- Phòng KHTT Phòng KCS
2.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nộ
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
Kho Bông xơ
Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Biểu 16 S TT M ã vật T ên vật t Đ VT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ S L G T S L G T 1 B ông Nga cấp 1 K g 3 79474 6 81303960 1 98342 3 708995400 2 B ông sợi chải kỹ K g 2 1698 2 14776000 3 8988 3 31398000 3 B ông TQ cấp 1 K g 7 2624 1 413539125 1 49334 2 909321083 … C ộng 2 3770208108 5 8455089744 Xuất trong kỳ SL GT S L GT Gi á TB 217466 3960055860 3 60350 6561 973500 18 210 35297 317673000 2 5389 2285 01000 90 00 100360 1954617560 1 21598 2368 242648 19 476 ... ... . ... ... ... ... ... 60363904372 2186 1393530
ế toán trởng Ngày 31 tháng 12 năm
2003
Ngời lập biểu
2.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội Hà Nội
2.2.2.1 Tài khoản sử dụng
Hạch toán tổng hợp vật liệu là công cụ không thể thiếu và rất có ảnh h- ởng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Tại Công ty Dệt May Hà Nội chủ yếu sử dụng các tài khoản: 152, 331, 111, 112, 138, 621, 627, 641, 642.
Công ty Dệt may Hà Nội không sử dụng tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đờng
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số TK khác và ký hiệu chi tiết cho từng khu vực. Ví dụ: H là ký hiệu Hà Nội (TK 131 H: Phải thu khách hàng Hà Nội), V ký hiệu Vinh
Để thuận tiện cho việc phân bổ và tính toán các tài khoản có thể đợc chi tiết theo các tài khoản chi tiết. Cụ thể đối với tại khoản 152 tại Công ty đợc phân chia nh sau:
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.
- TK 1521 : Nguyên vật liệu chính (Bông xơ) - TK 1521V: Nguyên vật liệu chính ở kho Vinh - TK 1522: Vật liệu phụ
- TK 1522H1: Hoá chất thuốc nhuộm - TK1522H2: Phụ liệu, vật t bao gói - TK 1523: Nhiên liệu (Xăng dầu)
- TK 1524: Phụ tùng sửa chữa, thay thế. - TK: 1526: Phụ tùng khác
- TK 1527: Phế liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ đợc sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu tại công ty rất đa dạng, đợc cung ứng từ nhiều nguồn khác nhau nên yêu cầu đặt ra cho kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng nh tình hình thanh toán với ngời bán. Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất và phân loại chúng. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho (phiếu nhập kho- biểu số 3), kế toán nguyên vật liệu tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo thứ tự:
Số phiếu nhập: 398956 Ngày 27 tháng 12 năm 2003
Tên khách hàng (đơn vị bán): Công ty thơng mại dệt may thành phố Hồ Chí Minh.
Tỷ giá ngoại tệ (nếu có) Mã vật t:
Số lợng vật liệu nhập: 8342 kg Đơn giá nhập :
Tiền VNĐ: 18700 Ngoại tệ:
Khi nhập xong dữ liệu, máy tính tự tính cột thành tiền theo công thức đã cài đặt sẵn:
Thành tiền = số lợng x đơn giá. 155995400 = 8342 x 18700
Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán nguyên vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên Sổ chi tiết số 2 - Thanh toán với ngời bán và các Nhật ký chứng từ liên quan nh NKCT số 1, số 2, số 4, số 10. Mỗi phiếu đợc theo dõi một dòng trên "Sổ chi tiết số 2" với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp và số tiền phải thanh toán. Phơng thức thanh toán của Công ty có thể là trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trớc, bù trừ, trả
Nguyên tắc mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán:
Đối với khách hàng thờng xuyên, kế toán mở cho ngời từ một đến hai tờ sổ, đối với khách hàng không thờng xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung.
Căn cứ vào phiếu nhập nguyên vật liệu, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu, chứng từ
Cột nội dung: Ghi số d đầu tháng của từng nhà cung cấp đợc lấy từ "Sổ chi tiết số 2 " của tháng trớc và ghi các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu( tên nguyên vật liệu, số lợng, đơn giá), các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán.
Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn mua nguyên vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của nguyên vật liệu đó và căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi phần thuế (TK 133). Các hình thức thanh toán với ngời bán có thể là: Thanh toán bằng tiền mặt (TK 111), thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng( TK112), bằng vay ngắn hạn (TK 311) và đối với ngời bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ (TK 131),...
Cột phát sinh:
+ Số phát sinh Có: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho về số nguyên vật liệu theo hoá đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ng- ời bán các nội dung có trên hoá đơn (biểu số 1), phiếu nhập kho (biểu số 3)và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản:
Nợ TK 152 : 155995400 Nợ TK 1331 : 15599540 Có TK 331: 171594940
+ Số phát sinh Nợ: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, tuỳ theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng ngời bán cho từng chuyến hàng để ghi vào các cột phù hợp.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 331: 171594940
Có TK 111: 171594940
Có TK 112: 2467500000
Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 331: 75634285
Có TK 311: 75634285
Nếu thanh toán theo phơng thức hàng đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 331: 16824695
Có TK 131: 16824695
Cột số d: Kế toán phản ánh khoản Công ty còn nợ ngời bán hoặc các khoản Công ty trả trớc cho ngời bán nhng trong tháng hàng cha về hoặc số tiền Công ty trả thừa cho ngời bán vào cột số d.
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc cụ thể nh sau (Biểu số 17):
Sổ chi tiết công nợ (biểu số 17)
Cuối tháng, kế toán khoá "sổ chi tiết thanh toán với ngời bán" (sổ chi tiết số 2- biểu số 17) theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết số 2 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 (biểu số18)với nguyên tắc mỗi
sinh Nợ TK331. NKCT số 5 (biểu số18) là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty.
Nguyên tắc mở NKCT số 5:
+ Cơ sở số liệu: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trớc và "sổ chi tiết thanh toán với ngời bán" (Biểu số 17)
+ Phơng pháp ghi:
. Cột số d đầu tháng: Lấy số liệu từ cột số d cuối tháng của NKCT số 5 của tháng trớc.
Số d Nợ: Phản ánh số tiền Công ty đã trả trớc cho ngời bán nhng hàng vẫn cha về nhập kho trong tháng.
Số d Có: Phản ánh số tiền Công ty còn nợ ngời bán.
. Số phát sinh: Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK 1521,1522, 133,… lấy số liệu cộng của từng loại nguyên vật liệu của ngời bán vào các tài khoản t- ơng ứng.
Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK 111, 112, lấy số liệu công ở các… TK tuỳ theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào các tài khoản tơng ứng.
. Số d cuối tháng: Căn cứ vào số d đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính số d cuối tháng của từng ngời bán.
Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các TK liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 (Biểu số18) để ghi sổ Cái TK 152 (Nợ TK 152/ Có TK 331).
Nhật ký chứng từ số 5 (biểu số18)
Cuối tháng, dựa vào các phiếu thu, phiếu chi, kế toán tiến hành lập NKCT số 1 (Biểu số 19)- Một loại sổ tổng hợp dùng để theo dõi tình hình chi tiêu tiền mặt của toàn Công ty.
nhật ký chứng từ số 1(Biểu số 19)
2.2.2.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Công tác kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu là một trong những khâu chủ yếu của công tác hạch toán nguyên vật liệu mà thông qua đó biết đợc chính xác, kịp thời, đầy đủ loại nguyên vật liệu xuất dùng. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi nguyên vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 60%) trong
giá thành sản xuất nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại nguyên vật liệu sử dụng là bao nhiêu và theo dõi đợc nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng. Bởi vậy, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tợng giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng nh xuất dùng cho các đối t- ợng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá.
* Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu:
Hàng ngày từ chứng từ xuất kho, kế toán đa dữ liệu vào máy. Giá nguyên vật liệu ghi trên phiếu này là giá hạch toán. Cuối tháng máy tự tổng hợp số liệu, cho biết số nguyên vật liệu xuất dùng của từng kho, từng tài khoản về cả số lợng và giá trị theo giá hạch toán. Sau đó, trên cơ sở bảng kê số 3 "Bảng tính giá thành thực tế nguyên vật liệu" (Biểu số 20)sẽ xác định đợc giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho nh sau:
Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
= Giá hạch toán nguyên vật liệu xuất kho