạng đúng sai cho phép Kiểm toán viên nhận thấy điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống đó.
Qua câu trả lời thu đựoc trong bảng câu hỏi Kiểm toán viên có thể nhận thấy những hoạt động kiểm soát đợc thực hiện tại Công ty khách hàng và những tồn tại, những mặt yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty khách hàng. Từ đó, Kiểm toán viên có thể kết luận hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu lực hay không.
Phụ lục4: Bảng câu hỏi về HTKSNB của khách hàng trong chu trình HTK
Các câu hỏi Rủi ro KS Môi trờng KS Vấn đề cần chú ý
1. Ban quản trị có chịu áp lực nào về số liệu hàng tồn kho trên báo cáo tài chính hay không
2. Có lý do nào để băn khoăn với những cam kết về tính chính xác và hợp lý của hàng tồn kho không
3. Cam kết của Ban quản trị về việc thiết lập và duy trì hệ thống thông tin kế toán, KSNB với hàng tồn kho có đáng tin cậy không
4. Thủ kho có đáng tin cậy không
5. Các chu trình, sổ sách hàng tồn kho có đợc lập đầy đủ ở tất cả các khâu
6. Thẻ kho, phiếu xuất, nhập kho , báo cáo sản phẩm có đ… ợc đánh số thứ tự.
7. Kiểm tra việc ghi chép, theo dõi sử dụng các tài liệu có đánh số trớc
8. Có các quy định về bảo quản, hao mòn HTK không
9. Kiểm tra việc cách ly trách nhiệm: Bảo quản TS với kê toán, quyền phê chuẩn các nghiệp vụ với bảo quản HTK, giữa ngời điều hành với ngời ghi sổ, báo cáo và ngời sử dụng báo cáo 10. Tất cả các nghiệp vụ đã đựoc thông qua sự phê chuẩn hay cha
11. Có hay không việc xuất hiện các kế hoạch sản xuất, các quy định về định mức sử dụng NVL, chi phí SX chung…
12.Có sự kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, việc cập nhật chứng từ vào sổ sách…
13. Có hay không sự kiểm tra tính chính xác cơ học
Trong quá trình đánh giá tính trọng yếu, Kiểm toán viên phải dựa vào cả mặt định tính và định lợng cho từng khách hàng cụ thể vì mức sai phạm trọng yếu là khác nhau. Chính vì vậy Công ty nên xây dựng phơng pháp thống nhất về quy cách ớc lợng mức trọng yếu, có thể dựa vào một tỷ lệ nào đó của quy mô Công ty, quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh…
Kiểm toán viên cũng cần ghi chép công việc đánh giá ảnh hởng của những sai sót trên giấy tờ làm việc. Trong giai đoạn kết thúc Kiểm toán, Kiểm toán viên cần đánh giá xem liệu tổng tất cả các sai sót đợc phát hiện nhng không đợc điều chỉnh liệu có hợp thành một sai phạm trọng yếu hay không.
- Nên quy định trong chơng trình thủ tục gửi xác nhận đối với hàng gửi bán, và hàng cầm cố, không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Hiện nay,các KTV vẫn thực hiện các thủ tục này nhng thủ tục này không nêu trên chơng trình cả công ty.
2.Giai đoạn thực hiện kiểm toán:
Đối với việc thực hiện thủ tục kiểm kê: Nên quy định trong chơng trình thủ tục gửi xác nhận đối với hàng gửi bán, và hàng cầm cố, không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Hiện nay,các KTV vẫn thực hiện các thủ tục này nhng thủ tục này không nêu trên chơng trình cả công ty
Đối với việc thực hiện các thủ tục phân tích: Để cuộc kiểm toán đạt hiệu quả cao hơn, KTV cần phải thực hiện các thủ tục phân tích đã lập ra ở ch ơng trình kiểm toán. Tại công ty X, thủ tục phân tích bổ sung với hàng gửi bán (không đợc kiểm kê) nh sau: Xem hàng gửi bán năm nay có tơng ứng với tổng chi phí sản xuất, trong mối quan hệ của với năm trớc hay không. Hoặc xem xét về giá trị hàng gửi bán trên cơ sở:
- Số lợng: Đánh giá biên bản kiểm kê,đối chiếu với báo cáo kho
- Đơn giá hàng gửi bán đợc xác định tính phù hợp trên cơ sở so sánh đơn giá định mức nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung đợc phân bổ. Khi đó, KTV có thể nhận định xu hớng biến động giá thành sản phẩm, tìm lý giải cho sự biến động đó. Nếu có nghi ngờ có sự khai tăng giá thành đơn vị cuối kì, KTV phải lu ý trong quá trình kiểm tra chi tiết chi phí sản xuất trong năm.
Đối với việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát: Việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát quy định trong chơng trình Kiểm toán hàng tồn kho của Công ty A&C không đợc cụ thể. Đây là một trong những điểm cần chú ý bởi việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát thờng đợc thực hiện dễ dàng hơn với chi phí thấp hơn so với các thử nghiệm cơ bản và việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát sẽ làm giảm các thử nghiệm cơ bản mà Kiểm toán viên cần áp dụng, do đó sẽ làm giảm thời gian Kiểm toán và chi phí cuộc Kiểm toán. Đó là việc kiểm tra chứng từ, phỏng vấn, quan sát thực tế, kiểm tra lại việc thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát thích hợp cho các cuộc Kiểm toán để nâng cao chất lợng bằng chứng Kiểm toán thu thập đợc.
Đối với thủ tục kiểm tra chi tiết:
+ Mục tiêu hiện hữu, sở hữu của doanh nghiệp: Cần quy định trong chơng trình thủ tục gửi th xác nhận đối với hàng gửi bán, hàng cầm cố, không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Hiện nay, các Kiểm toán viên vẫn thực hiện các thủ tục này nhng các thủ tục này lại cha đợc nêu trong chơng trình Kiểm toán.
+ Mục tiêu đánh giá: Cần nêu rõ việc thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết với lập dự phòng giảm giá HTK :
Việc lập dự phòng phải đợc lập với từng mặt hàng, từng loại mặt hàng. Phải xem xét đến cả số lợng mặt hàngvà chi phí lập cho từng loại. Nhng cũng có
thể lập cơ sở là tổng chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị thuần có thể thực hiện này. Trong trờng hợp nào kiểm toán viên cũng phải thực hiện nh sau :
• Yêu cầu đơn vị xác nhận phơng pháp lập dự phòng của đơn vị
• Thu thập bảng tổng hợp, đánh giá HTK theo giá thị trờng – giá tri thuần có thể thực hiện - để phản ánh số dự phòng giảm giá. Trong trờng hợp đơn vị dự đoán trị giá HTK có thể tăng lên thì vẫn phải thể hiện giá trị HTK theo giá gốc.
+ Mục tiêu chính xác cơ học: Ngoài việc đối chiếu các sổ kế toán và các tài liệu theo quy định của Công ty A&C, cần kiểm tra việc điều chỉnh số d hàng tồn kho thực tế theo số liệu của kiểm kê hoặc theo số liệu của Kiểm toán( nếu có). Khi đó, Kiểm toán viên cần xem xét bản chất, giá trị các khoản điều chỉnh và giải thích của Ban quản lý đối với giá trị điều chỉnh lớn.
Đối với việc kiểm toán số d đầu năm: Hệ thống chơng trình kiểm toán nói chung và chơng trình kiểm toán khoản mục hàng tồn kho nói riêng của Công ty A&C không thấy quy định về việc kiểm toán số d đầu năm của khách hàng kiểm toán lần đầu. Điều này có thể gây ra rủi ro về phía Công ty kiểm toán.
Do đó, kiểm toán viên cần xem xét các số d đầu năm có phản ánh theo đúng chế độ kế toán đợc áp dụng năm trớc và đợc áp dụng nhất quán trong năm nay hay không? Nếu có sự thay đổi, kiểm toán viên phải kiểm tra quyết định thay đổi cũng nh giải trình về sự thay đổi đó.
Nếu BCTC năm trớc của đơn vị đợc kiểm toán đã đợc kiểm toán bởi một công ty kiểm toán khác, KTV có thể kiểm tra số d đầu năm bằng cách đối chiếu số d trên BCTC cuả đơn vị với BCTC đã đợc kiểm toán của KTV năm trớc.
Nếu BCTC năm trớc cha đợc kiểm toán hoặc đã đợc kiểm toán nhng KTV không tin tởng vào kết quả kiểm toán đó, KTV thực hiện một số thủ tục kiểm toán khác nh giám sát kiểm kê thực tế, đối chiếu số lợng nhập xuất trong năm để tính ra số d cuối năm (đối với kiểm tra số d hàng tồn kho); gửi th xác nhận (đối với kiểm tra số d khoản phải thu, tiền gửi ngân hàng)…
Đối với việc chọn mẫu: thực hiện lấy mẫu kiểm toán là cần thiết vì không thể tiến hành kiểm tra tất cả các chứng từ, nghiệp vụ và do Kiểm toán viên quan tâm đến các khía cạnh trọng yếu trên báo cáo tài chính. Mặt khác, bất cứ khi nào KTV lựa chọn cách chọn mẫu để kiểm toán thì luôn có rủi ro chọn mẫu,
do đó KTV phải lựa chọn phơng pháp chọn mẫu sao cho rủi ro đó ở mức độ thấp nhất có thể. Và khi chọn mẫu Kiểm toán viên cần chú ý đến sự cần thiết phải xuất hiện của mọi thành phần trong tổng thể: các thành phần thích hợp cho mục đích kiểm tra, các thành phần đặc trng, các phần tử đặc biệt Việc chọn mẫu tại… Công ty A&C là chọn mẫu dựa theo kinh nghiệm của KTV nên không phải lúc nào cũng đêm lại hiệu quả trong quá trình kiểm toán. Do đó, để nâng cao chất l- ợng chọn mẫu trong quá trình kiểm toán chu trình HTK thì KTV nên tiến hành chọn mẫu theo nhiều phơng pháp sao cho mẫu chọn mang tính đại diện cao cho tổng thể. Các phơng pháp chọn mẫu có thể là:
+ Chọn mẫu xác suất. + Chọn mẫu phi xác suất.
Trong phơng pháp chọn mẫu xác suất có ba cách chọn: chọn mẫu dựa vào bảng số ngẫu nhiên, chọn dựa vào chơng trình vi tính và chọn mẫu hệ thống. Trong phơng pháp chọn mẫu phi xác suất có cách chọn theo khối và chọn theo nhận định của KTV.
Bên cạnh việc thực hiện chọn mẫu theo nhận định của KTV thì Công ty kiểm toán cũng nên thực hiện chọn mẫu kiểm toán theo phơng pháp xác suất nh chọn mẫu dựa theo bảng số ngẫu nhiên, chọn dựa vào chơng trình máy vi tính và chọn mẫu theo hệ thống để làm tăng cao khả năng đại diện của mẫu cho tổng thể.
Ngoài ra, việc thực hiện chọn mẫu trong kiểm toán hàng tồn kho của doanh nghiệp không đợc ghi chép lại trong giấy tờ làm việc của kiểm toán viên. Chọn mẫu tại Công ty A&C đợc thực hiện khi trởng nhóm phân công công việc cụ thể cho từng Kiểm toán viên. Đối với phần việc này Công ty đã có những quy định cụ thể về việc chọn mẫu nên yêu cầu đối với Kiểm toán viên khi thực hiện Kiểm toán cần thể hiện việc lựa chọn mẫu trên giấy tờ làm việc tạo điều kiện cho việc kiểm soát công việc thực hiện đợc hiệu quả và việc kiểm soát chất lợng nhân viên đợc tốt hơn.
Đối vớiviệc quản lý và sử dụng giấy tờ làm việc
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định:
“Kiểm toán viên phải thu thập và lu trong hồ sơ kiểm toán mọi tài liệu, thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến
kiểm toán của mình và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã đợc thực hiện theo đúng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế đợc chấp nhận) .”
Nh vậy, giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên không chỉ là phơng tiện thể hiện nội dung các công việc kiểm toán đã thực hiện mà còn là cơ sở cho các ý kiển kiểm toán của các kiểm toán viên. Trong kiểm soát nội bộ của công ty kiểm toán, giấy tờ làm việc còn là căn cứ để đánh giá kết quả làm việc của các kiểm toán viên, là căn cứ để soát xét chất lợng kiểm toán. Việc xây dựng và sử dụng một hệ thống giấy tờ làm việc đầy đủ, khoa học sẽ góp phần nâng cao chất lợng cuộc kiểm toán.
Công ty A&C mặc dù đã thiết kế đợc hệ thống giấy tờ làm việc đầy đủ, chi tiết cho từng nội dung công việc, xây dựng đợc hệ thống tham chiếu chi tiết, khoa học song trong thực tế kiểm toán, các kiểm toán viên cha chú ý đến cách sử dụng các giấy tờ này. Ngoài ra, việc sắp xếp các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán đôi khi còn lộn xộn, cha đảm bảo yêu cầu nội bộ của Công ty.
Việc sử dụng giấy tờ làm việc nên đợc thống nhất trong cả Công ty, trong mọi cuộc kiểm toán. Mặc dù A&C đã có hớng dẫn cụ thể về cách thức sử dụng giấy tờ làm việc cho các kiểm toán viên, song Công ty không nên dừng ở hớng dẫn mà nên có những quy định bắt buộc về việc này. Ngoài ra, các trởng nhóm nên nhắc nhở các thành viên trong nhóm hoàn thiện giấy tờ làm việc của mình tr- ớc khi kết thúc cuộc kiểm toán để đảm bảo mọi thông tin cần thiết đều đã đợc ghi chép đầy đủ. Các yếu tố nh ngày, tháng thực hiện kiểm toán; tên ngời thực hiện đ… ợc xem nh bằng chứng cho phần công việc mỗi kiểm toán viên đã thực hiện và là dấu hiệu để kiểm tra đối với ngời soát xét. Việc kiểm soát tốt chất lợng kiểm toán của từng kiểm toán viên trong từng phần hành kiểm toán sẽ góp phần nâng cao chất lợng hoạt động kiểm toán của toàn Công ty.
Ngoài ra, trong quá trình Kiểm toán bên cạnh việc thu thập các thông tin bên trong doanh nghiệp Kiểm toán viên nên thu thập các thông tin từ các bên hữu quan và bên thứ ba: khách hàng của Công ty, nhà cung cấp, ngân hàng, nhà đầu t từ đó đối chiếu với thông tin bên trong đơn vị để phát hiện những nguy cơ về… tài chính và khả năng hoạt động của Công ty trong tơng lai.
Trên đây là một số kiến nghị đợc đa ra nhng để thực hiện đợc nó thì về