II. Thực trạng về công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo l-
1.Tổ chức hạch toán lao động
Do đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất ra sản phẩm của nhà máy là một quy trình phức tạp bao gồm nhiều công đoạn khác nhau giữa các công đoạn có thể có gián đoạn về mặt kỹ thuật nhiều bộ phận có quy trình công nghệ riêng đợc tạo đồng thời và lắp ráp hoàn chỉnh để tạo thành một sản phẩm.
Công nhân viên trong công ty có nhiều trình độ, bậc thợ và làm việc ở nhiều bộ phận khác nhau. Việc phân loại cán bộ công nhân viên trong công ty đợc phân thành các bộ phận phòng ban và phân xởng riêng sử dụng số lợng lao động hợp lý có cơ sở hạch toán tiền lơng chính xác.
Phân xởng rèn dập là phân xởng thực hiện khâu đầu tiên từ sắt, thép, kim loại, chế tạo phôi, cắt đoạn nhập kho bán thành phẩm, nên bao giờ cũng thực hiện hạch toán tập hợp chi phí riêng.
Các phân xởng có khí làm các công việc gia công nh tiện, phay, bào, mài, khoan, nhiệt luyện, gia công nguội và hoàn chỉnh. Nghĩa là làm từ công đoạn đầu cho tới khi nhập kho. Sau đó sản phẩm đợc qua phân xởng mạ để bảo vệ độ bền đẹp của sản phẩm, lắp ráp hoàn chỉnh mới nhập kho thành phẩm.
- Các phòng ban đều phục vụ cho sản xuất nhằm mục đích hoàn thành kế hoạch sản xuất trong tháng, quý, năm.
Để thuận tiện cho công việc sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho ngời lao động nh tiền lơng, các khoản phụ cấp, tiền thởng theo thời gian và hiệu quả lao động. Đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. Hàng ngày các tổ, các
phòng ban thuộc các phân xởng lập bảng chấm công theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội, nghỉ phép... để làm căn cứ trả lơng và bảo hiểm xã hội trả thay lơng cho từng ngời và quản lý lao động.
Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm...) phải lập bảng chấm công hàng tháng, hàng ngày tổ trởng (phòng, ban...) hoặc ngời đợc uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tể của bộ phận mình để chấm công cho từng ngời trong ngày ghi vào ngày tơng ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo kí hiệu quy định trong chứng từ.
Cuối tháng ngời chấm công phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan nh phiếu nghỉ hởng BHXH... về bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu quy ra công để tính lơng và BHXH, kế toán tiền lơng căn cứ vào các kí hiệu chấm công của từng ngời tính ra số ngày công theo từng loại tơng ứng để ghi vào cột từ 32 đến 37.
Phơng pháp chấm công: Tuỳ thuộc vào điều kiện đặc điểm sản xuất, ngày công đợc quy định. Một ngày công thời gian quy định (+) Bảng chấm công đợc lu tại phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công, Bảng xác định khối lợng đơn vị trực thuộc, căn cứ vào Bảng thanh toán lơng toàn công ty trên cơ sở đó kế toán lập bảng phân bổ số 1 “Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH” vào cuối tháng, quý.
Cụ thể bảng chấm công phòng kế toán trên công ty tháng 1 năm 2000 nh sau:
Kí hiệu chấm công
Lơng sản phẩm 8 Nghỉ họp, họp H
Lơng thời gian + Nghỉ thai sản TS
Lơng ốm ô Nghỉ tự túc T2
Lơng nghỉ phépP Sau đây là bảng cấm công
Hạch toán kết quả lao động của công nhân viên căn cứ vào định mức ngày công của công nhân viên đó thực hiện khi hoàn thành có phiếu kiểm tra chất lợng sản phẩm đợc KCS xác nhận. Cuối tháng tập hợp lại để có số lợng sản phẩm của tổ. Thống kê phân xởng căn cứ vào phiếu nhập kho sản phẩm của phân xởng để thanh toán tiền lơng cho công nhân. Ta có mẫu phiếu kiểm tra chất lợng nh sau:
Phiếu kiểm tra chất lợng
Ngày... tháng 3 năm 2001 Tên công nhân: Phạm Văn Xuân
Đơn vị : Phân xởng cơ khí I Tổ : Tiện
Sản phẩm : Bạc Phanh
Bớc công việc : Tiện bậc φ 20,5 hoàn chỉnh Số lợng xin kiểm: 95
Số lợng đạt yêu cầu kỹ thuật: 95 Số lợng không đạt yêu cầu kỹ thuật: 0
KCS Thủ kho P.X Công nhân Kí nhận ... cái Kí Kí
Ngời chịu trách nhiệm chung trong một ca sản xuất của phân xởng là quản đốc, quản đốc có trách nhiệm phân công lao động cho các tổ trởng tổ sản xuất, nắm số lợng lao động của các tổ. Trong mỗi tổ sản xuất đều có 01 tổ tr- ởng, 01 tổ phó, 01 thủ kho, 01 sửa chữa cơ điện, 01 vệ sinh công nghiệp, 01 kỹ thuật viên, 01 thống kê và từ 1 đến 2 ngời vận chuyển. Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, tổ trởng sản xuất giao việc cho từng công nhân. Cuối tháng thống kê phân xởng cùng với tổ trởng sản xuất tập hợp các phiếu nhập kho sản phẩm lại để thanh toán lơng.