Đặc điểm của hình thức này là tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thóng trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản . Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trớc khi đợc ghi vào sổ cái phải đợc phân loại để ghi vào chứng từ ghi sổ . Số liệu của chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi vào sổ kế toán , nên hình thức kế toán này gọi là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ .
Các loại sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
+ Sổ kế toán tổng hợp bao gồm 2 loại riêng biệt : Đó là sổ đăng chứng từ ghi sổ dùng để đăng các chứng từ ghi sổ đã lập theo thứ tự thời gian và sổ cái là sổ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản .
+ Sổ kế toán chi tiết giống nh trong hình thức nhật ký sổ cái - Trình tự và phơng pháp ghi sổ kế toán theo hình thức này :
+ Căn cứ vào các chứng từ gốc lập ra chứng từ ghi sổ , ghi rõ quan hệ đốí ứng của nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt số lần ghi sổ . Thông thờng cứ 5 hay 10 ngày lập chứng từ ghi sổ một lần theo từng nhóm chứng từ gốc cùng loại .
+ Đối với những nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh nhiều lần có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc hoặc báo cáo quĩ để giảm chứng từ ghi sổ .
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập đánh số thứ tự và ghi vào sổ đăng chứng từ ghi sổ .
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đăng ở sổ đăng chứng từ ghi sổ lấy số liệu ghi vào các sổ cái tài khoản .
+ Các nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ kế toán chi tiết căn cứ vào các chứng từ đính kèm theo chứng từ ghi sổ để ghi vàp các sổ chi tiết có liên quan .
+ Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết kế toán lập các bảng chi tiết số phát sinh các tài khoản .
+ Đối chiếu số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản với số liệu ở bảng chi tiết số phát sinh và cộng ở sổ đăng chứng từ ghi sổ .
+ Căn cứ vào số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản và số liệu ở bảng chi tiết số phát sinh tiến hành lâp bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác .
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có những u điểm nh mẫu sổ đơn giản , dễ ghi chép , dễ làm , dễ phân công nhiệm vụ kế toán do sổ cái cá tài khoản có thể đóng thành quyển riêng biệt . Quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ nên số liệu kế toán đảm bảo chính xác .
Trong điều kiện kế toán thủ công , hình thức này không đòi hỏi trình độ kế toán cao . Trong điều kiện kế toán bằng máy , hình thức này cũng đơn giản , gần với ngôn ngữ và cách làm việc của máy nên tiện cho việc ứng dụng máy vi tính vào công việc kế toán .
Tuy nhiên hình thức kế toán này cũng bộc lộ nhợc điểm là ghi sổ ở nhièu khâu còn trùng lặp lên khối lợng công việc nhiều . Việc kiểm tra , đối chiếu dồn vào cuối tháng , do đó báo cáo kế toán thờng chậm
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thờng đợc áp dụng ở những đơn vị có quy mô lớn và quy mô vừa , có nhiều cán bộ công nhân viên kế toán .
sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản Các báo cáo kế toán Sổ quĩ, thẻ kho Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết