Để phù hợp quy mô cũng nh điều kiện thực tế, Công ty Thơng Mại Hơng Lúa áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và các loại sổ của hình thức này gồm có: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các sổ chi tiết tài khoản.
* Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ quỹ Bảng TH chứng từ gốc Bảng TH chứng từ gốc Số thẻ kế toán chi tiết Số thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi Chứng từ ghi sổ sổ
Sổ cái
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối phát sinh Bảng cân đối phát sinh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi mỗi tháng Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi, xuất vật t, giấy đề nghị tạm ứng ) kế toán các phần hành ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan.… Cuối quý kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết làm đối chiếu với sổ cái.
Việc ghi sổ cái cũng đợc tiến hành hàng ngày trên cơ sở chứng từ ghi sổ. Các chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở bảng kê các chứng từ gốc cùng loại (bảng tổng hợp các chứng từ gốc. Các chứng từ ghi sổ đợc đánh số theo năm (đăng ký vào chứng từ ghi sổ để lấy sổ hàng ngày) và có chứng từ gốc đính kèm. Chứng từ ghi sổ đợc kế toán trởng ký duyệt trớc ghi sổ kế toán. Các sổ cái đợc mở theo trong tài khoản (theo nội dung kinh tế), cuối mỗi quý, căn cứ vào sổ cái, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ sổ chi
tiết các loại, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái. Trên cơ sở số liệu của bảng cân đối phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết và số liệu trên báo cáo quý trớc, kế toán trởng lập báo cáo tài chính để đệ trình lên giám đốc xét duyệt