I. Lý luận chung về chi phí bán hàng và kế toán chi phí bán hàng
2. Tình hình thực tế về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh
2.2.1 Kế toán tổng hợpvà kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên bán hàng.
- Chi phí vật liệu bao bì. - Chi phí dụng cụ đồ dùng. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Cớc vận tải hàng .
- Chi phí dịch vụ mua ngoài. - Chi phí bằng tiền khác.
Dữ liệu đầu vào :( Chứng từ gốc) - Nhập các chứng từ CPBH, CPQLDN, - Các bút toán giảm trừ chi phí
- Các bút toán kết chuyển chi phí.
- Các tiêu thức cơ phân bổ CPBH, CPQLDN
Khai báo thông tin đầu ra Cho máy vi tính
Thông tin đầu ra:
- Các sổ kế toán kliên quan: Bảng kê - chứng từ, sổ cái TK 642., 641
- Báo cáo kết quả kinh doanh Máy vi tính thông tin và
Nh vậy nội dung chi phí bán hàng ở công ty TNHH (PMC) nói chung là đúng theo quy định của nhà nớc. Nhng do điểm đặc thù là công ty xuất nhập khẩu nông sản nên các mặt hàng thờng phải trải qua sự kiểm tra, kiểm dịch nhằm đảm bảo chất lợng hàng hoá xuất nhập khẩu. Do vậy khi xác định phạm vi chi phí bán hàng công ty TNHH (PMC) đã bổ sung khoản mục chi phí hải quan, kiểm dịch, hun trùng vào chi phí bán hàng.
Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, phòng kế toán công ty đã sử dụng TK TK 641: “Chi phí bán hàng”
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 “chi phí bán hàng” nh sau. Bên nợ: - Phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
Bên có: - Phản ánh các khoản giảm chi phí.
Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh.
*Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng
Để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí, kế toán công ty đã mở chi tiết các TKcấp II, III nh sau:
- TK 6411” Chi phí nhân viên”: TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCK phải… trả cho nhân viên bán hàng. Trong đó, phòng kế toán mở chi tiết cho từng hoạt động nh sau:
Tk 64111 “Chi phí nhân viên làm hàng NK”
TK 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng kinh doanh nội địa”
- TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì “:TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng cho việc đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá quá trình vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu phụ dùng cho sửa chữa,bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng. Để quản lý chi tiết hơn chi phí vật liệu bao bì, kế toán công ty mở chi tiết cho 3 bộ phận. đó là.
TK 64121 “Chi phí vật liệu bao bì hàng nhập khẩu” TK 64122 “ Chi phí vật liệu bao bì hàng nội địa”
- TK 6413 ”chi phí dụng cụ, đồ dùng “: TK này phản ánh về chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. TK này mở chi tiết nh sau:
TK 64131 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nhập khẩu” TK 64132 “ Chi phí dụng cụ đồ dùng hàng nội địa”
- TK 6414 “ chi phí khấu hao TSCĐ”: TK này dùng để phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, phơng tiện vận chuyển ... TK này mở chi tiết nh sau:
TK 64141 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nhậpkhẩu”. TK 64142 “Chi phí khấu hao TSCĐ làm hàng nội địa”.
- TK 6415 “Cớc vận tải”: TK này dùng để phản ánh chi phí về vận chuyển hàng hoá từ kho của doanh nghiệp đến cảng bán hàng hoá hoặc đến một địa điểm đã xác định trớc trong hợp đồng. Nó bao gồm chi phí thuê vận tải, tự vận tải và các lao vụ trong vận tải .
Cớc vận tải hàng đợc xác định bằng công thức nh sau: Cớc vận tải hàng = Lợng hàng vận chuyển X Quãng đờng vận chuyển X Giá cớc từng loại hình
Cớc vận tải hàng theo dõi chi tiết cho từng hoạt động trên các TK cấp III nh sau:
TK 64151 “Cớc vân tải hàng nhập khẩu” TK 64152 “Cớc vận tải hàng nội địa”
- TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: phản ánh chi phí mua ngoài khác cho qúa trình kinh doanh thuế sửa chữa TSCD, tiền thuê kho bãi , tiền bốc vác, vận chuyển, tiền điện nớc, điện thoại, tạp chí....
Các TK cấp III bao gồm:
TK 64171 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nhập khẩu” TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng nội địa”
- TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”: phải ánh các chi phí phát sinh phục vụ công tác bán ngoài các khoản chi phí nêu trên nh chi phí quảng cáo, chào hàng, bán hàng.
Các TK cấp III nh sau:
TK64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng nhập khẩu” TK64282 “Chi phí bằng tiền khác hàng nội địa” *Trình tự kế toán nh sau:
1/ Kế toán căn cứ vào quyết toán quĩ lơng từng hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi nh sau:
Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6411)
(Chi tiết Nợ TK 64111 “ Chi phí nhân viên làm hàng nhập khẩu” (Chi tiết Nợ TK 64112 “Chi phí nhân viên làm hàng nội địa” Có TK 334 “Phải trả công nhân viên”
Có TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384)
Ví dụ: Căn cứ vào bảng chấm công tháng 7 của nhân viên làm hàng máy in nhập khẩu kế toán ghi.
Nợ TK 641 (64111): 4 313 750
Có TK 334 3 625 000
Có TK 338 688 750
2/ Khi xuất vất liệu, nhiên liệu phục vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và ghi:
Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng ” (6411)
(Chi tiết Nợ TK 64111 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64112 “Chi phí vật liệu, bao bì hàng KDNĐ”)
Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.
3/ Hàng tháng, căn cứ vào chứng từ có liên quan để xác định. Phân bổ CCDC theo tiêu thức 50% hoặc 100%.
- Khi xuất CCDC giá trị phân bổ 50% đợc hạch toán và chi phí bán hàng, 50% còn lại đợc hạch toán vào chi phí trả trớc
a. Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6413)
(Chi tiết Nợ TK 64131 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64132 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng hàng KDNĐ”) Có TK 153 “công cụ , dụng cụ”.
b. Nợ TK 142 “ Chi phí trả trớc” Có TK 153 “Công cụ dụng cụ”
- Khi báo hỏng công cụ thì kế toán phân bổ 50% giá trị còn lại : Có TK 142 “Chi phí trả trớc” .
4. Cuối kỳ, kế toán că cứ vào bảng quyết toán khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khấu hao TSCĐ của công ty sử dụng trong khâu bán hàng để ghi :
(Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6414)
(Chi phí Nợ TK 64151 “Chi phí khấu hao TSCĐ hàng NK”) (Chi phí Nợ TK 64152 “ Chi phí khấu hao TSCĐ hàng KDNĐ”) Có TK 214 “Hao mòn TSCĐ”.
5. Khi nhận hoá đơn vận chuyển, bản thanh toán cớc đợc lập thành bản kê thanh toán cớc vân chuyển, kế toán ghi:
Nợ TK 641 “ Chi phí bán hàng” (6415)
(Chi tiết Nợ TK 64151 “Cớc vận tải hàng NK”) (Chi tiết nợ TK 64152 “Cớc vận tải hàng KDNĐ”) Có TK 111 “Tiền mặt”
Ví dụ: Căn cú vào phiếu chi số 527 ngày 24/7 về việc thanh toán cớc vận chuyển lô hàng máy in công nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 641(64151): 6 000 000 Có TK 111(1111): 6 000 000
6. Hàng tháng, kế toáncăn cứ vào giấy báo của hải quan và một sổ chứng từ khác có liên quan (Phiếu chi, giấy báo nợ, của NH...) và ghi:
Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6417)
(Chi tiết Nợ TK 64171 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64172 “Chi phí dịch vụ mua ngoài hàng NĐ”) CóTK 331 “Phải trả ngời bán”
Có TK 111 “Tiền mặt”
Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”.
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi số 601 ngày 14/8 về việc chi tiền gửi CT+ mua tờ khai HQ, kế toán ghi:
Nợ TK 641(64172): 224 500 Có Tk 111(1111) 224 500
7/ Khi phát sinh chi phí quảng cáo, hội nghị khách hàng kế toán ghi: Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” (6418)
(Chi tiết Nợ TK 64181 “Chi phí bằng tiền khác hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 64182 “Chi phí bằng tiền khác hàng KDNĐ”) Có TK 111, TK 112....
Ví dụ: CĂn cứ vào phiếu chi số 193 ngày 20/3 về việc tiếp khách Đan Mạch sang làm việc, kế toán ghi:
Nợ TK 641(64182): 1 320 000
Có TK 111(1111) 1 320 000
8. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng tập hợp sang bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả, kế toán ghi:
Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
(Chi tiết Nợ TK 9112 “Xác định kết quả kinh doanh hàng NK”) (Chi tiết Nợ TK 9113 “Xác định kết quả kinh doanh KDNĐ”)
Có TK 641 “Chi phí bán hàng”
Đối với kế toán chi tiết chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các loại bảng kê chứng từ sau:
Bảng kê chứng từ theo đối tợng.
Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng. Bảng kê chứng từ theo vụ việc.
Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản.
Mỗi bảng kê đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị khác nhau. Bảng kê chứng từ theo tiêu khoản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí.
Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí từ các bảng tổng hợp trên máy vi tính rồi kết chuyển toàn bộ chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Bảng tổng hợp tại công ty gồm:
- Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng. - Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo TK đối ứng. - Bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản.
- Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo tiểu khoản. - Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tợng.
- Bảng tổng hợp phát sinh nợ/có theo đối tợng.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kế toán có thể sử dụng một trong các bảng tổng hợp trên. Chẳng hạn kế toán sử dụng bảng tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản để tập hợp chi phí bán hàng theo khoản mục chi phí của từng hoạt động kinh doanh.
Trình tự hệ thống hoá thông tin của kế toán CPBH đợc minh hoạ theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản Sổ cái
Biểu số 2 Tổng hợp phát sinh theo tiểu khoản
Từ ngày 01/01/00 đến 31/12/00 Tài khoản 641 PS nợ PS có 1985002712 1985002712 Tiểu khoản PS nợ PS có 641 chi phí bán hàng 6411 chi phí nhân viên
64111 chi phí nhân viên làm hàng XK
64112 chi phí nhân viên làm hàng NK
1 985 002 712 548 400 683 199 885 000 348 515 683 1 985 002 712 548 400 683 199 885 000 348 515 683 6415 cớc vận tải hàng 64151 cớc vận tải hàng XK 64152 cớc vận tải hàng NK 64153 cớc vận tải hàng KDNĐ 1 047 193 987 331 631 969 573 726 418 141 835 600 1 047 193 987 331 631 969 573 726 418 141 835 600 6416 phí HQ, KD, HT 64161 phí HQ, KD, HT hàng XK 64162 phí HQ, KD, HT hàng NK 64163 phí HQ, KD, HT hàng KDNĐ 37 523 146 22 539 390 13 055 386 1 928 370 37 523 146 22 539 390 13 055 386 1 928 370
6417 chi phí dịch vụ mua ngoài
64171 chi phí DV mua ngoài hàng XK 64172 chi phí DV mua ngoài hàng NK 64173 chi phí DV mua ngoài hàng NĐ
69 954 186 49 373 207 17 580 979 3 000 000 69 954 186 49 373 207 17 580 979 3 000 000 6418 chi phí bằng tiền khác 64181 chi phí bằng tiền khác hàng XK 64182 chi phí bằng tiền khác hàng NK 64183 chi phí bằng tiền khác hàng KDNĐ 281 930 710 173 279 020 95 399 199 13 252 491 281 930 710 173 279 020 95 399 199 13 252 491
Biểu số 3 Sổ cái TK 641
Từ ngày 1/1/2000 -31/12/2000
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có
Ngày Số 2/1 5/1 7/1 11/1 13/1 13/1 ….. 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 … 1 3 5 8 9 9 … 6 15 15 7 12 5 …
Điện phí, telex TTQTế lô Malt Thu thủ tục phí TTQTế lô Malt Thu thủ tục phí TTQTế lô H.chất Thu thủ tục phí TTQTế lô rợu PNH TTNN Malt
Phí TT lô thuốc trừ sâu ……….
K/c CP NV hàng XK năm 2000 K/c CP NV hàng NK năm 2000 K/c CP NV hàng XK
K/c CP VC hàng XK năm 2000 Thu cớc vận chuyển hồ tiêu K/c phí HQ, KD, HT năm 2000 ……….. 1121 1121 1121 1121 1121 1122 …… 9111 9112 91141 9111 331 9111 ….. 2 056 817 12 637 214 680 443 943 1 009 225 739 388 …… …… 199 885 000 340 096 000 8 419 683 331 631 969 850 000 22 539 390 …. Cộng phát sinh …. 1 985 002 712 1 985 002 712