Trong thời gian kiến tập tại Công ty,em nhận thấy phần hành vốn bằng tiền là phần hành quan trọng và rất được quan tâm,chú ý.Vì vậy em tiến hành tìm hiểu sâu hơn về phần hành này.
Vồn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ,tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.Trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh,vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm hàng hoá,nguyên vật liệu để kinh doanh vừa là kết quả của việc tiêu thụ hoặc thu hồi các khoản nợ.Vì vậy quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động.Mặt khác,vốn bằng tiền lại là loại tài sản đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô,lợi dụng,mất mát đặc biệt trong các doanh nghiệp Nhà nước.Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền cần tuân thủ chế độ,nguyên tắc quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp,trước hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền và việc ghi chép các nghiệp vụ này.
Tiền tại quỹ của Công ty gồm : tiền Việt Nam,ngoại tệ
Tiền gửi ngân hàng gồm : tiền Việt Nam,ngoại tệ;tiền gửi chính,tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như séc chuyển tiền,séc bảo chi ...
• Tài khoản sử dụng
Hạch toán tiền tại quỹ Công ty được tiến hành trên tài khoản 111 - Tiền mặt.Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 là :
+ TK 1111 - Tiền Việt Nam : Phản ánh tình hình thu,chi,tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
+ TK 1112 - ngoại tệ : Phản ánh tình hình thu,chi, điều chỉnh tỷ giá,tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi theo đồng Việt Nam.
Hạch toán tiền gửi ngân hàng sử dụng tài khoản 112.Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 là :
+ TK 1121 - Tiền Việt Nam : Phản ánh tình hình thu,chi,tồn quỹ tiền Việt Nam tại ngân hàng.TK này được chi tiết :
- TK 11211 : Tiền gửi Ngân hàng Công thương Hồng Bàng Hải Phòng.
- TK 11212 : Tiền gửi Ngân hàng TMCP Hàng Hải (VNĐ) + TK 1122 - Ngoại tệ : Phản ánh tình hình thu,chi,tồn quỹ ngoại tệ tại
ngân hàng.TK này có 2 tài khoản cấp 2 :
- TK 11221 : Tiền gửi Ngân hàng ngoại thương(USD) - TK 11222 : Tiền gửi Ngân hàng TMCP Hàng Hải (USD) Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ,Công ty hạch toán theo quy định của Bộ Tài chính,số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế được phản ánh vào tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
* Chứng từ sử dụng : - Phiếu thu - Phiếu chi
- Giấy thanh toán tạm ứng - Biên lai thu tiền
- Giấy báo Nợ,báo Có,Uỷ nhiệm chi,séc chuyển khoản,séc bảo chi.
* Quy trình luân chuyển chứng từ
Việc thu,chi tiền tại quỹ của Công ty phải có lệnh thu,lệnh chi và lệch này phải có chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng.Từ lệnh thu,lệnh chi Chuyên viên kế toán thanh toán 2 lập Phiếu thu,Phiếu chi.Người nhận tiền hoặc nộp tiền mang phiếu thu hoặc phiếu chi đến gặp thủ quỹ,thủ quỹ sẽ tiến hành thu,chi theo các chứng từ đó.Sau đó thủ quỹ ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền”, “Đã chi tiền” lên các phiếu thu,phiếu chi.
+ Phiếu thu tiền mặt : Đối với các khoản thường xuyên.nhỏ thì sau khi người nộp tiền viết giấy đề nghị nộp tiền thì kế toán thanh toán 2 sẽ viết phiếu thu chia làm 03 liên :
- Liên 1 : Lưu tại quyển phiếu thu - Liên 2 : Giao cho người nộp tiền
- Liên 3 : Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ.
Sau đó phiếu thu được đóng dấu “Đã thu tiền” vào phiếu và chuyển cho kế toán ghi sổ nghiệp vụ thu tiền.Trong một thời gian nhất định,kế toán trưởng xem xét,kiểm tra và ký các phiếu thu.Sau đó thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ các phiếu thu này.
Đối với những khoản thu có giá trị lớn và quan trọng thì sau khi kế toán thanh toán 2 lập phiếu thu sẽ không tiến hành chuyển đến cho thủ quỹ và nhận quỹ ngay mà chuyển lên cho Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt trước rồi mới tiến hành nhập quỹ và ghi sổ.
+ Phiếu chi tiền mặt : Đối với các khoản chi thường xuyên để đáp ứng yêu cầu cần đảm bảo tính kịp thời trong việc luân chuyển chứng từ thì khi có giấy đề nghị chi tiền,giấy đề nghị được chuyển lên cho Giám đốc và Kế toán trưởng duyệt chi.Sau khi có sự cho phép chi tiền của Giám đốc và Kế toán trưởng,Kế toán thanh toán 2 sẽ tiến hành lập phiếu chi vào gồm 02 liên :
- Liên 1 : Lưu tại cuống sổ
- Liên 2 : sau khi thực hiện xong nghiệp vụ xuất quỹ và có đủ chữ ký,thủ quỹ ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Trường hợp người nhận tiền yêu cầu,phiếu chi lập thêm 01 liên giao cho người nhận tiền.
Phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành xuất tiền, đóng dấu “Đã chi tiền” và chuyển phiếu chi cho kế toán để tiến hành vào sổ.
Trong một thời gian nhất định,thủ quỹ tập hợp phiếu chi chuyển lên cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký phiếu.Các chứng từ chi tiền sau khi đã có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc sẽ được đưa vâo lưu trữ và bảo quản của Phòng kế toán.
Với những khoản chi lớn thì Phiếu chi phải được Kế toán trưởng và Giám đốc ký,sau đó thủ quỹ mới tiến hành xuất quỹ.
CÔNG TY CP VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO Ngày 06/07/2007 Số 168