II. Những đánh giá và đề xuất phơng hớng hoàn thiện công tác kiểm
2. Kiểm tra giá trị hàng mua một cách đúng mức
trị và việc trình bày các Khoản phải trả.(TEST VALUATION AND PRESENTATION OF PAYABLES [Valuation, Presentation] )
A. Soát xét bảng tổng hợp số d công nợ phải trả ngời bán tại ngày khoá sổ để xác định xem liệu có số d nợ tài khoản phải trả bị bù trừ trong số d phải trả cuối kỳ trình bày trên BCTC hay không
B. Xác định xem có số d khoả phải trả phi thơng mại nào đợc phản ánh trong số d Phải trả ngời bán cuối kỳ không
C. Xác định các khoản Phải trả tồn đọng lâu ngày, xem xét việc trình bày và thuyết minh các khoản công nợ này của đơn vị.
D. Yêu cầu khách hàng cung cấp và xem xét các điều khoản cam kết trong các hợp đồng mua hàng quan trọng cần trình bày trên BCTC.
E. Xem xét việc trình bày số d phải trả các bên liên quan
F. Xem xét việc trình bày các giao ớc mua hàng quan trọng
G. Xem xét việc trình bày các khoản công nợ phải trả với thời gian lâu hơn một năm. H. Đánh giá kết quả kiểm tra
tin rằng tồn tại các Khoản phải trả bên liên quan trọng yếu
(Kiểm tra EARLY CUTOFF của hàng mua (Câu hỏi 1A - Purchase
Invoices) [Cutoff] )
công nợ phải trả ghi sổ 15 ngày sau ngày kết năm tài chính. Kiểm tra hoá đơn, phiếu nhập kho nhằm khẳng định rằng các khoản phải trả ngời bán đợc hạch toán đúng kỳ.
B. Đánh giá kết quả kiểm tra.
4 Có phản ánh kịp thời các khoản nợ lúc cuối kỳ
(Kiểm tra LATE CUTOFF của các DEBIT NOTES (Tailoring Question 1 -Yes) [Cutoff]
A. Kiểm tra các nghiệp vụ hàng mua trả lại phát sinh trong khoảng 15 ngày sau ngày khoá sổ. Khẳng định rằng các khoản giảm trừ nợ Phải trả đã đợc hạch toán đúng kỳ.
B. Lựa chọn một số nghiệp vụ ghi giảm Phải trả ngời bán do trả lại hàng đợc ghi sổ trong khoảng 15 ngày trớc ngày khoá sổ. Kiểm tra tới phiếu xuất hàng trả lại và xác định rằng các khoản này đợc hạch toán đúng kỳ.
C. Soát xét các khoản ghi giảm công nợ phải trả đợc ghi sổ trong khoảng 15 ngày trớc ngày kết thúc năm. Kiểm tra chứng từ.
D. Đánh giá kết quả kiểm tra.
5 Xác nhận công nợ phải trả. ( Kiểm tra LATE CUTOFF của các DEBIT NOTES (Tailoring Question 1 -Yes) [Cutoff] )
A. Lựa chọn một số nhà cung cấp chính có thể có số d công nợ phải trả tại ngày cuối năm (Các nhà cung cấp này có thể đợc xác định qua phỏng vấn hay xem xét các chứng từ thanh toán công nợ từ những năm trớc).
B. Thu thập các Biên bản đối chiếu công nợ hay các hoá đơn mua hàng đối với các nhà cung cấp đợc lựa chọn trên.
C. Nếu không có Biên bản đối chiếu công nợ, lập th xác nhận công nợ và thực hiện:
1. Gửi th xác nhận dới sự kiểm soát của kiểm toán viên
2. Gửi lại lần 2 nếu không nhận đợc th trả lời 3. Đối chiếu số đợc xác nhận với số ghi sổ của đơn vị. Giải thích các chênh lệch
4. Đối với các th xác nhận không nhận đợc th trả lời, kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán sau ngày khóa sổ kế toán hoặc các hóa đơn mua hàng
trong kỳ cha đợc thanh toán và các phiếu nhập hàng. Khẳng định rằng tất cả các khoản thanh toán cho các khoản nợ tại ngày kết thúc năm đều đã đợc phản ánh là khoản phải trả tại ngày khoá sổ.
D. Thu thập hay lập các bảng đối chiếu số liệu, giải thích chênh lệch giữa số trên th xác nhận hay hóa đơn với số đợc hạch toán trên Bảng tổng hợp số d Phải trả tại ngày khoá sổ. Kiểm tra các khoản chênh lệch này tới hóa đơn mua hàng, phiếu nhập, phiếu thanh toán nợ và các chứng từ có liên quan khác.
E. Đánh giá kết quả kiểm tra
6 Kiểm tra việc trình
bày các khoản phải trả bằng ngoại tệ (Câu hỏi 6 - Yes) [Valuation]
A. Thu thập các bằng chứng xác định nhà cung cấp nớc ngoài có các nghiệp vụ mua bán bằng ngoại tệ. Xác định các khoản phải trả đối với các nhà cung cấp này. Xác định các tỷ giá chuyển đổi đợc áp dụng và đối chiếu với tỉ giá chuyển đổi theo quy định hiện hành.
B. Đối chiếu các nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá với sổ kế toán.
C. Kiểm tra việc đánh giá số d có gốc ngoại tệ tại ngày khoá sổ, so sánh với số tính toán lại của kiểm toán viên.
II. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán.
Sau khi hoàn thành đợc chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC của công ty ABC, KTV tiến hành các công việc cần làm trong giai đoạn thực hiện theo đúng các thủ tục đã đa ra. Giấy tờ làm việc là căn cứ để chứng minh các thủ tục đó đã hoàn thành.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC do IFC thực hiện gồm hai bớc cơ bản sau:
1. Thực hiện các bớc kiểm tra và đánh giá kết quả (các thủ tục phân tích soát xét) xét)
Căn cứ vào bảng tổng hợp công nợ phải trả của tại nhà máy ABC KTV thấy rằng khoản nợ phải trả của công ty tăng đột biến so với năm trớc, cụ thể là tăng (37.97%) đợc BGĐ giải thích là do Công ty cha thu hồi đợc các khoản nợ phải thu nên cha có khả năng thanh toán cho các nhà cung cấp. Nh vậy, có thể thấy rằng khả năng thanh toán của công ty đang gặp phải vấn đề khó khăn do công tác thu hồi công nợ không tốt.
Dựa trên bảng phân tích ta trong năm 2004 của Công ty ABC ta thấy rằng, ngoài các nhà cung cấp lớn, thờng xuyên (nh Công ty Nhựa Sài Gòn, công ty Cơ khí Hng Yên ) đơn vị còn có nhiều nhà cung cấp nhỏ mới xuất hiện… trong năm nay. Điều này cho thấy việc mua nguyên vật liệu đầu vào của doanh nghiệp không thực sự ổn định và phát sinh nhiều nghi vấn.
Trong quá trình xem xét chủng loại hàng hoá mua vào ở các nhà cung cấp nhỏ này, kiểm toán viên nhận thấy đây là những chủng loại hàng hoá mà các nhà cung cấp lớn là ban hàng thờng xuyên hoàn toàn có thể cung cấp với số lợng không hạn chế, chất lợng tốt và giá cả thấp hơn. Vậy vấn đề đặt ra là tại sao doanh nghiệp không mua của các nhà cung cấp lớn mà lại mua của những nhà cung cấp nhỏ này, không những thế những giao dịch này cung không có hợp đồng mua bán, kiểm toán viên nghi ngờ có sự xuất hiện của các hoá đơn mua hàng khống. Kiểm toán viên sẽ tiến hành gửi th xác nhận đối với các nhà cung cấp này.
Trên đây là một số thủ tục phân tích mà kiểm toán viên của công ty IFC áp dụng trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABC, việc phân tích đợc áp dụng nhằm xác định các vùng rủi ro, sau đó tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết với các khoản mục đã đợc khoanh vùng.
2. Thực hiện các bớc kiểm tra chi tiết.
Công việc này chiếm phần lớn thời gian làm việc của các KTV sau đây ta khái quát các bớc công việc đó dụa trên giấy làm việc của các KTV.
2.1. Tiến hành đối chiếu giữa Bảng kê chi tiết Tài khoản 331 với số liệu trên BCTC BCTC
Việc đối chiếu số liệu trên Bảng kê số phát sinh Phải trả ngời bán với số liệu trên BCTC đợc phản ánh trên giấy tờ làm việc nh sau:
Sơ đồ 13( bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –T vấn thuế và tài chính
IFC Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560
Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Khách hàng/Client: Kỳ kế toán/Period:
Nội dung công việc/Subject:
Ngời soát xét/ Reviewed by: Ngày soát xét/ Date:
Mục tiêu: Tổng hợp số d phải trả đầu năm, cuối năm của các nhà cung cấp có số phát sinh lớn trong năm. Đối chiếu với số liệu trên BCTC. Giải thích các chênh lệch nếu có.
Phải trả ngời bán 31/12/2003 31/12/2004 GC
Công ty Nhựa Sài Gòn 3.761.015.067 7.853.540.573
{a}
Tập đoàn LIFAN 13.132.540.018 16.861.540.899
{b}
Công ty Thơng mại Kim Liên 0 3.179.691.125
Công ty TNHH Thái Bình Dơng 0 1.745.467.840
{b} Công ty Cơ khí Hng Yên 1.801.434.778 1.608.774.820
{b} Công ty Thép hoà Phát 4.551.007.856 742.810.200
{b}
Hợp tác xã Nhổn 22.071.070 551.297.024
Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hùng Anh
1.710.966.132 469.279.959
{c}
Điện lực Tỉnh Hà Tây 140.357.897 221.742.363
Công ty Cấp thoát nớc tỉnh Hà Tây 72.466.340 95.311.500 Công ty Cơ khí Phúc Vĩnh 1.109.799.250 1.121.172.722
{b} Công ty Cổ phần cơ khí Thành Viễn 300.463.212 115.005.700
Nhà máy Lắp ráp xe máy Bắc Sơn 8.111.561673 8.111.561.673
Công ty Phó ( Trung Quốc ) 0 8.412.254.000
Công ty Lu (Trung Quốc ) 0 9.000.000.000
Tổng 34.691612223 60.089.450.398
Nguồn số liệu: Tập hợp từ Bảng chi tiết Tài khoản 331.
Công ty có thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng với các nhà cung cấp chủ yếu Kết luận: Không có chênh lệch giữa số liệu chi tiết và tổng hợp.
{a}Khớp đối chiếu công nợ tài ngày 31/12/2004giữa Nhà máy và Công ty nhựa Sài Gòn {b}Khớp biên bản đối chiếu công nợ giữa công ty tại ngày 31/12/04
Đã gửi th xác nhận
2.2. Kiểm tra chi tiết công nợ
Kiểm tra Tài khoản Phải trả ngời bán là kiểm tra số d của từng đối tợng. Do vậy việc chọn mẫu cũng chọn theo đối tợng và thực hiện kiểm tra chi tiết số phát sinh trong năm và số d cuối kỳ cho đối tợng đó. Kết quả làm việc đợc thể hiện trên giấy tờ nh sau:
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –T vấn thuế và tài chính
IFC Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560
Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Khách hàng/Client: Kỳ kế toán/Period:
Nội dung công việc/Subject:
Ngời soát xét/Reviewed by: Ngày soát xét/Date:
STT trang/ No:
Mục tiêu: Bảo đảm số d công nợ của công ty Cơ khí Phúc Vĩnh không có sai sót trọng yếu. Thủ tục: Kiểm tra 100% các nghiệp vụ phát sinh trong năm và nghiệp vụ thanh toán sau ngày khoá sổ.
Ngày Nội dung Nợ Có (1) (2) (3)
03/02/03 Thanh toán bằng chuyển khoản 1.550.000.000
29/04/03 Thanh toán bằng tiền mặt 500.000.000
05/05/03 Thanh toán bằng chuyển khoản 600.000.000
04/08/03 Thanh toán bằng tiền mặt 1.500.000.000
10/10/01 Thanh toán bằng tiền mặt 450.000.000
25/01/03 Mua càng xe Dream II 1.625.321.900
15/05/03 Mua tục treo máy xe Ga 760.698.365
25/08/03 Mua hộp xích xe các loại. 2.365.369.752
30/10/03 Mua bình xăng xe các loại. 977.610.864
Số d đầu năm 1.109.799.250
Đã kiểm tra đúng.
(1)Kiểm tra hoá đơn và Bảng kê chi tiết, Phiếu nhập kho kèm theo (2)Kiểm tra chứng từ thanh toán
(3)Đã thanh toán bằng chuyển khoản (1.650.000.000) vào tháng 01/2004, kiểm tra chứng từ thanh toán
Kết luận: Khoản phải trả công ty cơ khí Phúc Vĩnh không có sai sót trọng yếu
2.3. Kiểm tra tính đúng kì của việc ghi nhận công nợ2.3.1. Kiểm tra tính đúng kì của các hoá đơn mua hàng, 2.3.1. Kiểm tra tính đúng kì của các hoá đơn mua hàng,
Thủ tục này giúp cho kiểm toán viên xác định các giao dịch thực tế xảy ra trong kì này đã đợc ghi sổ nh thế nào. Trong thực tế, có một số công ty khi muốn khuếch trơng tình hình tài chính của mình đã ghi hoá đơn mua hàng của năm nay vào năm sau, đây là một gian lận thờng thấy. Do đó khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên sẽ lựa chọn một số hoá đơn trớc và sau ngày khoá sổ rồi đối chiếu với sổ nhật ký mua hàng thờng là từ 15 ngày trở lại, sổ chi tiết phải trả ngời bán để khẳng định tính đúng kì.
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –T vấn thuế và tài chính
IFC Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560
Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Khách hàng/Client: Kỳ kế toán/Period:
Nội dung công việc/Subject:
Ngời soát xét/Reviewed by: Ngày soát xét/Date:
STT trang/ No:
Mục tiêu: Bảo đảm công nợ đợc ghi nhận đúng kì.
Thủ tục: Chọn các Phiếu nhập kho phát sinh 15 ngày trớc ngày khoá sổ (31/12/04), kiểm tra đến hóa đơn, chứng từ kèm theo:
Chứng từ
Nội dung Số tiền
Số Ngày
PN387 17/12/04 Mua tôn 2x236x542 60.321.354
PN388 18/12/04 Mua nhựa Trung Quốc 650.231.325
PN389 21/12/04 Mua các loại Bu lông ốc vít của Thành Viễn 10.236.932
PN390 21/12/04 Mua ống xã (Pô xe máy ) của UMV 1.562.321.632
PN400 25/12/04 Mua thép Hoà Phát 2.156.456.900
PN401 26/12/04 Mua cọc lái CLC 2.132.456.645
PN402 28/12/04 Mua Tem của công ty Hoà Hải 9.100.000
PN403 29/12/04 Mua dan dể chân xe máy của xý nghiệp Lan Anh
35.123.500
PN404 30/12/04 Hàng trả về xe Force 125cc 75.000.000
đã kiểm tra chứng từ nhập hàng( so sánh phiếu nhập cùng thẻ kho , sổ chi tiết hàng nhập và sỏ chi tiết phải trả ngời bán)
2.3.2. Kiểm tra tính đúng kì của các chứng từ thanh toán
Các chứng từ thanh toán có thể là ghi các phiếu chi của kì sau vào kì này, hoặc là ghi các phiếu chi của kì này vào kì sau. Việc ghi chép không đúng kì các chứng từ thanh toán sẽ ảnh hởng đến việc phản ánh khả năng thanh toán của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Để kiểm tra việc ghi sổ đối với các chứng từ thanh toán, KTV cũng chọn một số phiếu chi từ trớc và sau ngày khoá sổ rồi đối chiếu với sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải trả ngời bán. Thờng xem xét truớc và sau 15 ngày khoá sổ của năm tài chích.
Sơ đồ 16 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế
Chuyên nghành Kiểm toán –Kế toán –T vấn thuế và tài chính
IFC Nhà số 3,Lô 11,Đờng Trần Duy Hng, Hà Nội Tel:(84.4)5566560
Email: ifco@vnn.vn Fax:(84.4)5566562
Khách hàng/Client: Kỳ kế toán/Period:
Nội dung công việc/Subject:
Ngời soát xét/Reviewed by: Ngày soát xét/Date:
STT trang/ No:
Mục tiêu : Các khoản thanh toán và phiếu chi ghi đúng kỳ.
Thủ tục : Chọn các chuáng từ thanh toán từ 15 ngày trớc khi khoá sổ (31/12/04) kiểm tra chứng từ kiềm theo .
Chứng từ
Nội dung Số tiền
Số Ngày
PC823 28/12/04 Trả tiền điện cho công ty Điện lực Hà Tây 100.850.000
PC824 28/12/04 Trả tiền (chuển khoản)mua nhựa Trung Quốc 650.231.325
PC825 29/12/04 Mua các loại Bu lông ốc vít của Thành Viễn 10.236.932
PC827 30/12/04 Trả tiền mua( bằng TM) thép Hoà Phát 2.156.456.900 Đã đối chiếu với sổ quỹ .
Kết luận: Các khoản thanh toán đã ghi đúng kỳ.
2.4. Kiểm tra hàng mua trả lại.
Đối với khách là công ty ABC trong bớc khảo sát chung KTV nhận thấy hàng mua trả lại là rất nhiều mà quy trình xủ lý hàng mua trả lại cha đợc khoa học do đó rất có thể tồn tại trong nghiệp vụ này nhiều sai sót trọng yếu. Đây cũng là vấn đề mà sau này công ty IFC sẽ t vấn cho ABC.Trong tháng 12 có hai lô hàng mua trả lại KTV sẽ kiểm tra việc phản ánh ghi chép phản ánh có trung thực hợp lý hay không?
Sơ đồ 17 (bảng): Giấy tờ làm việc của KTV
công ty TNHH kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế