1) Giới thiệu về khỏch hàng
Quỏ trỡnh kinh doanh là quỏ trỡnh diễn ra liờn tục, cỏc giai đoạn kế tiếp nhau phản ỏnh sự tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp. Cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh kinh doanh cú mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Đối với đơn vị sản xuất thỡ quỏ trỡnh kinh doanh gồm cú 3 giai đoạn chớnh: giai đoạn cung ứng, giai đoạn sản xuất, giai đoạn tiờu thụ. Cũn đối với đơn vị kinh doanh thương mại thỡ quỏ trỡnh kinh doanh gồm 2 giai đoạn là mua vào và bỏn ra. Dự doanh nghiệp là đơn vị sản xuất hoặc kinh doanh thương mại thỡ quỏ trỡnh mua vào và thanh toỏn cho hàng hoỏ và dịch vụ của nhà cung cấp (chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn) khụng thể thiếu. Nú là giai đoạn khởi đầu cho quỏ trỡnh sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ đú mà mọi yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được cung ứng đầy đủ.
Để trỡnh bày rừ hơn quy trỡnh kiểm toỏn tại Cụng ty AASC phần tiếp sau đõy của chuyờn đề xin trỡnh bày chi tiết quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn thực hiện tại hai khỏch hàng là hai cụng ty ABC và cụng ty XYZ.
Tổng quan chnng về hai cụng ty khỏch hàng ABC và XYZ KẾT THÚC KIỂM TOÁN Kết luận về cuộc kiểm toỏn và lập Bỏo cỏo kiểm toỏn
- Soỏt xột cỏc sự kiện xảy ra sau ngày phỏt hành BCTC - Thu thập thư giải trỡnh của Ban Giỏm đốc khỏch hàng - Lập bảng tổng hợp kết quả kiểm toỏn
- Lập bỏo cỏo kiểm toỏn - Hoàn thiện hồ sơ kiểm toỏn Cỏc hoạt động
sau kiểm toỏn
- Đỏnh giỏ kết quả và chất lượng cuộc kiểm toỏn
- Giải quyết cỏc sự kiện phỏt sinh sau ngày ký Bỏo cỏo kiểm toỏn
Để đảm bảo trước khi thực hiện một cuộc kiểm toỏn, KTV nhất thiết cần phải tỡm hiểu về hoạt động kinh doanh của khỏch hàng. Một mặt giỳp kiểm toỏn thu thập được đầy đủ bằng chứng hỗ trợ cho ý kiến kết luận của KTV sau này, mặt khỏc đõy cũng là căn cứ quan trọng để AASC xem xột KTV phự hợp và dự kiến chuyờn gia bờn ngoài. Tuy vậy tuỳ theo tớnh chất khỏch hàng mà việc thu thập thụng tin về hoạt động kinh doanh là khỏc nhau. Đối với cụng ty ABC là khỏch hàng truyền thống nờn mọi thụng tin về hoạt động kinh doanh của khỏch hàng được lưu trong hồ sơ kiểm toỏn thường niờn. Tuy nhiờn KTV phải thường xuyờn bổ sung thụng tin về khỏch hàng nếu khỏch hàng cú sự thay đổi hay mở rộng ngành nghề kinh doanh, ỏp dụng những chế độ, chớnh sỏch mới…bởi những thay đổi này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty cũng như cỏch thức hoạch toỏn kế toỏn. Những thụng tin này được KTV thu thập thụng qua một số phương phỏp như: phỏng vấn Ban Giỏm đốc, Kế toỏn trưởng, cỏc nhõn viờn của khỏch hàng và quan sỏt thực tế.Khỏc với cụng ty ABC, cụng ty XYZ là cụng ty mới thành lập lại tiến hành kiểm toỏn năm tài chớnh đầu tiờn nờn KTV phải thu thập đầy đủ và trỡnh bày chi tiết cỏc thụng tin cú liờn quan từ khi cụng ty đi vào hoạt động đến khi lập BCTC.
Thụng thường KTV tập trung vào cỏc thụng tin sau:
Sự hỡnh thành phỏt triển và đặc điểm kinh doanh của cụng ty
Đặc điểm về tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty và chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng ban
Hệ thống kế toỏn và cỏch thức tổ chức hạch toỏn kế toỏn chu trỡnh mua hàng thanh toỏn
Cụng ty ABC
* Sự hỡnh thành phỏt triển và đặc điểm kinh doanh của cụng ty
Cụng ty ABC là cụng ty trỏch nhiệm hữu hạn một thành viờn được thành lập theo Quyết định số 77/2003/QĐ- TTg ngày 29 thỏng 4 năm 2003 của Thủ tướng chớnh phủ trực thuộc Tổng cụng ty than Việt Nam. Hoạt động
sản xuất kinh doanh của cụng ty ngày càng phỏt triển biểu hiện ở doanh thu và lợi nhuận tăng nhanh dần từ năm 2003 đến năm 2006. Tạo điều kiện cho cụng ty mở rộng loại hỡnh kinh doanh. Nghành nghề kinh doanh của cụng ty là:
- Sản xuất, phối chế, thử nghiệm, sử dụng vật liệu nổ
- Nghiờn cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, phối chế, thử nghiệm, sử dụng vật liệu nổ cụng nghiệp
- Xuất nhập khẩu vật liệu nổ,nguyờn vật liệu, hoỏ chất để sản xuất kinh doanh vật liờu nổ
- Bảo quản, đúng gúi, cung ứng, dự trữ quốc gia về vật liệu nổ
- Sản xuất cung ứng vật tư kỹ thuật, dõy điện, bao bỡ đúng gúi thuốc nổ, giấy sinh hoạt…
Bảng 2.4: Thụng tin cơ bản của khỏch hàng ABC
Thông tin cơ bản về khách hàng Tên khách hàng: ABC Tham chiếu:
Niên độ kế toán: 2006 Ngời thực hiện:LAT Ngời đợc phỏng vấn: Kế toỏn trưởng Ngày thực hiện:
Tờn giao dịch tiếng Việt ABC tiếng Anh
Loại hỡnh doanh nghiệp
Cụng ty nhà nước Cụng ty cổ phần
Tổng cụng ty nhà nước Cụng ty TNHH
Doanh nghiệp tư nhõn Cụng ty 100% vốn nước ngoài
Cụng ty liờn doanh Khỏc Ngày thành lập 29/04/2003 QĐ/GP thành lập Số 77/2003/QĐ- TTg ngày 29/4/2003 cấp tại
QĐ bổ sung Số ngày cấp tại
GP điều chỉnh Số ngày cấp tại
Giấy ĐKKD Số 0144000586 ngày 05/06/2003 cấp tại
Thời gian hoạt động
(Trớch giấy làm việc KTV trong hồ sơ kiểm toỏn chung)
* Đặc điểm về tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty
Tuy Cụng ty cú 18 chi nhỏnh ở cỏc tỉnh trờn cả nước nhưng bộ mỏy tổ chức quản lý khỏ chặt chẽ. Bộ mỏy quản lý của cụng ty gồm: Hội đồng quản trị cú ba thành viờn một chủ tịch và hai uỷ viờn; ban giỏm đốc cú một giỏm đốc và bốn phú giỏm đốc. Ở mỗi chi nhỏnh cụng ty cú một giỏm đốc và đầy đủ cỏc phũng ban. Lónh đạo Cụng ty rất quan tõm tới cụng tỏc tài chớnh kế toỏn.
* Hệ thống kế toỏn và cỏch thức tổ chức hạch toỏn kế toỏn chu trỡnh mua hàng thanh toỏn
Bộ mỏy kế tỏn của cụng ty gồm một kế toỏn trưởng và năm kế toỏn đảm nhiệm cỏc cụng việc khỏc nhau. Kế toỏn tại cỏc chi nhỏnh hạch toỏn độc lập sau đú tổng hợp số liệu tại văn phũng chớnh của cụng ty.
+) Niờn độ kế toỏn của Cụng ty bắt đầu từ ngày 01 thỏng 01 kết thỳc vào ngày 31 thỏng 12. Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chộp kế toỏn là đồng Việt Nam.
+) Chế dộ kế toỏn mà Cụng ty ỏp dụng là chế độ kế toỏn Việt Nam ban hành theo Quyết định số 1195/QĐ-HĐQT ngày 25/10/2001 của Hội đồng quản trị Tổng cụng ty và được chấp nhận của bộ tài chớnh tại Cụng văn số 9441TC/CĐKT ngày 2/10/2001, cỏc Chuẩn mực kế toỏn Việt Nam do Bộ Tài chớnh ban hành theo cỏc Quyết định và cỏc văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn, hướng đẫn thực hiện kốm theo.
+) Hỡnh thức sổ kế toỏn cụng ty ỏp dụng theo hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chứng từ.
+) Nguyờn tắc, phương phỏp chuyển đổi cỏc đồng tiền khỏc: Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giỏ giao dịch thực tế tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm cỏc khoản mục tiền tệ cú gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giỏ bỡnh quõn liờn ngõn hàng do Ngõn hàng Nhà nước Việt Nam cụng bố vào ngày kết thỳc niờn độ kế toỏn.
Chờnh lệch tỷ giỏ thực tế phỏt sinh trong kỳ và chờnh lệch tỷ giỏ do đỏnh giỏ lại số dư cỏc khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phớ tài chớnh trong năm tài chớnh.
+) Nguyờn tắc đỏnh giỏ hàng tồn kho: hàng tồn kho được tớnh theo giỏ gốc. Gớa gốc hàng tồn kho bao gồm chi phớ mua, chi phớ chế biến và cỏc chi phớ liờn quan trực tiếp khỏc phỏt sinh để cú được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thỏi hiện tại.
+) Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: Cụng ty ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn hàng tồn kho.
+) Phương phỏp xỏc định giỏ trị hàng tồn kho cuối kỳ: Giỏ trị nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ, thành phẩm cuối kỳ được xỏc định theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền, sản phẩm dở dang cuối kỳ được đỏnh giỏ theo phương phỏp chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp.
+) Ghi nhận cỏc khoản phải trả thương mại và phải trả khỏc: Cỏc khoản phải trả người bỏn cú thời hạn thanh toỏn dưới 1 năm hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh được phõn loại là nợ ngắn hạn, cú thời hạn thanh toỏn trờn một năm hoặc trờn một chu kỳ sản xuất kinh doanh được phõn loại là nợ dài hạn.
Cụng ty XYZ
* Sự hỡnh thành phỏt triển và đặc điểm kinh doanh của cụng ty
Cụng ty XYZ là cụng ty cổ phần được thành lập theo Quyết định số 8943/QĐ-UB ngày 8/12/2005 của Uỷ ban Nhõn dõn Thành phố Hà Nội về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành cụng ty cổ phần XYZ. Cụng ty đang hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103006172 đăng ký lần đầu ngày 10/12/2005. Vốn điều lệ cụng ty khi mới thành lập là 17,5 tỷ đồng trong đú vốn nhà nước chiếm 51%.
* Đặc điểm về tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty
Do cụng ty XYZ là khỏch hàng mới nờn KTV cần thu thập đầy đủ và trỡnh bày chi tiết về đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty là hết sức cần thiết. Qua đú
KTV nắm bắt được sự phự hợp và tớnh hiệu quả của bộ mỏy quản lý này trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Cơ quan quyết định cao nhất của Cụng ty là Đại hội đồng cổ đụng. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Cụng ty do Đại hội đồng cổ đụng bầu và miễn nhiệm. Ban Kiểm soỏt là cơ quan kiểm soỏt hoạt động của Cụng ty do Đại hội đồng cổ đụng bầu và miễn nhiệm. Tại Cụng ty, giỏm đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và là người điều hành sản xuất kinh doanh của Cụng ty, là người đại diện theo phỏp luật của Cụng ty.
Thành viờn trong Hội đồng quản trị bao gồm 1 chủ tịch, 1 phú chủ tịch và 3 uỷ viờn. Ban Giỏm đốc gồm một Tổng Giỏm đốc và 1 Phú Tổng Giỏm đốc. Ban Kiểm soỏt gồm 1 trưởng ban và 2 uỷ viờn.
* Hệ thống kế toỏn và cỏch thức tổ chức hạch toỏn kế toỏn chu trỡnh mua hàng thanh toỏn
+) Niờn độ kế toỏn của Cụng ty bắt đầu từ ngày 01thỏng 01 đến ngày 31 thỏng 12. Niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 01/01/2006. Đơn vị sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam.
+) Chế độ kế toỏn ỏp dụng chế độ của kế toỏn Việt Nam ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000, cỏc Chuẩn mực kế toỏn Việt Nam do Bộ Tài Chớnh ban hành theo cỏc Quyết định từ năm 2001 và cỏc văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn kốm theo.
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ.
Nguyờn tắc, phương phỏp chuyển đổi cỏc đồng tiền khỏc: Tương tự như cụng ty ABC
Tổ chức hạch toỏn hàng tồn kho và việc ghi nhận khoản phải trả cũng tương tự như cỏch tổ chức hạch toỏn tại Cụng ty ABC.
Cỏc thụng tin cơ bản của khỏch hàng XYZ được thể hiện trờn giấy làm việc của KTV trớch như sau:
Bảng 2.5. Thụng tin cơ bản về khỏch hàng XYZ
Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán
Thụng tin chung về khỏch hàng Tên khách hàng:XYZ
I. Thông tin chung
a, Loại hình doanh nghiệp:
Doanh nghiệp nhà nớc Công ty Cổ phần Công ty TNHH DN100% vốn nớc ngoài Liên doanh Hợp đồng hợp tác KD b, Địa chỉ - Trụ sở chính: Số 45-ngừ 31 Nguyễn Chớ Thanh-Hà Nội
- Điện thoại: 8563006-8063995 Fax:8368542
c, Hồ sơ pháp lý: * Thành lập theo Quyết định số: 8943/Q -UBĐ
* Thành lập theo Giấy ĐKKD số: 0103006172 * Vốn điều lệ: 17.500,000 VND
* Thời gian hoạt động của Công ty: 30 năm
d, Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính (Theo giấy ĐKKD hoặc Giấy phép đầu t)
- Sản xuất và kinh doanh cỏc loại bỏnh, mứt kẹo, nước giải khỏt, nước hoa quả
- Đại lý buụn bỏn lẻ cỏc loại tiờu dựng( cụng nghệ phẩm, điện mỏy, nụng sản..,)
- Kinh doanh xuất nhập khẩu mỏy múc, thiết bị, vật tư sản xuất, tư liệu tiờu dựng.
- Mua bỏn cổ phiếu trờn thị trường chứng khoỏn theo quy định của phỏp luật
II. Cơ cấu tổ chức hoạt động
1. Cơ cấu tổ chức Hội đồng quản trị bao gồm 1 chủ tịch, 1 phú chủ tịch và 3 uỷ viờn. Ban Giỏm đốc gồm một Tổng Giỏm đốc và 1 Phú Tổng Giỏm đốc. Ban Kiểm soỏt gồm 1 trưởng ban và 2 uỷ viờn.
a, Tổ chức Bộ máy kế toán Một kế toỏn trưởng, 1 kế toỏn tổng hợp và 4 kế toỏn khỏc gồm kế toỏn tiền, TSCĐ, Mua hàng thanh toỏn, bỏn hàng thu tiền
b, Chế độ kế toán áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam
Chế độ của kế toỏn Việt Nam ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000,
c, Hình thức kế toán Nhật ký chung Nhật ký chứng từ
Chứng từ ghi sổ
( Trớch giấy làm việc của KTV trong hồ sơ năm Cụng ty XYZ)
Qua việc thu thập thụng tin cơ bản của cỏc khỏch hàng, ta thấy hai Cụng ty ABC, XYZ hiện cả sản xuất và kinh doanh thương mại tuy vậy việc kinh doanh thương mại ở hai cụng ty được chỳ trọng hơn. Điều đú chứng tỏ để thực hiện tốt cuộc kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn ở hai cụng ty cần phải tập trung vào kiểm toỏn khoản mục phải trả người bỏn và hàng tồn kho.
2) Quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng thanh toỏn tại Cụng ty
Thực tế cho thấy việc tiếp cận khỏch hàng đối với khỏch hàng truyền thống và khỏch hàng mới là khỏc nhau. Cụng ty ABC là khỏch hàng truyền thống của AASC đó được AASC kiểm toỏn từ năm 2003. Hàng năm, sau khi kết thỳc kiểm toỏn, lập thư quản lý AASC luụn bày tỏ nguyện vọng được tiếp tục kiểm toỏn đối với cụng ty. Cũn đối với cụng ty XYZ là khỏch hàng mới lại thực hiện kiểm toỏn năm tài chớnh đầu tiờn nờn AASC gửi thư chào hàng kiểm toỏn nờu rừ cỏc dịch vụ mà AASC đó cú kinh nghiệm như dịch vụ kế toỏn, dịch vụ tư vấn tài chớnh và quản trị kinh doanh, dịch vụ tư vấn thuế, dịch vụ đào tạo và hỗ trợ tuyển dụng…
Hợp đồng kiểm toỏn được ký kết là điểm khởi đầu của cuộc kiểm toỏn. Căn cứ vào những điều đó thương lượng tại hợp đồng kiểm toỏn, AASC xem xột những yờu cầu kiểm toỏn của khỏch hàng để lập kế hoạch kiểm toỏn và phõn cụng nhõn sự phự hợp cho cuộc kiểm toỏn. Số lượng, chất lượng KTV phụ thuộc mức độ phức tạp
của cụng việc, quy mụ của đơn vị khỏch hàng và yờu cầu cụ thể của từng khỏch hàng.
Cụ thể, trong cuộc kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn tại cụng ty ABC, do ABC là khỏch hàng truyền thống của AASC nờn kế hoạch kiểm toỏn được thiết lập đơn giản hơn. Để cụng việc kiểm toỏn được diễn ra thuận lợi AASC cử KTV LAT đó thực hiện kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn năm trước phụ trỏch. Kế hoạch tiến hành kiểm toỏn tại ABC từ ngày 30/2/2007 đến 7/3/2007. Cũn cụng ty XYZ, cụng việc kiểm toỏn chu trỡnh mua hàng và thanh toỏn do KTV PLH và trợ lý kiểm toỏn TTH thực hiện từ ngày 14/1/2007 đến 29/1/2007.
Cuộc kiểm toỏn tại hai cụng ty ABC và XYZ ngoài cỏc KTV và trợ lý kiểm