II. Thực tế kiểm toán khoản mục chi phí sản xuất trong kiểm toán Báo
2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
3.2. Các thủ tục phân tích
Cơ sở để KTV tiến hành việc các thủ tục phân tích là các Báo cáo về chi phí, báo cáo kết quả kinh doanh của khách hàng. Kỹ thuật sử dụng chủ yếu là: So sánh số liệu năm nay với năm trớc, phân tích tỷ trọng của từng khoản mục, KTV đ… a ra các số liệu sau:
Bảng 2.10: Bảng phân tích tỷ trọng từng khoản mục CPSX Công ty TN.
Khoản mục Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch
+/- %
Chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp 2897678784 4317634237 1419955453 1.49
Chi phí nhân công trực tiếp 657435748 841750665 184314917 1.28 Chi phí sản xuất chung 1347361834 1549466108 202104274 1.15
Cộng 4902476366 6708851010 1806374644 -
Bảng 2.11: Bảng phân tích tỷ trọng từng khoản mục CPSX năm 2004.
1.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí phân xởng Nhựa Chi phí phân xởng Khang Đạt Chi phí phân xởng sơn
Chi phí NVL khác 4317634237 2846578543 - 1286032074 185023620 64.36% 66% - 29.78% 4.22%
2.Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí cho tiền lơng công nhân sản xuất Chi phí BHXH, BHYT 841750665 719445013 122305652 12.55% 85.5% 14.5%
3.Chi phí sản xuất chung
Chi phí về tiền lơng nhân viên phân xởng Chi phí BHXH, BHYT nhân viên phân xởng Chi phí công cụ dụng cụ cho sản xuất
Chi phí phụ tùng thay thế Chi phí tiền điện cho sản xuất Chi phí thuê ngoài gia công Chi phí nhân viên ăn ca
Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất Chi phí khác bằng tiền 1549466108 61978644 23861778 99165830 18593593 358590184 550990148 102070528 54381824 279833579 23.09% 4% 1.54% 6.4% 1.2% 23.14% 35.56% 6.6% 3.5% 18.06%
Thực tế, việc so sánh này do KTV chính thực hiện và thờng là dựa vào xét đoán nghề nghiệp của KTV. Thông thờng, sự so sánh và phân tích này không đợc ghi chép trên giấy tờ làm việc của KTV và cũng không đợc lu trong hồ sơ kiểm toán. Căn cứ vào bảng phân tích trên, KTV có nhận xét nh sau:
Chi phí sản xuất năm 2004 tăng so với năm 2003. Trong đó, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn nhất. Vì vậy, kiểm toán viên phải xem xét, kiểm tra kỹ lỡng bởi vì nếu có sai sót trong chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ ảnh hởng trọng yếu đến kết quả của toàn bộ khoản mục. Còn trong chi phí sản xuất chung, chi phí nhân công thuê ngoài và chi phí tiền điện cho sản xuất chiếm tỷ trọng khá lớn. KTV cần chú ý và nên tập trung vào các yếu tố này để kiểm tra chi tiết.
3.3.Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết.
Thực hiện xong thủ tục phân tích, kiểm toán viên tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết nhằm thu thập bằng chứng đầy đủ và đáng tin cậy hơn làm cơ sở cho Báo cáo tài chính sau kiểm toán. Việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ đợc Công ty phân loại
theo từng khoản mục chi phí riêng biệt. Tuy nhiên, tuỳ đặc điểm kinh doanh từng khách hàng mà kiểm toán viên lựa chọn các thủ tục khác nhau. Công việc kiểm tra chi tiết tại Công ty TN đợc tiến hành cụ thể nh sau:
3.3.1. Kiểm tra chi tiết đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Kiểm toán viên phải tiến hành theo các bớc sau:
Đối chiếu tổng số phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trên sổ cái TK 621 với số liệu trên Bảng tổng hợp chi phí sản xuất và Bảng cân đối tài khoản của Công ty. Kết quả của công việc này đợc lu trong hồ sơ kiểm toán Công ty TN nh sau:
Bảng 2.12: Thủ tục xem xét tổng hợp chi phí NVLTT Công ty TN.
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam Viet Nam Auditting and evaluation company
Cilent/ Khách hàng: Công ty TN Period/ Kỳ: 31/12/2004
Subiect/ Nội dung: Tổng hợp TK 621
Prepare/ Ngời lập: DTA Reviewed by/ Ngời soát xét: TQT
Reviewed by/ Ngời soát xét:
Date: 15/03/2005 Date: 22/03/2005 Date: Phát sinh nợ Phát sinh có Quý I 1.056.786.234 1.056.786.234 Quý II 2.261.592.121 2.261.592.121 Quý III 290.562.377 290.562.377 Quý IV 708.693.505 708.693.505 Cộng 4.317.634.237 (*) 4.317.634.237 (*) Notes: : Khớp đúng (*): Đã cộng dọc
Số liệu lấy từ Bảng tổng hợp chi phí snr xuất hàng quý, đã đối chiếu với Bảng cân đối tài khoản và sổ cái TK 621 khớp đúng
( Trích hồ sơ kiểm toán Công ty TN)
Qua đối chiếu, KTV nhận thấy số liệu trong sổ sách kế toán xác định tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ là: 4.317.634.237 đã đối chiếu khớp với sổ cái, bảng tổng hợp CPSX và bảng cân đối tài khoản.
Kiểm tra việc tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Công việc này đợc kiểm toán viên thực hiện nh bảng sau:
Bảng 2.13: Thủ tục kiểm tra việc tập hợp & phân bổ chi phí NVLTT Công ty TN
( Trích hồ sơ kiểm toán Công ty TN)
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam Viet Nam Auditing and evaluation company
Client/ Khách hàng: Công ty TN Period/ Kỳ: 31/12/2004
Subject/ Nội dung: Test đối ứng TK621Preprare/ Người lập: DTA Reviewed by/ Người soát xét: TQT
Reviewed by/ Người soát xét:Date: 15/03/2005 Date: 22/03/2005
Date:
Nợ TK 621, Có TKCó TK 621, Nợ TKTKQuý IQuý IIQuý IIIQuý IVCộngTKQuý IQuý IIQuý IIIQuý IVCộng152170934322515378326421683784264251301032840684396154142371459290463684810632495028346740217181437921522302086361715066203870
63712202593054130680933015425802134281243875627159809307377043945236094230715234535664886932763512023980970348170140511 1543520127861112703722210362242532610227919390 152284542818092742324498564954810628748 Cộng105678623422615921212905623777086935054317634237(*)Cộng105678623422615921212905623777086935054317634237(*)
Notes: : Số liệu đối chiếu khớp đúng (*): Đã cộng dồn
Kết quả của thủ tục này đợc kiểm toán viên đánh giá số liệu phản ánh trên sổ sách của Công ty TN là hoàn toàn phù hợp và khớp đúng. Kết quả này đợc lu trong hồ sơ kiểm toán.
Kết thúc kiểm tra chi tiết khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kiểm toán viên đa ra kết luận sau:
Khoản mục nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty TN phản ánh chính xác, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ.
3.3.2. Kiểm tra chi tiết khoản mục chi phí nhân công trực tiếp.
Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp đợc kiểm toán viên kiểm tra vào các khía cạnh sau:
Đối chiếu số phát sinh chi phí nhân công trực tiếp TK 622 trên sổ cái TK622 với số liệu trên bảng tổng hợp chi phí sản xuất và bảng cân đối tài khoản.
Thủ tục này đợc kiểm tra theo bảng sau:
Bảng 2.14: Thủ tục xem xét tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp Công ty TN.
( Trích Hồ sơ kiểm toán Công ty TN)
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam Viet Nam auditing and evaluation company
Client/ Khách hàng:Công ty TN Period/ Kỳ: 31/12/2004
Subject/ Nội dung: Tổng hợp
TK 622Prepare/ Người lập: DTA Reviewed by/ Người soát xét: TQT
Reviewed by/ Người soát xét:Date: 17/03/2005 Date: 22/03/2005
Date:
Phát sinh nợPhát sinh cóQuý I262.724.202 262.724.202 Quý II284.612.732
284.612.732 Quý III126.063.598 126.063.598 QuýIV168.350.133 168.350.133 Cộng841.750.665(*)841.750.665(*)
Notes: : Số liệu khớp đúng
(*): Số liệu đã được cộng dồn
Số liệu lấy từ bảng tổng hợp chi phí sản xuất, đã đối chiếu khớp đúng sổ cái TK 622 hàng quý, Bảng cân đối tài khoản.
Kết quả kiểm tra tổng hợp TK 622, kiểm toán viên xác định tổng chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ là: 841.750.665 và số liệu đã đối chiếu khớp đúng.
Kiểm tra việc tập hợp và phân bổ chi phí nhân công trực tiếp. KTV tiến hành nh bảng sau:
Kết quả của việc kiểm tra cho ta thấy việc tập hợp và phân bổ chi phí nhân công trực tiếp Công ty phản ánh đúng đắn và hợp lý, hợp lệ.
Bảng 2.15: Thủ tục kiểm tra & phân bổ chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty TN
( Trích hồ sơ kiểm toán Công ty TN)
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam Viet Nam auditing and evaluation company
Client/ Khách hàng: Công ty TN Period/ Kỳ: 31/12/2004
Subject/ Nội dung: Tổng hợp đối ứng TK 622Prepare/ Người lập: DTA Reviewed by/ Người soát xét: TQT
Reviewed by/ Người soát xét:Date: 18/03/2005 Date: 22/03/2005
Date:
Nợ TK 622, Có TKCó TK 622, Nợ TKTKQuý IQuý IIQuý IIIQuý IVCộngTKQuý IQuý IIQuý IIIQuý IVCộng334224550600243258745107746665143889003719445013 15411050896801138450925042543867340053336700263338333682590364888121616200021583350107916752 15429589434210388364746013213623476893081388913384449101248651752154933287778014388900 154361740180668839932962494738662391196911511Cộng262724202284612732126063598168350133841750665(*)Cộng26272420228461273212606359816 8350133841750665(*)
Notes: : Số liệu đã được đối chiếu. (*): Số liệu đã được cộng dồn.
Kiểm tra chi tiết đối với bảng thanh toán lơng, BHXH, BHYT, ta thấy trên bảng… thanh toán lơng một số khoản chi phí nhân công phát sinh Tháng 12/2003 nhng đến tháng 1/2004 kế toán mới phản ánh. Số tiền là:26.936.000.
Bảng 2.16: Kiểm tra chọn mẫu chi phí nhân công trực tiếp
Chứng từ Diễn giải Số tiền
SH NT PC 45 PC 48 PC 50 01/01 05/01 12/01
Trả lơng công nhân PX Sơn Tết Âm lịch Trả lơng công nhân PX Nhựa Tết Âm lịch Trả lơng công nhân PX Khang Đạt Tết ÂL
7.542.080 8.619.520 10.774.400
Cộng 26.936.000
KTV nhận thấy đây không phải là khoản chi phí hợp lý, bởi kế toán phản ánh không đúng kỳ kế toán. KTV đa ra bút toán điều chỉnh nh sau:
Nợ TK 334: 26.936.000 Có TK 622: 26.936.000.
Ngoài ra, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra tính đúng đắn của trích BHXH, BHYT. Qua kiểm tra, KTVnhận thấy tất cả đều đợc trích theo đúng quy định của Nhà nớc BHXH (15%), BHYT (2%) trên tổng tiền lơng.
Kết thúc kiểm tra khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, kiểm toán viên đa ra nhận xét sau:
Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp cha phản ánh đúng, sai sót ảnh hởng trọng yếu. Vì vậy, kiểm toán viên đề nghị khách hàng nên điều chỉnh lại.
3.3.3. Kiểm tra chi tiết khoản mục chi phí sản xuất chung. Bao gồm các thủ tục sau:
Đối chiếu số phát sinh chi phí sản xuất chung trên sổ cái TK 627 với số liệu trên bảng tổng hợp chi phí sản xuất và bảng cân đối tài khoản.
Kết quả đợc lu trong hồ sơ kiểm toán Công ty TN nh bảng sau:
( Trích hồ sơ kiểm toán Công ty TN)
Nh vậy, kiểm toán viên xác định tổng chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ là: 1.549.466.108 VNĐ và đã đợc đối chiếu khớp đúng.
Kiểm tra việc tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung tại Công ty TN.
Chi phí sản xuất chung của Công ty TN đợc theo dõi trên tài khoản tổng hợp TK 627 và chi tiết thành các tiểu khoản sau:
- TK 6271: Chi phí nhân viên phân xởng - TK 6272: Chi phí vật liệu
- TK 6274: Chi phí khấu hao tài sản cố định - TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6278: Chi phí khác
Kết quả của việc kiểm tra đợc lu trong hồ sơ kiểm toán viên nh sau:
Bảng 2.18: Kiểm tra việc tập hợp và phân bổ chi phí SXC
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam Viet Nam auditing and evaluation company
Client/ Khách hàng: Công ty TN Period/ Kỳ: 31/12/2004
Subject/ Nội dung: Tổng hợp
TK 627Prepare/ Người lập: DTA Reviewed by/ Người soát xét: TQT
Reviewed by/ Người soát xét:Date: 18/03/2005 Date: 22/03/1005
Date:
Phát sinh nợPhát sinh cóQuý I158.820.276 158.820.276 Quý II745.743.684
745.743.684 Quý III335.027.827 335.027.827 Quý IV309.874.321 309.874.321 Cộng1.549.466.108(*)1.549.466.108(*)
Notes: : Số liệu đối chiếu khớp đúng (*): Số liệu đã được cộng dồn
Số liệu lấy từ bảng tổng hợp chi phí sản xuất. đã đối chiếu khớp đúng với sổ cái TK 627 và bảng cân đối tài khoản.
( Trích hồ sơ kiểm toán Công ty TN)
Kiểm tra chọn mẫu sổ cái TK 627.
Trên sổ chi tiết TK 627, KTV chọn trong mỗi tháng một số nghiệp vụ phát sinh lớn để tiến hành kiểm tra chọn mẫu. KTV đối chiếu giữa chứng từ gốc và sổ chi tiết nhằm kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ, nhằm phát hiện ra các sai sót trọng yếu. Ta có bảng sau:
Bảng 2.19: Kiểm tra chọn mẫu chi phí SXC.
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam Viet Nam auditing and evaluation company
Client/ Khách hàng: Công ty TN Period/ Kỳ: 31/12/2004
Subject/ Nội dung: Test đối ứng
TK 627Prepare/ Người lập: DTA Reviewed by/ Người soát xét: TQT
Reviewed by/ Người soát xét:Date: 18/03/2005 Date: 22/03/2005 Date: Nợ TK 627, Có TKCó TK 627, Có TKTKSố tiềnTKSố tiền33461.978.644 1541464.839.832 338321.054.510 1542588.797.121 33842.807.268 1543387.366.527 15399.165.830 331108.462.628 15218.593.593 112358.590.184 331550.990.148 335102.070.528 21454.381.824 111279.833.579 Cộng1.549.466.108(*)Cộng1.549.466.108(*)
Notes:: Số liệu đã được đối chiếu khớp đúng (*): Số liệu đã cộng dồn
Số liệu lấy từ sổ cái TK 627, đã đối chiếu với bảng tổng hợp chi phí sản xuất và bảng cân đối tài khoản khớp đúng.
( Trích hồ sơ kiểm toán Công ty TN)
Nh vậy, qua việc kiểm tra chọn mẫu TK 627, KTV phát hiện các sai sót sau:
Công ty Kiểm toán và Định giá Việt NamViet Nam auditing and evaluation companyClient/ Khách hàng: Công ty TN
Period/ Kỳ: 31/12/2004 Subject/ Nội dung: Test chọn mẫuTK 627 Prepare/ Người lập: DTA
Reviewed by/ Người soát xét: TQT Reviewed by/ Người soát xét: Date: 18/03/2005
Date: 22/03/2005 Date:
Chứng từDiễn giảiTK
ĐƯSố tiền(a) (b)(c)(d)(e)SHNTPC 0306/01Trả tiền mua nhiên liệu11168298450
PC 4328/03Trả tiền điện tháng 03112152431500 XN0415/04Trả tiền gia công SP11212208624027 PC 5202/05Chi tiếp khách 11143225678 (1) PC 5724/06Trả tiền thuê cửa hàng111106832600 PC 6214/07Trả tiền điện thoại T6112118000000 (2) PC 7802/08Trả tiền thuê máy móc11117400000
(3) PC 8616/08Chi thăm công nhân ốm11125368000 (4) PC 9217/09Trả tiền ăn trưa quý III11155624000 PC 9812/10Trích KHTSCĐ
6T/20041114285000 (5) ………Cộng600089255(*)
Notes:(a): Kiểm tra số tiền khớp đúng
(b): Chữ ký xác nhận thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng (c): Chữ ký thủ quỹ
(d): Chữ ký người nhận
(e): Giấy tờ, chứng từ liên quan (*): Đã cộng dồn
: Đã xác nhận : Chưa xác nhận
(1): Chi phí tiếp khách này phải hạch toán vào chi phí quản lý chứ không hạch toán vào TK 627 với số tiền là: 43.225.678 . KTV đa ra bút toán điều chỉnh sau:
Nợ TK 642: 43.225.678 Có TK 627: 43.225.678
(2): Số tiền chi trả tiền điện thoại tháng 6 thực tế trên hoá đơn là: 17.995.400. Sổ kế toán ghi: 18.000.000; nh vậy ghi tăng 4600. Chênh lệch này nhỏ, ảnh hởng không trọng yếu có thể bỏ qua.
(3):Tiền chi trả thuê máy móc cho phân xởng Khang Đạt không có hoá đơn xác nhận; Đề nghị kế toán thanh toán giải trình về khoản chi phí này.
(4):Số tiền chi cho việc thăm công nhân ốm phải đợc trích từ quỹ phúc lợi chứ không hạch toán vào TK 627. KTV đa ra bút toán ghi giảm chi phí nh sau:
Nợ TK 431: 25.368.000 Có TK 627: 25.368.000
(5):Khấu hao dây chuyền sản xuất các bộ phận xe gắn máy đã khấu hao hết từ tháng 12/2003 mà kế toán vẫn tiếp tục trích khấu hao. KTV đa ra bút toán điều chỉnh:
Nợ TK 214: 4.285.000 Có TK 627: 4.285.000
Ngoài ra, KTV kết hợp kiểm tra tính đúng kỳ của các khoản chi phí phát sinh trong khi kiểm tra chọn mẫu. Kiểm toán viên xem xét xem liệu có khoản chi phí phát sinh kỳ này mà lại tính vào kỳ sau hoặc phát sinh vào kỳ sau mà lại hạch toán kỳ này hay không? Kết quả cho thấy mọi khoản chi phí SXC đều phản ánh đúng kỳ kế toán.
Kết thúc kiểm toán khoản mục chi phí sản xuất chung, KTV đa ra kết luận: Khoản mục chi phí sản xuất chung nhìn chung đã phản ánh đầy đủ và đúng kỳ kế toán, song kế toán hạch toán cha đúng, cha đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ trên khía cạnh trọng yếu. KTV đề nghị doanh nghiệp điều chỉnh lại nh bút toán mà KTV đa ra.
3.3.4.Kiểm tra chi tiết khoản mục chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Thủ tục đối chiếu tổng số phát sinh TK 154 trên sổ cái với số liệu trên bảng tổng hợp chi phí sản xuất và bảng cân đối tài khoản. Kết quả kiểm tra lu trong hồ sơ kiểm toán nh sau:
( Trích hồ sơ kiểm toán Công ty TN)
KTV tiến hành đối chiếu phát sinh Nợ, có TK 154 với các TK 621, 622, 627 và các phiếu nhập kho thành phẩm để kiểm tra việc kết chuyển cuối kỳ đã thực hiện đúng đắn và phù hợp hay cha? Kết quả cho thấy Công ty TN thực hiện đầy đủ và chính xác.
Sau đó, KTV phỏng vấn nhân viên tại đơn vị khách hàng, đồng thời tính toán lại việc tính toán sản phẩm dở dang cuối kỳ kế toán. Qua kiểm tra, KTV khẳng định số