3.1. Hệ thống các phòng ban.
Cơ cấu bộ máy quản lí của công ty từ khi thành lập đến nay đã có nhiều sự thay đổi phù hợp với sự phát triển của công ty. Hiện nay bộ máy tổ chức của công ty bao gồm:
- Ban giám đốc.
- Các phòng chức năng (làm nhiệm vụ hành chính tổ chức, tài vụ, kế toán quản trị).
- Các phòng nghiệp vụ.
Phòng kiểm toán các chương trình dự án Giám đốc chi nhánh Phó giám đốcCông ty Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi
nhánh Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi nhánh
Giám đốc Công ty
Phó giám đốc Công ty Phó giám đốc Công ty
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của công ty AASC Phòng kiểm toán XDCB Phòng kiểm soát chất lượng Phòng tư vấn và bồi dư ỡng nghiệp vụ Phòng kiểm toán các ngành TMDV Phòng kiểm toán các ngành SXVC Bộ phận tin học Phòng hành chính tổng hợp Phòng kế toán Chi nhánh TP Hồ
Chí Minh Chi nhánh TP Vũng Tàu Chi nhánh TP Hải Phòng Chi nhánh TP Thanh Hoá Chi nhánh TP Quảng Ninh Phòng đào tạo
Các phòng ban của công ty bao gồm:
o Phòng hành chính tổng hợp:
Phòng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ quản lí các công văn đi, công văn đến công ty, ra các quyết định về công tác tổ chức của công ty.
o Phòng tài chính kế toán:
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ bổ sung, sửa đổi qui chế tài chính hiện hành của công ty, đáp ứng nhu cầu của công tác quản lí nâng cao sức cạnh tranh của công ty.
o Các phòng nghiệp vụ:
Các phòng nghiệp vụ đều phải cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo đúng chỉ tiêu mà công ty giao phó. Tuy nhiên, mỗi phòng nghiệp vụ có các chức năng cụ thể riêng biệt:
- Phòng kiểm toán XDCB: tiến hành kiểm toán các báo cáo quyết toán các công trình XDCB. Riêng năm 2001, thị phần của công ty về kiểm toán XDCB chiếm 55% thị phần của cả nớc, năm 2002 chiếm 56%.
- Phòng kiểm toán dự án: phòng kiểm toán các dự án của công ty có nhiệm vụ nắm bắt nhu cầu về kiểm toán các dự án. Hiện nay thị phần kiểm toán của AASC về các chơng trình dự án là 25% thị phần kiểm toán dự án của cả nớc.
- Phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất: phòng đã thực hiện thành công nhiều hợp đồng kiểm toán lớn nh các dự án do WB, ADB,... tài trợ, kiểm toán các ngân hàng thơng mại, các bu điện tỉnh, các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, và một số công trình xây dựng cơ bản,...
- Phòng kiểm toán các ngành thơng mại dịch vụ: phòng kiểm toán các ngành TMDV đã tham mu và tổ chức thực hiện thành công nhiều hợp đồng kiểm toán lớn trong lĩnh vực TM và DV cũng nh các loại hình khác.
- Phòng kiểm soát chất lợng: là một trong những phòng mới đợc thành lập trong năm 2002.
- Phòng t vấn và kiểm toán: có chức năng chuyên sâu về dịch vụ đào tạo cán bộ, t vấn tài chính kế toán. Ngoài chức năng t vấn, phòng còn thực hiện nhiều hợp đồng kiểm toán cho mọi đối tợng khách hàng
- Phòng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm và quản lý mạng công ty: trợ giúp cho khách hàng nắm bắt các cơ hội góp phần vào củng cố lợi thế cạnh tranh.
o Phòng đào tạo: chức năng giúp giám đốc công ty đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ kiểm toán viên, nhân viên cho công ty.
Nhìn chung, cách thức tổ chức bộ máy tổ chức của công ty t vấn tài chính kế toán và kiểm toán rất phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty đem lại hiệu quả hoạt động cao. Với cách tổ chức này, ban lãnh đạo công ty có khả năng quản lý theo dõi chặt chẽ và điều phối hoạt động giữa các phòng ban.
3.2. Tổ chức phân công nhiệm vụ tại công ty AASC .
- Ban giám đốc: bao gồm 1 giám đốc và 3 phó giám đốc giúp việc.
o Giám đốc: Ngô Đức Đoàn.
o Phó giám đốc: Lê Đăng Khoa.
o Phó giám đốc: Nguyễn Thanh Tùng.
o Phó giám đốc: Tạ Quang Tạo.
- Phụ trách các phòng ban: Trởng các phòng ban, bộ phận trong công ty có nhiệm vụ tổ chức, lãnh đạo các nhân viên dới quyền làm việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận mà mình lãnh đạo. Đồng thời trởng các phòng ban, bộ phận còn có toàn quyền quyết định các công việc liên quan tới lĩnh vực dịch vụ do mình phụ trách.
- Các chi nhánh: Giám đốc các chi nhánh có nhiệm vụ tổ chức cán bộ, nhân viên dới quyền hợp lý để cung cấp các dịch vụ của công ty tại địa bàn mà chi nhánh của mình đặt trụ sở, xây dựng kế hoạch cung cấp loại hình dịch vụ trong một năm và h- ớng phát triển trong những năm tiếp theo để trình giám đốc phê duyệt. Ngoài ra, giám đốc chi nhánh còn có trách nhiệm cố vấn cho giám đốc trong việc mở rộng địa bàn để cung cấp các loại dịch vụ của công ty.
- Các thành viên trong công ty: Tính đến thời điểm 31/12/2003 công ty đã có đội ngũ nhân viên với gần 300 ngời làm việc tại trụ sở chính (trong đó có gần 100 kiểm toán viên đợc cấp chứng chỉ kiểm toán viên cấp Nhà nớc, 25 Tiến sỹ, Thạc sỹ và đang học cao học, ACCA). Do AASC là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ chuyên
ngành nên việc tổ chức phân công nhiệm vụ cũng có những đặc thù riêng của ngành. Điều đó đợc cụ thể hoá qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Tháp sơ đồ tổ chức nghiệp vụ
GĐ
Phó giám đốc
Trợ lý cao cấp (làm việc được 2 năm)
Trợ lý (làm việc từ 6 tháng đến 2 năm) Bộ phận quản lý Trợ lý mới vào nghề (làm việc từ 0 đến 6 tháng) Trưởng phòng
Kiểm toán viên chính (sau khi có chứng chỉ CPA)