GIẤY BÁO CÓ – CREDIT ADVICESLIP ĐỀ NGHỊ GHI CÓ TK ( Please Debit account:) Số tiền (with account)
3.4.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.
đảm bảo mục tiêu cuối cùng là mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trên thương trường đều nhăm thoả mãn mục tiêu lợi nhuận. Đây còn là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán thanh toán không thể xa rời thực tế đó.
Trên đây là những nguyên tắc được đặt ra trong quá trình hoàn thiện thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
Công ty cần hoàn thiện kế toán thanh toán nói chung và kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng theo hướng:
- Hoàn thiện bộ máy kế toán.
- Nâng cao trình độ của nhân viên kế toán
- Áp dụng công nghệ thông tin hiện đại vào để xử lý các thông tin kế toán
- Việc áp dụng chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, và báo cáo tài chính phải tuân thủ theo đúng những quy định trong chế độ kế toán nhưng cũng đồng thời phải linh hoạt theo đặc trưng của ngành kinh doanh xây lắp.
3.4.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. nhà cung cấp.
Bên cạnh những ưu điểm lớn và những kết quả đã đạt được, kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp còn chứa đựng nhiều hạn chế cần khắc phục và bổ sung. Dựa theo những nguyên tắc đã nêu trên em xin nêu ra một số biện pháp cụ thể như sau:
Về mặt tổ chức nhân sự
Cần bổ sung thêm số lượng nhân viên tham gia vào hạch toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Trong phòng nên có ít nhất khoảng 3 kế toán viên phụ trách hoạt động này. Đồng thời cần phân rõ nhiệm vụ của từng người để thuận tiện cho việc chuyên môn hoá nhằm giảm bớt sự trùng lặp trong công việc cũng như tránh rơi vào tình trạng không được giao việc cụ thể nên khó xác định trách nhiệm trong công việc. Cụ thể cần giao cho 1 kế toán viên theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, 1 kế toán viên theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp và 1 kế toán viên làm nhiệm vụ phân tích tình hình thanh toán. Tuy nhiên cho dù công việc được phân công rõ ràng
cụ thể từng phần song giữa các cá nhân này vẫn cần thiết phải có sự kết hợp trong quá trình theo dõi và phân tích tình hình thanh toán của Công ty để đảm bảo tính thống nhất trong hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ.
Đào tạo, mở các lớp bồi dưỡng kiến thức cho kế toán viên nói chung và kế toán thanh toán nói riêng.
Hiện nay có những quy định mới về pháp luật đòi hỏi kế toán viên phải được cập nhập kiến thức. Đồng thời việc sử dụng máytính và các phần mềm kế toán đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ chuyên môn làm sao phát huy được hết chức năng của các phần mềm đó.
Về công tác luân chuyển chứng từ.
Các chứng từ tốt nhất nên được cập nhật ngay từ ngày phát sinh nghiệp vụ hoặc để 1 ngày sau đó. Việc cập nhật chứng từ muốn nhanh chóng và đảm bảo thời gian như vậy đòi hỏi quá trình lập và luân chuyển các chứng từ cũng phải đảm bảo về mặt thủ tục và thời gian, bởi lẽ nếu các chứng từ luân chuyển quá chậm thì kế toán sẽ nhận được những chứng từ này muộn và việc cập nhật vì thế sẽ không thể đảm bảo được về mặt thời gian thậm chí còn có thể gây nhầm lẫn. Đồng thời việc cập nhật các chứng từ kịp thời còn giúp cho việc chương trình kế toán có thể kịp thời đưa ra các thông tin cần thiết khi có yêu cầu.
Thêm vào đó để thuận tiện cho việc cập nhật chứng từ cũng như việc theo dõi thanh toán được dễ dàng hơn Công ty nên xây dựng lại hệ thống mã hoá các đối tượng thanh toán. Các đối tượng này sẽ được phân chia theo từng khu vực để quản lý. Cụ thể như sau: Một đối tượng sẽ được đặt mã bao gồm hai phần, phần thứ nhất là khu vực của đối tượng được ký hiệu bằng chữ và phần thứ hai là mã cho đối tượng được ký hiệu bằng số và số này tốt nhất là nên lấy theo mã khách hàng để tiện theo dõi. Ví dụ Công ty TNHH Hà Quỳnh sẽ được mã hoá như sau: KH0031. Việc mã hoá bằng cách này có ba tiện ích thứ nhất là có thể phân vùng để theo dõi đối tượng thanh toán, thứ hai là tránh mất thời gian cho quá trình mã hoá và thứ ba là tránh nhầm lẫn trong quá trình hạch toán và theo dõi các đối tượng thanh toán.
Hiện nay việc luân chuyển chứng từ trong công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ phát hành báo cáo tài chính và kịp thời đưa ra các quyết định kinh tế. Hoàn thiện kế toán thanh toán dựa trên việc đẩy mạnh tốc độ luân chuyển chứng từ cần thực hiện một số biện pháp như:
Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên và liên tục, các nhân viên kế toán ở các xí nghiệp trực thuộc công ty thường đảm nhiệm nhiều công việc. Do đó, nhân lực là một vấn đề quan trọng cần được chú ý nhất.
Cần có những chính sách khen thưởng, kỷ luật thích đáng đối với những cán bộ có thành tích cũng như khuyết điểm trong công tác kế toán.
Do nhận thức về công tác kế toán trong cán bộ công nhân viên chức của công ty đôi khi còn chưa sâu sắc nên không đặt vấn đề giải quyết khâu chứng từ lên hàng đầu. Trong các cuộc họp ở phạm vi toàn công ty, ban Giám đốc nên có những chỉ đạo tới từng xí nghiệp trực thuộc về tầm quan trọng của việc luân chuyển chứng từ.
Về công tác kiểm tra hạch toán chứng từ thanh toán.
Để đảm bảo phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì việc kiểm tra hóa đơn, chứng từ ban đầu là một yêu cầu cần thiết. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở hiện nay, quan hệ thanh toán diễn ra không hề đơn giản, giá trị thanh toán của các công trình lớn, nếu việc hạch toán chứng từ có những sai sót sẽ ảnh hưỏng lớn đến các báo cáo tài chính sau này đồng thời ban lãnh đạo công ty không hiểu được đúng đắn tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán thanh toán cần quan tâm hơn nữa đến nội dung trong hóa đơn, cần ghi đúng, ghi đủ và không ghi tắt những nội dung trên hóa đơn.
Hoàn thiện hạch toán kế toán thanh toán chi tiết bằng nguyên tệ.
Do nhu cầu theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ đòi hỏi việc theo dõi phải trên cả hai phương diện là theo dõi bằng tiền Việt Nam đồng và bằng cả nguyên tệ, bởi thế để tránh mất thời gian cũng như tránh gây khó khăn nhầm lẫn trong việc theo dõi thanh toán vì thế mà trong sổ chi tiết theo dõi thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài nên đưa thêm một cột đó là cột nguyên tệ. Trong cột này sẽ ghi giá trị của khoản thanh toán với nhà cung cấp theo nguyên tệ, nhờ đó giúp kế toán có thể thuận tiện trong việc theo dõi khoản nợ nhà cung cấp tính theo nguyên tệ là bao nhiêu, từng lần thanh toán là bao nhiêu và còn lại bao nhiêu theo nguyên tệ.
Công ty nên đưa ra hình thức lập dự phòng. Theo hình thức này các khoản nợ phải thu cần thường xuyên được đánh giá và khi sắp hết niên độ Báo cáo, danh sách các khoản nợ cần phải lập dự phòng sẽ được lên và giao cho kế toán. Ngoài ra cũng nên căn cứ vào những điều kiện khác như tình hình thị trường kinh doanh của Công ty, tình hình tài chính của khách hàng … để từ đó có đánh giá phù hợp về các khoản phải thu khó đòi. Tuỳ theo tình hình cụ thể, phòng kinh doanh sẽ đưa ra những mức lập dự phòng khác nhau đối với từng đối tượng và thông thường khoản dự phòng được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng nợ phải thu.
Dự phòng phải thu khó đòi cần lập
= Nợ phải thu khó đòi
của từng đối tượng x Số % có khả năng mất
Căn cứ vào việc đánh giá nợ phải thu khó đòi kế toán sẽ tiến hành hạch toán dựa trên việc sử dụng tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi.
Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.
Hiện nay, phòng Tài chính- Kế toán và các phòng ban khác trong công ty đã hòa mạng Internet. Đây là một cách giúp các cán bộ nhân viên tiếp cận thông tin bên ngoài một cách nhanh và rộng nhất. Việc nối mạng nội bộ trong phòng và trong công ty giúp cho việc truy cập thông tin tiện lợi và dễ dàng hơn. Ví dụ: Đối với các báo cáo như báo cáo Công nợ, báo cáo tình hình TSCĐ, báo cáo Thuế... ở các xí nghiệp gửi lên phòng Tài chính- Kế toán của công ty, nếu thay việc nhận các báo cáo qua các bản Fax bằng việc nhận qua Email hoặc nhận qua một tập tin gửi trong một trang web thì cán bộ kế toán sẽ không mất công làm một động tác nhập lại toàn bộ số liệu trên các bản Fax, rất mất thời gian và có thể xảy ra sai sót.
Tuy nhiên, để sử dụng tốt nhất những ứng dụng công nghệ thông tin lại là điều không phải dễ. Do đó, đặt ra câu hỏi là nên hay không nên sử dụng công nghệ thông tin trong điều kiện hiện nay. Vì bên cạnh những thuận lợi mà nó mang lại còn có các hạn chế, như: thông tin kế toán hoặc toàn bộ thông tin trong bất kỳ máy nào khi truy cập mạng cũng đều có thể bị đánh cắp hoặc bị xóa sạch. Giải pháp tốt nhất là máy của phòng chỉ nên nối mạng khi đã ký hợp đồng đảm bảo an ninh mạng để được đảm bảo
an toàn thông tin bằng các giải pháp kỹ thuật chuyên sâu với một công ty ứng dụng công nghệ thông tin nào đó. Hoặc chỉ nên hòa mạng cho một số máy riêng lẻ để phục vụ truy cập thông tin thông thường hàng ngày.
Kế toán máy đang trở nên khá phổ biến và chứng minh tính hữu dụng của nó trong tổ chức công tác kế toán cũng như trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Với việc ứng dụng kế toán máy cho phép kế toán viên cung cấp một cách nhanh chóng chính xác, đồng thời cũng giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán tiết kiệm, chi phí.
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, kế toán được được coi là “nghệ thuật” để ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định phù hợp với mục đích sử dụng của từng đối tượng thông tin. Có thể nói bộ máy kế toán hiệu quả là một tác nhân quan trọng trong việc giúp công ty có một chỗ đứng vững trên thị trường.
Trong thời gian kiến tập tại công ty cổ phân phát triển đầu tư Hà Nội em đã thu được những kiến thứcban đầu về công tác kế toán. Dưới góc độ của một sinh viên thực tập, do thời gian nghiên cứu ngắn với khả năng trình độ chuyên môn còn hạn chế, hiểu biết thực tế không đuợc nhiều do vậy báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, những nhận xét mang tính chủ quan. Vì vậy, em rất mong được sự đóng góp và sửa chữa của thầy cô giáo để báo cáo của em được chính xác và hoàn thiện hơn, giúp em có những hiểu biết đúng đắn, đầy đủ và thực tế.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của Th.s Phạm Thành Long, giáo viên trực tiếp hướng dẫn em và các thầy cô trong khoa kế toán, các anh chị trong phòng kế toán và các bộ phận phòng ban khác trong Công ty Cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội.