quan văn phòng- Tổng công ty rau quả Việt Nam.
Tổng công ty rau quả việt nam là một doanh nghiệp có quy mô lớn bao gồm nhiều thành viên ,những thành viên này là các công ty chế biến thực phẩm ,công ty xuất nhập khẩu và nông trường nằm rải rác khắp 3 miền . Do đặc điểm này Tổng công ty áp dụng chế độ kế toán phân tán, mỗi đơn vị trực thuộc đều có hệ thống kế toán riêng.
Hệ thống kế toán ở Cơ quan văn phòng- Tổng công ty ngoài nhiệm vụ quản lý tổng hợp quyết toán toàn Tổng công ty còn có nhiệm vụ hoạch toán những hoạt động kinh doanh trực tiếp tại văn phòng .
Để đáng giá một cách chính xác và toàn diện công tác tổ chức hạch toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá tại cơ quan văn phòng cần xem xét những ưu nhược điểm, từ đó có thể đưa ra các giải pháp nhằm tổ chức hợp lý hơn nữa quá trình hạch toán nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu.
1.Ưu điểm:
Kế toán hoạt động kinh doanh xuất khâủ tại Cơ quan văn phòng – Tổng công ty rau quả VN có những ưu điểm sau:
I.1 Công tác tổ chức hạch toán ban đầu:
Các chứng từ được lập ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế phát sinh và pháp lý của nghiệp vụ. Việc mua bán hàng hoá đều có hoá đơn tài chính , các chứng từ được lập ở tất cả các khâu đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên có liên quan và sử dụng đúng mẫu Bộ tài chính đã quy định. Việc xác định các chứng từ bên ngoài được giám sát, kiểm tra chặt chẽ và được xử lý kịp thời. Trước khi đưa vào lưu trữ tát cả các chứng từ được sắp xếp , phân loại, hệ thống theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo thứ tự thời gian. Chứng từ được đóng thành tập, theo từng nhóm kinh doanh và được săp xếp theo từng tháng, quý để khi cần thiết có thể tìm được ngay thuận tiện cho việc sử dụng lại chứng từ.
1.2. Công tác tổ chức hạch toán tổng hợp:
Phòng kế toán áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và bổ sung thêm một số tài khoản theo thông tư số 10/TT/CĐKT ngày 20/3/1997 và mới đây theo thông tư số 100/1998/TT-BTC hướng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp để sử dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Dựa trên hệ thống tài khoản đó, để phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu,kế toán văn phòng- Tổng công ty rau quả đã mở thêm một số
tài khoản cấp 2, cấp 3 ,... để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán, tăng hiệu quả của công tác kế toán.
Do khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục trong tháng nên để hạch toán tình hình biến động của hàng hoá xuất nhập khẩu, văn phòng Tổng công ty áp dụng phương pháp kế toán quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là rất hợp lý . Bên cạnh đó là sự bố trí sắp xếp các cán bộ kế toán hợp lý về trình độ để phụ trách từng nhóm kinh doanh. Vì vậy, công việc ghi chép nhanh chóng chính xác, kịp thời thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu khi quyết toán, thông qua đó kế toán trưởng nắm bắt chi tiết, nhanh chóng kết quả hạot động kinh doanh của các nhóm kinh doanh.
1.3. Sổ sách kế toán:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đều được quy đổi ra đồng Việt nam khi được máy tính sử lý số liệu.
Kế toán trưởng đã phân công trách nhiệm cho mỗi kế toán viên theo dõi và lập sổ nhất định , giúp cho việc xử lý số liệu được thống nhất đảm bảo cho việc kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận kế toán.
Một ưu điểm nổi bật trong việc lao động kế toán tại Văn phòng -Tổng công ty là công việc kế toán cụ thể được giao cho từng cá nhân phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người , mỗi người theo dõi một mảng nghiệp vụ kinh tế có liên quan . Qua đó giúp cho công tác kế toán được chuyên môn hoá cao, tạo điều kiện cho mỗi người có thể đi sâu vào việc nâng cao nghiệp vụ của mìnhvà phát huy được thế mạnh của từng người làm cho công tác kế toán đạt được hiệu quả hơn , đồng thòi nâng cao trách nhiệm của kế toán viên đối với công việc của mình.
Bên cạnh những ưu điểm, kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại văn phòng- Tổng công ty còn tồn tại một số nhược điểm sau;
2. Nhược điểm:
Hoạt động kinh doanh xuất khẩu là hoạt động phức tạp ,liên quan đến nhiều đối tác kinh tế , diễn ra trong một thời gian tương đối dài. Do vậy quá trình kế toán khó tránh khỏi những vấn đề chưa thực sự được giải quyết thấu đáo trong phạm vi chế độ kế toán hiện nay.Khi đánh giá công tác ké toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại cơ quan Văn phòng – Tổng công ty rau quả VN ,với trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế em xin phép trình bầy một số tồn tại trong lĩnh vực này như sau:
*
Đối với quá trình xuất khẩu hàng hoá trực tiếp:
Việc sử dụng tài khoản để phản ánh trong quá trình này chưa thật hợp lý,Cơ quan chỉ dụng tài khoản 156 Hàng hoá để theo dõi lô hàng xuất khẩu mà không sử dụng tài khoản 157 hàng gửi bán
Thưc tế hoạt động kinh doanh xuất khẩu trực tiếp hàng hoá tại Cơ quan không có hàng xuất từ kho của Cơ quan,sau khi mua số hàng phù hợp với yêu cầu hợp
phương thức thanh toán LC (được áp dụng phổ biến trong kinh doanh ở cơ quan),với điều kiện giao hàng là FOB thì hàng hoá được coi là đã tiêu thụ khi hàng được xếp lên tàu do vậy tài khoản 156 được sử dụng trong trường hợp này là hợp lý.Tuy nhiên với điều kiện giao hàng là CIF thời gian từ khi lên tàu cho đến khi hàng cập cảng nước nhập khẩu khá dài và trong thời gian này hàng hoá vẫn chịu sự quản lý của Cơ quan , cần được theo dõi trên tài khoản 157.
*Đối với quá trình hạch toán nhập uỷ thác xuất khẩu.
-Hiện nay cơ quan chưa có sự phận biệt rõ ràng hoa hồng nhận uỷ thác xuất khẩu với thu từ các khoảnt đã chi hộ ngay từ công tác hạch toán ban đầu .Khác với kế toán xuất khẩu hàng trực tiếp khi xuất khẩu có hoá đơn thương mại (INVOICE)làm căn cứ ghi nhận doanh thu xuất khẩu,trong kế toán xuất khẩuhàng uỷ thác khi bên nhập khẩu thanh toán tiền hàng cho Cơ quan ,căn cứ vào hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu và hoá đơn liên quan đến các khoản chi hộ kế toán ghi nhận doanh thu xuất khẩu uỷ thác.Việc hạch toán ban đầu như vậy không phản ánh được chính xác bản chất kinh tế của nghiệp vụ Cơ quan thu các khoản phải thu của đơn vị giao uỷ thác .
-Các khoản chi hộ đơn vị giao uỷ thác (phí thông báo LC,phí gửi chứng từ ,thủ tục hải quan ,thuế xuất khẩu,...)Cơ quan hạch toán vào TK 641 -Chi phí bán hàng .Việc hạch toán này đã làm sai lệch nội dung kinh tế của nghiệp vụ, sai lệch số liệu chi phí bán hàng , ảnh hưởng đến kết quả.
- Tài khoản 511 ( 5113) theo dõi cả hoa hồng xuất khẩu uỷ thác và thu từ các khoản chi hộ đơn vị giao uỷ thác . Với phương pháp hạch toán này khi kết chuyển TK 511 và TK 641 vào TK 911 ( riêng đối với thương vụ này ) sẽ cho kết quả hoa hồng nhận uỷ thác xuất khẩu trên số dư TK 911. Tuy nhiên việc hạch toán đã không thể hiện chính xác bản chất nghiệp vụ kinh tế ứng với nội dung tài khoản, các khoản chi hộ không phải là doanh thu của cơ quan khi đơn vị giao uỷ thác thanh toán .
- Vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản khi theo dõi công nợ với đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu trên một TK 138(1388) . Tuy nhiên xét về trình tự nghiệp vụ phát sinh đồng thời phù hợp với bản chất từng nghiệp vụ kinh tế thì Tk 138(1388) chưa thật phù hợp. Cơ quan tiến hành hoạt động xuất khẩu song không phải hàng hoá của mình do vậy doanh thu cơ quan thu được qua nghiệp vụ này là số tiền đơn vị giao uỷ thác trả cho dịch vụ xuất khẩu hộ mà cơ quan đã thực hiện.
- Cơ quan văn phòng không theo dõi hàng nhận xuất khẩu uỷ thác trên TK 003. đối với trường hợp giao hàng theo điều kiện FOB ,phương thức thanh toán là LC và đơn vị giao uỷ thác có trách nhiệm chuyển hàng đến cảng thì không cần thiết mở TK 003. Tuy nhiên nếu điều kiện giao hàng là CIF thì trách nhiệm của cơ quan đối với hàng hoá nhận uỷ thác xuất khẩu kéo dài từ lúc rời cảng Việt nam đến cảng nước nhập khẩu , đó là khoảng thời gian không phải là
ngắn. Do vậy tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán cơ quan nên theo dõi hàng nhận uỷ thác xuất khẩu qua TK 003.
• Hạch toán nguyên tệ:
Với nguyên tắc của kế toán khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ đều được quy đổi sang đồng Việt nam . Nhưng trong thanh toán thì ngoại tệ được sử dụng chủ yếu , do vậy nếu không có biện pháp theo dõi các gốc ngoại tệ này thì sẽ rất khó khăn trong báo cáo số liệu , tính toán kết quả bởi lẽ tỷ giá quy đổi thay đổi hàng ngày cùng với kim ngạch xuất khẩu ngày càng lớn.
• Xử lý chênh lệch tỷ giá:
Đây không chỉ là vấn đề của riêng Văn phòng- Tổng công ty rau quả VN mà đang là vấn đề vướng mắc trong chế độ kế toán hiện nay. Theo quy định của Bộ tài chính, cuối niên độ kế toán số dư trên Tk 413 – Chênh lệch tỷ giá được xử lý vào TK 711( nếu dư Có ) hoặc TK 811(nếu dư Nợ ), kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh . Tuy nhiên tỷ giá thực tế thường xuyên thay đổi nên có thể cuối niên độ kế toán cho kết quả lãi nhưng sang niên độ tiếp theo kết quả này lại là lỗ , ảnh hưởng lớn đến các điều chỉnh trong niên độ kế toán mới.