II. Những vấn đề cần hoàn thiện về công tác nguyên vật liệu tại Công ty
5. Về theo dõi thanh toán với ngời bán
Hiện nay ở Công ty, TK 331 đợc dùng để hạch toán cho cả hai trờng hợp trả tiền ngay và trả chậm cho ngời bán. Hạch toán nh trên là không đúng với chế độ kế toán quy định và làm tăng công việc của kế toán. Vì vậy, để giảm bớt công việc ghi chép cho kế toán, Công ty nên hạch toán cho hai trờng hợp nh sau:
+Nếu mua hàng trả tiền ngay: Nợ TK 152
Có TK 111, 112
+Nếu mua hàng trả chậm: Nợ TK 152
Đồng thời với việc hạch toán nh trên, Công ty nên lập Sổ chi tiết số 2: “Thanh toán với ngời bán” để theo dõi chi tiết Công ty nợ về khoản gì, từng khoản là bao nhiêu.
*Kết cấu Sổ chi tiết số 2: “Thanh toán với ngời bán”.
Sổ gồm hai phần: phần ghi Có TK 331 và phần ghi Nợ TK 331.
Tại Công ty, những ngời bán có quan hệ thờng xuyên nên theo dõi trên một quyển sổ (hoặc một tờ sổ riêng), còn những ngời bán không thờng xuyên sẽ theo dõi chung trên một quyển sổ. Mỗi hoá đơn ghi một dòng trên sổ, ghi liên tục theo thứ tự chứng từ chuyển về phòng kế toán và đợc theo dõi từ khi hoá đơn xuất hiện cho đến khi thanh toán xong hoá đơn đó.
-Cách lập Sổ chi tiết số 2:
+Số d Nợ phản ánh số tiền trả trớc cho ngời bán. +Số d Có phản ánh số tiền còn nợ ngời bán.
Nếu cuối tháng vẫn cha thanh toán thì chuyển sang Sổ chi tiết kỳ sau. Nếu Công ty trả trớc cho ngời bán sẽ ghi vào phần theo dõi thanh toán. Nếu trong tháng hàng về, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập ghi vào các cột phù hợp cùng một dòng với số tiền đã trả.
+Số phát sinh trong tháng:
Phần ghi Có TK 331: Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để ghi vào các cột phù hợp.
Biểu số 21:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.
Sổ chi tiết số 2
Tài khoản 331- thanh toán với ngời bán
Đơn vị
STT Diễn giải D đầu kỳ Hoá đơn Phiếu nhập Ghi Có TK 331, ghi Nợ
cácTK …
Nợ Có Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày TK152
Hạch toán Thực tế
Cộng
STT ………. Cộng Ghi Nợ TK 331, ghi Có TK … D cuối kỳ
Kế toán ghi sổ
TK 153 Chứng từ TK 111 TK 112 ….. Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Hạch toán Thực tế Số hiệu Ngày
Mỗi hoá đơn, phiếu nhập kho ghi trên cùng một dòng. Trờng hợp một chứng từ thanh toán có nhiều hoá đơn thì căn cứ vào chứng từ đó để ghi số tiền đã trả cho một dòng trong số các hoá đơn thanh toán. Các hoá đơn khác đợc ghi chú (đã thanh toán theo chứng từ gốc), giấy báo Nợ số ngày tháng năm… … … …
Cuối tháng cộng Sổ chi tiết TK 331 của từng ngời bán, đối chiếu kiểm tra rồi chuyển số tổng cộng vào Nhật ký chứng từ ký chứng từ số5 (mỗi ngời bán ghi một dòng) ghi Có TK 331.
6. Tổ chức kho tàng về nhập, xuất vật liệu:
Đối với một số loại vật liệu cồng kềnh chiếm nhiều diện tích Công ty nên đa vào kho để bảo quản lu trữ không nên để ngoài trời nh hiện nay sẽ làm cho vật liệu h hỏng, mất phẩm chất. Bên cạnh đó, hệ thống kho của Công ty nhỏ nên việc bảo quản, lu trữ vật liệu cũng gặp khó khăn. Vì vậy, trong thời gian tới Công ty nên sớm nâng cấp hệ thống kho tàng, đồng thời khi có điều kiện nên mở rộng hệ thống kho tạo điều kiện cho việc bảo quản, lu trữ vật liệu đạt hiệu quả cao hơn. Có một hệ thống kho tàng rộng rãi sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu thuận tiện hơn.
7. Từng bớc thực hiện kế toán nhập, xuất vật liệu trên máy vi tính:
Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là tính chính xác, kịp thời với tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển. Vì thế, việc đa kế toán vào máy vi tính đã và đang đợc áp dụng ở các doanh nghiệp sản xuất.
Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, máy vi tính đã đợc trang bị để phục vụ cho công tác quản lý. Đối với công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng cha đợc áp dụng trên máy. Trong thời gian tới, Công ty nên từng bớc đa kế toán nhập- xuất vật liệu vào máy sẽ giúp cho việc tính toán, tổng hợp số liệu, vẽ bảng biểu nhanh và thuận lợi. Do đó, nó làm tăng năng suất làm việc cho kế toán, làm giảm bớt khối lợng công việc từ 40- 50%. Nh vậy, kết quả tính toán đợc đa ra phục vụ kịp thời cho việc phân tích đánh giá tình hình sản xuất, cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo, cho các bên liên quan.
Dựa trên cơ sở danh điểm vật liệu các kỹ thuật hạch toán, các sổ kế toán ,… ngời lập trình viết chơng trình cho máy, công việc tiếp theo của kế toán trởng là phân công ngời nhập dữ liệu và báo cáo vật t khi đợc in ấn từ máy ra.
Kết luận
Kế toán vật liệu chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất. Thông qua kế toán vật liệu sẽ giúp cho các doanh nghiệp quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả góp phần vào việc phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Xuất phát từ yêu cầu bức xúc của thực tiễn hiện nay, việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất đang là một vấn đề hết sức cần thiết.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, bằng việc vận dụng lý luận khoa học với việc tìm hiểu thực tế Công ty, em đã hoàn thành bản Báo cáo chuyên đề của mình. Toàn bộ những nội dung từ lý luận đến thực tiễn đã đề cập đến trong bản Báo cáo này đều chứng minh ý nghĩa, vai trò đặc biệt quan trọng của công tác kế toán vật liệu trong việc tiết kiệm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Với góc nhìn của một sinh viên thực tập tại Công ty, trình độ có hạn, cha có kinh nghiệm thực tế nên những vấn đề đã nêu trong bản Báo cáo này không tránh khỏi sự thiếu sót và không trọn vẹn, nhất là những kiến nghị đề xuất đã nêu ở Chơng III. Trong những giải pháp đa ra có những giải pháp có tính khả thi xong cũng có giải pháp chỉ mang tính chất lý luận khoa học không có khả năng áp dụng tại doanh nghiệp nhng đều mong muốn góp phần làm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.
Để hoàn thành bản Báo cáo này, em xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Thầy giáo hớng dẫn Nguyễn Ngọc Toản cùng các cô chú phòng tài vụ Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội đã tận tình chu đáo hớng dẫn em.
Tài liệu tham khảo
-Lý thuyết và thực hành kế toán Tài chính VAT.
(Chủ biên: TS Nguyễn Văn Công- ĐH KTQD- NXB Tài chính 2000)
-Hớng dẫn thực hành thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XNK và thuế thu nhập doanh nghiệp.
(Nguyễn Văn Nhiệm- Nhà xuất bản Thống kê 2000)
-Kế toán doanh nghiệp sản xuất.
(Nhà xuất bản Tài chính 1997)
-Hệ thống kế toán doanh nghiệp ( ban hành theo QĐ 1141/ QĐ/ TC/ CKKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ tài chính)
(Nhà xuất bản Tài chính 1995)
-Thông t số 33/ 1998 TT- BTC ngày 17/ 3/ 1998 và Thông t số 64/ TC/ TCDN
ngày 15/ 9/ 1997 hớng dẫn hạch toán trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giá.