1. Đặc điểm của vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu tại Công ty:
Là một Công ty có quy mô sản xuất vừa, chuyên sản xuất các loại dây điện, cáp điện, vì vậy, vật liệu dùng cho sản xuất phải đáp ứng đợc yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho ngời sử dụng.
Nguyên vật liệu chính để sản xuất dây điện, cáp điện là dây đồng các loại từ φ2.6 ữφ3.2, nhựa hạt PVC, nhựa bột có khối lợng rất lớn.
Khi tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm thì giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm.
Trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất, trong đó chi phí về nguyên vật liệu chính chiếm tới 80% trong tổng chi phí về nguyên vật liệu. Một sự thay đổi dù rất nhỏ của nguyên vật liệu cũng làm cho giá thành thay đổi. Do đó, việc tổ chức, quản lý thu mua và sử dụng vật liệu đòi hỏi cán bộ phải có trình độ và trách nhiệm trong công việc.
Để đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đợc đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất, phòng kế hoạch cung tiêu dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, quý, năm. Vật liệu mua phải đảm bảo đầy đủ cả về số lợng, chủng loại và chất lợng, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Tuỳ theo hiệu quả kinh tế mà bộ phận thu mua quyết định thuê vận chuyển hay tự vận chuyển bằng phơng tiện của mình. Việc giao nhận vật liệu ở bộ phận thu mua cũng nh ở kho đợc phòng kế hoạch cung tiêu giao cho bộ phận đi mua theo dõi, khi nhập tiến hành cân đo, kiểm tra chủng loại và kiểm nghiệm vật t (có đại diện của phòng kế hoạch cung tiêu, phòng kỹ thuật, thủ kho).
Với lợng vốn có hạn, giá vậy liệu lại luôn thay đổi nên Công ty thờng chỉ dự trữ vật liệu ở mức cần thiết và có thể dùng vật liệu của đơn đặt hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán đợc giá cao đối với vật liệu cha dùng đến.
Vật liệu Công ty sử dụng là loại có chất lợng cao, nhiều loại vật liệu trong nớc cha thể sản xuất đợc. Công ty mua chủ yếu từ 2 nguồn:
-Các nguyên vật liệu chính: mua từ nguồn nhập ngoại chủ yếu là từ Đài Loan, Hàn Quốc.
-Các loại vật liệu phụ: mua tự do trên thị trờng trong nớc.
Các vật liệu nhập ngoại Công ty thờng mua nhập cho thời gian dài nh 2 quý, vật liệu có sẵn trong nớc chỉ cần làm kế hoạch mua cho từng quý. Việc xuất nguyên vật liệu trong kỳ đợc thực hiện trên cơ sở các định mức tiêu hao vật liệu.
2. Phân loại và đánh giá vật liệu:
2.1. Phân loại vật liệu:
Để sản xuất dây điện, cáp điện các màu, các cỡ, Công ty phải sử dụng một khối nguyên vật liệu gồm nhiều loại, nhiều thứ. Mỗi loại đều có vai trò và công
dụng khác nhau. Để quản lý tốt nguyên vật liệu và quản lý chính xác số nguyên vật liệu sử dụng, kế toán nguyên vật liệu đã tiến hành phân loại vật liệu. Tại Công ty, căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:
-Nguyên vật liệu chính: gồm dây đồng các loại từ φ2.6 đến φ3.2, nhựa hạt PVC, nhựa bột nhiều màu, dầu DOP.
-Nguyên vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại vật liệu nh lụa cách điện, thép gió, que hàn, dầu bôi trơn, dung môi, ống ghen, mực, sơn, axít béo, màng mỏng.
-Nhiên liệu: gồm than củi, xăng, dầu, điện.
-Bán thành phẩm: gồm 2 loại đây đồng bện ủ và nhựa tạo hạt phân xởng. -Phế liệu thu hồi: có dây điện phế phẩm, dây đồng rối, nhựa tạo hạt cháy hỏng.
2.2. Đánh giá vật liệu:
Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những phơng pháp pháp nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất.
2.2.1. Đánh giá vật liệu nhập kho:
Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, nguyên vật liệu hoàn toàn đợc nhập từ nguồn mua ngoài và mua từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá cả thu mua cũng khác nhau, chi phí thu mua từng thứ, từng loại vật liệu cũng khác nhau nhng đều đợc hạch toán theo giá thực tế.
Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế tại Công ty:
-Nếu nguyên vật liệu đợc cung cấp theo hợp đồng kinh tế thì giá thực tế đ- ợc tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng cộng(+) chi phí thu mua (nếu có).
-Những nguyên vật liệu có nguồn cung cấp ổn định thì nói chung giá biến động không nhiều. Giá mua thực tế của nguyên vật liệu đợc tính theo giá mua ghi trên hoá đơn cộng (+) chi phí thu mua (nếu có).
-Trờng hợp nguyên vật liệu thu mua trên thị trờng tự do thì Công ty quy định giá mua trên thị trờng phải thấp hơn hoặc bằng giá vẫn mua loại vật liệu đó. Giá thực tế của vật liệu mua bằng giá mua ghi trên hoá đơn cộng(+) chi phí thu mua (nếu có).
Trong đó chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, công tác phí của cán bộ thu mua.
-Đối với nguyên vật liệu mua từ nguồn nhập ngoại thì giá thực tế của nguyên vật liệu mua đợc tính nh sau:
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua NVL x Tỷ giá trao đổi + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua (nếu có)
Tỷ giá trao đổi đợc tính là tỷ giá của ngày ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu , tỷ giá này lấy từ tỷ giá của Ngân hàng nhà nớc Việt Nam.
2.2.2. Đánh giá vật liệu xuất kho:
Việc đánh giá nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty đợc chia ra nh sau: -Đối với các nguyên vật liệu chính: do có giá trị lớn, khối lợng nhiều ảnh hởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Để hạn chế sự biến động về giá cả sản phẩm trong kỳ và đơn giản trong công tác kế toán nguyên vật liệu, kế toán Công ty đã thực hiện tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
Theo phơng pháp này: Giá vốn thực tế NVL xuất dùng = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ
Đơn giá thực Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL tồn cuối kỳ Theo phơng pháp này, mỗi khi xuất kho, kế toán chỉ ghi phần số lợng, đến cuối kỳ tính tính ra đợc đơn giá bình quân mới ghi vào sổ phần giá trị.
-Đối với các nguyên vật liệu phụ: do có giá trị nhỏ, số lợng ít để phản ánh chính xác giá thực tế mua sắm nên Công ty thực hiện tính giá xuất kho theo ph- ơng pháp nhập trợc xuất trớc. Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc nhập ở giá nào sẽ xuất đúng ở giá đó.
Giá thực tế NVL xuất dùng = Đơn giá NVL nhập kho theo từng lần nhập kho trớc x Số lợng NVL xuất dùng trong kỳ thuộc số lợng từng lần nhập kho
Ví dụ: Trong quý III năm 2002, nguyên vật liệu chính: dây đồng 2.6 ly có tình hình nhập xuất nh sau:
+Tồn đầu kỳ: không có. +Nhập trong kỳ:
Ngày 8/ 7: nhập 199,8 kg với đơn giá 29523,83 đ/ kg. Ngày 10/ 7: nhập 2971,3 kg với đơn giá 29523,81 đ/ kg. Ngày 1/ 9: nhập 4857,8 kg với đơn giá 30000 đ/ kg. Ngày 21/ 9: nhập 2828,4 kg với đơn giá 30000 đ/ kg. Ngày 22/ 9: nhập 2563 kg với đơn giá 3000 đ/ kg. + Xuất trong kỳ: Ngày 11/ 7: xuất 4969,1 kg. Ngày 4/ 9: xuất 4857,8 kg. Ngày 27/ 9: xuất 5391,4 kg. Vậy: Đơn giá thực tế bình quân = 58.982.700+87.724.100+1.457.334.000+84.852.000+76. 890.000
1997,8+2971,3+4857,8+2828,4+2563 = 29844,5 đ/kg. Giá thực tế xuất: +Ngày 11/7: 4969,1 x 29844,5 = 148.300.400 +Ngày 4/ 9 : 4857,8 x 29844,5 = 144.978.700 +Ngày 27/ 9: 5391,4 x 29844,5 = 160.903.700 454.182.800
Sau khi tính đơn giá thực tế bình quân cho cả kỳ dự trữ, kế toán sẽ điền vào cột đơn giá trên các phiếu xuất kho rồi lấy số lợng x đơn giá tính ra số tiền ghi vào cột số tiền. Căn cứ vào phiếu xuất kho để lên sổ chi tiết vật t, hàng hoá.
3. Thủ tục tiếp nhận và xuất vật liệu tại kho:
III.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
Theo chế độ quy định của Công ty, tất cả các loại nguyên vật liệu khi mua về đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nguyên vật liệu về đến kho sẽ đợc phòng kỹ thuật kiểm tra chất lợng và quy cách vật liệu có phù hợp với hợp đồng thu mua hay không. Khi xác định nguyên vật liệu mua về đúng với hợp đồng thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng và số lợng thực nhập mà cán bộ thu mua của phòng kế hoạch lập “Phiếu nhập kho” và đề nghị thủ kho cho nhập nguyên vật liệu. Thủ kho cho nhập theo đúng phiếu nhập kho đã lập về số lợng, chủng loại nguyên vật liệu.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
-Một liên giao cho cán bộ phòng kế hoạch cung tiêu (kèm theo hoá đơn bán hàng) làm cơ sở thanh toán với phòng tài vụ.
-Một liên giao cho thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho. -Một liên gửi cho kế toán vật liệu.
Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và ký vào phiếu nhập kho, giữ lại một bản để lấy số liệu ghi vào thẻ kho. Thủ kho có trách nhiệm
sắp xếp nguyên vật liệu trong kho một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra nhập- xuất kho nguyên vật liệu.
Ví dụ: Trong tháng 9 năm 2002, Công ty mua một số nguyên vật liệu chính gồm một số chứng từ sau:
Biểu số 1:
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2: Giao hàng cho khách. Số: 088771
Ngày 22 tháng 9 năm 2002.
Đơn vị bán hàng: Công ty Cơ điện Trần Phú.
Địa chỉ:... Số tài khoản:...
Điện thoại:... Mã số:...
Họ và tên ngời mua hàng: Anh Cờng.
Đơn vị: Công ty Thiết bị kỹthuật điện Hà Nội. Số tài khoản:... Địa chỉ: 14- 16 Hàm Long. Mã số:... Hình thức thanh toán: thanh toán bằng séc.
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B D 1 2 3
1 Dây đồng φ2.6 Kg 2.563 30.000 76.890.000
2
Cộng thành tiền: 76.890.000 Thuế xuất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 3.844.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 80.734.500
Số tiền bằng chữ: Tám mơi triệu bảy trăm ba t nghìn năm trăm đồng.
Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng và việc kiểm nhận vật liệu, cán bộ thu mua của phòng cung tiêu lập phiếu nhập kho.
Ngời mua
(Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng
(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.
Phiếu nhập kho
Ngày 22 tháng 9 năm 2002
Số: 32/ 3 VT Nợ TK: 152C Có TK:331 Họ tên ngời giao hàng: Công ty thơng mại Hà Việt.
Theo hợp đồng số 00986 ngày 7 tháng 9 năm 2002 của Công ty TM Hà Việt Nhập tại kho: Vật t.
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật Đơn vị Số lợng Đơn Thành Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Dây đồng HQφ2.6 Kg 2.563 2.563 30.000 76.890.000 Cộng 76.890.000
Số tiền bằng chữ: Bảy mơi sáu triệu tám trăm chín mơi nghìn đồng.
3.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:
Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán tr- ởng (Ký, họ tên) Ngời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên)
Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, quản đốc phân xởng viết vào Sổ đề nghị xuất vật liệu rồi gửi lên cho giám đốc duyệt. Sau đó, Sổ đề nghị đợc chuyển sang cho phòng kế hoạch cung tiêu lập Phiếu xuất kho gồm các nội dung sau: tên vật t, quy cách, đơn vị tính, số lợng cần xuất.
Nhận đợc Phiếu xuất kho, thủ kho cho xuất vật liệu theo yêu cầu. Khi xuất vật liệu, thủ kho phải ghi số thực xuất lên Phiếu xuất kho và Thẻ kho. Phiếu xuất kho đợc thủ trởng đơn vị, phụ trách cung tiêu, kế toán trởng, ngời nhận vật t và thủ kho ký tên. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:
-Một liên giao cho thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho. -Một liên gửi cho kế toán vật liệu.
-Một liên lu tại phòng kế toán cung tiêu.
Trờng hợp xuất bán vật liệu phải có lệnh của giám đốc, phòng kế hoạch căn cứ thoả thuận với khách hàng lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho” thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trởng, phòng kế hoạch vật t, ngời nhận mua hàng.
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán viết Phiếu thu. Khách hàng mang Phiếu thu đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền, và đóng dấu đã thu tiền vào Phiếu thu, sau đó xuống kho nhận hàng.
Ba liên của Hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho gồm: -Một liên giao cho thủ kho xuất kho và ghi thẻ kho. -Một liên lu tại phòng kế hoạch cung tiêu.
-Một liên giao cho khách hàng.
Ví dụ: Ngày 27/ 9/ 2002, Công ty xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, phòng kế toán nhận đợc các chứng từ sau:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.
Phiếu xuất kho
Ngày 27 tháng 9 năm 2002
Số:55/ 3 Nợ: Có: Họ tên ngời nhận hàng: Chị Yến.
Lý do xuất kho: Sản xuất trong kỳ. Xuất tại kho: Vật t.
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật Đơn vị Số lợng Đơn Thành Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Dây đồng φ2.6 Kg 5391,4 5391,4 29844,5 160.903.700 Cộng 160.903.700
Số tiền bằng chữ: Một trăm sáu mơi triệu chín trăm linh ba nghìn bảy trăm đồng. Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán tr- ởng (Ký, họ tên) Ngời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên)
Biểu số 4:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội
Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng)
Tháng 9 năm 2002
Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Mã số: 010010034331 Địa chỉ: 14- 16 Hàm Long.
STT Kho Chứng từ mua Tên đơn vị ngời bán Tên vật t Thuế GTGT
đầu vào Số hợp đồng Ngày
1 152C 8771 1/ 9 Công ty cơ điện Trần Phú Dây đồng HQ 2,6 ly 1.901.500
2 152C 8767 7/ 9 Công ty Atochem Nhựa PVC 6.746.724
3 152C 8580 9/ 9 Công ty Atochem Nhựa PVC 2.772.240
4 152C 0986 13/ 9 Công ty Atochem Nhựa PVC 4.375.421
5 152C 0998 21/ 9 Công ty cơ điện Trần Phú Dây đồng HQ 2,6 ly 4.242.600 6 152C 1006 22/ 9 Công ty cơ điện Trần Phú Dây đồng HQ 2,6 ly 3.844.500
7 152F 6686 24/ 9 Công ty TNHH Đạt Mỹ Que hàn 372.083
8 152F 3830 29/ 9 Công ty KC điện Lụa cách điện 2.369
….. ….. ….. ….. ….. ….. …..
Cộng 42.194.140
Biêủ số 5:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.
Bảng kê xuất nguyên vật liệu vật liệu chính
Tài khoản: 152c Kế toán ghi sổ
Quý III năm 2002
Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Mã số: 010010034331 Địa chỉ: 14- 16 Hàm Long. Phiếu xuất Số hiệu Ngày, tháng 1 1/ 7 11/ 7 Dây đồng HQ 2,6 ly PX bện rút Kg 4969,1 29844,5 148.300.400 2 27/ 9 4/ 9 Dây đồng HQ 2,6 ly PX bện rút Kg 4857,8 29844,5 144.978.700 3 55/ 9 27/ 9 Dây đồng HQ 2,6 ly PX bện rút Kg 5391,4 29844,5 160.903.700 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 15218,3 454.182.800 Kế toán ghi sổ