II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY: 2.1 Tổ chức các phòng ban:
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Thái Bảo tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. Ở chi nhánh không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ thực hiện việc thu thập rồi chuyển chứng từ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin.
Hiện nay công ty dùng phần mềm FoxPro cho công tác quản lý chung cũng như quản lý về kế toán. Tất cả được nhập vào máy và phòng kế toán theo dõi riêng theo từng khách hàng hoặc mặt hàng tùy theo yêu cầu của giám đốc bằng file excel riêng.
Bộ phận kế toán hiện nay có 5 nhân viên gồm: Một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán viên nhập liệu, một kế toán kho và một thủ quỹ.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty 2.2.2. Chức năng và quyền hạn:
• Kế toán trưởng :
- Tổ chức công tác kế toán, thống kê về bộ máy kế toán trong công ty một cách hợp lý.
- Tổ chức theo dõi, nhập liệu để phản ánh chính xác, tập trung kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích hoạt động kinh doanh.
- Tham mưu cho giám đốc các hoạt động tài chính, kiểm tra ký duyệt các chứng từ, sổ sách báo cáo, quyết toán thuế.
- Chịu trách nhiệm về mọi số liệu trong báo cáo tài chính về tính chính xác, trung thực và đầy đủ.
- Tổ chức các công tác hạch toán kế toán thống nhất, chấp hành theo quy định hiện hành của nhà nước.
- Giao dịch với thuế và Ngân hàng về các vấn đề phát sinh trong công ty. • Kế toán tổng hợp:
- Kiểm tra đối chiếu số liệu, dữ liệu chi tiết và tổng hợp. - Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh.
- Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Theo dõi nhập doanh thu của công ty, kiểm tra chứng từ hàng ngày từ chi nhánh chuyển về.
- Lập các hóa đơn theo phiếu đề nghị xuất hóa đơn của các bộ phận. - Phụ trách việc theo dõi và quản lý hóa đơn.
- Theo dõi các khoản công nợ nhà cung cấp và khách hàng, đồng thời theo dõi thu hồi các khoản tạm ứng và các khoản phải trả khác.
- Kiểm duyệt chi phí các chi nhánh gửi về có đúng theo quy định của công ty. - Dựa vào bảng tổng hợp doanh thu của từng khách hàng để tính chiết khấu theo tỷ lệ được quy định.
• Kế toán nhập liệu:
- Kiểm tra, chịu trách nhiệm nhập các chứng từ phát sinh trong doanh nghiệp và chi nhánh vào phần mềm kế toán của công ty một cách chính xác.
- Lập bảng kê khách hàng, theo dõi chi tiết chiết khấu của từng khách hàng • Kế toán kho :
- Theo dõi, ghi phiếu nhập, phiếu xuất vật tư hàng ngày.
- Kiểm tra, thống kê sản lượng hình xuất trong tháng, đối chiếu với vật tư xuất từ đó tính tỷ lệ hao hụt của vật tư và xác định được giá vốn hàng bán trong tháng.
• Thủ quỹ :
- Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt, bảo quản tiền mặt.
- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thu, chi tiền hoặc căn cứ vào ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi để nhận, nộp tiền ở ngân hàng.
- Nhận bảng lương từ phòng kế toán và chịu trách nhiệm phát lương cho nhân viên.
- Ghi chép thu chi vào sổ quỹ, báo cáo lượng tiền mặt luân chuyển, tồn quỹ hàng ngày.