II. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ
4. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá
4.3. Xác định kết quả tiêu thụ
Kế toán kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 trên NK – CT số 8
Nợ TK 511 Có TK 911
Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ căn cứ vào sổ cái TK 632 Nợ TK 911
Có TK 632
Căn cứ vào sổ cái TK 641, 642 kết chuyển CPBH và CPQLDN sang TK 911
a, Kết chuyển CPBH Nợ TK 911 Có TK 641 b, Kết chuyển CPQLDN Nợ TK 911 Có TK 642
Cuối quý, sau khi đã kết chuyển toàn bộ CPBH, CPQLDN, doanh thu thuần, giá vốn hàng bán của quý vào TK 911, kế toán xác định kết quả tiêu thụ nh sau:
Lãi gộp = DTT – GVHB
Sổ cái TK 911 Năm 2001 Ghi Nợ TK 911, Có TK … … … T12 632 641 642 421 38.174.27 8.412 295.595.7 51 27.487.70 3 Cộng PS Nợ 38.497.36 1.866 Cộng PS Có 38.535.42 9.826 (trích sổ cái TK 911)
Cuối tháng, căn cứ vào NK – CT số 8 và NK – CT tài khoản 421, kế toán lập Báo cáo KQKD cho toàn công ty.
Báo cáo kết quả kinh doanh
Quý IV năm 2001 Đơn vị: đồng S T T Chỉ tiêu Số tiền 1 Tổng doanh thu 89.478.885.751 2 Giá vốn hàng bán 88.678.016.000 3 Chi phí bán hàng 412.176.173 4 Chi phí QLDN 58.084.221
5 Lợi tức từ hoạt động kinh doanh 340.609.357 (trích BCKQKD của công ty quý IV năm 2001)
Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng
hoá tại Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động
I. Đánh giá về công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty tạp phâm và bảo hộ lao động.
Là một doanh nghiệp nhà nớc trải qua thời kỳ dài của cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Khi chuyển sang cơ chế thị trờng công ty vẫn tự đứng vững và phát triển, kết quả kinh doanh không ngừng đợc nâng cao. Điều này chứng tỏ Công ty luôn có những thay đổi để tự hoàn thiện về mọi mặt đặc biệt là bộ máy kế toán.
Những u điểm trong quá trình quản lý tổ chức hạch toán
Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Với mạng lới gồm nhiều trạm, cửa hàng trực thuộc, hoạt động bán hàng đợc diễn ra liên tục, đa dạng và phức tạp đòi hỏi công tác kế toán phải đợc tổ chức khoa học, việc công ty áp dụng hình thức kế toán nửa tập trung nửa phân tán là rất phù hợp. Theo hình này, kế toán các đơn vị trực thuộc tiến hành theo dõi ghi chép, phản ánh nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh trong quá trình kinh doanh trong đơn vị và định kỳ nộp các chứng từ và số liệu tổng hợp lên phòng kế toán tổng hợp của công ty. Nhờ đó, các thông tin về hoạt động kinh doanh của từng đơn vị đợc cập nhật, tạo điều kiện cho việc kiểm tra giám sát tại chỗ của kế toán.
Về công tác tổ chức lao động kế toán: công ty đã lựa chọn đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ và kinh nghiệm để đảm bảo thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán của đơn vị. Cụ thể cán bộ nhân viên trong công ty có tới 60% trình độ đại học, 25% trình độ trung cấp. Bộ máy kế toán của Công ty khá gọn nhẹ, hiệu quả, một ngời có thể kiêm nhiệm nhiều chức năng một lúc, đảm bảo hạch toán chính xác và đúng các phần hành kế toán, giúp cho việc đối chiếu kết quả đợc thực hiện nhanh chóng, thuận lợi. Bên cạnh đó, kế toán trởng và kế toán tổng hợp đợc
Công ty tuyển chọn là những ngời có trình độ học vấn cao, có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, hiểu biết nhiều về chế độ tài chính kế toán. Đây cũng là một u điểm về mặt nhân sự của Công ty giúp cho hoạt động kế toán của công ty luôn đi đúng hớng, tránh rủi ro xảy ra.
Về việc tổ chức hệ thống sổ kế toán: Công ty triển khai áp dụng những mẫu sổ, mẫu báo cáo, chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ thống nhất từ các đơn vị trực thuộc đến toàn công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Hình thức này tỏ ra phù hợp với lao động kế toán thủ công tại đơn vị thơng mại có nhiều nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, nhờ đó thúc đẩy việc chuyên môn hoá công tác kế toán tại Công ty. Sổ sách công ty đợc sử dụng hợp lý, khoa học không chỉ phù hợp với khả năng trình độ của nhân viên kế toán, thuận lợi cho công tác quản lý. Các mẫu sổ đôi chút có cải tiến để thích hợp với phơng pháp hạch toán của Cônt y nhng vẫn đảm bảo rõ ràng, chính xác.
Vấn đề về công tác hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá. Công ty đã tổ chức phần hành kế toán này một cách đơn giản, linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý một số lợng hàng hoá lớn, phong phú, đa dạng hàng ngày đợc bán ra trong Công ty.
Quá trình hạch toán nhìn chung là hợp lệ. Các chứng từ kế toán sử dụng phần lớn đợc lập rõ ràng, chính xác, đúng qui định, phản ánh đầy đủ những thông tin về nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh. Tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
Trong công tác hạch toán kế toán vận dụng các tài khoản trên cơ sở đặc điểm, phạm vi của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và xuất phát từ yêu cầu quản lý. Do đó, tài khoản cấp 2 đợc mở khá phù hợp với công tác kế toán của Công ty.
Kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng tỏ ra linh hoạt trong việc vận dụng hệ thống sổ sách phù hợp với địa điểm kinh doanh của đơn vị mình.
Mặc dù công ty đã rất cố gắng về mọi mặt để thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh những cũng không thể tránh khỏi những hạn chế cần khắc phục.
Về nghiệp vụ hạch toán hàng tồn kho: Công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán nghiệp vụ này. Cụ thể, hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất thu kho tiến hành ghi thẻ kho sau đó thủ kho chuyển chứng từ ban đầu lên phòng kế toán để ghi vào thẻ kho có kết cấu tơng tự nh ở kho. Theo em, việc lập hai thẻ kho giống nhau ở kho và phòng kế toán là sự trùng lặp không cần thiết và không tuân thủ đúng nguyên tắc của phơng pháp thẻ song song. Nếu kế toán chỉ lập thẻ kho mà không mở thẻ chi tiết hàng hoá thì phòng kế toán sẽ chỉ theo dõi về mặt số lợng mà không xác định đợc giá trị tồn kho của từng mặt hàng. Bên cạnh việc lập thẻ kho, kế toán mở tờ kê chi tiết nhập, xuất chỉ phản ánh về mặt giá trị không phản ánh về mặt số lợng. Điều này sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc đối chiếu giữa số lợng và giá trị của từng mặt hàng tồn kho vì phải theo dõi và đối chiếu trên hai sổ cùng một lúc. Về vấn đề hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển hàng hoá có tham gia thanh toán: Trong nghiệp vụ này, hàng hoá đợc vận chuyển thẳng từ kho của ngời bán đến cho ngời mua. Trên thực tế, hàng hoá không về nhập kho nhng kế toán Công ty vẫn hạch toán nhập kho lô hàng và sau đó mới kết chuyển trị giá mua của lô hàng vào TK 632.
Nh vậy, nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng tại công ty đã không đợc phản ánh đúng với ý nghĩa kinh tế của nó, gây khó khăn cho công tác xác định và phân bổ chi phí mua hàng, chi phí bảo quản, dự trữ hàng tồn kho. Mặt khác, nó cũng gây cho kế toán những khó khăn phức tạp không cần thiết trong việc phân biệt trên sổ sách đâu là nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho, đâu là nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nghiệp vụ.
Về việc luân chuyển chứng từ: Công ty có nhiều đơn vị trực thuộc nên việc luân chuyển chứng từ không tránh khỏi chậm trễ. Các nhân viên bán hàng tại cửa hàng bán lập báo cáo bán hàng gửi về Công ty theo
thực tế không đúng qui định khi thì 7 ngày, khi thì nửa tháng, thậm chí hàng tháng. Việc luân chuyển chậm trễ ngày làm cho công việc cuối kỳ vất vả, có thể hạch toán không chính xác. Điều này ảnh hởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo, thiếu hụt thông tin cho quản lý kinh doanh.
Về nghiệp vụ chiết khâu giảm giá hàng bán công ty không sử dụng TK 811 và TK 932 để phản ánh số chiết khấu, giảm giá mà trừ thẳng vào doanh thu bán hàng trên hoá đơn. Việc hạch toán nh vậy vẫn đảm bảo phản ánh đúng doanh thu nhng lại không đúng so với chế độ kế toán và không đảm bảo thông tin chính xác cho ngời quản lý.
Về nghiệp vụ hạch toán chí phí quản lý doanh nghiệp: Công ty sử dụng tài khoản 6426 để hạch toán chi phí lãi vay. Theo em, chi phí lãi vay hạch toán vào tài khoản 6426 nh vậy là cha đúng quy định của chế độ hạch toán hiện hành.
Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải khu khó đòi: Công ty vẫn cha áp dụng hai hình thức này vào công tác hạch toán. Điều này sẽ gây khó khăn cho công ty vì khối lợng hàng hoá trong kho của Công ty rất lớn trong khi giá cả trên thị trờng lại thờng xuyên biến động. Và cũng do cha áp dụng nghiệp vụ dự phòng thu khó đòi nên nhiều khoản đã đứng trớc nguy cơ mất trắng mà không có một khoản thu nhập nào để bù đắp.
Về việc ghi chép sổ sách: Từ thực tế ở công ty ta thấy, trong việc sử dụng hệ thống sổ sách để phản ánh nghiệp vụ quá trình bán hàng, công ty vẫn sử dụng một số sổ cũ cho nên tên gọi và nội dung phản ánh nhiều khi không phù hợp với mẫu sổ hiện này ví dụ nh bảng kê số 4. Bảng kê số 4 tại công ty vẫn sử dụng để theo dõi tài khoản 156. Nhng hiện nay theo chế độ sổ sách mới bảng kê số 4 dùng để theo dõi bên có của tài khoản khách nh tài khoản 152, 153, 154... Còn bảng kê số 8 mới dùng để theo dõi tài khoản 156. Mặt khác, với việc tổ chức phần phụ bảng kê số 4, kế toán công ty đã ghi chép nhật ký chứng từ số 8 trên cùng một hệ thống sổ. Với cách làm này đối với các đơn vị trực thuộc tiện cho việc đối chiếu và không phải mở hệ thống sổ sách công kềnh. Tuy nhiên
kế toán mở bảng kê tổng hợp cho toàn công ty từ số 8 lại dẫn đến sự trùng lặp do nhật ký chứng từ số 8 mở tới hai lần, gây mất thời gian, tốn kém chi phí sổ sách mà lại không theo dõi đợc các khoản giảm trừ doanh thu.
Về vận dụng hạch toán theo hình thức NJ- CT và vận dụng máy vi tính vào công tác hạch toán. Có thể hình thức này phù hợp với công việc kế toán thủ công nh hiện nay nhng nếu công ty muốn áp dụng máy vi tính vào trong quá trình hạch toán thì hình thức này nhìn chung là không thuận tiện.
Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong công tác hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty mà theo em có thể khắc phục đợc. Sau đây em xin đa ra một số để xuất nhằm không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty.
II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động.
1. Kiến nghị về công tác kế toán
Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Do đó, để góp phần làm cho công tác kế toán tại công ty đợc hoàn thiện hơn em xin đa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những khuyết điểm còn tồn tại trong công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty, để hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng thu đợc kết quả cao.
Về công tác hạch toán hàng tồn kho: để giảm bớt sự trùng lắp trong công tác hạch toán hàng tồn kho ở phòng kế toán và tại kho, để đảm bảo theo dõi biến động của hàng hoá cả về mặt số lợng và giá trị kế toán kho hàng không cần mở thẻ chi tiết nh trớc nữa. Thay vào đó, kế toán mở thẻ chi tiết kho hàng với nội dụng và kết cấu nh sau:
Thẻ chi tiết hàng hoá mở cho từng loại hàng hoá là hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Mỗi hoá đơn ghi một dòng trên thẻ cả về mặt số lợng và giá trị (ghi theo giá thực tế)
Phần chứng từ: ghi số phiếu nhập xuất và ngày tháng lập Phần trích yếu: phản ánh nội dung của nghiệp vụ
Phân tài khoản đối ứng chi tiết cho từng phơng thức thanh toán, trả trớc, trả ngay,...
Phần nhập: căn cứ để ghi vào là các hoá đơn mua hàng (hoá đơn GTGT và phiếu nhập)
Phần xuất: căn cứ để ghi vào phần này là hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và các phiếu xuất kho.
Phần tồn: đợc phản ánh sau mỗi lần nhập, xuất
Với sổ này kế toán có thể phản ánh tình hình biến động của hàng hoá cả về mặt số lợng và giá trị một cách vừa tổng hợp vừa chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh số liệu giữa kế toán và kho.
Về hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh của từng nghiệp vụ bán hàng, phải hạch toán đúng bản chất của từng nghiệp vụ. Vì vậy, nghiệp vụ bán buôn có tham gia thanh toán của Công ty nên hạch toán theo đúng chế độ nh sau:
Khi giao hàng cho khách hàng kế toán ghi Nợ TK 1111
Có TK 511 Có TK 3331
Kết chuyển giá vốn lô hàng đã tiêu thụ Nợ TK 632
Nợ TK 1331 Có TK 1111
Về việc luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyể chứng từ chậm không thể do nguyên nhân khách quan mà còn do nguyên nhân chủ quan từ các đơn vị kinh doanh. Do vậy,
phòng kế toán nên đa ra các qui định chặt chẽ về luân chuyển chứng từ nhất là qui định thời gian thanh toán chứng từ phải chính xác, phải có biện pháp xử lý khi không thực hiện đúng qui định nh dùng hình thức thởng phạt rõ ràng.
Về các khoản chiết khấu giảm giá hàng bán:
Công ty nên phản ánh rõ hơn các khoản mục này nhằm đáp ứng cho nhu cầu quản lý, Cụ thể:
+ Khi chấp nhận giảm giá cho khách hàng kế toán ghi Nợ TK 532
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 131
+ Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 511
Có TK 532
+ Khi chiết khâu cho khách hàng do thanh toán nhanh, kế toán ghi Nợ TK 811
Có TK 111, 112, 131
Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần và chi phí hoạt động tài chính vào tài khoản 911.
Về nghiệp vụ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Để phù hợp với cơ chế hiện hành, công ty nên phản ánh lãi tiền vay trên TK 811, còn tài khoản 6426 công ty nên sử dụng để phản ánh nghiệp vụ dự phòng.
Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi :
Để tránh những rủi ro do yếu tố khách quan đem lại công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng hay hoàn nhập dự phòng đợc thực hiện vào cuối mỗi liên độ kế toán. Chỉ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với những