Năm 2008 là năm thứ 5 Cụng ty AISC chi nhỏnh tại Hà Nội thực hiện kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh cho Nhà mỏy XYZ nờn nhúm kiểm toỏn nghiờn cứu lại cỏc thụng tin về quy trỡnh kế toỏn hàng tồn kho và cập nhật thụng tin mới cú liờn quan. Nội dung tỡm hiểu được mụ tả trong giấy làm việc số 5425 XYZ – Ghi chỳ hệ thống hàng tồn kho.
Biểu 3.7: Giấy làm việc số 5425 XYZ – Ghi chỳ hệ thống hàng tồn kho CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiều: 5425 Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Ghi chỳ hệ thống hàng tồn kho Ngày thực hiện:
I.TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO Hàng tồn kho được chia thành cỏc loại sau:
- Nguyờn vật liệu: chủ yếu là bắp, cỏm, tấm, bột cỏ, thuốc,… - Vật liệu: Bao bỡ cỏc loại.
- Cụng cụ dụng cụ: là những vật tư, phụ tựng thay thế cú giỏ trị, cũn lại đưa hết vào chi phớ trong kỳ.
- Hàng đang đi đường.
- Thành phẩm: cú 4 nhúm thành phẩm ( hỗn hợp, đậm đặc, dạng viờn, bột). - Sản phẩm dở dang: khụng cú.
Kế toỏn hàng tồn kho sử dụng phương phỏp kiểm kờ định kỳ, giỏ bỡnh quõn gia quyền và tớnh giỏ thành theo thỏng. Cuối mỗi thỏng, sau khi cú kết quả kiểm kờ, kế toỏn nhập số lượng kiểm kờ thực tế vào phần mềm kế toỏn. Phần mềm sẽ tự động điều
chỉnh số tồn sổ sỏch để khớp với số lượng kiểm kờ thực tế.
II. CHI TIẾT NỘI DUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO
1. Nguyờn vật liệu
Nhà mỏy mua nguyờn vật liệu từ 2 nguồn: Mua trong nước( mua nội bộ trong Cụng ty và mua của nhà cung cấp trong nước khỏc) và nhập khẩu.
Giỏ trị nguyờn vật liệu bao gồm: Giỏ ghi trờn húa đơn và cỏc chi phớ như vận chuyển, bốc xếp, kiểm định, thuế nhập khẩu,…Cỏc chi phớ thu mua được hạch toỏn vào tài khoản chi phớ thu mua ( Tài khoản 6113), tỏch với giỏ mua nguyờn vật liệu hạch toỏn vào tài khoản 6111 nhưng được chi tiết cho từng mó nguyờn vật liệu cụ thể.
* Quy trỡnh mua, nhập kho nguyờn vật liệu
Việc mua hàng do bộ phận thu mua thực hiện
Mua nguyờn vật liệu trong nước:
Dựa vào kế hoạch kinh doanh theo thỏng của bộ phận kinh doanh, phũng sản xuất tớnh toỏn cụng thức cho từng mặt hàng để biết nhu cầu nguyờn vật liệu. Bộ phận thu mua căn cứ vào cỏc bỏo cỏo tồn kho của từng kho và nhu cầu nguyờn vật liệu để lập bảng dự kiến nguyờn vật liệu và trỡnh Ban Giỏm đốc Nhà mỏy phờ duyệt. Nếu Ban Giỏm đốc phờ duyệt sẽ tiến hành thu mua nguyờn vật liệu. Hợp đồng nguyờn tắc được ký trong thời gian dài( cú thể cả năm) đối với cỏc nhà cung cấp thường xuyờn và nguyờn vật liệu sử dụng nhiều.
Tiến hành nhập kho: Tất cả nguyờn vật liệu mua trong nước đều phải qua trạm cõn của Nhà mỏy để ghi nhận khối lượng thực nhập. Khi nhập xong, kế toỏn kho tập hợp phiếu nhập kho của thủ kho, căn cứ vào giỏ trị do phũng thu mua thụng bỏo đối với từng mặt hàng để nhập vào mỏy tớnh cả số lượng và đơn giỏ.
- Mua từ nhà cung cấp trong nước:
Kế toỏn kho nhập số lượng vào phần mềm để lờn phiếu nhập kho, chương trỡnh sẽ tự động ghi lại:
Cú tài khoản 331 - Chi tiết mó nhà cung cấp Khi thanh toỏn, kế toỏn ghi:
Nợ tài khoản 331 - Chi tiết nhà cung cấp : số tiền + VAT Cú tài khoản 111, 112
Nợ tài khoản 133 Cú tài khoản 331 - Mua nội bộ:
Bộ phận kho chịu trỏch nhiệm cho phần mua nội bọ. Kế toỏn kho chỉ lờn số lượng. Thủ tục giống như trờn, Cụng ty PDN cú phỏt hành húa đơn giỏ trị gia tăng cho việc bỏn nguyờn vật liệu này và Nhà mỏy XYZ ghi đối ứng tài khoản 336-Phải trả nội bộ.
Nhập mua từ nước ngoài
Cỏc thủ tục tương tự như mua trong nước nhưng toàn bộ cỏc vấn đề phải do Ban Giỏm đốc quyết định và phờ duyệt. Việc thanh toỏn thường được thực hiện bằng thư tớn dụng. Hợp đồng mua hàng của nước ngoài được ký bởi Nhà mỏy XYZ nếu lụ hàng cú giỏ trị nhỏ hoặc thụng qua Cụng ty PDN nếu lụ hàng cú giỏ trị lớn.
Hạch toỏn hàng nhập khẩu: Hàng thỏng, kế toỏn tại Cụng ty :
Nợ tài khoản 331: A x FX1
Cú tài khỏan 112 : A x FX1 ( Giỏ trị bằng VNĐ bỏ ra mua ngoại tệ) (FX1: Tỷ giỏ tại ngày thanh toỏn )
Khi hàng về nhập kho, bộ phận kho của Nhà mỏy XYZ chỉ ghi nhận số lượng nhập kho nhưng kế toỏn Nhà mỏy XYZ vẫn chưa hạch toỏn giỏ trị vỡ cũn phải chờ Cụng ty PDN thụng bỏo tỷ giỏ cuối thỏng. Khi cú thụng bỏo tỷ giỏ từ Cụng ty PDN, kế toỏn hạch toỏn đồng thời 2 bỳt toỏn:
Nợ tài khoản 6111: A x FX2 ( FX2: tỷ giỏ tại ngày nhập kho) Cú tài khoản 331: A x FX2
Trường hợp lói tỷ giỏ ghi:
Nợ tài khoản 331: A x ( FX2 – FX1) Cú tài khoản 515: A x ( FX2 – FX1) Trường hợp lỗ tỷ giỏ ghi:
Nợ tài khoản 635: A x ( FX1 – FX2) Cú tài khoản 331: A x ( FX1 – FX2)
Đối với lụ hàng nhập thụng qua Cụng ty PDN: Khi Cụng ty PDN thụng bỏo đó thanh toỏn với nhà cung cấp nước ngoài, kế toỏn Nhà mỏy XYZ ghi:
Nợ tài khoản 331( Theo tỷ giỏ mà Cụng ty PDN thanh toỏn) Cú tài khoản 336
Khi hàng về đến kho, hạch toỏn tương tự như trờn - Hạch toỏn thuế
Thuế giỏ trị gia tăng đầu vào:
Nợ tài khoản 3331 - Thuế giỏ trị gia tăng hàng nhập khẩu phải nộp Cú tài khoản 112
Nợ tài khoản 133 - Thuế giỏ trị gia tăng hàng nhập khẩu được khấu trừ Cú tài khoản 3331
Thuế nhập khẩu
Nợ tài khoản 6113 - Chi phớ thu mua Cú tài khoản 3333 - Thuế nhập khẩu
* Quy trỡnh xuất kho nguyờn vật liệu
Xuất nguyờn vật liệu dựng cho sản xuất: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, bộ phận sản xuất bỏo với kho để tiếp nhận nguyờn vật liệu vào Silo phục vụ sản xuất. Khi xuất kho phải cú sự ký nhận của nhõn viờn tiếp liệu và nhõn viờn vận hành Silo.
Xuất bỏn nội bộ: Theo đề nghị mua từ Cụng ty, phũng giao nhận viết ”lệnh giao hàng” và chuyển cho bộ phận quản lý kho. Nhõn viờn quản lý số liệu kho sẽ viết phiếu xuất kho và lập húa đơn giỏ trị gia tăng để thủ kho xuất hàng.
2. Cụng cụ dụng cụ
Cụng cụ dụng cụ chủ yếu của Nhà mỏy là vật tư phụ tựng thay thế, được quản lý bởi bộ phận bảo trỡ và được lưu trữ ở 3 kho: Kho sản phẩm phục vụ thường xuyờn cho sản xuất; kho dụng cụ nặng như dầu mỡ, cỏc dụng cụ lớn; kho vật tư thiết bị điện.
Phũng bảo trỡ và phũng kế toỏn đều theo dừi số lượng và giỏ trị của cụng cụ dụng cụ, phũng bảo trỡ theo dừi từng loại cụng cụ dụng cụ, cuối thỏng lập bỏo cỏo nhập xuất tồn và gửi lờn phũng kế toỏn để hạch toỏn. Đối với phũng kế toỏn: Khi phỏt sinh mua cụng cụ dụng cụ, kế toỏn hạch toỏn tăng cả vào chi phớ :
Nợ tài khoản 6272
Cú tài khoản 111, 131, 141
Cuối thỏng, kế toỏn hạch toỏn chuyển số đầu kỳ và cuối kỳ theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ bằng cỏch lấy giỏ trị cuối kỳ - đầu kỳ để đưa vào chờnh lệch tồn kho vật tư phụ tựng thay thế: Nếu chờnh lệch > 0 hạch toỏn: Nợ tài khoản 153 Cú tài khoản 627 Nếu chờnh lệch < 0 hạch toỏn: Nợ tài khoản 627 Cú tài khoản 153 3. Sản phẩm dở dang: Khụng cú. 4. Thành phẩm Cú 4 nhúm thành phẩm là: D – thành phẩm đậm đặc, E – thành phẩm cho cỏ tụm( ớt sản xuất ), H – thành phẩm hỗn hợp, V – thành phẩm dạng viờn.
- Nhập kho thành phẩm từ sản xuất: Là những thành phẩm được đúng bao từ cỏc Silo chứa thành phẩm. Mỗi ca sản xuất sẽ cú một bỏo cỏo tổng hợp ra bao trong đú ghi chỳ từng loại thành phẩm, bao nhiờu kg, số lượng và mó thành phẩm. Người phụ trỏch ra bao và bộ phận kiểm định KCS sẽ kiểm tra mẫu và cựng ký vào bỏo cỏo này ,
bỏo cỏo được theo dừi tại bộ phận sản xuất. Căn cứ xỏc định thành phẩm nhập kho thành phẩm là cỏc biờn bản giao nhận thành phẩm. Cỏc thành phẩm vừa được đúng bao cú kiểm định của KCS sẽ được bàn giao cho kho thành phẩm.
- Xuất kho thành phẩm:
Xuất điều chuyển nội bộ: Mục đớch để tiện cho việc bỏn hàng theo khu vực. Khi xuất kho để điều chuyển ra cỏc kho, chứng từ sử dụng là cỏ phiều xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ. Bộ phận kho sẽ theo dừi thành phẩm tại cỏ kho, kế toỏn khụng theo dừi cũng như hạch toỏn.
Xuất bỏn: Thành phẩm cú thể xuất bỏn tủ Nhà mỏy hoặc trực tiếp từ cỏc kho. Nếu bỏn từ cỏc kho, cỏc kho cú thể xuất thẳng húa đơn giỏ trị gia tăng cho khỏch hàng, sau đú fax húa đơn này về cho kế toỏn Nhà mỏy để kế toỏn nhập lại húa đơn vào phần mềm.
5. Hàng, phế liệu
Một số sản phẩm được sản xuất qua bộ phận KCS kiểm định khụng đủ tiờu chuẩn như yờu cầu ( sai tỷ lệ, sai cụng thức,…) được tỏi chế lại hoặc bỏn ra ngoài theo giỏ phế liệu.
6. Hàng chậm luõn chuyển và dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Đặc điểm của thành phẩm của Nhà mỏy XYZ là cú thế tỏi chế lại, do đú, trong trường hợp thành phẩm sản xuất ra khụng bỏn được, Nhà mỏy cú thể đem tỏi sản xuất lại thành phẩm khỏc. Như vậy, hàng thành phẩm khụng bao giờ tồn lõu, khụng cần theo dừi hàng chậm luõn chuyển, hư hỏng do tồn kho nờn khụng lập dự phũng hàng tồn kho.