hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ
Trong nền kinh tế thị trờng, hoạt động sản xuất kinh doanh luôn có những thay đổi và biến động đòi hỏi kế toán phải theo dõi và phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ để giúp lãnh đạo Công ty đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn. Bên cạnh đó mặc dù làm tốt nhiệm vụ đợc giao nhng công tác kế toán cũng không tránh khỏi những nh- ợc điểm tồn tại. Vì vậy việc đổi mới hoàn thiện công tác kế toán nhằm thích nghi với cái mới, với sự biến động của nền kinh tế, khắc phục những tồn tại đó là việc làm rất cần thiết. Trong thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế về kế toán bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ em nhận thấy rằng: Về cơ bản kế toán đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ mọi chế độ, phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, giám đốc tài sản, tiền vốn của Công ty. Việc lập các báo cáo tài chính đầy đủ, kịp thời.
Mặc dù vậy, không thể tránh khỏi những sai sót trong công tác kế toán. Xuất phát từ những hạn chế đó em xin mạnh dạn đa ra những ý kiến sau:
ý
kiến thứ nhất: Về trình tự hạch toán kế toán - Về khoản chiết khấu:
+ Chiết khấu thanh toán là khoản Công ty chấp thuận trả cho khách khi họ thanh toán ngay hoặc trớc thời hạn. Khi đó Công ty sẽ u đãi cho họ một khoản chiết khấu từ 1-2% và hạch toán vào chi phí bán hàng TK641, nh vậy là không đúng với quy định (theo thông t số 89/2002/TT-BTC) do Bộ Tài chính ban hành thì khoản chiết khấu này đợc hạch toán vào tài khoản 635 “Chi phí tài chính”. Cụ thể:
@ Trờng hợp khách hàng thanh toán ngay sẽ đợc hởng chiết khấu thanh toán là 1- 2% tuỳ vào số tiền thanh toán ít hay nhiều. Kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK635 Tổng số tiền chiết khấu cho khách. Có TK111
@ Trờng hợp khách hàng nợ nhng họ thanh toán trớc thời hạn thì sẽ đợc hởng chiết khấu thanh toán 1%. Kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK635 Tổng số tiền chiết khấu cho khách. Có TK131
Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK911 Tổng số tiền chiết khấu cho khách.
Có TK635
Vậy Công ty nên sử dụng TK635 để theo dõi khoản chi phí này là hợp lý nhất, sẽ phản ánh đúng khoản chi phí hoạt động tài chính phát sinh và khoản chi phí hoạt động bán hàng, từ đó xác định đúng kết quả hoạt động bán hàng.
+ Đối với hàng hoá khi đợc xác định là tiêu thụ nhng khách hàng yêu cầu giảm giá do hàng kém chất lợng (ví dụ nh gần hết hạn sử dụng) thì Công ty nên theo dõi trên tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán” để cuối kỳ kết chuyển làm giảm doanh thu bán hàng, xác định chính xác doanh thu thuần trong kỳ, Công ty không nên đa vào khoản chi phí bán hàng sẽ làm sai lệch doanh thu thuần dẫn đến thông tin cung cấp không chính xác. Kế toán cần phải hạch toán lại nh sau:
Nợ TK532: Số tiền giảm giá cha có thuế. Nợ TK3331: Thuế GTGT đợc giảm trừ.
Có TK111: Nếu trả bằng tiền mặt tổng số tiền giảm giá gồm thuế. Có TK131: Nếu trừ vào khoản phải thu tổng số tiền giảm giá gồm thuế. Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá đã chấp thuận cho khách hàng sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ:
Nợ TK511 Tổng số chiết khấu thơng mại phát sinh trong kỳ. Có TK521
+ Để khuyến khích khách hàng mua hàng, thúc đẩy quá trình tiêu thụ Công ty nên thực hiện chính sách mua hàng với số lợng lớn thì sẽ đợc giảm giá. Theo nh thông t số 89/2002/TT-BTC ban hành thì khoản giảm giá đó chính là chiết khấu thơng mại. Chiết khấu thơng mại là khoản chiết khấu mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho khách hàng do việc mua hàng với khối lợng lớn và đợc hạch toán vào tài khoản 521 “Chiết khấu thơng mại”. Trình tự hạch toán nh sau:
Khi phản ánh số chiết khấu thơng mại thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK521: Số chiết khấu thơng mại cho khách hàng.
Nợ TK3331: Số thuế GTGT đợc khấu trừ giảm.
Có TK111, 112,131: Tổng số tiền chiết khấu cả thuế.
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thơng mại đã chấp thuận cho khách hàng sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ:
Nợ TK511 Tổng số chiết khấu thơng mại phát sinh trong kỳ. Có TK521
Vậy Công ty nên áp dụng biện pháp đó và mở TK521 để theo dõi khoản chiết khấu này, từ đó có thể xác định một cách chính xác doanh thu thuần thực hiện trong kỳ.
ý kiến thứ hai: Về hệ thống sổ kế toán
Một số sổ kế toán của Công ty hiện nay không phù hợp với quy định hiện hành. Công ty nên sử dụng những mẫu sổ do Bộ Tài chính ban hành trong những năm gần đây. Cụ thể:
- Công ty nên thay Bảng kê số 4 (TK156) bằng “Bảng kê số 8 – Nhập, xuất, tồn kho hàng hoá TK156”. Bảng kê số 8 dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Kết cấu của bảng kê số 8 đợc thể hiện ở biểu số 8. Phơng pháp ghi sổ:
+ Cơ sở để lập bảng kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập, xuất và các chứng từ có liên quan.
+ Số d đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng đợc lấy từ số d đầu tháng của TK156 (chi tiết theo từng loại hàng, nhóm hàng).
+ Số phát sinh Nợ TK156 đối ứng Có với các TK phản ánh số nhập trong tháng của hàng hoá.
+ Số phát sinh Có đối ứng với các TK ghi Nợ phản ánh số xuất trong tháng của hàng hoá. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Số d cuối tháng phản ánh số tồn kho cuối tháng = Số d đầu tháng + Số phát sinh Nợ trong tháng – Số phát sinh Có trong tháng.
Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng đợc dùng để ghi vào NKCT số 8.
- Cuối tháng Công ty không lập bảng kê số 11 nên khi cần thông tin tổng hợp phải mất thời gian để cộng lại từ các sổ chi tiết. Do vậy, Công ty nên mở thêm bảng kê số 11 “Phải thu của khách hàng” để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán tiền hàng của ngời mua. Kết cấu của bảng kê số 11 thể hiện ở biểu số 9. Phơng pháp ghi sổ:
+ Cơ sở để ghi bảng kê số 11 là căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết theo dõi thanh toán TK131 mở cho từng ngời mua và ghi một lần vào một dòng của bảng kê số 11.
+ Cuối tháng khoá sổ bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên Có TK131 và lấy số tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào NKCT số 8.
ý kiến thứ ba: Về kế toán quản trị
Hiện nay Công ty vẫn cha chú trọng vào việc vận dụng kế toán quản trị đối với việc ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn. Kế toán quản trị thờng bị lẫn vào các bộ phận kế toán nh kế toán chi phí, kế toán bán hàng Điều này đã làm cho Công ty ch… a thấy rõ hết u điểm, vai trò to lớn của kế toán quản trị trong việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc quản lý kinh doanh. Công ty nên cử một nhân viên chuyên làm công tác kế toán quản trị, bởi đó là một bộ phận cấu thành trong hệ thống kế toán nói chung và là công cụ quan trọng không thể thiếu đợc đối với công tác quản lý.
Kế toán quản trị giúp cho nhà quản lý điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra đánh giá các quyết định kinh doanh. Phần lớn các thông tin do kế toán quản trị cung cấp đều nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị, kế toán quản trị không chỉ thu thập, cung cấp các thông tin mà còn sử dụng các phơng pháp kỹ thuật, nghiệp vụ chuyên môn để chọn lọc những thông tin cần thiết nhất, thích hợp nhất rồi tổng hợp trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, đồng thời phải giải thích, phân tích thông tin đó để giúp cho Ban lãnh đạo có đợc những quyết định kinh doanh sáng suốt.
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, Công ty có thể vận dụng kế toán quản trị trong việc lập thêm các Báo cáo kết quả kinh doanh theo kiểu số d đảm phí, Báo cáo này chỉ mang tính chất nội bộ, bởi Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công ty th- ờng lập không phát huy hết tác dụng trong công tác quản lý, điều hành Công ty. Kế toán có thể lập Báo cáo kết quả kinh doanh theo kiểu số d đảm phí với các chỉ tiêu sau: tổng doanh thu thuần, tổng biến phí, số d đảm phí, tổng định phí, lãi thuần. Báo cáo này có thể lập vào cuối tháng, chi tiết cho từng quầy hàng, rồi tổng hợp theo từng đơn vị kinh doanh sau đó lên Báo cáo tập trung toàn Công ty.
Tổng biến phí sẽ gồm: giá vốn hàng bán, chi phí bao bì, bao gói…
Tổng định phí gồm: chi phí tiền lơng cho cán bộ công nhân viên, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo hiểm xã hội, chi phí tiếp khách, đào tạo cán bộ Định phí… đợc xác định tập trung toàn Công ty, không phát sinh chi tiết cho từng đơn vị kinh doanh, cuối tháng kế toán tổng kết lại từ sổ tổng hợp phí. Do vậy để tính định phí riêng cho từng đơn vị kinh doanh thì kế toán tiến hành phân bổ tổng định phí theo một tiêu thức nhất định đó là doanh thu bán hàng của từng đơn vị, từ đó xác định mỗi đơn vị kinh doanh sẽ chiếm một tỷ trọng là bao nhiêu trên tổng định phí.
Định phí phân bổ cho từng đơn vị kinh doanh =
Tổng định phí toàn Công ty Tổng doanh thu toàn Công ty
Vậy ta có biểu Báo cáo kết quả kinh doanh theo kiểu số d đảm phí nh sau:
Trong đó:
Số d đảm phí = Tổng doanh thu – Tổng biến phí Lãi thuần trớc thuế = Số d đảm phí – Tổng định phí
Số liệu trong bảng trên sẽ đợc tổng hợp từ tờ kê chi tiết số 4 ghi có tài khoản 511 tập trung toàn Công ty và sổ tổng hợp phí.
Nhìn vào bảng trên có thể thấy đợc ngay doanh thu bán hàng có đủ bù đắp tổng chi phí phát sinh trong kỳ hay không, từ đó giúp cho Ban lãnh đạo có những biện pháp điều chỉnh nếu tổng định phí quá nhiều hoặc không hợp lý.
Ngoài ra, Công ty có thể vận dụng những thông tin thích hợp do kế toán quản trị cung cấp vào việc ra quyết định kinh doanh nh: có nên tiếp tục hay loại bỏ kinh doanh một ngành hàng, mặt hàng nào đó. Trong thực tế nhiều khi Ban lãnh đạo phải đứng tr- ớc quyết định có nên tiếp tục hay ngừng kinh doanh mặt hàng nào đó mà kinh doanh kém hiệu quả (bị thô lỗ liên tiếp) và Công ty sẽ so sánh một phơng án kinh doanh khác có hiệu quả hơn, có thể thay thế mặt hàng đang kinh doanh đó, rút ra các khoản thu, chi chênh lệch giữa hai phơng án đó, từ đó Ban lãnh đạo Công ty sẽ có những quyết định đúng đắn nhất.
ý
kiến thứ t: á p dụng phần mềm máy vi tính vào công tác tổ chức hạch toán kế toán
Hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển rất mạnh mẽ, một loạt các phần mềm máy vi tính đợc ứng dụng rất nhiều trong việc điều hành quản lý doanh nghiệp nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng. Thực tế tại Công ty có một số máy vi tính chủ
Chỉ tiêu Tổng cộng Kho bán buôn Siêu thị Gian hàng 1 1. Tổng doanh thu
2. Tổng biến phí 3. Số d đảm phí 4. Tổng định phí 5.Lãi thuần trớc thuế
yếu để in các bảng tổng hợp, còn việc hạch toán, ghi chép trên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp vẫn còn thủ công. Với một loạt các sổ sách có cấu trúc phức tạp nên nhiều khi việc cung cấp các thông tin không đợc kịp thời và chính xác. Để khắc phục điều này Công ty nên cố gắng đầu t hơn nữa vào việc ứng dụng phần mềm kế toán để công việc đơn giản hơn, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
Việc áp dụng máy vi tính đồng nghĩa với việc cập nhật chứng từ ban đầu tức là kế toán sẽ theo dõi một cách liên tục ngay từ khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nắm bắt đợc sát sao tình hình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty, giảm bớt việc ghi chép và số lợng sổ kế toán. Máy vi tính sẽ giúp cho việc khai thác số liệu của từng khâu kế toán đợc thuận lợi, mỗi nhân viên kế toán có thể nắm bắt đợc số liệu, thông tin ở tất cả các khâu kế toán có liên quan. Trên máy vi tính, kế toán cũng có thể tổ chức các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp đợc đầy đủ, cụ thể và thuận tiện hơn. Máy vi tính đảm bảo cho việc lu trữ thông tin và khả năng truy cập thông tin nhanh nhất, tiết kiệm thời gian lục tìm trên các sổ sách, nhất là việc tìm lại những số liệu, thông tin đã xảy ra từ lâu rồi.
Công ty tổ chức các phần kế toán riêng biệt trên máy gồm kế toán vốn bằng tiền, kế toán mua hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán bán hàng và công nợ phải thu từ phía khách hàng, kế toán chi phí, kế toán hàng tồn kho ; sau đó sẽ thực hiện kế… toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Đối với từng khoản mục kế toán thì nhân viên kế toán phải tiến hành sắp xếp, phân loại các chứng từ ban đầu, rồi tiến hành nhập vào các sổ, thẻ, bảng kê chi tiết ; cuối tháng kế toán lên các sổ, bảng tổng hợp có liên… quan.
Nh vậy việc áp dụng máy tính vào công tác hạch toán kế toán tại Công ty có ý nghĩa rất lớn lao, bởi những u điểm của nó sẽ giúp cho những ngời làm công tác kế toán xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất cho Ban lãnh đạo và là một bớc tiến lớn để Công ty có thể theo kịp sự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại.