STT Tên, qui cách vật t Đvt Giá hạch toán Ghi chú
1 Tuýp Φ 13,8 x 1,2 m 2619 2 Tuýp Φ 22,2 x 1,4 m 4900 3 Tuýp Φ 28,5 x 1,2 m 5445 ... ... ... ... ... 15 Thép 4 ly kg 4000 16 Thép CT3 24 kg 5000 ... ... ... ... ... 32 Càng phuốc TN cái 1450 33 Ván phanh TN cái 30 ... ... ... ... ... 40 Khung nữ thống nhất cái 78000 41 Chuông Cái 2700 ... ... ... ... ... 52 Vécni AM kg 24000 53 Ôxi chai 24818 54 Dầu hoả lít 3454 ... ... ... ... ...
2.2.3 Kế toán chi tiết NVL.
Hạch toán chi tiết VL đòi hỏi có sự phối hợp chặt chẽ giữa Kho và Phòng kế toán để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn VL. Công ty hạch toán chi tiết VL theo phơng pháp ghi sổ song song. Tuy nhiên, kế toán VL không sử dụng sổ chi tiết VL mà chỉ căn cứ vào số liệu trên Thẻ kho để nhập vào Bảng kê N--X-- T, đợc lập trên máy vi tính. Sở dĩ có sự khác biệt nh vậy không phải do Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ( thực chất vẫn là kế toán thủ công), mà do kế toán VL tận dụng u việt của máy vi tính để lập một số Sổ sách, Bảng biểu.
2.2.3.1 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ.2.2.3.1.1 VL nhập kho. 2.2.3.1.1 VL nhập kho.
* VL nhập kho do mua ngoài :
Khi xuất hiện nhu cầu về VL, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu gửi tới phòng kinh doanh tổng hợp (nơi quản lý việc thu mua, cung ứng VL), đợc phụ trách phòng ký nhận.
− Căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch thu mua NVL, phòng kinh doanh làm các thủ tục để mua, trởng phòng xác nhận và quyết định mua. Phòng sẽ lập hợp đồng để Giám đốc ký với ngời bán.
− Phòng kinh doanh thông báo số lợng và thời hạn nhận VL cho thủ kho. VL đợc ngời bán hoặc nhân viên của phòng kinh doanh đa về kho. Cán bộ kỹ thuật cùng thủ kho tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng, chủng loại VL nhập kho.
− Phòng kinh doanh căn cứ vào Hoá đơn bên bán lập và thông báo của thủ kho để lập Phiếu nhập kho VL (2 liên) đồng thời ký vào Phiếu nhập kho, 1 liên lu tại phòng kinh doanh còn 1 liên chuyển cho thủ kho.
− Thủ kho khi nhập VL sẽ ghi số lợng thực nhập vào Phiếu nhập kho và ký, sau đó ghi vào Thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng.
− Cuối tháng, kế toán VL xuống kho đối chiếu số liệu ghi trên Phiếu nhập kho với Thẻ kho, nếu khớp đúng thì xác nhận vào Thẻ kho rồi nhận Phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho; Tổng số lợng nhập, xuất và số tồn cuối tháng của từng loại VL theo các Thẻ kho để nhập số đó vào cột " Số lợng" trên Bảng kê N--X--T NVL . ở cột " Thành tiền " , kế toán VL nhập công thức : số lợng x đơn giá , máy sẽ tự tính ra kết quả.
− Kế toán VL chuyển bộ chứng từ (Hoá đơn do Phòng kinh doanh chuyển đến và Phiếu nhập kho) cho kế toán thanh toán và các bộ phận kế toán liên quan khác để ghi sổ.
Công ty xe máy- xe đạp thống nhất Mẫu 01- VT 198B Tây Sơn
Phiếu nhập kho Số 70 Ngày 13 tháng 9 năm 2005 Ngày 13 tháng 9 năm 2005
Họ tên ngời giao hàng : Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Theo Hoá đơn số 27264 ngày 12/ 09/ 2005
Nhập tại kho : Kim khí
STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã Đv Số lợng Theo CT Thực nhập 1 Tuýp Φ22,2 x 1,4 ly m 10.080 10.080 4.900 49.392000 2 Tuýp Φ28,5 x 1,2 ly m 4.218 4.218 5.445 22967010 Cộng 72359010
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký) ( Đã ký )
Biểu 2