Cụng ty Dịch vụ Tư vấn Tài chớnh Kế toỏn và Kiểm toỏn thực hiện
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn
Chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn là một bộ phận của kiểm toỏn BCTC do đú việc hoàn thiện kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn cũng là một tất yếu. Hơn nữa, chu trỡnh lại là một giai đoạn rất quan trọng tạo đầy đủ cỏc yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả của chu trỡnh này ảnh hưởng trực tiếp đến giai đoạn sản xuất từ đú ảnh hưởng giỏn tiếp đến giai đoạn tiờu thụ và do đú ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chu trỡnh mua hàng thanh toỏn cú liờn quan mật thiết đến khoản mục hàng tồn kho và khoản phải trả nhà cung cấp. Xu hướng của cỏc nhà quản trị doanh nghiệp là giảm giỏ trị khoản cụng nợ phải trả so với thực tế và thờm vào đú cỏc nhà quản trị doanh nghiệp thường cú xu hướng phản ỏnh tăng giỏ trị hàng tồn kho so với thực tế nhằm mục đớch khuyếch trương giỏ trị tài sản của doanh nghiệp để kờu gọi đầu tư, bỏn doanh nghiệp hoặc tham gia đấu thầu... Kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng thanh toỏn thường là một trong những cụng việc phức tạp, tốn nhiều thời gian nhưng rất quan trọng trong kiểm toỏn BCTC. Bởi vậy, để nõng cao hiệu quả và chất lượng kiểm toỏn đũi hỏi cỏc tổ chức kiểm toỏn độc lập phải khụng ngừng nghiờn cứu, hoàn thiện nội dung, quy trỡnh, phương phỏp kiểm toỏn BCTC núi chung và kiểm toỏn hàng tồn kho núi riờng.
Việc đề ra cỏc giải phỏp để hoàn thiện kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng thanh toỏn trong kiểm toỏn BCTC nhằm nõng cao chất lượng của Cụng ty hiện nay là một vấn đề bức thiết cú ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn. Do xu thế hội nhập của nền kinh tế núi chung và của dịch vụ kiểm toỏn núi riờng. Nhu cầu kiểm toỏn ngày càng tăng nờn hàng loạt cụng ty kiểm toỏn Việt Nam ra đời. Mặt khỏc
ngày càng nhiều cỏc cụng ty kiểm toỏn quốc tế cung cấp dịch vụ kiểm toỏn tại Việt Nam. Đõy là một trong những khú khăn trong việc tỡm kiếm khỏch hàng của Cụng ty nếu Cụng ty khụng ngừng tăng cường chất lượng kiểm toỏn của mỡnh.
3.2.2. Những yờu cầu về hoàn thiện kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng thanh
toỏn
Để đỏp ứng được những yờu cầu về quản lý của Nhà nước đối với hoạt động kiểm toỏn núi chung và kiểm toỏn BCTC núi riờng thỡ kiểm toỏn Chu trỡnh mua hàng thanh toỏn cũng phải được hoàn thiện cho phự hợp. Muốn đảm bảo cho việc hoàn thiện kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng thanh toỏn trong kiểm toỏn BCTC cú tớnh khả thi cao thỡ cỏc nội dung đưa ra phải đỏp ứng được cỏc yờu cầu sau:
- Phải phự hợp với cỏc chớnh sỏch, chế độ quản lý kinh tế hiện hành của Nhà nước, cỏc chuẩn mực kế toỏn, kiểm toỏn đó ban hành và cỏc thụng lệ, chuẩn mực kiểm toỏn quốc tế phổ biến.
- Phải phự hợp với yờu cầu quản lý của Nhà nước mà trực tiếp là Bộ Tài chớnh đối với hoạt động kiểm toỏn hiện nay.
- Phải phự hợp với điều kiện, đặc điểm của Cụng ty kiểm toỏn và cú ảnh hưởng tớch cực đến việc nõng cao chất lượng dịch vụ kiểm toỏn của Cụng ty.
3.2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn
Qua nghiờn cứu lý luận và thực tiễn quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn do AASC thực hiện,với vốn kiến thức cú hạn kinh nghiệm chưa nhiều em xin đưa ra một số kiến nghị đối với chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn như sau:
3.2.2.1.Kiến nghị về giai đoạn tiếp cận khỏch hàng và lập kế hoạch
Lập kế hoạch là cụng việc đầu tiờn mà cỏc KTV cần thực hiện trong mỗi cuộc kiểm toỏn nhằm đảm bảo cuộc kiểm toỏn được tiến hành một cỏch cú hiệu quả. Đoạn 02, VSA số 300 - "Lập kế hoạch kiểm toỏn" nờu rừ "KTV và cụng ty
tiến hành một cỏch cú hiệu quả". Như vậy, việc lập kế hoạch kiểm toỏn khụng chỉ xuất phỏt từ yờu cầu của chớnh cuộc kiểm toỏn nhằm chuẩn bị những điều kiện cơ bản trong cụng tỏc kiểm toỏn mà cũn là nguyờn tắc cơ bản đó được quy định thành chuẩn mực và đũi hỏi cỏc KTV phải tuõn thủ. Lập kế hoạch kiểm toỏn hỗ trợ đắc lực cho việc thực hiện kiểm toỏn, giỳp cho cụng ty kiểm toỏn tiết kiệm chi phớ kiểm toỏn nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cụng tỏc kiểm toỏn.
Qua hồ sơ kiểm toỏn của Cụng ty Kiểm toỏn đó cho thấy một số hồ sơ kiểm toỏn khụng lưu trữ kế hoạch kiểm toỏn, hoặc cú lưu trữ nhưng kế hoạch kiểm toỏn khụng đầy đủ, thiếu nhiều nội dung quan trọng. Việc xõy dựng kế hoạch kiểm toỏn của Cụng ty đối với cỏc khỏch hàng lớn cũng tương đối tốt do giỏ phớ kiểm toỏn cao, cú khả năng trang trải cho cỏc chi phớ về khảo sỏt và lập kế hoạch kiểm toỏn. Cũn đối với cỏc khỏch hàng nhỏ cú vị trớ cỏch xa đối với Cụng ty kiểm toỏn thỡ việc xõy dựng kế hoạch kiểm toỏn thường thực hiện kộm do giỏ phớ kiểm toỏn khú cú thể trang trải cho cỏc chi phớ khảo sỏt và lập kế hoạch kiểm toỏn. Tỡnh trạng này cũng xảy ra tương đối phổ biến đối với cỏc cụng ty kiểm toỏn khỏc. Cụng ty cần phải tăng cường chỉ đạo việc thực hiện giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn cần được cỏc KTV chỳ trọng hơn đảm bảo cho việc nõng cao chất lượng cuộc kiểm toỏn và tăng độ tin cậy cho nhận xột kiểm toỏn của Cụng ty
+) Việc tiếp cận khỏch hàng
* Cơ sở đưa ra kiến nghị
được AASC thực hiện rất tốt đối với khỏch hàng mới. Tuy nhiờn, đối với khỏch hàng cũ thỡ do mọi thụng tin của khỏch hàng đều được lưu trong hồ sơ kiểm toỏn năm trước nờn cú thể KTV khụng tập trung nhiều vào việc thu thập thụng tin bổ sung. Do đú KTV cú thể bỏ sút những thụng tin quan trọng cú ý nghĩa quyết định đến kết luận kiểm toỏn.
Theo Chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 300- Kế hoạch kiểm toỏn, KTV phải thu thập hiểu biết về ngành nghề, cụng việc kinh doanh của khỏch hàng, tỡm hiểu hệ thống kế toỏn, KSNB và cỏc bờn liờn quan để đỏnh giỏ rủi ro và lờn
kế hoạch kiểm toỏn. Như vậy theo Chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam chỉ đạo thỡ khụng phõn biệt cụ thể việc thu thập thụng tin đối với từng khỏch hàng khỏc nhau sẽ thực hiện khỏc nhau như thế nào.
* Hướng giải quyết:
Do vậy khi tiến hành kiểm toỏn, KTV phải linh hoạt trong việc thu thập thụng tin bổ sung đối với khỏch hàng cũ để đảm bảo khụng bỏ qua những thụng tin quan trọng cú ảnh hưởng đến BCTC cũng như BCKT của KTV. Chớnh vỡ vậy khi tiến hành kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn tại khỏch hàng cũ KTV nờn phỏng vấn nhõn viờn, những người phụ trỏch xem trong năm khỏch hàng cú thay đổi quy trỡnh mua hàng, thay đổi nhà cung cấp, hay những quy chế, quy định nội bộ nào mà ảnh hưởng đến chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn khụng? Nắm bắt kỹ những thụng tin này là sự chuẩn bị rất tốt để KTV tiến hành kiểm toỏn chu trỡnh. Cũn đối với khỏch hàng mới thỡ việc tỡm hiểu kỹ lưỡng những thụng tin này là việc làm khụng thể thiếu được.
+) Về thực hiện thủ tục phõn tớch
* Cơ sở đưa ra kiến nghị
Theo Chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 520- Quy trỡnh phõn tớch, thỡ cỏc thủ tục phõn tớch được ỏp dụng cho tất cả cỏc cuộc kiểm toỏn và chỳng thường được thực hiện trong tất cả cỏc giai đoạn của cuộc kiểm toỏn. Tuy nhiờn qua nghiờn cứu thực tế quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn do AASC thực hiện thỡ thấy cỏc thủ tục phõn tớch khụng được sử dụng nhiều hoặc nếu sử dụng thỡ chỉ là sự ước tớnh ngầm định của KTV mà khụng được thể hiện cụ thể trờn giấy tờ làm việc. Thụng thường KTV chỉ sử dụng thủ tục phõn tớch trong giai đoạn thực hiện kiểm toỏn đối với một số khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phớ, giỏ vốn…
* Hướng giải quyết
dàng phỏt hiện ra những sai sút cú thể xảy ra đề nghị AASC cần tăng cường thực hiện thủ tục phõn tớch trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn như Chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 520 quy định: “KTV phải thực hiện quy trỡnh phõn tớch khi lập kế hoạch kiểm toỏn và giai đoạn soỏt xột tổng thể về cuộc kiểm toỏn”.
+) Về đỏnh giỏ tớnh trọng yếu và rủi ro kiểm toỏn
*) Cơ sở đưa kiến nghị
VSA số 320 - "Tớnh trọng yếu trong kiểm toỏn" yờu cầu "Khi lập kế hoạch kiểm toỏn, KTV phải xỏc định mức trọng yếu cú thể chấp nhận được để làm tiờu chuẩn phỏt hiện những sai sút về mặt định lượng... KTV cần xem xột tớnh trọng yếu trờn cả phương diện mức độ sai sút tổng thể của BCTC trong mối quan hệ với mức độ sai sút chi tiết của số dư cỏc tài khoản ..."
Thực tế cho thấy nhiều KTV và nhiều cụng ty kiểm toỏn chưa hiểu đầy đủ về trọng yếu, khụng biết phõn bổ ước lượng mức trọng yếu cho hàng tồn kho và cỏc bộ phận khỏc, khụng biết so sỏnh ước lượng về mức trọng yếu với tổng sai sút phỏt hiện được hay tổng ước tớnh cỏc sai sút.
Tuy nhiờn tại Cụng ty AASC cụng tỏc đỏnh giỏ trọng yếu đó thực hiện theo đỳng yờu cầu của Chuẩn mực Kiểm toỏn số 320. Cụng ty đó xõy dựng chỉ đạo về trọng yếu trờn cơ sở tham khảo những căn cứ mà cỏc cụng ty kiểm toỏn quốc tế thường dựng khi xỏc định mức trọng yếu và hướng dẫn về phõn bổ ước lượng ban đầu về trọng yếu cho cỏc khoản mục của Chu trỡnh mua hàng thanh toỏn.Việc vận dụng mức trọng yếu Chu trỡnh mua hàng thanh toỏn trong kiểm toỏn BCTCđược Cụng tythực hiện theo 5 bước sau: :
Bước 1: Ước tớnh ban đầu về mức trọng yếu
Bước 2:Phõn bổ ước lượng ban đầu về mức trọng yếu cho cỏc bộ phận Bước 3:Ước tớnh sai sút của cỏc khoản mục chu trỡnh mua hàng thanh toỏn
Bước 5: So sỏnh ước tớnh sai số kết hợp với ước tớnh ban đầu hoặc xem xột lại ước lượng ban đầu về mức trọng yếu
* Hướng giải quyết:
Tuy nhiờn, việc đỏnh giỏ mức trọng yếu và rủi ro ở Cụng ty đang được thực hiện gần như là theo một mẫu sẵn khụng cú sự khỏc nhau nhiều giữa cỏc khỏch hàng về tỷ lệ phõn bổ trọng yếu. Cụng ty cần tăng cường hệ thống phương phỏp đỏnh giỏ ỏp dụng đối với từng loại hỡnh doanh nghiệp. Hơn nữa việc đỏnh giỏ trọng yếu và rủi ro là rất phức tạp nờn đề nghị AASC cần tiếp tục tăng cường tham khảo cỏch thức đỏnh giỏ mức trọng yếu và rủi ro ở cỏc cụng ty kiểm toỏn khỏc nhau, nhất là những cụng ty kiểm toỏn cú uy tớn trờn thị trường trong nước và quốc tế.
+)Tăng cường sử dụng phần mềm kiểm toỏn
Ứng dụng những thành tựu của khoa học cụng nghệ vào hoạt động đó trở thành một trong cỏc điều kiện để tồn tại và phỏt triển trong thời đại cụng nghệ thụng tin này. Tuy nhiờn, tại AASC hiện nay mặc dự việc sử dụng mỏy tớnh (phần cứng ) để hỗ trợ cho cỏc KTV làm việc đó trở nờn rất phổ biến nhưng việc phỏt triển những chương trỡnh kiểm toỏn (phần mềm) rất hạn chế. Cỏc giấy tờ làm việc vẫn phải in ra giấy và cụng việc rà soỏt vẫn phải thực hiện một cỏch thủ cụng , mất nhiều thời gian. Để tiết kiệm thời gian, từ đú giảm chi phớ kiểm toỏn cũng như để tranh thủ được những tiến bộ khoa học cụng nghệ, Cụng ty nờn xem xột đến sự phỏt triển và sử dụng chương trỡnh kiểm toỏn cho phộp KTV cú thể hoàn thiện giấy làm việc hoàn toàn trờn mỏy, số liệu giữa cỏc được liờn kết với nhau, việc soỏt xột từ đú cũng chỉ phải thực hiện trờn mỏy như một số cụng ty kỉờm toỏn khỏc ( Vaco, PricewaterhouseCopers...) đó làm.
3.2.2.2. Kiến nghị về quy trỡnh thực hiện kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn.
Để hoàn thiện hơn đối với việc kiểm toỏn chu trỡnh, bờn cạnh những kiến nghị nờu trờn, cú thể xem xột thờm cỏc kiến nghị cụ thể sau đối với kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn.
a. Về việc ỏp dụng thủ tục phõn tớch
* Cơ đưa ra kiến nghị
Việc ỏp dụng thủ tục phõn tớch đó được quy định cụ thể trong VSA 520. Theo đú, “ Quy trỡnh phõn tớch bao gồm việc so sỏnh cỏc thụng tin tài chớnh như: So sỏnh thụng tin tương ứng trong kỳ này với cỏc kỳ trước; so sỏnh giữa thực tế và kế hoạch của đơn vị(...); so sỏnh giữa thực tế với ước tớnh của KTV; So sỏnh giữa thực tế của đơn vị với cỏc đơn vị cựng nghành cú cựng quy mụ hoạt động, hoặc số liệu thống kờ, định mức cựng nghành(...)”. Cũng theo chuẩn mực này, KTV cú thể so sỏnh giữa cỏc thụng tin tài chớnh với nhau hoặc thụng tin phi tài chớnh.
Tại AASC, mặc dự trong khi kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng thanh toỏn, thủ tục phõn tớch đó được sử dụng để so sỏnh số dư của năm nay so với năm trước đối với hàng mua trong năm, số dư phải trả nhà cung cấp, tuy nhiờn thủ tục phõn tớch chỉ dừng lại ở đõy (thuần tuý là phõn tớch ngang) mà khụng sử dụng đến phõn tớch khỏc.
* Kiến nghị
Do đú để tăng cường hiờụ quả khi vận dụng thủ tục phõn tớch trong kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng thanh toỏn, KTV cú thể sử dụng cỏc thụng tin khỏc như: kế hoạch của đơn vị khỏch hàng hay số liệu trung bỡnh của nghành hoặc cỏc cụng ty khỏc trong nghành cú cựng quy mụ về giỏ trị hàng mua hay chi phớ thu mua... KTV cũng nờn gắn liền việc phõn tớch với phõn tớch xu hướng chung của nghành, hay nền kinh tế núi chung . Việc sử dụng cỏc thụng tin phi tài chớnh khỏc( như năng lực lưu kho của đơn vị, những bất lợi từ phớa chớnh sỏch của Nhà nước hoặc điều kiện chớnh trị , xó hội khỏc đối với việc mua bỏn cỏc loại nguyờn vật liệu mà cụng ty khỏch hàng hay mua) cũng cú thể giỳp KTV kiểm tra được tớnh hợp lý của cỏc khoản mục cần phõn tớch.
b. Đối với mua hàng và chi phớ mua hàng
AASC tiến hành kiểm toỏn theo cỏc khoản mục cấu thành nờn BCTC. Do đú khi KTV tiến hành kiểm toỏn theo chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn, KTV cần kết hợp kiểm toỏn khoản mục Hàng tồn kho và kiểm toỏn Cỏc khoản phải trả người bỏn.
Tại AASC cú xõy dựng chương trỡnh kiểm toỏn Mua hàng, chi phớ mua hàng và phải trả người bỏn, tuy nhiờn KTV khụng thực hiện kiểm toỏn nghiệp vụ mua hàng, chi phớ mua hàng ở chương trỡnh kiểm toỏn này mà chỉ thực hiện kiểm toỏn cỏc khoản phải trả người bỏn. Cũn nghiệp vụ mua hàng, chi phớ mua hàng lại được thực hiện ở chương trỡnh kiểm toỏn Hàng tồn kho. Như vậy ta thấy rằng cú sự khụng đồng nhất giữa chương trỡnh kiểm toỏn và quy trỡnh thực hiện kiểm toỏn. Hơn nữa, kiểm toỏn nghiệp vụ mua hàng khụng thực hiện riờng rẽ giữa giỏ mua và chi phớ mua hàng nờn cú thể khú phỏt hiện sai sút xảy ra đối với nghiệp vụ mua hàng. Ta biết rằng, Tài khoản “Hàng hoỏ” bao gồm 2 tiểu khoản là “Giỏ mua hàng hoỏ” và “Chi phớ thu mua hàng hoỏ”.
* Kiến nghị
Để kiểm toỏn nghiệp vụ mua hàng KTV cần kiểm tra chi tiết từng yếu tố cấu thành. Để nõng cao hiệu quả, chất lượng kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn, KTV nờn thực hiện kiểm toỏn giỏ mua và chi phớ mua hàng tỏch biệt đồng thời luụn đặt trong mối quan hệ với cỏc khoản phải trả người bỏn.
c. Đối với cỏc khoản phải trả nhà cung cấp