V. Các hình thức sổ kế toán dùng để hạch toán chi phí sản xuất
3. Điều kiện vận dụng sổ kế toán theo các hình thức sổ:
Để lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp kế toán căn cứ vào: - Loại hình kinh doanh của đơn vị
- Quy mô hoạt động lớn, nhỏ hay vừa
- Trình độ quản lý kế toán: Đơn giản hay phức tạp - Điều kiện lao động kế toán: thủ công hay hiện đại
3.1. Các hình thức nhật ký chung:
Khái niệm: Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung (Tổng nhật ký). Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu để vào Sổ cái.
- Ưu, nhợc điểm: Hình thức Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán đặc biệt có thuận lợi khi sử dụng máy tính khi xử lý thông tin kế toán.
- Điều kiện áp dụng:
+ Trong điều kiện lao động thủ công thì Nhật ký chung chỉ phù hựop với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán trong bộ máy.
+ Trong điều kiện lao động kế toán máy Nhật ký chung phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành theo hình thức Nhật ký chung
3.2. Hình thức Nhật ký - Sổ cái
- Khái niệm: Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản
Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết TK154 (631) thành sản phẩm Bảng tính giá Sổ chi tiết TK621, 622, 623, 627 Các bảng phân bổ: + Tiền lương, BHXH + Vật liệu, CCDC + Khấu hao TSCĐ Sổ cái TK621, 622, 623, 627, 154 (631)
mà doanh nghiệp sử dụng đợc phản ánh cả hai bên Nợ và Có trên cùng một vài trang sổ.
- Ưu, nhợc điểm: Hạch toán theo hệ thống sổ của hình thức Nhật ký - Sổ cái rất đơn giản, số lợng ít nên khối lợng ghi sổ ít, số liệu kế toán tập trung, cho biết cả hai chỉ tiêu: thời gian và phân loại theo đối tợng ngay trên một dòng ghi trong một kỳ ghi sổ dễ đối chiếu, kiểm tra sổ.
Tuy nhiên, hình thức này có hạn chế lớn là ghi trùng lắp số lệu trên một dòng ghi: Tổng số tiền, số tiền ghi trên các tài khoản quan hệ đối ứng. Tài khoản đợc liệt kế ngang nên sổ sẽ cồng kềnh khó bảo quản trong niên độ, không phù hợp với đơn vị sử dụng nhiều tài khoản và không có cơ hội để phân công lao động kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Nhật ký - Sổ cái đợc dùng phổ biến trong những đơn vị hạch toán có quy mô nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, thực hiện một loại hoạt động nên sử dụng ít tài khoản.
Sơ đồ 12: Trình tự ghi sổ hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo Nhật ký - Sổ cái
3.3. Hình thức Chứng từ - ghi sổ
- Khái niệm: là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết hợp theo thời gian trên sổ Đăng kỳ chứng từ ghi sổ với ghi theo nội dung kinh tế
Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK154 (631) Sổ chi tiết TK621, 622, 623, 627 Các bảng phân bổ: + Tiền lơng, BHXH + Vật liệu, CCDC + Khấu hao TSCĐ Nhật ký -Sổ cái TK621, 622, 623, 627, 154 (631) Bảng tính giá thành sản phẩm
trên sổ Cái. Chứng từ - ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế:
- Ưu, nhợc điểm: Tách việc ghi sổ Đăng ký chứng từ với việc ghi sổ cái thành hai bớc công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều lần nên báo cáo dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện kế toán thủ công.
- Điều kiện áp dụng:
+ Trong điều kiện lao động thủ công thì hình thức Chứng từ - ghi sổ chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán.
+ Trong điều kiện lao động kế toán máy tính hình thức Chứng từ - Ghi sổ phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
Sơ đồ 13: Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và giá thành theo Chứng từ - Ghi sổ Chứng từ gốc Sổ đăng ký Sổ chi tiết TK154 (631) thành sản phẩm Bảng tính giá Sổ chi tiết TK621, 622, 623, 627 Các bảng phân bổ: + Tiền lương, BHXH + Vật liệu, CCDC + Khấu hao TSCĐ Sổ cái TK621, 622, 623, 627, 154 (631) Chứng từ - ghi sổ
3.4. Hình thức Nhật ký - chứng từ
- Khái niệm: Nhật ký chứng từ là hình thức sổ kế toán dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ đó theo bên Nợ của TK đối ứng.
- Ưu, nhợc điểm: đảm bảo tính chuyên môn hoá của kế toán, thực hiện phân công chuyên môn hoá lao động kế toán, hầu hết sổ kết cấu theo một bên của tài khoản (trừ sổ tài khoản thanh toán) nên giảm một nửa khối lợng ghi sổ. Mặt khác các sổ của hình thức này theo nguyên tắc bàn cờ nên tính đối chiếu và kiểm tra cao. Tuy nhiên, bộ sổ của hình thức này có kết cấu phức tạp, quy mô sổ lớn về lợng và loại, đa dạng về kết cấu giữa các đối tợng trên loại sổ chính và phụ (bảng kê, bảng phân bổ) nên khó vận dụng phơng tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán.
- Điều kiện vận dụng:
* Sổ nhật ký - chứng từ chỉ áp dụng trong những đơn vị có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp.
* Đơn vị có đội ngũ nhân viên kế toán đủ nhiều, có trình độ cao, thao tác nghiệp vụ đúng trên sổ.
• Đơn vị chủ yếu thực sự lao động kế toán bằng thủ công.
Sơ đồ 14: Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá theo hình thức Nhật ký - chứng từ Chứng từ gốc Bảng kê số 4,5,6 Sổ chi tiết TK 621,622,623,627 Các bảng phân bổ: + Tiền lương, BHXH + Vật liệu, CCDC + Khấu hao TSCĐ NKCT số 7 Bảng tính giá thành sản phẩm Sổ Cái TK621,622, 623, 627, 154 (631) Bảng kê số 3 NKCT số 1,2,3,5,6 Sổ chi tiết TK 154
Chơng II
Thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty xây lắp 665