III. Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm du lịch tại PJICO
1. Khâu khai thác
1.1 Quy trình khai thác nghiệp vụ bảo hiểm du lịch của công ty
Khai thác luôn là khâu đầu tiên trong quá trình triển khai bất cứ một nghiệp vụ bảo hiểm nào. Khâu này có ý nghĩa quyết định đến sự thành bại của mỗi nghiệp vụ bảo hiểm nói riêng cũng nh toàn công ty bảo hiểm nói chung. Đặc biệt đối với những nghiệp vụ còn non trẻ, thị trờng cha lớn nh bảo hiểm du lịch thì khâu khai thác giữ vai trò sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của nghiệp vụ đó.
Vì nguyên tắc quan trọng nhất trong kinh doanh bảo hiểm là nguyên tắc số“ đông bù số ít , nên các công ty bảo hiểm phải làm tốt đ” ợc công tác khai thác, thu hút đợc một số lợng đủ lớn khách hàng, thì mới có đợc nguồn quỹ đủ lớn chi cho công tác bồi thờng. Nh vậy, khai thác không chỉ có ý nghĩa đối với công ty bảo hiểm mà nó còn có ý nghĩa xã hội rất lớn khai thác đ– ợc lợng tiền nhàn rỗi tơng đối lớn trong xã hội, khai thác tốt mới có đủ phí để thành lập các quỹ dự trữ, dự phòng, bồi thờng đợc cho khách hàng, ổn định tài chính cho công ty, ổn định xã hội.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của khâu khai thác, PJICO đã rất quan tâm đến việc hoàn thiện công tác khai thác nghiệp vụ bảo hiểm du lịch. Xuất phát từ phơng châm: lấy chữ tín làm trọng, coi khách hàng là trên hết, nâng cao trình độ về chuyên“ môn và chất lợng phục vụ khách hàng , kết hợp với sự đánh giá cao về tầm quan trọng”
của khâu khai thác, PJICO đã đề ra khẩu hiệu cho hoạt động khai thác của mình đó là: năng động, tích cực, khoa học, nhanh và tôn trọng lợi ích của khách hàng cũng nh “
cộng tác viên . Ngay từ khi mới thành lập, công ty đã không ngừng mở rộng địa bàn” khai thác của nghiệp vụ bảo hiểm du lịch nói riêng và tất cả các nghiệp vụ khác của toàn công ty nói chung. PJICO đã đặt nhiều văn phòng đại diện ở các thành phố lớn, hàng trăm tổng đại lý đã đợc mở ra ở các khu vực đông dân c, nhiều ngời qua lại, thuận tiện cho việc bán bảo hiểm. Tất cả nhằm đảm bảo cho khâu khai thác đợc thực hiện tốt nhất, triệt để nhất, bám sát khách hàng, tạo điều kiện cho khách hàng tiếp cận và tham gia bảo hiểm tại công ty.
Cũng tơng tự nh các nghiệp vụ bảo hiểm khác, quy trình khai thác nghiệp vụ bảo hiểm du lịch đợc công ty thực hiện theo một trình tự tổng thể. Sau đó, tuỳ vào đặc điểm riêng của từng nghiệp vụ, mà các bớc trong quy trình sẽ đợc cụ thể hoá một cách thích hợp nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hiện nay, bảo hiểm du lịch tại PJICO đợc thực hiện theo một quy trình nh ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 2 : Quy trình khai thác bảo hiểm du lịch tại PJICO
Lập kế hoạch khai thác
Tuyên truyền vận động
Khách hàng cũ Khách hàng mới
Lập báo cáo
Nhắc tái tục Chào bảo hiểm
Bán bảo hiểm Nộp phí
B
ớc 1: Lập kế hoạch khai thác
Vì du lịch là một hoạt động mang tính thời vụ nên công ty đã thực hiện việc lập kế hoạch khai thác cho từng kỳ (theo tháng, theo quý). Công việc này đợc tiến hành dựa vào từng điều kiện của thị trờng, địa bàn hoạt động của công ty. Đối với nghiệp vụ bảo hiểm du lịch, do khách du lịch tập trung nhiều vào mùa xuân và mùa hè nên công ty phải lập một kế hoạch khai thác cụ thể để có thể tập trung nguồn lực vào những tháng trọng điểm của năm.
Trong quá trình lập kế hoạch khai thác, các cán bộ khai thác bảo hiểm cũng tiến hành khảo sát nhu cầu về bảo hiểm du lịch của các đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức đoàn thể xã hội, các doanh nghiệp và cá nhân trong và ngoài nớc. Đồng thời các cán bộ khai thác bảo hiểm cũng tiến hành khảo sát nhu cầu trực tiếp tại các khách sạn, nhà nghỉ, các địa điểm du lịch, các công ty du lịch PJICO sẽ căn cứ… vào khả năng đi du lịch và nhu cầu mua bảo hiểm của các tổ chức và cá nhân nêu trên để lập kế hoạch khai thác bảo hiểm trong năm. Kế hoạch khai thác nghiệp vụ đợc xây dựng chi tiết từ phơng hớng, mục tiêu, nhiệm vụ của cả công ty đến nhiệm vụ, phơng hớng của phòng nghiên cứu thị trờng và từng khai thác viên bảo hiểm. Một trong những kế hoạch khai thác cụ thể nhất và hay đợc sử dụng nhất là kế hoạch về doanh thu của nghiệp vụ bảo hiểm du lịch nói riêng và toàn bộ doanh thu của tất cả các nghiệp vụ của mỗi văn phòng, chi nhánh phải đạt đợc trong một năm.
B
ớc 2: Xây dựng và đề ra các biện pháp khai thác
Khi có đợc kế hoạch khai thác thì từng khai thác viên bảo hiểm sẽ tự tìm ra cho mình những biện pháp cụ thể phù hợp với từng điều kiện nhất định. Giả sử đối với khách du lịch quốc tế thì phải có biện pháp khai thác khác với khách du lịch trong nớc, biện pháp khai thác khách du lịch có tổ chức khác với khách du lịch cá nhân Trong… năm, công ty sẽ họp thờng kỳ để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các văn phòng, tập huấn cho các khai thác viên mới về một số biện pháp khai thác để học tập và rút kinh nghiệm. Cùng với việc khai thác các cổ đông của công ty, các chi nhánh, văn phòng đều tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng, mở rộng phạm vi hoạt động của mình. Tất cả các văn phòng, chi nhánh và đại lý của PJICO đều có một sự sáng tạo riêng trong các biện pháp khai thác trên tinh thần chung của công ty nhằm phù hợp với điều kiện riêng có của mình.