.
19 CTGS 54/KTK Tiền trả cho lô hàng
2.2.2.1- Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán và để thực hiện chính xác, kịp thời việc hạch toán luân chuyển vốn thì quá trình nhập xuất thành phẩm diễn ra…
phải lập chứng từ ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác. Những chứng từ này cung cấp số liệu cho công tác kế toán thành phẩm, là căn cứ pháp lý để tiến hành việc hạch toán thành phẩm, đảm bảo sự chính xác về số liệu mà kế toán tiến hành xử lý và cung cấp.
Hiện nay cách lập và luân chuyển chứng từ nhập – xuất thành phẩm ở Tổng Công ty đợc thực hiện nh sau:
a- Nhập kho thành phẩm.
Thành phẩm của công ty chủ yếu là cà phê dung cho xuất khẩu đợc thu mua từ các hộ nông dân. nông trờng nên tr… ớc khi nhập kho phải qua bộ phận KCS để kiểm tra. Nhân viên KCS xác nhận đã kiểm tra sản phẩm ghi rõ số lợng, loại, thứ sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.Việc nhập kho thành phẩm đợc tiến hành ở các kho là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty. ở kho thuộc các đơn vị trực thuộc căn cứ vào đề nghị nhập của cán bộ cung ứng có xác nhận của thủ kho về mặt số lợng, kế toán đơn vị trực thuộc lập phiếu nhập kho bình thờng. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: liên 1 giao cho thủ kho để làm cơ sở ghi thẻ kho, liên 2 lu tại phòng kế toán, liên 3 lu gốc hoá đơn bán hàng. Còn kế toán ở Tổng Công ty cũng lập phiếu nhập kho để theo dõi.
Biểu số 2:
Đơn vị: Văn phòng phiếu nhập kho Số 01 Mẫu số 01- VT Địa chỉ: Tổng Công ty Ngày 3/3/2001 QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT cà phê Việt Nam Nợ: Ngày 1/11/1995
Có: của Bộ Tài Chính Họ tên ngời giao hàng: Công ty sản xuất thơng mại Thái Hoà.
Theo: Hoá đơn số 075093 ngày 3/3/2001 Của: Công ty sản xuất thơng mại Thái Hoà. Nhập tại kho: Gửi tại kho công ty Thái Hoà.
Số TT
Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật Mã số Đơn vị Sản lợng Đơn giá ( nđ) Thành tiền Theo CT Thực nhập Cà phê nhân
arabica xuất khẩu Theo hợp HĐ số 01-3/01/VNCF-TH
Tấn 18 28 100 505 800
Phụ trách Ngời giao Thủ Kế toán Thủ trởng cung tiêu hàng kho trởng đơn vị.
Sau khi nhập kho hàng hoá mua về và nhận đủ hoá đơn tài chính của bên bán hàng, Tổng Công ty tiến hành thanh toán với ngời bán. Nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ viết phiếu chi và vận chuyển cho thủ quĩ làm căn cứ để thủ quĩ xuất quĩ, kế toán tiền mặt ghi sổ quĩ và sổ kế toán tiền mặt. Phiếu chi đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu ở nơi lập phiếu, liên 2 kế toán tiền mặt giữ, liên 3 giao cho ngời nhận tiền.
Đơn vị: Tổng Công ty Mã số : 02 - TT cà phê Việt Nam QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính
phiếu chi
Nợ : TK 157 Có : TK 111 Ngời nhận tiền
Địa chỉ: Tổng công ty cà phê Việt Nam Lý do chi: Chi trả ngời vận chuyển hàng hoá Số tiền: 3700000 đồng
Đã nhận đủ số tiền: Ba triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc.
Thủ trởng Kế toán Ngời lập Thủ quĩ Ngời nhận đơn vị trởng phiếu tiền
Nếu thanh toán bằng séc qua ngân hàng kế toán uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm chi đợc lập thành 4 liên cho. Ngân hàng căn cứ vào uỷ nhiệm chi tiến hành trả tiền, sau đó ngân hàng gửi cho Tổng công ty một liên uỷ nhiệm chi, một liên lu ở ngân hàng A, một liên lu ở ngân hàng B, một liên gửi cho ngời nhận. Kế toán căn cứ vào uỷ nhiện chi ghi vào sổ chi tiết TK 112.1.
Uỷ nhiệm chi
Số 09 Chuyển khoản, chuyển tiền, th điện lập ngày 22/3/2001.
Đơn vị trả tiền: Tổng Công ty cà phê Việt Nam. Số tài khoản: 361 111 000 851.
Sinh viên: Nguyễn Quỳnh Trang 35
Phần do ngân hàng ghi Nợ ………..
Số hiệu ngân hàng A Có …………
Tại ngân hàng: Công thơng Ba Đình Đơn vị nhận tiền: Công ty Thái Hoà
Địa chỉ: D21- Phơng Mai- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản :
Tại Ngân hàng:
Nội dung thanh toán: Theo hợp đồng mua Cà phê nhân arabica
Số tiền: 531 090 000
Bằng chữ: Năm trăm ba mơi mốt triệu không trăm Chín mơi ngàn đồng chẵn
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán chủ Sổ phụ kiểm soát Sổ phụ kiểm soát Tài khoản Trởng NH Trởng NH
Sau khi kết thúc nghiệp vụ mua hàng hoá nhập kho, hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng.
b- Xuất kho thành phẩm.
Để ghi chép, phản ánh tình hình nhập kho, xuất kho thành phẩm bán cho khách hàng, kế toán các đơn vị trực thuộc mà có hàng gửi tại kho sử dụng phiếu xuất kho còn kế toán Tổng Công ty sử dụng hoá đơn thuế GTGT cho việc bán hàng của mình, phiếu này do Bộ Tài Chính qui định và gồm 3 liên:
Liên 1: Lu tại quyển gốc (Phòng kế toán giữ ) Liên 2: Hoá đơn đỏ (Giao cho khách hàng )
Liên 3: Dùng để thanh toán ( Thủ kho ở các đơn vị trực thuộc xem xét tính hợp lý, hợp pháp của hoá đơn dới sự giám sát của cán bộ ở ban xuất nhập khẩu của Tổng Công ty mới xuất hàng, khi xuất xong vào thẻ kho, sau đó đối chiếu và trao trả cho phòng kế toán để ghi chép )
Biểu số 3: Ngày 3/3/2001 Tổng Công ty xuất khẩu cà phê sang Nhật Bản
Hoá đơn gtgt. Mẫu số: 01 GTKT- 3LL
(Liên 2: Giao cho khách hàng) DL/99- B Ngày 3/3/2001 Số: 040334
Địa chỉ: Số 5- Ông ích Khiêm- Ba Đình- Hà Nội. Số TK: 710 A 004 80 Điện thoại: Mã số: 01 001 015 09- 1 Họ tên ngời mua hàng: Nissho Iwai Foods Corporation
Địa chỉ: Số TK: Hình thức thanh toán: L/C Mã số:
Số
TT Tên hàng hoá , dịch vụ
Đv
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
Cà phê arabica loại 1 thành phẩm xuất khẩu ( Invoice số 1803/00/ngày 15/2/2001) Tỷ giá 1USD= 14533đ tơng đơng 568966950 Tấn 18 2715,00 USD 39150 USD Cộng thành tiền: 39150 USD Thuế suất thuế GTGT: 0%. Tiền thuế GTGT : \
Tổng tiền thanh toán: 39150 USD Bằng chữ: ba mơi chín ngàn một trăm năm mơi đô la Mỹ
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị