Hiện nay, phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu đang đợc áp dụng tại công ty là phơng pháp thẻ song hành. Đay là phơng pháp đơn giản, dễ dàng và phản ánh rất chính xác số lợng, giá trị vật t nhập xuất.
4.1. thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu.
*Thủ tục nhập kho:
Nguyên vật liệu khi nhập kho, phải theo kế hoạch sản xuất của phòng vật t và theo nhu cầu của từng hạng mục công trình. Khi nguyên vật liệu nhập kho thì cán bbộ phụ trách cung tiêu, thủ kho và cán bộ phòng kỹ thuật phải kiểm tra chất lợng, quy cách, số lợng, chủng loại, giá cả lô hàng rồi ghi vào sổ lu theo dõi. Sau dó, lập biên ban kiểm nghiệm vật t để làm phiếu nhập kho. Phiếu nhạp kho đợc lập thàng 3 liên có đầy đủ chữ kí của thủ kho, ngời nhập, phụ trách cung tiêu, ngời kiểm tra kỹ thuật. Một liên lu ở phòng vật t, một liên giao cho ngời phụ trách cung tiêu, một liên thủ kho giữ để vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán. Sau khi làm thủ tục nhập kho xong thủ kho có trách nhiệm sắp xếp nguyên vật liệu trong kho sao cho hợp lý, dảm bảo để tiện cho việc theo dõi nhập, xuất, kiểm tra đợc nhanh gọn chính xác.
Ví dụ: Minh hoạ cho quá trình nhập kho ở công ty công trình giao thông. Ngày 05/10/2003 công ty mua một số vật liệu, nhiên liệu của công ty hoá dầu- Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. Các chứng từ liên quan đên quá trình nhập
bao gồm các biểu số 01→ biểu số 02 → biểu số 03.
*Thủ tục xuất kho: nguyên vật liệu đợc xuất kho với nhiều mục đích khác nhau, có thể do nhu cầu sản xuất, nhu cầu thay thế, bổ xung của các máy móc
thiết bị . Chính vì vậy, khi xuất kho nguyên vật liệu phải có những thủ tục cần…
thiết để xác định rõ nhu cầu sử dụng và số lợng thực tế xuất kho.
Khi các bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cán bộ phải viết phiếu xin lĩnh vật t rồi gửi lên phòng vật t. phòng vật t phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất để lập kế hoạch xuất vật t rồi trình lên giám đốc công ty phê duyệt.sau đó, bộ phận cung tiêu sẽ lập phiếu xuất kho loại vật liệu yêu cầu. Mỗi phiếu đợc lập làm 3 liên: Một lu ở phòng vật t, một đa cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau
chuyển lên phòng kế toán, một liên giao cho ngời nhận vật liệu. Các phiếu xuất vật t phải đầy đủ chữ kí của ngời có trách nhiệm liên quan.
Trình tự xuất nguyên vật liệu tại công ty đợc minh hoạ theo ví dụ sau :
Ngày 02/10/2002 Đội công trình II xin lĩnh vật t là nhựa lỏng và bột đá để sản xuất ra bê tông nhựa.
Phòng vật t sau khi nhận lệnh xuất kho đã nhập phiếu xuất kho.
(Biểu số 04→Biểu số 05 )
Thông thờng đối với những nguyên liệu nh đá cát sỏi khi mua về đ… ợc
chuyển thẳng đến công trình và cũng đơc lập phiếu nhập kho giống nh vật t khác. khi vật t đến công trình, thủ kho, nhân viên phòng vật t đối chiếu số lợng vật t, loại vật t với hoá đơn rồi lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cùng một lúc. Sau khi, dùng làm căn cứ ghi thẻ kho (Biểu số 06,07,08 ) thủ kho tập hợp các chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán vật t vào các sổ có liên quan.
4.2. Quá trình ghi sổ vật t chi tiết.
Do công ty hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi thẻsongsong nên khi nhận đợc các phiếu các phiếu nhập kho, xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán chi tiết căn cứ vào đó và các chứng từ khác có liên quan nhập, xuất để ghi vào “sổ chi tiết nguyên vật liệu” (Biểu số 09). Sau đó, căn cứ vào các số thẻ chi tiết nguyên vật liệu để vào bảng kê tổng hợp nhập_xuất_tồn nguyên vật liệu theo từng nhóm, loại(biểu số 10).