Hụ̀ sơ kiờ̉m toán là toàn bụ̣ các giṍy tờ làm viợ̀c, các bằng chứng mà kiờ̉m toán viờn đã thu thọ̃p được, được lưu giữ cõ̉n thọ̃n. Đó là cơ sở đờ̉ kiờ̉m toán viờn đưa ra các quyờ́t định kiờ̉m toán. Mụ̃i khách hàng thường bao gụ̀m hai hụ̀ sơ: PAF
-hụ̀ sơ kiờ̉m toán chung và CAF- hụ̀ sơ kiờ̉m toán năm .
PAF ( permanent audit file) – Hụ̀ sơ kiờ̉m toán chung: tṍt cả các giṍy tờ làm viợ̀c liờn quan đờ́n khách hàng trong nhiờ̀u năm: Tờn và số hiệu hồ sơ; ngày, thỏng lập và ngày, thỏng lưu trữ;
+ Cỏc thụng tin chung về khỏch hàng:
. Cỏc ghi chộp hoặc bản sao cỏc tài liệu phỏp lý, thoả thuận và biờn bản quan trọng: Quyết định thành lập, Điều lệ cụng ty, Giấy phộp thành lập (Giấy phộp đầu tư; Hợp đồng liờn doanh), đăng ký kinh doanh, bố cỏo, biờn bản họp Hội đồng quản trị, họp Ban Giỏm đốc...(Tờn, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức...)
. Cỏc thụng tin liờn quan đến mụi trường kinh doanh, mụi trường phỏp luật cú ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khỏch hàng; quỏ trỡnh phỏt triển của khỏch hàng;
+ Cỏc thụng tin khỏc: như tài liệu về thuế ( Cỏc văn bản, chế độ thuế riờng trong lĩnh vực hoạt động của khỏch hàng được cơ quan thuế cho phộp, cỏc tài liệu về thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm ), tài liệu về nhõn sự ( hợp đồng lao động, cỏch quản lý nhõn sự, chế độ khen thưởng ), cỏc tài liệu khỏc ( hợp đồng cho vay, hợp đồng cho thuờ, hợp đồng kinh tế, cỏc hợp đồng cú hiệu lực từ 2 năm tài chớnh trở nờn )
Hụ̀ sơ kiờ̉m toán năm được cọ̃p nhọ̃p khi có sự thay đụ̉i.
CAF ( current audit file) – Hụ̀ sơ kiờ̉m toán năm lưu giữ các giṍy tờ làm viợ̀c trong mụ̣t năm tài chính.
Hồ sơ kiểm toỏn năm được phõn chia như sau:
+ Cỏc thụng tin về người lập, người kiểm tra (soỏt xột) hồ sơ kiểm toỏn:
+ Phần A- Cỏc thụng tin chung về quản lý và cỏc bỏo cỏo ( engagement management and reporting)
+ Phần B : Cỏc thụng tin chung về khỏch hàng
+ Phần C: Kế hoạch kiểm toỏn: Lịch trình tiờ́n hành kiờ̉m toán, đánh giá khả năng chṍp nhọ̃n kiờ̉m toán.
+ Phần D: Tỡm hiểu về khỏch hàng
. Tỡm hiểu về hoạt động kinh doanh của khỏch hàng: Mụi trường kinh doanh, hệ thống thụng tin, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, qui trỡnh sản xuất… Cỏc thụng tin này sẽ giỳp cho kiểm toỏn viờn đưa ra được những nhận xột đỏnh giỏ về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng.
+ Phần E: Hệ thống cỏc chuẩn mực ỏp dụng trong quỏ trỡnh kiểm toỏn. + Phần F :Cỏc văn bản tài chớnh khỏc :
. Cỏc văn bản về tài chớnh, kế toỏn, thuế...của cơ quan Nhà nước và cấp trờn liờn quan đến năm tài chớnh
. Bỏo cỏo kiểm toỏn, thư quản lý, bỏo cỏo tài chớnh và cỏc bỏo cỏo khỏc,..(bản dự thảo và bản chớnh thức);
+ Phần Z :Cỏc giấy tờ làm việc của kiểm toỏn viờn ( working paper) khi tiến hành kiểm toỏn
Các hụ̀ sơ kiờ̉m toán được lưu giữ khoa học, hợp lý. Các bụ̣ hụ̀ sơ được sắp xờ́p theo thứ tự chữ cái và được lưu giữ tại Cụng ty cõ̉n thọ̃n, đảm bảo tính bảo mọ̃t thụng tin cao của khách hàng. Sau 3 năm, cỏc hồ sơ sẽ được chuyển đi nơi khỏc cất giữ.
1.4.1 Kiờ̉m soát chṍt lượng tại Cụng ty .
Kiờ̉m tra trực tiờ́p
Qui trỡnh kiểm soỏt chất lượng tại cụng ty phự hợp với cỏc chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam nhằm khụng ngừng ngày càng nõng cao hơn nữa chất lượng kiểm toỏn.
Thụng thường cuụ̣c kiờ̉m toán thường bao gụ̀m từ 4-5 trợ lý kiờ̉m toán có kinh nghiợ̀m. Những nhõn viờn này tiờ́n hành kiờ̉m toán dưới sự chỉ đạo của trưởng nhóm kiờ̉m toán- 1 kiểm toỏn viờn cú kinh nghiệm. Thủ tục kiểm soỏt chất lượng được tiến hành ngay từ trong cả 3 giai đoạn của cuộc kiểm toỏn. Trong giai đoạn lập kế hoạch, trưởng nhúm kiểm toỏn tiến hành tỡm hiểu về khỏch hàng, đỏnh giỏ cỏc rủi ro, trờn cơ sở đú phõn cụng nhiệm vụ cho cỏc trợ lý kiểm toỏn cú năng lực chuyờn mụn phự hợp. Đồng thời, trưởng nhúm kiểm toỏn hướng dẫn, giải thớch cho cỏc thành viờn khỏc về nhiệm vụ được giao: những vấn đề nào cần phải lưu ý? cần phải thực hiện cỏc thủ tục kiểm túan nào?Trong giai đoạn thực hiện, cỏc trợ lý kiểm túan tiến hành cụng việc được giao dưới sự giỏm sỏt chặt chẽ của trưởng nhúm kiểm toỏn về tớnh độc lập cũng như úc xột đoỏn nghề nghiệp. Trong quỏ trỡnh kiểm toỏn khỏch hàng, khi cú cỏc vấn đề phỏt sinh ngoài khả năng, trợ lý kiểm toỏn thường được tư vấn bởi bộ phận tư vấn trong cụng ty hay hỏi ý kiến của cỏc bờn khỏc. Kờ́t thúc kiờ̉m toán, cỏc trợ lý kiểm toỏn tiến hành in file, hoàn thành cỏc giấy tờ làm việc của mỡnh, lưu vào trong hồ sơ kiểm toỏn. Trưởng nhúm kiểm toỏn cú trỏch nhiệm đỏnh giỏ lại cỏc giấy tờ làm việc
Chủ phần hựn
Chủ nhiệm kiểm toỏn
Nhõn viờn cú
kinh nghiệm Trưởng nhúm kiểm toỏn
đú và báo cáo tình hình cụng viợ̀c cho chủ nhiợ̀m kiờ̉m toán và chủ nhiợ̀m kiờ̉m toán báo cáo cho Giám đụ́c hoặc phó giám đụ́c. Bỏo cỏo kiểm toỏn- kết quả làm việc của cỏc kiểm toỏn viờn được lập và trỉnh sửa cẩn thận trước khi phỏt hành. Qui trình kiờ̉m soát chṍt lượng được thực hiợ̀n qua nhiờ̀u bước nhằm giảm thiờ̉u rủi ro xuụ́ng mức thṍp nhṍt, đảm bảo ý kiờ́n kiờ̉m toán phản ánh mụ̣t cách trung thực. Định kỳ, bộ phận soỏt xột chất lượng của cụng ty cũng ngẫu nhiờn chọn ra cỏc hồ sơ kiểm toỏn để kiểm tra.
Bờn cạnh việc kiểm soỏt chất lượng trong cuộc kiểm toỏn, NEXIA ACPA cũn rất chỳ trọng đến việc tuyển chọn nhõn viờn đầu vào và đào tạo chuyờn mụn nghiệp vụ cho cỏc nhõn viờn. Vào thỏng 6 hàng năm, cụng ty tiến hành tuyển dụng thờm nhõn viờn mới. Thụng tin tuyển dụng được thụng bỏo rộng rói trờn mạng internet, tại cỏc trường đại học với cỏc buổi giao lưu gặp gỡ sinh viờn sắp ra trường. Với cỏc tiờu chuẩn khắt khe, những người được chọn lựa đều là cỏc cỏ nhõn xuất sắc. Sau khi được tuyển dụng, cỏc nhõn viờn mới đều được tham gia tập huấn (trainning) để tỡm hiểu kỹ hơn về kiểm toỏn. Trong quỏ trỡnh kiểm túan khỏch hàng, nhõn viờn mới cũng được cơ hội được học hỏi thờm. Hiện nay, cụng ty tạo cơ hội được thực tập cho sinh viờn sắp ra trường. Đõy là cơ hội rất quớ bỏu cho cỏc sinh viờn được cọ xỏt với thực tế. Đỏnh giỏ năng lực của nhõn viờn được định kỳ tiến hành 6 thỏng một lần. Sau mỗi lần đỏnh giỏ, cỏc nhõn viờn sẽ biết được điểm mạnh và hạn chế của mỡnh, cần phải khắc phục ra sao. Những nhõn viờn nào cú kết quả làm việc tốt sẽ được khen thưởng và đề bạt thăng chức. Điều này giỳp cho nhõn viờn cú nhiều cơ hội thăng tiến, phỏt huy khả năng của mỡnh ngày càng tốt hơn nữa.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG QUI TRèNH KIỂM TOÁN CHU TRèNH BÁN HÀNG-THU TIỀN DO CễNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN NEXIA ACPA 2.1 Kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền trong kiểm toỏn BCTC do Cụng ty
TNHH kiểm toỏn và tư vấn NEXIA ACPA thực hiện tại khỏch hàng ABC.
2.1.1 Lập kế hoạch kiểm toỏn.
a. Cỏc cụng việc thực hiện trước kiểm toỏn.
• Đỏnh giỏ khả năng chấp nhận kiểm toỏn.
Đỏnh giỏ khả năng chấp nhận kiểm toỏn là cụng việc mà KTV thực hiện đỏnh giỏ trờn cỏc tiờu chuẩn (thụng tin chung, tỡnh hỡnh tài chớnh, khả năng hoạt động kinh doanh của khỏch hàng, tớnh liờm chung của ban giỏm đốc.v.v.)
ABC là khỏch hàng cũ của Cụng ty. ACPA đã có nhiờ̀u hiờ̉u biờ́t vờ̀ ABC: hợ̀ thụ́ng quản lý, KSNB, tỡnh hỡnh hoạt động.Vỡ vậy, trong kỳ kiểm toỏn tới Cụng ty chỉ cập nhật thờm cỏc thụng tin cần thiết để đưa ra quyết định cú kiểm toỏn trong năm nay khụng. Cụng việc này do chủ phần hựn quyết định. Trong năm 2007, cụng ty chưa mở rộng sản xuất, do đú qui mụ chưa thay đổi nhiều. Tỡnh hỡnh tài chớnh được đỏnh giỏ là tương đối tốt. Doanh thu và lợi nhuận trước thuế đều tăng. Bờn cạnh đú, khỏch hàng thực hiện tốt cỏc nghĩa vụ với ngõn sỏch nhà nước. Hệ thống KSNB được thiết kế và hoạt động cú hiệu quả. KTV đưa ra ý kiến chấp nhận kiểm toỏn.
• Chuẩn bị nhõn sự.
Số lượng kiểm toỏn viờn từ 4-5 người, thường là thành viờn của cỏc kỳ kiểm toỏn trước
• Hợp đồng kiểm toỏn
Hai bờn ký hợp đồng kiểm toỏn cựng thỏa thuận về mức phớ, cỏc điều khoản của hợp đồng.
b. Thu thập tài liệu từ phớa khỏch hàng.
KTV yờu cầu khỏch hàng cung cấp đầy đủ cỏc tài liệu liờn quan đến quỏ trỡnh kiểm toỏn : Biờn bản họp hội đồng quản trị, cỏc bỏo cỏo tài chớnh, cỏc quyết định mới …
c. Tỡm hiểu qui trỡnh hoạt động kinh doanh của khỏch hàng.
• Tỡm hiểu hoạt động kinh doanh: KTV tỡm hiểu qua 9 yếu tố
+ Chủ sở hữu: ABC là Cụng ty 100% vốn nước ngoài, hoạt động theo giấy phộp đầu tư số */GP-KCN-HN ngày 20 thỏng 10 năm 2001 do Ban Quan lý khu Cụng nghiep và chế xuất cấp, cú thời hạn trong 45 năm. ABC cú Cụng ty mẹ tại Tokyo, Nhật Bản. ABC hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Sản phẩm chớnh là cung cấp cỏc thiết bị lũ xo giảm xúc trong xe mỏy. Vốn điều lệ là 9,000,000 USD. Vốn đầu tư là 16,944,000 USD. ABC là khỏch hàng năm thường niờn của Cụng ty. Cụng ty đó tiến hành kiểm toỏn trong 4 năm tài chớnh. Khỏch hàng chớnh của ABC là YAMAHA, ngoài ra trong năm tới, cụng ty mở rộng hợp tỏc với SUZUKI.
Doanh thu, lợi nhuọ̃n sau thuờ́ năm 2006 của ABC lõ̀n lượt là 226,291,527,520 VNĐ và 9,112,319,875VNĐ.
+ Mụi trường: Việt Nam đó gia nhập vào WTO nờn khả năng cạnh tranh của thị trường trong nước và nước ngoài sẽ hết sức gay gắt. Tuy nhiờn, do tận dụng được điều kiện là thị trường lao động rẻ cựng cỏc yếu tố khỏch quan khỏc. Điều này sẽ làm giảm chi phớ mà chất lượng vẫn khụng thay đổi.
+ Đối thủ cạnh tranh: ABC là nhà cung cấp duy nhất cỏc thiết bị xe mỏy cho YAM. Đõy là lợi thế rất lớn của ABC.
+ Nhà cung cấp: ABC cú nhiều nhà cung cấp chớnh: Nissin VN, Chinh Long Vĩnh Phỳc, Yangmin.
+ Khỏch hàng: Khỏch hàng chớnh là YAM. Hiện nay, ABC đang mở rộng hợp tỏc với Suziki.
+ Qui trỡnh hoạt động kinh doanh:ABC sử dụng cỏc mỏy múc thiết bị và qui trỡnh cụng nghệ từ cụng ty mẹ để tiến hành sản xuất.
+ Giỏ trị: Kết quả hoạt động kinh doanh tăng nờn. Khụng chỉ vậy, ABC cũn cú chớnh sỏch kiểm soỏt chất lượng tốt để trỏnh hàng hỏng, đảm bảo cỏc linh kiện đó sản xuất ra đều đỏp ứng yờu cầu từ phớa YAM.
+ Thụng tin: ABC sử dụng mạng Lan để kết nối nội bộ. Hiện nay, khỏch hàng sử dụng phần mềm kế toỏn Mankichi để quản lý hệ thống kế toỏn. Cỏc quyết định phỏp lý được cập nhật thụng qua ACPA. Hàng kỳ, Tổng giỏm đốc họp mặt ban quản lý để đỏnh giỏ tỡnh hỡnh hoạt động của cụng ty. Cụng ty mẹ yờu cầu ABC cần lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo chuẩn IFRS từ năm 2008.
+ Ban quản lý: Danh sỏch thành viờn ban quản trị được cập nhật thường xuyờn. Cỏc cuộc họp hội đồng quản trị được tổ chức định kỳ.
• Đỏnh giỏ kết quả hoạt động (BPR).
KTV tiến hành lập bảng phõn tớch tỷ suất nợ và bảng xu hướng nợ tại cụng ty ABC.
Phõn tớch tỷ suất
Tỷ suất Đó kiểm toỏn
31.12.06
Chưa kiểm toỏn 31.12.07
Số vũng quay của nợ phải thu (lần) 9.22 7.76 Số ngày thu tiền bỡnh quõn( ngày) 39,57 47.06
Số vũng quay của nợ phải thu năm nay giảm hơn so với năm trước, vỡ vậy số ngày thu. tiền bỡnh quõn tăng nờn. Sụ́ vòng quay giảm cho biờ́t trong năm nay tụ́c đụ̣ thu tiờ̀n hàng năm nay thṍp hơn so với năm trước. Cụng ty bị chiờ́m dụng vụ́n nhiờ̀u. Sụ́ ngày đờ̉ thu được các khoản nợ của khách hàng năm nay giảm hơn so với năm trước. Tình hình tài chính năm nay của cụng ty khụng tụ́t như năm trước. Trong năm tới, ABC cõ̀n có những chính sách mới đờ̉ có thờ̉ cải thiợ̀n được tình hình tài chính.
Phõn tớch xu hướng
Chỉ tiờu Đó kiểm toỏn
31/12/06 Chưa kiểm toỏn 31/12/07 Số tiềnChờnh lệch %
Phải thu thương mại
21,633,332,
Doanh thu thuần từ bỏn hàng và cung cấp dịch vụ 149,601,266,225 226,291,527,52 0 76,690,261,2 95 34%
Nhận thấy khoản doanh thu bỏn hàng trong năm đó tăng nờn nhiều so với năm trước. Giỏ trị cỏc khoản phải thu cũng tăng thờm 22%. Doanh thu biờ́n đụ̣ng cùng chiờ̀u với các khoản phải thu khách hàng. Cú thể lượng hàng bỏn ra đó tăng nhiều so với trước. KTV cần tỡm hiểu nguyờn nhõn tại sao.
d. Đỏnh giỏ trọng yếu.
Căn cứ để đỏnh giỏ tớnh trọng yếu (benchmark) là lợi nhuận sau thuế. Lợi nhuọ̃n kờ́ toán sau thuờ́ là 10,587,718,854 VND, đõy là giá trị có được từ các BCTC trước kiờ̉m toán. Kiờ̉m toán viờn lựa chọn chỉ tiờu này đờ̉ đánh giá vì đõy là mục tiờu hướng tới của doanh nghiệp. Do đú, khả năng xảy ra sai phạm cao.
Mức trọng yờ́u (measurement percentage) cho chỉ tiờu lợi nhuận sau thuế được đánh giá nằm trong khoảng từ 5-10% ( Con số này được tớnh toỏn theo qui định đỏnh giỏ mức trọng yếu đối với từng chỉ tiờu. Nú cú thể khỏc nhau giữa cỏc quốc gia khỏc nhau). Hệ thống KSNB được đỏnh giỏ là hoạt động tốt, do đú KTV chọn mức trọng yờ́u là 10%. Khi đú, độ trọng yếu sẽ cú giỏ trị cao hơn và KTV khụng quan tõm đến cỏc sai phạm cú qui mụ nhỏ.
Đụ̣ trọng yờ́u
10,587,718,854 VND x 10 % = 1,058,771,885 VND
Tụ̉ng sai phạm (Tolerable Error Amount)
- Xỏc định tổng giỏ trị trọng yếu trước thuế ( thuế suất 5%)
1,058,771,885 VND : (100%- 5%) = 1,114,496,721 VND
Trờn cơ sở xỏc định được giỏ trị trọng yếu trước thuế, KTV đờ̀ xuṍt các bút toán điờ̀u chỉnh và phõn loại lại đối với từng khoản mục trờn BCTC. Giỏ trị này được tớnh bằng chỉ tiờu tổng giỏ trị trọng yếu trước thuế nhõn với qui mụ của cỏc bỳt toỏn
điều chỉnh hoặc phõn loại lại. Qui mụ của cỏc bỳt toỏn này nằm trong khoảng từ 5%- 10%. KTV đỏnh giỏ rằng hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả và lựa chọn qui mụ là 10%.
1,114,496,721 VND x 10% = 111,449,672 VND
Các khoản sai phạm vượt quá giá trị này đờ̀u được coi là sai phạm trọng yờ́u và KTV sẽ đưa ra các bút toán điờ̀u chỉnh.
e. Đỏnh giỏ ban đầu về rủi ro.
Trờn cơ sở đánh giá rủi ro ban đõ̀u, KTV sẽ đưa ra được các nhọ̃n định ban đõ̀u, từ đó có thờ̉ tọ̃p trung vào kiờ̉m tra các khoản mục có tính trọng yờ́u và có đụ̣ rủi ro cao
Đánh giá ban đõ̀u vờ̀ rủi ro đụ́i với khách hàng ABC: Qui trỡnh kiểm soỏt chu trỡnh bỏn hàng –thu tiền tại cụng ty ABC tương đối phức tạp, thụng qua nhiờ̀u giai đoạn khác nhau. Do đú, khả năng xảy ra sai sút lớn. Tham chiếu tới bảng đỏnh giỏ rủi ro ban đầu
ClkienAA-001
Financial statements and disclosures
Judgments and estimates
Accounting principles and practices
Qui trỡnh bỏo cỏo tài chớnh Business reality •General ledger •Accounting reports •Operational reports Capture business events
and facts Supporting
data and information Key assumptions Methods and computations Journal entries Data input and changes Data transfer Outputs and journal entries Critical processes
Các hợ̀ thụ́ng xử lý và ứng dụng
Processes and application systems Processes Capture business transactions, events and facts •Environment •Process •Informationfor decision making Conversion/ processing
Ghi nhọ̃n doanh thu khụng phù hợp với VSA
Tính giá hàng tụ̀n kho khụng phù hợp với VSA
Ghi nhọ̃n lãi/lụ̃ từ chờnh lợ̀ch tỉ giá hụ́i đoái khụng phù hợp với VSA
Chính sách vờ̀ thuờ́ thu nhọ̃p hoãn lại khụng theo VSA