GIẤY BÁO CÓ – CREDIT ADVICESLIP ĐỀ NGHỊ GHI CÓ TK ( Please Debit account:) Số tiền (with account)
3.4.1 Đánh giá thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty.
cung cấp tại công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội
3.4.1 Đánh giá thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty. công ty.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào đều cần coi trọng tất cả các khâu của hoạt động kinh doanh nói chung. Mỗi một mắt xích, một khâu bị xem nhẹ đều dẫn đến kết quả kinh doanh bị sai lệch nghiêm trọng và chúng ta không thể lường trước đươc. Trong công tác kế toán nói riêng cũng vậy. Mọi phần hành kế toán đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Để đạt được lợi nhuận trong kinh doanh sản xuất, doanh nghiệp phải có thu, có chi và nó bị ràng buộc bởi quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.
Hợp đổng, hoá đơn
GTGT,Phiếu thu, giấy báo Có, ….. NHẬT KÝ CHUNG Sổ cái TK 131, 511, 33311, 156, 157, 632… Bảng cân đối phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng
Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng
Thấy được vai trò quan trọng đó, công ty cổ phần phát triển đầu tư Hà Nội đặc biệt chú trọng đến công tác kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp. Công ty có sử dụng riêng một kế toán cho phần hành thanh toán này.
Ưu điểm:
- Kế toán thanh toán được phân công thực hiện công việc một cách rõ ràng, theo nguyên tắc phân công phân nhiệm nhưng không tách khỏi hoạt động kế toán chung của công ty. Nhân viên kế toán luôn hết lòng với công việc và đạt hiệu quả làm việc cao.
- Về hình thức tổ chức công tác kế toán: Hiện nay công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung. Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra hàng ngày và rất thường xuyên nhưng lượng thông tin đó vẫn được kế toán thanh toán nắm bắt đầy đủ, trên cơ sở đó kiểm tra, đánh giá hoạt động thanh toán một cách kịp thời, chặt chẽ. Với mô hình tổ chức này năng lực của nhân viên kế toán thanh toán được khai thác một cách hiệu quả.
- Về hình thức tổ chức sổ sách kế toán: Công ty lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Với khối lượng nghiệp vụ thanh toán lớn, việc áp dụng hình thức sổ này của công ty đã giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi sổ kế toán, việc ghi vào các sổ kế toán có liên quan rất rõ ràng và sử dụng để đối chiếu cũng dễ thực hiện. Công ty đã mở sổ Nhật ký đặc biệt đó là: Nhật ký chi tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng. Đồng thời cũng mở sổ chi tiết : Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng.
- Lựa chọn, phân loại, lưu trữ chứng từ được tổ chức đầy đủ theo đúng quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hanhd ngày20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính,sau khi ghi đầy đủ nội dung trên chứng từ, có đủ chữ ký trên chứng từ, sau khi được xem xét tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp chúng từ mới trở thành cơ sở để ghi vào sổ kế toán.
- Hệ thống chứng từ thanh toán được lưu trữ theo đúng chế độ đảm bảo khoa học trong việc truy cập và lưu trữ thông tin. Hàng tháng, hàng quý, các chứng từ gôc được tập hợp theo từng nhóm, từng chủng loại khác nhau.
- Kế toán thanh toán thường được cử đi tham gia các lớp tập huấn, luôn được cập nhập các tài liệu nghiệp vụ kế toán, các tài liệu đặc thù của ngành xây dựng để tiếp thu chế độ, chính sách của Nhà nước.
Nhược điểm:
- Các nghiệp vụ thanh toán của công ty diễn ra nhiều, kế toán phụ trách phần hành này thường xuyên phải làm việc quá tải nên đôi khi không tránh khỏi việc phản ánh chậm trễ và có những thiếu sót. Một kế toán tham gia vào công việc này là còn thiếu so với nhu cầu quản lý. Kế toán thanh toán thường xuyên phải làm việc quá vất vả, hiệu quả không cao, khó chuyên môn hóa cũng như khó đảm bảo tính kịp thời của thông tin.Vấn đề thứ hai gây khó khăn trong quá trình cập nhật chứng từ đó là vấn đề lập các mã đối tượng. Hiện nay các đối tượng đều được đặt mã theo chữ cái tên của đối tượng, ví dụ Công ty TNHH Hà Quỳnh được đặt mã là: KH- HQ.Tuy nhiên hình thức đặt mã như vậy có thể rất dễ dẫn đến nhầm lẫn giữa các đối tượng với nhau bởi lẽ có thể có nhiều đối tượng trùng tên hoặc trùng các chữ cái viết tắt theo tên.
- Chứng từ nói chung và chứng từ thanh toán nói riêng còn luân chuyển chậm, ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này một phần do lý do đã kế trên, tức là số lượng kế toán viên tham gia vào hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ít do đó công việc thường bị ứ đọng chậm trễ, song một phần là ở ngay cách làm việc của kế toán viên này. Thông thường họ cũng không mấy chú ý đến vấn đề phải đảm bảo tính kịp thời của việc cập nhật mà thường đẩy công việc đến cuối kỳ. Chính vì vậy đến cuối kỳ rất nhiều việc bị ứ đọng lại, gây khó khăn trong việc lên báo cáo tài chính theo đúng thời hạn.
- Hiện nay công ty thường xuyên có những nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp bằng ngoại tệ đều có mẫu giống nhau nên khó khăn khi phải theo dõi cả phần nguyên tệ, trong Công ty sổ chi tiết theo dõi các khoản thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài chỉ hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi theo tiền Việt Nam đồng còn việc theo dõi giá trị khoản thanh toán bằng nguyên tệ lại phải xem trong hệ thống tài khoản ngoài bảng. Đây là một thiếu sót tương đối lớn trong quá trình hạch toán và theo dõi các khoản thanh toán bằng ngoại tệ, theo dõi như vậy sẽ gây khó khăn nhiều hơn cho kế toán cả về mặt thời gian
lẫn chất lượng công việc, đồng thời cũng làm cho quá trình theo dõi vì thế mà thiếu tính chính xác.
- Do vốn chủ sở hữu của công ty chiếm tỷ trọng không cao nên ảnh hưởng tới khả năng mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng.
- Công ty đã tiến hành trang bị máy móc thiết bị trong quản lý, kế toán và kế toán thanh toán. Tuy nhiên, vấn đề này chưa được quan tâm thích đáng. Đặc biệt trong điều kiện công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ như hiện nay.
- Một số khoản nợ của công ty đôi khi không được khách hàng thanh toán, vấn đề này một phần do kế toán thanh toán không theo dõi và báo cáo kịp thời trong công tác quản trị.