5. Nội dung nghiê nc ứu:
3.3.3.2Cách tổ chức thực hiện:
Ở Việt Nam hiện nay có một thực trạng chung làđa sốcác doanh nghiệp Việt Nam không xem xét kỹ các điều khoản trên hợp đồng ảnh hưởng đến mình như thế nào khi đàm phán ký kết hợp đồng. Do đó, khi phát hành thư tín dụng theohợp đồng có điều khoản bất lợi cho mình, khả năng bị ngân hàng phát hành từ chốithanh toán rất cao. Để ngăn chặn tình trạng đó cần có các biện pháp ngăn ngừa. Cụ thể:
- Trước khi thư tín dụng gốc được phát hành,VPBank đề nghị khách hàng nên yêu cầu người mua ở nước ngoài gởigiấy đề nghị phát hành thư tín dụng hoặcbản sao thư tín dụng trước khi ngân hàng phát hành thông báo thư tín dụng gốc để VPBank có thể kiểm tra,phát hiện tư vấn cho khách hàng những điều khoản bất lợi. Chẳng hạn như: Hiệu lực thư tín dụng không thể hiện nơi hết hiệu lực, thời hạn xuất trình thư tín dụng quá ngắn không đủ thời gian lập chứng từ. Chứng từ xuất trình mâu thuẫn với điều kiện giao hàng: giao hàng điều kiện F, E nhưng vận đơn lại yêu cầu cước phí trả trước (freight prepaid) hay giao hàng điều kiện F, E nhưng lại yêu cầu xuất trình chứng từ bảo hiểm. Yêu cầu xuất trình hóa đơn không yêu cầu hóa đơn được ký mặc dù phù hợp với UCP nhưng khách hàng không thể làm thủ tục thông quan xuất khẩu bởi vì theo luật Việt Nam thì hóa đơn phải được người bán ký… Ngay từ giai đoạn này, nếu phát hiện những điều khoản bất lợi cho khách hàng, VPBank sẽ thông báo cho khách hàng đề nghị người mua sửa đổi lại những điều khoản bất lợi. Điều này giúp khách hàng tiết kiệm chi phí sửa đổi thư tín dụng nhiều lần, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng lập chứng từ. Bởi vì sau khi thư tín dụng được phát hành mọi sửa đổi đều phải có ý kiến của các bên tham gia (ngân hàng, doanh nghiệp).
- Khi nhận thông báo thư tín dụng / sửa đổi: VPBank phải kiểm tra cẩn thận tính xác thực và các điều kiện, điều khoản của thư tín dụng theo thông lệ quốc tế nhằm tránh bị giả mạo nhất là những thư tín dụng được phát hành từ những ngân hàng không có quan hệ đại lý với VPBank. Nghiêm túc thực hiện đúng quy trình khi nhận được các sửa đổi hủy bỏ thư tín dụng hay sửa đổi tên người thụ hưởng.Kế đó, kiểm tra nội dung chi tiết của thư tín dụng: loại thư tín dụng, thời gian vàđịa điểm thư tín dụng có hiệu lực, thời hạn thanh toán: trả ngay, trả chậm… Sau đó, khi khách hàng nhận thư tín dụng, VPBank cần đề nghị khách hàng kiểm tra kỹ nội dung và các điều khoản trên thư tín dụng. Nếu có điều khoản nào bất lợi hoặc không thực hiện được thìđề nghị khách hàng yêu cầu người mua ở nước ngoài sửa đổi thư tín dụng. Điều này nhằm hạn chế tình trạng chứng từ của VPBank bị sai biệt khi xuất trình và khả năng ngân hàng phát hành từ chối thanh toán là rất thấp.
- Khi nhận chứng từ khách hàng xuất trình: VPBank phảikiểm tra chứng từ theo tập quán quốc tế UCP600 và ISBP681, việc kiểm tra chứng từ phải qua 2 tay: nhân viên, trưởng phòng (kiểm soát viên) để đảm bảo đã phát hiện hết sai sót của chứng từ trước khi gởi. Cần lưuý số lượng và chủng loại chứng từ, kiểm tra cẩn thận nội dung tờ khai hải quan xuất khẩu có đúng với nội dung của hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, …. Lưuý xem tờ khai có được thông quan chưa? Việc này nhằm đảm bảo tính xác thực của lô hàng xuất khẩu tránh việc khách hàng và người mua ở nước ngoài lập chứng từ giả để đòi tiền ngân hàng phát hành ảnh hưởng uy tín của VPBank. Sau đó, kiểm tra các chứng từ còn lại: hối phiếu, hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói…
+ Nếu phát hiện chứng từ bất hợp lệ và có thể sửa chữa được: VPBank cần thông báo ngay cho khách hàng và đề nghị khách hàng sửa chứng từ trong thời hạn xuất trình được quy định trong thư tín dụng để tránh ngân hàng từ chối thanh toán do xuất trình trễ. Sau khi chứng từ đã chỉnh sửa hết tất cả bất hợp lệ, VPBank mới tiến hành gởi chứng từ
+ Nếu chứng từ có những sai sót không thể sửa được: VPBank phải thông báongay cho khách hàng để khách hàng yêu cầu người mua sửa đổi thư tín dụng. Nếu người mua không đồng ý sửa đổi thư tín dụng thì nêu rõ những sai biệt này trong thư đòi tiềngởi chứng từ theo phương thức nhờ thu. Tư tưởng phớt lờ sai biệt và xác nhận chứng từ hợp lệ để ngân hàng phát hành phát hiện sai biệt không được xem là cách xử lý hay, thậm chí còn bị đánh giá thấp về trìnhđộnghiệp vụ. Cách tốt nhất khi xử lý chứng từ bất hợp lệ là thông báo các sai biệt này cho ngân hàng phát hành để có được chấp nhận sai biệt từ ngườimua trước khi gởi chứng từ. Việc này có thể tránh các chi phí phát sinh do việc gởi điện cho ngân hàng pháthành để thương lượng sai biệt hay chi phí gởi chứng từ đi và trả về trong trường hợp ngườimua từ chối thanh toán.
Sau khi gởi chứng từ, VPBank có thể gặp các trường hợp sau:
- Chứng từ xuất trình phù hợp thư tín dụng bị ngân hàng phát hành từ chối thanh toán. Giải pháp đề nghị trong trường hợp này:
+ Xem xét kỹ lý do từ chối và có sự phản biện kịp thời nếu lý do từ chối không phù hợp với tập quán quốc tế UCP600, ISBP681.
+ Nếu lý do từ chối hợp lệ do sai sót của bộ phận thanh toán quốc tế khi kiểm chứng từ chưa phát hiện được hết bất hợp lệ của chứng từ. Nếu những sai sót này có thể điều chỉnh và còn trong thời hạn xuất trình chứng từ, phải thông báo ngay cho khách hàng để để kịp thời điều chỉnh trong thời hạn xuất trình. Nếu khách hàng không thể điều chỉnh kịp, đề nghị khách hàng thương lượng với người mua việc chấp nhận bất hợp lệ.
- Chứng từ xuất trình phù hợp thư tín dụng nhưng đến ngày làm việc thứ 5 vẫn chưa thấy ngân hàng phát hành thanh toán. Giải pháp đề nghị trong trường hợp này: + VPBank cần gởi điện nhắc nhở ngân hàng phát hành thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán của mình theo quyđịnh UCP600, ISBP681.
+ VPBank thông báo cho khách hàng để họ liên lạc với người mua ở nước ngoài việc nhận hàng nhằm có hướng xử lý tiếp theo.