Quản lý Phê chuẩn việc bán hàng đặc biệt trong trường hợp bán hàng với số lượng lớn, bán chịu cho khách hàng; phê chuẩn các khoản giảm trừ doanh thu
Bán hàng Phụ trách việc bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng, lập Hóa đơn bán hàng
Kho Bảo quản hàng trong kho, tham gia việc xuất kho, phản ánh số liệu vào kho
Kế toán Ghi sổ kế toán, theo dõi các khoản phải thu khách hàng, theo dõi việc thanh toán
Thủ quỹ Thu tiền, giữ quỹ
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Đối với các nghiệp vụ có liên quan thì cần cách ly trách nhiệm nhằm ngăn ngừa sai phạm và tình trạng lạm dụng quyền hạn. Phân tách người ghi sổ và người giữ tiền, người bán hàng và người phê chuẩn...
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Phê chuẩn mức giá bán, phê chuẩn bán chịu cho khách hàng, phê chuản các khoản giảm giá...
Kiểm toán nội bộ: Là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động theo yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị.
Sau khi đã có được những hiểu biết về hệ thống KSNB, KTV thực hiện mô tả hệ thống KSNB trên Giấy tờ làm việc. Có ba phương pháp để thực hiện là Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB, vẽ lưu đồ và lập bảng tường thuật. Việc sử dụng phương pháp nào hay sử dụng cả ba phương pháp là tùy thuộc vào quyết định của KTV. Trên thực tế, KTV thường hoặc là kết hợp Bảng câu hỏi với lưu đồ hoặc là kết hợp Bảng câu hỏi với Bảng tường thuật để có hình ảnh tối ưu nhất về hệ thống KSNB.
Trên cơ sở những hiểu biết về cách thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB, KTV tiến hành đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát. Nếu hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp. Khi đó KTV sẽ tăng cường các thử
nghiệm kiểm soát và giảm bớt các thử nghiệm cơ bản. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao thì các thử nghiệm cơ bản sẽ được tăng cường.
1.7. Thiết kế chương trình kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền
Thiết kế chương trình kiểm toán là bước công việc cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Trên cơ sở tổng kết các bước công việc đã thực hiện trước đó, KTV sẽ đưa ra một chương trình kiểm toán phù hợp với điều kiện cụ thể của khách thể kiểm toán.
Chương trình kiểm toán là toàn bộ những chỉ dẫn cho KTV và trợ lý kiểm toán tham gia vào công việc kiểm toán và là phương tiện ghi chép theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện kiểm toán (CMKT Việt Nam số 300). Hay hiểu một cách đơn giản, chương trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thực hiện đối với từng khoản mục hay bộ phận được kiểm toán mà cụ thể đối với chu trình bán hàng – thu tiền là các khoản mục: doanh thu, phải thu khách hàng, tiền...
Chương trình kiểm toán của hầu hết các cuộc kiểm toán nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng được thiết kế gồm ba phần: thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết.
2. Thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán BCTC
Dựa trên kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được thiết lập chi tiết, KTV lựa chọn, sử dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán phù hợp để phục vụ cho việc thu thập bằng chứng kiểm toán.
Cụ thể KTV cần thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản. Quy mô thực hiện các thử nghiệm này dựa trên kết quả đánh giá hệ thống KSNB công ty khách hàng của KTV. Nếu hệ thống KSNB được khẳng định là hoạt động có hiệu lực, có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm thì KTV sẽ tăng cường thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và giảm bớt các thử nghiệm cơ bản. Ngược lại, nếu hệ thống KSNB không tồn tại hoặc có tồn tại nhưng hoạt động không hiệu quả thì KTV sẽ không
thực hiện thử nghiệm kiểm soát mà tăng cường các thử nghiệm cơ bản để thu được kết luận kiểm toán có độ tin cậy cao.
2.1. Thực hiện kiểm toán đối với chu trình bán hàng – thu tiền
Như đã tìm hiểu ở trên, thử nghiệm kiểm soát chỉ được thực hiện khi KTV tin tưởng vào hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB công ty khách hàng. Khi đó, các thử nghiệm này được triển khai nhằm mục đích thu thập bằng chứng chứng minh được rằng các hoạt động kiểm soát cụ thể mà khách hàng thiết lập đối với bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng – thu tiền có thích hợp để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trọng yếu và trong thực tế các hoạt động kiểm soát này có được triển khai theo đúng yêu cầu của thiết kế hay không?
Thông thường KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm soát dựa trên các mục tiêu kiểu toán. Cụ thể:
a. Đối với nghiệp vụ bán hàng.
Bảng 04: Thử nghiệm kiểm soát nghiệp vụ bán hàng
