I. Đặc điểm chung của Công ty tạp phẩm và Bảo hộ lao động
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
4.1. Tìm hiểu bộ máy kế toán
Do đặc kểm là một đơn vị kinh doanh thờng mại, các hoạt động mua bán diễn ra thờng xuyên liên tục với khối lợng lớn và xảy ra ngay tại các đơn vị trực thuộc nên công ty đã lựa chọn hình thức kế toán vừa phân tán vừa tập trung. Sự phân tán đợc thể hiện ở mỗi đoan vị trực thuộc đều có kế toán làm nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ mua bán, xuất nhập kho, thống kê, hạch toán các nội dung, chỉ tiêu đợc phân cấp quản lý. Để tiện cho việc kịp thời theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc đợc chủ động, linh hoạt trong quá trình kinh doanh, toàn bộ các chứng từ đợc lập ở các đơn vị trực tiếp kinh doanh. Sau đó, những chứng từ này đợc tập hợp và gửi về phòng kế toán công ty.
Sự tập trung đợc thể hiện ở việc phòng kế toán công ty sau khi nhận đợc toàn bộ những chứng từ co các kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu toàn bộ, vào nhập ký tổng hợp, vào sổ cái, lên báo cáo.
Để phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo kinh doanh của công ty , chặt chẽ từ công ty xuống các cửa hàng, trạm
Đứng đầu bộ máy kế toán của công ty là kế toán trởng, ngời tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán, công tác kế toán , thống kê trong doanh nghiệp. Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của các nhân viên phân hành, kế toán cơ sở , đôn đốc , giám sát tình hình sử dụng vốn của công ty. Đồng thời, kế toán trởng cũng sà ngời trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên giám chuyển dịch cơ cấu kinh tế ngànhốc, các cơ quan có thẩm quyền cũng nh chịu trách nhiệm trớc phát luật về các thông tin, số liệu đã báo cáo.
Công ty có hai kế toán phó chịu sự lãnh đạo của kế toán trởng và phải chịu trách nhiệm trong phạm vi kế toán tổng hợp và kiêm kiểm toán viên nội bộ; một kế toán phó khác chịu trách nhiệm tính thuế phải nộp cho cơ quan thế và các kết quả tài chính cho chuyển dịch cơ cấu kinh tế ngành đơn vị trực thuộc cũng nh chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán ở trạm bảo hộ lao động. Cả hai kế toán phó đều phải tập trung các chứng từ do các đơn vị trực
thuộc gửi lên cho phòng kế toán công ty và tiến hành hạch toán vào nhật ký chứng từ, sau đó vào sổ cái để làm căn cứ lập báo cáo tài chính của công ty .
Toàn bộ phòng kế toán đợc chia ra 4 bộ phận : kế toán quỹ và ngân hàng, kế toán tồn kho bán hàng và công nợ bán, kế toán công nợ mua, kế toán tài sản cố định và tổng hợp. Ngoài ra, còn có bộ phận kế toán phân tán dới các cửa hàng, các trạm.
Một kế toán làm nhiệm vụ về quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển vay vốn và thanh toán. Cán bộ kế toán phần này cuối kỳ phải đối chiếu với ngân hàng về số tiền trên tài khoản cỉa công ty gửi tài ngân hàng.
Một kế toán theo dõi các nghiệp vụ về hàng hoá nh theo dõi tổng hợp tình hình nhập xuất tồn hàng hoá và các nghiệp vụ bán hàng nh phản ánh koanh thu và thanh toán của ngời mua
Một kế toán theo dõi công nợ với ngời bán và kiêm nhiệm chức năng thủ quỹ
Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp đảm nhiệm các nghiệp vụ về tài sản cố định, tiền lơng, bảo hiểm xã hội, tập hợp chi phí, tính toán kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính.
Một nhân viên làm việc thống kê
Nhìn chung, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức hợp lý với các kế toán viên có nhiều kinh nghiệm trong nghề nghiệp nên công tác kế toán đợc thực hiện chín xác, kịp thời.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
4.2. Hệ thống chứng từ
Mỗi phần hành kế toán, đơn vị sử dụng những mẫu chứng từ khác nhau, ở phần bán hàng ( tiêu thụ hàng hoá ) đơn vị sử dụng một số chứng từ nh: Hoá đơn GTGT, biên bản thừa thiếu hàng hoá , phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng, tờ kê chi tiết nhập xuất, bản kê...
4.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng tuân theo hệ thống tài khoản do bộ tài chính ban hành
Kế toán trưởng
Kế toán kiêm kiểm toán viên bộ
Kế toán phó Nhân viên
thống kê
Kế toán quỹ
và ngân hàng Kế toán công nợ mua kiêm thủ quỹ Kế toán bán hàng, kho và công nợ bán Kế toán chi phí, TSCĐ, tổng hợp Kế toán phòng nghiệp vụ Kế toán trạm bảo hộ lao động Kế toán trạm bách hoá Kế toán cửa hàng số 1 Kế toán cửa hàng số 2
Căn cứ vào tình hình thực tế của công ty , kế toán công ty đã sử dụng các tài khoản sau cho các phần hành kế toán :
Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán quỹ và ngân hàng: TK 111,112,113
Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán tồn kho: TK 151,156
Các tài khoản thuộc bộ phận kế toán TSCĐ, tiền lơng, chi phí: TK 211, 214, 142, 335, 333, 334, 338, 411, 431, 415, 416, 642, 911
Tại các cửa hàng theo dõi trên các tài khoản 111, 131, 331, 133, 156, 141, 511, 632, 641 cho từng cửa hàng
Ngoài ra, công ty coàn mở các tài khoản cấp 2 phù hợp với hoạt động của công ty
4.4. Tổ chức sổ kế toán
Hình thức sổ tổng hợp mà công ty lựa chọn là Nhật ký – chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ( đã kiểm tra ), kế toán phân hành ghi vào các NK – CT. Đối với các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tợng không thể hạch toán chi tiết trên sổ NK- CT thì căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào các bảng kê. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê để chuyển vào NK- CT có liên quan. Đối với các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tợng cần thanh toán phân bổ nh KHTSCĐ , công cụ đồ dùng, tiền lơng... thì căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập bảng phân bổ đến cuối tháng chuyển vào bảng kê hoặc NK – CT có liên quan đồng thời đối chiếu số liệu giữa NK – CT với bảng kê. Sau đó căn cứ vào NK – CT để ghi sổ cái.
Theo hình thức NK – CT , trình tự ghi sổ kế toán của công ty đợc khái quất theo sơ đồ sau :
4.5. Hệ thống báo cáo kế toán
Cuối mỗi liên độ kế toán, doanh nghiệp lập báo cáo kế toán tổng hợp thông qua :
Bảng cân đối kế toán , nhằm tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo dõi chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp để phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm nhất định.
Công ty luôn ghi chép cập nhật, kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán giữa các sổ sách có liên quan, bảo đảm khớp và đúng để lập bảng cân đối kịp thời.
Báo cáo kết quả kinh doanh : Định kỳ kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính theo từng quý và theo từng năm. Hàng năm, công ty phải lập báo cáo quyết toán cả năm vào phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra nội bộ còn tài chính, cơ quan thuế....
Ngoài hai báo cáo trên công ty còn sử dụng báo cáo lu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính để phục vụ cho mục đích kinh donah của mình
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ số 8 toán chi tiếtSổ (thẻ) kế
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái TK 511,632,156..
Báo cáo tài chính Bảng kê số
cuãng nh làm tròn nhiệm vụ và quyền hạn của công ty trong phạm vi kinh doanh cho phép.