III. Những nhân tố ảnh hởng đến công tác sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác
5.Sổ kế toán liên quan đến phải trả ngời bán
5.1. Sổ kế toán chi tiết nợ phải trả ngời bán
Để theo dõi chi tiết tình hình công nợ với từng ngời bán, kế toán công ty phải mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, mỗi ngời bán (chủ nợ) đợc theo dõi trên một trang số chi tiết, chứng từ để ghi vào sổ này là các hóa đơn mua chịu, là các chứng từ trả nợ. Cụ thể sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc lập nh sau:
Theo 4 bảng số sau:
Phơng pháp ghi sổ kế toán chi tiết phải trả ngời bán
Hàng ngày các chứng từ gốc (các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ cha thanh toán tiền, các phiếu chi trả nợ ngời bán, các giấy báo nợ trả nợ ngời bán) sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết phải trả ngời bán
5.2. Bảng tổng hợp chi tiết phải trả ngời bán
- Để kiểm tra việc ghi chép trên các sổ chi tiết đúng hay sai, hàng tháng công ty phải lập bảng tổng hợp chi tiết phải trả cho ngời bán.
Căn cứ để lập bảng này là : Các sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, có bao nhiêu sổ chi tiết thanh toán với ngời bán thì phải vào bảng này bấy nhiêu dòng và số liệu tổng cộng ghi vào bảng này sẽ đợc đối chiếu với sổ cái TK 331.
- Phơng pháp lập bảng tổng hợp chi tiết
Cuối tháng (quý) phải tổng hợp số liệu, khóa sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.
Bảng tổng hợp chi tiết
Tài khoản 331 - Phải trả ngời bán
Tháng 11 năm 2003
Stt Tên ngời bán D đầu
tháng Số phát sinh
Nợ Có
1 Công ty cấp thoát nớc Hà Nội 0 2,999,997 2,999,997 0
2 Bu điện Tp Hà Nội 0 3,245,000 3,245,000 0
3 Khách sạn cầu Am 12,000,000 11,000,000 0 1,000,000
4 Công ty TNHH Ngọc Sơn 1,200,000 0 11,550,000 12,750,000
Cộng 13,200,000 17,244,997 17,794,997 13,750,000
5.3. Sổ kế toán tổng hợp phải trả ngời bán
Tuỳ theo từng hình thức kế toán mà sổ kế toán tổng hợp có sự khác biệt nhất định, đối với công ty TNHH Selta đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên các sổ sách kế toán tổng hợp liên quan đến nợ phải trả ngời bán bao gồm:
Chứng từ ghi sổ vừa là chứng từ kế toán, vừa là sổ kế toán kiểu tờ rời đợc đặt ra trong trờng hợp này để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến công nợ với ngời bán có thể lập một chứng từ ghi sổ.
Hàng ngày hoặc định kỳ (3 - 5 ngày) căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý , hợp lệ cùng loại (đã đợc phân loại) để ghi vào chứng từ ghi sổ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định khoản kế toán và số tiền phát sinh ghi trên mỗi chứng từ.
Sau khi đã liệt kê hết chứng từ ghi sổ, kế toán phải phản ánh (đăng ký) vào sổ chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ liên quan đến thanh toán công nợ phải trả ngời bán đợc lập ở công ty trong tháng 11 năm 2003 nh sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : căn cứ vào chứng từ ghi sổ ở trên ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi lập chứng từ ghi sổ, căn cứ các chứng từ ghi sổ đã lập để kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, để lập số hiệu chứng từ ghi sổ. Mỗi chứng từ ghi sổ ghi trên 1 dòng theo các cột số hiệu của chứng từ ghi sổ, ngày tháng lập của chứng từ, ghi số tiền của chứng từ ghi sổ.
+ Đầu trang sổ phải ghi sổ trang trớc khi chuyển sang.
+ Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trích Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2003 Chứng từ ghi sổ Số Ngày Số tiền ... 350 351 352 353 354 355 ... ... 30/11 30/11 30/11 30/11 30/11 30/11 ... ... 2.999.997 3.254.000 11.550.000 11.000.000 3.254.000 2.999.997 ... - Sổ cái TK 331
Cơ sở : căn cứ vào chứng từ ghi sổ liên quan đến nợ phải trả ngời bán kế toán ghi vào sổ cái TK 331
Phơng pháp ghi sổ :
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ đợc sử dụng chi vào sổ cái ở các cột phù hợp.
+ Cuối mỗi trang sổ phải cộng tổng số tiền theo cột và chuyển sang trang sau.
+ Cuối kỳ (tháng, quý) cuối niên đọ kế toán phải khoá sổ, cộng tổng so PS Nợ, tổng số PS Có, tính ra số d cuối kỳ của từng TK để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
Trích
Sổ cái
Tên tài khoản : Phải trả ngời bán Số hiệu TK : 331
Năm 2003
CTGS Diễn giải hiệu Số
TK Số tiền Số Ngày Nợ Có D đầu tháng11 13,200,000 350 30/11 tiền nớc CT cấp nớc HN 627 2857140 133 142,857 351 30/11 Trả tiền dịch vụ viễn thông của bu điện hn 642 2,950,000 133 295,000 352 30/11 Mua chậu rửa mặt của cttnhh ngọc sơn 152 11,000,000 133 550,000 353 30/11 Chi tiền trả khách sạn cầu am 112 11,000,000
354 30/11 chi tiền điện thoại Bu điện tp hà nội 111 3,245,000 355 30/11 Trả tiền nớc CT cấp nớc 111 2,999,997
tổng cộng 17,244,997 17,794,997
D
cuối tháng 11 13,750,000
5.4. Nhận xét giữa số liệu TK 331 và bảng tổng hợp chi tiết TK 331.
Qua phần lập sổ cái TK 331 và bảng tổng hợp chi tiết TK 331 em có một số nhận xét nh sau:
Số d đầu tháng về nợ phải trả ngời bán ở sổ cái TK 331 ta so sánh đối chiếu với số d đầu tháng trên bảng tổng hợp chi tiết TK 331 là khớp nhau, số liệu cụ thể là 13.200.000 đồng.
+ Tổng số phát sinh Nợ = 17.244.997 đồng + Tổng số phát sinh Có = 17.244.997 đồng + Số d cuối kỳ = 13.200.000 đồng
Qua phần nhận xét trên ta so sánh đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết TK 331 em thấy số d đầu tháng số d cuối tháng, số phát sinh trong tháng tăng và số phát sinh trong tháng giảm giữa hai loại sổ này hoàn toàn khớp đúng.