1. Lịch sử hình thành và phát triển .
Công ty Thơng Mại Xuất - Nhập Khẩu (XNK) Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thơng mại . xuất nhập khẩu . Công ty có t cách pháp nhân, là một đơn vị hạch toán độc lập, có tài khoản và con dấu riêng.
Nhìn lại chặng đờng đã qua, Công ty Thơng Mại XNK Hà Nội có những thay đổi đáng kể phù hợp với tình hình kinh tế nớc nhà.
Công ty đợc thành lập dựa trên quyết định số 316/QĐ-UB ngày 19/5/1983 với cái tên ban đầu là Công ty dịch vụ Hai Bà Trng và đến ngày 1/5/1985 công ty chính thức đi vào hoạt động ,đặt trụ sở tại số 53-Lạc Trung-Hà Nội. Thời kỳ
từ năm 1985 đến năm 1993, công ty chủ yếu hoạt động kinh doanh thơng mại trong nớc.
Đến năm 1994, xu thế hội nhập kinh tế, trao đổi hàng hoá vợt khỏi phạm vi quốc gia, Công ty đợc UBND Thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh số 540/CP-UB ngày 1/4/94 và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 109522 cấp ngày 7/4/1994 do trọng tài Kinh tế Thành phố Hà Nội cấp đồng thời đổi tên thành Công ty XNK Hai Bà Trng, tên giao dịch Habamexco.
Qua đó, Công ty đợc phép mở rộng phạm vi kinh doanh, vừa tiếp tục kinh doanh Thơng mại trong nớc , vừa tiến hành kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu .
Tuy nhiên để thuận lợi cho việc kinh doanh cũng nh tiềm năng sẵn có của Công ty, đợc phép của UBND Thành phố Hà Nội, Công ty chuyển trụ sở về 142 phố Huế -Hà Nội và đổi tên là công ty Thơng Mại Xuất Nhập Khẩu Hà Nội ( tên giao dịch Hacimex), thuộc sự quản lý của Sở Thơng Mại Hà Nội (6/2001)
Là một doanh nghiệp kinh doanh thơng mại xuất nhập khẩu, hạch toán độc lập và trực thuộc Sở Thơng Mại Hà Nội, Công ty Thơng Mại Xuất Nhập Khẩu Hà Nội có chức năng chủ yếu là xuất khẩu những mặt hàng thế mạnh trông nớc (gạo, thủ công mỹ nghệ ,hàng lâm sản, may mặc...), nhập khẩu những mặt hàng mà trong nớc còn khan hiếm (máy công cụ ,tủ lạnh, điều hoà ) , là cầu…
nối tổ chức lu thông hàng hoá phục vụ nhân dân.
Hiện nay, Công ty XK hàng hoá sang nhiều nớc trên thế giới, đồng thời mở rộng thị trờng trong nớc. Ngoài Hà Nội, công ty còn hợp tác với nhiều bạn hàng ở hầu hết các tỉnh trong cả nớc. Trên cơ sở các chức năng đó công ty có nhiệm vụ:
-Tổ chức thu mua các mặt hàng trong nớc phục vụ XK nh : gạo , đồ thủ công mỹ nghệ...
- Tổ chức sản xuất, chế biến nông lâm sản...
- Tổ chức nhập khẩu những mặt hàng trong nớc cha sản xuất đợc hoặc sản xuất còn hạn chế nh: Đồ điện tử , điện lạnh, Máy công cụ ...phục vụ kinh doanh trong nớc.
- Quản lý ,khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu t có hiệu quả, mở rộng kinh doanh và có nghĩa vụ với nhà nớc thông qua việc giao nộp ngân sách hàng năm.
- Tuân thủ các chế độ kế toán tài chính , chính sách quản lý kinh tế của nhà nớc.
Công ty Thơng Mại Xuất Nhập Khẩu Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, hoạt động trên cơ sở một phần vốn kinh doanh của Nhà nớc giao, một phần do quá trình hoạt động Công ty đã bảo toàn và tăng c- ờng vốn do tiết kiệm trong chi tiêu sử dụng hợp lý và có hiệu quả các nguồn vốn tự có, khai thác vốn từ nhiều nguồn vốn khác nhau.
Nguồn vốn hiện có của Công ty là : 4.484.135.320 đồng Trong đó:
Vốn cố định: 1.648.000.000 đồng. Vốn lu động: 2.252.000.000 đồng. Vốn khác: 584.135.320 đồng.
Số vốn trên là quá thấp so với quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty. Hoạt động kinh doanh của Công ty chủ yếu bằng nguồn vốn vay.
Hiện nay, Công ty Thơng Mại Xuất Nhập Khẩu Hà Nội kinh doanh mặt hàng rất đa dạng, góp phần không nhỏ vào quá trình CNH-HĐH đất nớc. Các mặt hàng cty kinh doanh bao gồm:
- Thu mua hàng thêu ren, may sẵn, thủ công mỹ nghệ xuất khẩu. - Kinh doanh hàng điện tử dân dụng, vải sợi, lơng thực thực phẩm.
- Kinh doanh hàng nhập khẩu máy móc thiết bị, hàng điện máy, xe đạp,xe máy. - Sản xuất chế biến các sản phẩm lâm sản, đặc sản rừng, trang trí nội thất xuất khẩu.
- Thu mua XNK các mặt hàng dợc liệu, quế sa nhân. hồi, mặt hàng phân bón. - Kinh doanh mua bán , đại lý ký gửi và XNK ô tô.phụ tùng ô tô.
- Nhập khẩu máy công cụ , máy xây dựng, hoá chất, kim loại .…
- Kinh doanh dịch vụ chăm sóc sức khoẻ. - Kinh doanh XK hàng may mặc...
Khi nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trờng, cũng giống nh nhiều doanh nghiệp Nhà nớc khác. Công ty Thơng Mại XNK Hà Nội cũng gặp không ít khó khăn và thách thức. Công ty từ chỗ hoạt động kinh doanh theo pháp lệnh, theo chỉ tiêu Nhà nớc giao, lỗ hay lãi đã có Nhà nớc lo .Đến khi chuyển sang cơ chế thị trờng, Công ty phải chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về hiệu quả hoạt động của mình.
Đứng trớc hoàn cảnh đó, để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, Công ty không những tiếp tục phát huy kinh doanh thơng mại với các bạn hàng trong nớc mà còn tiến hành hoạt động xuất nhập khẩu. Đối tác hoạt động nhập khẩu của công ty cũng rất đa dạng, đến từ nhiều nớc nh: Thái Lan, Singapo, Trung Quốc, Nhật Bản , Anh, Pháp, Nga, Đức....Ngoài nhập khẩu trực tiếp để kinh doanh nội địa, công ty còn đứng ra nhận nhập khẩu ủy thác. Công ty luôn mở rộng quan hệ làm ăn với
các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, đồng thời luôn tích cực tìm kiếm mở rộng thi trờng kinh doanh.
Hiện nay với trụ sở tại số 142-phố Huế,Hà Nội (Tel:9434753) công ty Thơng Mại XNK Hà Nội –tên giao dịch là Hacimex-đã và đang là địa chỉ đáng tin cậy với nhiều bạn hàng kinh doanh trong và ngoài nớc.
2. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty Thơng Mại Xuất Nhập Khẩu Hà Nội: Xuất Nhập Khẩu Hà Nội:
Tổ chức bộ máy quản lý đóng vai trò to lớn trong sự phát triển hay chậm tiến của công ty. Vì vậy, để quản lý có hiệu quả, công ty đã từng bớc củng cố điều chỉnh cơ cấu các phòng ban, cửa hàng, tiến hành tuyển chọn những nhân viên có trình độ, năng lực đồng thời đào tạo nâng cao tay nghề nghiệp vụ cho các nhân viên cũ nhằm phục vụ cho kế hoạch lâu dài của công ty .
Về tổ chức bộ máy làm việc của Công ty có thể nói là khá gọn nhẹ. Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo chế độ một thủ trởng do giám đốc đứng đầu quản lý, điều hành trực tiếp toàn diện từ các phòng ban đến các cửa hàng. Tổng số cán bộ nhân viên của Công ty hiện nay là 103 ngời, có năng lực trình độ phù hợp với nhiệm vụ trong công tác.
Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dới là mối quan hệ phục tùng. Cấp dới có trách nhiệm phục tùng cấp trên, bên cạnh đó họ còn có nhiệm vụ góp ý những quyết định có liên quan đến hoạt động sản xuất của Công ty. Cấp trên có trách nhiệm lắng nghe những ý kiến đóng góp của cấp dới để đa ra những quyết định có lợi nhất cho việc phát triển của Công ty. Từng phòng ban sẽ xây dựng kế hoạch trình lên giám đốc trong buổi họp giao ban, kế hoạch đợc triển khai từ trên xuống.
Công ty hiện nay có 8 phòng ban và hệ thống 4 cửa hàng trên địa bàn Hà Nội.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty thơng mạI XNK Hà Nội
41 Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng Kế Toán Phòng XNK I XNK IIPhòng Phòng KD TH Phòng GN và VC Phòng KD 3 PhòngTC HC Các cửa hàng
Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng
Phòng KH
Đứng đầu công ty là giám đốc. Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà n- ớc về toàn bộ hoạt động của công ty và là ngời đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên của công ty theo luật định. Giám đốc là ngời chi đạo chung.
Bên cạnh giám đốc là 2 phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban do mình quản lý giúp giám đốc nắm vững tình hình hoạt động của cty để có kế hoạch và quyết định sau cùng, giải quyết mọi công việc.
Phòng Xuất Nhập khẩu 1 (XNK1) và phòng Xuất Nhập khẩu 2 (XNK 2): với chức năng tìm hiểu thị trờng, bạn hàng nớc ngoài để từ đó kí kết các hợp đồng xuất nhập khẩu dựa trên những kế hoạch đã đề ra, giải quyết các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu.
Phòng Kinh doanh Tổng hợp (KDTH) và Phòng Kinh doanh 3 (KD 3): có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng trong nớc để có chiến lợc kinh doanh trớc mắt và lâu dài, tham mu cho ban giám đốc về kế hoạch tiêu thụ, kí kết các hợp đồng với bạn hàng trong nớc, theo dõi hoạt động của các cửa hàng.
Phòng Kế Hoạch Thị Trờng ( KHTT) : Có chức năng nghiên cứu tìm hiểu thị tr- ờng chung, từ đó đề ra những chính sách có tính chiến lợc cho hoạt động kinh doanh của công ty. Hàng tuần khi họp giao ban, Phòng KHTT có trách nhiệm trình nên ban giám đốc tình hình thị trờng trong tuần và đề xuất hế hoạch trong tuần tới.
Phòng Giao nhận và Vận chuyển: thực hiện việc vận chuyển hàng nhập khẩu từ cảng về kho của Công ty.
Phòng Tài vụ( Phòng Kế Toán ): tổ chức hạch toán toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu, kinh doanh, giải quyết các vấn đề tài chính thanh toán, quyết toán bán hàng, thu tiền, tiền lơng, tiền thởng, nghĩa vụ với Nhà nớc và các vấn đề liên quan đến tài chính. Đồng thời, tham mu cho giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính.
Phòng Tổ chức hành chính: phụ trách hành chính, đối nội, đối ngoại, lu trữ hồ sơ giấy tờ, thủ tục công văn, tổ chức nhân sự, đào tạo. Bên cạnh đó, phòng còn chịu trách nhiệm tham mu cho giám đốc về các mặt liên quan đến con ngời, giải quyết, điều hành các chính sách về ngời lao động.
Các cửa hàng: là mạng lới tiêu thụ hàng trong nớc và ngoài nớc của Công ty, thực hiện việc bán buôn và bán lẻ, là đơn vị hạch toán phụ thuộc. Các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh đều đợc gửi về Công ty làm công tác hạch toán.
II. Tổ chức bộ máy kế toán (phòng kế toán) tại Công ty thơng mại và xuất nhập khẩu Hà nội
1. Tổ chức bộ máy kế toán .
Công tác kế toán của công ty chủ yếu áp dụng theo kiểu tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty (kể cả các cửa hàng) đều đợc hạch toán tại phòng kế toán .
Nhiệm vụ chung của phòng kế toán (tài vụ) là hạch toán một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời những nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến Công ty, từ đó phản ánh một cách chính xác chi phí kinh doanh, doanh thu tiêu thụ và kết quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, tổ chức quản lý sử dụng và bảo toàn vốn đợc Nhà nớc giao, xây dựng kế hoạch thu chi tiền mặt, nộp ngân sách Nhà nớc. Kế toán cũng cung cấp các thông tin về quá trình kinh doanh, quản lý và sử dụng vốn, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nớc, những sổ sách kế toán là những bằng chứng có tính chất pháp lý cho công tác kiểm tra, thanh tra các hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổ chức bộ máy kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau (Sơ đồ trang 44):
Sơ đồ Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty thơng mại xuất nhập khẩu hà nội.
Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt, công nợ Kế toán TGNH, các khoản vay Kế toán các quỹ, TSCĐ, doanh số Kế toán hànghoá thủ quỹ
Phòng Kế toán của Công ty có 7 ngời, mỗi ngời có một trách nhiệm cụ thể riêng.
Kế toán trởng (kiêm trởng phòng kế toán tài chính): là ngời đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở Công ty và làm tham m- u giúp việc cho giám đốc quản lý kinh tế ở Công ty.
Phó phòng kế toán tài chính: là ngời giúp việc cho kế toán trởng và thực hiện uỷ quyền từ kế toán trởng khi vắng mặt.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp số liệu vào sổ kế toán tổng hợp, lên báo cáo tài chính và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Kế toán tiền mặt và công nợ: có nhiệm vụ kiểm soát và thông báo thờng xuyên tình hình tăng giảm tiền mặt, có mối liên hệ chặt chẽ với các bộ phận có liên quan đến tiền mặt để đảm bảo chế độ thanh toán kiểm soát thờng xuyên về công nợ đối với khách hàng, công nhân viên và Nhà nớc.
Kế toán tiền gửi Ngân hàng, các khoản vay: thờng xuyên theo dõi tình hình biến động của các khoản tiền gửi của Công ty tại Ngân hàng công thơng, theo dõi tình hình gửi tiền, rút tiền gửi ngân hàng, tình hình trả nợ cho ngân hàng và trả nợ cho ngời vay thông qua ngân hàng. Ngoài ra còn có chức năng kiểm tra tính phù hợp của từng khoản vay.
Kế toán các quỹ, TSCĐ và doanh thu: phản ánh chính xác việc trích lập các quĩ của Công ty và theo dõi sử dụng các quĩ đó, ngoài ra còn theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng loại TSCĐ. Bên cạnh đó, còn phải làm nhiệm vụ hạch toán doanh thu ban đầu cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán tổng hợp để từ đó xác định kết quả kinh doanh của Công ty.
Kế toán hàng hoá và thủ quĩ: là ngời thực hiện các lệnh thu, chi; căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi để thực hiện nhiệm vụ thu, chi tiền mặt. Bộ phận này còn theo dõi tình hình biến động, tăng giảm các loại hàng hoá của Công ty.
Các bộ phận kế toán có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng của mình, đến cuối tháng có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán tổng hợp để vào sổ kế toán tổng hợp. Việc phối kết giữa các phần hành trong Công ty đợc thực hiện khá chặt chẽ và nhịp nhàng.
2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty.
Hình thức tổ chức hoạt động kế toán ở Công ty là kế toán thủ công bằng tay. Việc thực hiện kế toán bằng tay làm công việc tính toán khá nhiều, khối lợng lớn đặc biệt các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu tính bằng ngoại tệ. Đội ngũ kế toán viên có trình độ, kinh nghiệm nên công việc kế toán đợc thực hiện khá chính xác và đúng tiến độ. Tuy nhiên, nếu có sự kết hợp của kế toán máy sẽ giúp Công ty giảm bới khối lợng tính toán, tiết kiệm đợc thời gian cũng nh công sức lao động kế toán, tính chính xác cao hơn trong việc tổng hợp số liệu.
Hệ thống sổ kế toán của Công ty đợc tổ chức dựa trên hình thức sổ kế toán Nhật ký-Chứng từ. Tuy nhiên, hệ thống sổ kế toán của hình thức này còn cha đợc sử dụng đầy đủ. Công ty chủ yếu sử dụng các bảng kê và bảng tổng hợp các tài khoản.
Việc luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán thể hiện qua sơ đồ sau :
Sơ đồ luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán :
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu, kiểm tra
Các chứng từ gốc: giấy phép nhập khẩu, hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, hoá đơn, hoá đơn phí vận chuyển, tờ khai thuế, biên bản kiểm nghiệm hàng hoá, các chứng từ khác liên quan đến mua và vận chuyển hàng hoá, hoá đơn giá trị gia tăng,