Việc thực hiện hình thức trả lơng thích hợp cho ngời lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và ngời lao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích ngời lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng học hỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng nh kỹ năng công việc…
Bên cạnh chế độ tiền lơng, tiền thởng, cán bộ, công nhân viên trong Công ty còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế trong các trờng hợp ốm đau, thai sản theo đúng chế độ hiện hành của nhà n… ớc.
Theo hình thức tính lơng trên, hàng tháng kế toán tiền lơng của Công ty sẽ tiến hành tính lơng phải trả cho ngời lao động, đồng thời tính các khoản trích theo lơng nh Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. Bảng thanh toán tiền lơng sẽ đợc kế toán tiền lơng (ngời lập bảng lơng) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyển cho Kế toán trởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt. Công ty sẽ tiến hành trả lơng cho nhân viên làm hai kỳ:
- Kỳ I: Tạm ứng lơng (Vào các ngày 5 hàng tháng)
- Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lơng và các khoản trích theo lơng trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho ngời lao động.
Bảng thanh toán lơng Kỳ I và Bảng thanh toán lơng Kỳ II sẽ đợc lu tại Phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lơng, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận”. Nếu có ngời nhận thay thì phải ghi “KT”(ký thay) và ký tên.
Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép để làm căn cứ… thanh toán cho ngời lao động các khoản phụ cấp, tiền thởng, các chế độ BHXH nh ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lơng Công ty có sử dụng Bảng Chấm công… theo quy định hiện hành của Nhà nớc.
Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng cho các nhân viên trong phòng mình. Hàng ngày, ngời đợc phân công công việc chấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấm công cho từng
ngời, ghi vào ngày tơng ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo ký hiệu quy định trong chứng từ nh sau:
- Lơng thời gian +
- ốm, điều dỡng ô - Tai nạn T - Nghỉ phép P - Hội nghị, học tập H - Nghỉ thai sản TS - Nghỉ không lơng T2 - Ngừng việc N - Nghỉ bù NB - Con ốm Cố
- Cuối tháng ngời chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan nh phiếu nghỉ hởng BHXH có xác nhận của cán bộ Y tế, ... về bộ phận kế toán để nhân viên kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính phụ cấp tiền ăn tra của Công ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH (thai sản), chế độ lơng BHXH (ốm đau, tai nạn rủi ro ) …
Kế toán tiền lơng sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng ngời và tính ra số ngày công theo từng loại tơng ứng của từng cán bộ công nhân viên trong Công ty.