II. Tổ chức kế toán tiêu thụ thành phẩm trong các doanhnghiệp sản xuất
1. Kế toán chi phí bán hàng
1.1.Nội dung và phân loại chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền tất cả các khoản chi phí lao động sống, lao động vật hoá và tất cả các khoản chi phí cần thiết khác phục vụ cho quá trình bảo quản và tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá.
Chi phí bán hàng bao gồm :
- Chi phí nhân viên bán hàng : bao gồm tiền lơng trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên bảo quản hàng hoá, nhân viên tiếp thị...các khoản bảo hiểm xã hội(BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) trích theo lơng.
- Chi phí vật liệu, bao bì : phản ánh giá trị vật liệu bao bì xuất dùng cho bảo quản, tiêu thụ hàng hoá, nhiên liệu dùng cho vận chuyển hàng hoá đi bán.
- Chi phí công cụ, dụng cụ để phục vụ bán hàng
- Chi phí khấu hao phục vụ bán hàng: của hàng, nhà kho, phơng tiện vận chuyển...
- Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá
- Chi phí dịch vụ mua ngoài : tiền thuê kho, bến bãi, thuê ngời vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá thành phẩm, thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, hoa hồng trả cho đại lý..
- Chi phí bằng tiền khác phục vụ bán hàng bao gồm chi phí liên quan đến bán hàng ngoài các chi phí kể trên..
1.2.Phơng pháp hạch toán chi phí bán hàng:
Kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ sau
- Bảng thanh toán lơng, bảng tính và trích BHXH, BHYT, KPCĐ. - Bảng phân bổ vật liệu, công cụ- dụng cụ phục vụ bán hàng. - Bảng tính và trích khấu hao TSCĐ.
- Các chứng từ chi tiền mặt, chứng từ Ngân hàng...
Tài khoản sử dụng trong hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng
Kế toán chi phí bán hàng sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng. TK này phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm hàng hoá, lao vụ dịch vụ của doanh nghiệp
Kết cấu tài khoản 641 - Chi phí bán hàng
Bên nợ : Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên có : - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
- Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh hoặc vào bên nợ TK 142 - Chi phí trả trớc
TK 641 không có số d cuối kỳ
TK 641 đợc mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo dõi ở các tài khoản cấp 2 nh sau :
- TK 6411 - Chi phí nhân viên : Phản ánh các khoản tiền lơng, các khoản phụ cấp, trích BHXH, BHYT, KPCĐ phải trả, phải tính cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm hàng hoá đi bán.
- TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì : Phản ánh chi phí vật liệu bao bì, đóng gói sản phẩm hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm hàng hoá mang đi tiêu thụ, vật liệu dùng cho bảo quản, sửa chữa TSCĐ.
- Tk 6413 - chi phí dụng cụ đồ dùng : Phản ánh chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá nh dụng cụ đo lờng, phơng tiện tính toán, phơng tiện làm việc.
- TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ : Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản bán hàng nh nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phơng tiện bốc dỡ vận chuyển.
- TK 6415 - Chi phí bảo hành : Phản ánh chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá trong quá trình tiêu thụ của doanh nghiệp.
- TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác
Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
- Tính tiền lơng, tiền ăn ca, phụ cấp phải trả nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm hàng hoá đi tiêu thụ:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (6411) ó TK 334- Phải trả công nhân viên.
- Trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định trên tiền lơng phải trả nhân viên phụ vụ tiêu thụ sản phẩm hàng hoá tính vào chi phí.
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng(6412)
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác(3382, 3383, 3384).
- Giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ, dùng sửa chữa TSCĐ, nhiên liệu dùng vận chuyển sản phẩm tiêu thụ.
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412) Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
- Giá trị công cụ, dụng cụ, đồ dùng tính vào chi phí bán hàng trong kì Nợ TK 641- chi phí bán hàng (6413)
Có TK153- Công cụ, dụng cụ Có TK 142- Chi phí trả trớc(1421) -Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng.
Nợ TK 641- chi phí bán hàng(6414) Có TK 214- hao mòn TSCĐ Đồng thời ghi Nợ TK 009
- Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm
Trờng hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập.
Nếu doanh nghiệp trích trớc chi phí bảo hành sản phẩmtính vào chi phí trong kì. Nợ TK 641- Chi phí bán hàng(6415)
CóTK 335- chi phí phải trả.
Nếu doanh nghiệp không trích trớc chi phí bảo hành sản phẩm, khi sửa chữa bảo hành sản phẩm hoàn toàn bàn giao sản phẩm cho khách ghi:
Nợ TK 641- chi phí bán hàng(6415)
CóTK 154- chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Trờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập: Nếu doanh nghiệp trích trớc chi phí bảo hành sản phẩm ghi:
Nợ TK 641- chi phí bán hàng(6415) Có TK 335- chi phí phải trả.
Nếu doanh nghiệp không trích trớc chi phí bảo hành sản phẩm, phản ánh chi phí bảo hành sản phẩm phát sinh thực tế đối với sản phẩm nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, ghi:
Nơ TK 641- Chi phí bán hàng(6415)(giá cha có thuế GTGT) Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ(1331)
Có TK 111 - Tiền mặt
CóTK 112 - Tiền gửi ngân hàng CóTK 336 - Phải thu nội bộ
Đối với sản phẩm nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, hạch toán vào chi phí bán hàng theo tổng giá thanh toán.
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng(6415) Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Có TK 336 - Phải trả nội bộ
Trờng hợp sản phẩm bảo hành không thể sửa chữa đợc, doanh nghiệp phải xuất sản phẩm khác giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng(6415) Có TK 155 - Thành phẩm
- Chi phí điện nớc, điện thoại, tiền công thuê ngoài bốc vác, vận chuyển sản phẩm đi tiêu thụ, sửa chữa TSCĐ có giá trị lhông lớn, chi phí thông tin quảng cáo giới thiệu thiệu sản phẩm...
Sản phẩm dịch vụ chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ thuế, ghi :
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng(6417,6418)( Giá cha có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK 111,112,331 - ( Tổng giá thanh toán )
Sản phẩm dịch vụ chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp, hạch toán vào chi phí bán hàng theo tổng giá thanh toán (đã có thuế), ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417,6418). Có TK 111,112,331..
- Khi dùng sản phẩm hàng hoá biếu tặng đại biểu dự hội nghị khách hàng tính vào chi phí bán hàng :
Nếu sản phẩm chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế
Biếu tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo ph- ơng pháp khấu trừ thuế :
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (3331) Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ(Giá cha có thuế )
Biếu tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo ph- ơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT :
Nợ TK 641
Có TK 512
Đồng thời phản ánh số thuế GTGT phải nộp đợc khấu trừ : Nợ TK 133
Có TK 3331
Nếu sản phẩm chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT
Nợ TK 641
Có TK 512
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bàn hàng, ghi : Nợ TK 111,112
Có TK 641
- Cuối kỳ hạch toán, phân bổ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳcho sản phẩm đã tiêu thụ và kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641 - Chi phí bán hàng
- Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ, thì cuối kỳ kết chuyển chi phí kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 142- Chi phí trả trớc, ghi :
Nợ TK 142 - Chi phí trả trớc (1422) Có TK 641 -Chi phí bán hàng
- Sang kỳ hạch toán sau, khi có sản phẩm tiêu thụ, chi phí bán hàngđã đợc kết chuyển sang TK 142 (1422) sẽ đợc kết chuyển toàn bộ vào TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 911
Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng TK 334 TK 641 TK 111,112 TK338 TK 152 TK 911 TK153,142 TK 142 TK 214 TK 335,154,155 TK 335, 142 TK 333 TK 512 TK 111,112,331,333 TK 133
2.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
2.1. Nội dung và phân loại chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền tất cả các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra phục vụ cho quá trình quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm chi phí quản lý hành chính, chi phí kinh doanh, quản lý chung...
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm :
- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp : bao gồm các khoản lơng phải trả, tiền phụ cấp...
- Chi phí đồ dùng văn phòng
- Chi phí khấu hao phục vụ quản lý doanh nghiệp
- Thuế phí và các khoản lệ phí: thuế môn bài, thuế nhà đất, lệ phi cầu phà, đ- ờng, thuế GTGT tại các đơn vị tính thuế theo phơng pháp trực tiếp
- Chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ quản lý doanh nghiệp
- Chi phi bằng tiền khác
2.2. Phơng pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
♦ Hạch toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong quá trình hạch toán, chi phí quản lý doanh nghiệp đợc theo dõi chi tiết theo từng yếu tố chi phí trên sổ kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp phục vụ cho việc quản lý và lập báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố.
♦ Tài khoản sử dụng trong hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản này nh sau :
Bên Nợ : Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có : - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
- Số chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển vào TK 911 - Xácđịnh kết quả kinh doanh hoặc TK 142 - Chi phí trả trớc
TK 642 không có số d cuối kỳ TK 642 có các TK cấp 2 sau
- TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý : phản ánh chi phí về tiền lơng, các khoản phụ cấp, tiền ăn ca, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp.
- TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý : Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp nh giấy,bút, mực...Vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ, công cụ dụng cụ.
- TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng : Phản ánh giá trị dụng cụ , đồ dùng cho công tác quản lý.
- TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ : Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho toàn doanh nghiệp nh nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị dùng trong văn phòng .
- TK 6426 - Chi phí dự phòng : Phản ánh các khoản dự phòng giảm giáhàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài : Phản ánh các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài nh : tiền điện, nớc, điện thoại, điện báo, thuê nhà, thuê ngoài sửa chữa TSCĐ thuộc văn phòng doanh nghiệp...
- TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác : Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí kể trên nh chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ...
♦ Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
Tính tiền lơng, tiền ăn ca, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.(6421) Có TK 334 - Phải trả công nhân viên
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tiền lơng phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp, tính vào ci phí trong kỳ, ghi :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382,3383,3384)
Giá trị vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp nh xăng, dầu mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sữa chữa TSCĐ chung cho doang nghiệp, ghi :
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422) Có 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Gía trị công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp :
Nếu xuất dùng một lần, có giá trị nhỏ, ghi :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp(6423) Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.
Nếu xuất dùng một lần, có giá trị lớn, kế toán sử dụng phơng pháp phân bổ dần :
Khi xuất dùng, ghi :
Nợ TK 142 - Chi phí trả trứơc(1421) Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.
Khi phân bổ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi : Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp(6423)
Có TK 142 - Chi phí trả trứơc(1421)
Trích khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp nh khấu hao nhà cửa làm việc của các phòng ban, vật kiến trúc, kho tàng...ghi :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424) Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ
Đồng thời ghi Có 009.
Thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế GTGT của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp phải nộp ngân sách Nhà nớc, ghi :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp(6425)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp ghi:
Nợ TK 642 - (6425) Có TK 111,112
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
Nợ TK 642(6426)
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Tiền điện, nớc, điện thoại, điện báo... mua ngoài dùng cho quản lý doanh nghiệp Nếu sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ thuế, ghi :
Nợ Tk 642 (6427)- (Giá cha có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ(1331)
Có TK 111,112,331
Nếu sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp, tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo tổng giá thanh toán :
Nợ TK 642(6427)
Có TK 111,112,331.
Khi phát sinh chi phí về hội nghị, tiếp khách, công tác phí,tàu xe đi phép.... Nợ TK642(6428)
(Nợ TK 133 : nếu đợc khấu trừ thuế ) Có TK 111,112, 331,141..
Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi : Nợ TK 111,112,338,152
Có TK 642
Cuối kỳ tính toán phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911
Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ, cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp :
Nợ TK 142
Có TK 642
Khi có sản phẩm đi tiêu thụ, chi phí quản lý doanh nghiệp đã đợc kết chuyển sang TK 142 sẽ đợc kết chuyển toàn bộ vào TK 911 :
Nợ TK 911
Có TK 142(1422)
Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp