2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toántiêu thụvà xác định
2.1. Về công tác kế toán
Với những thành tựu đã đạt đợc trong thời gian qua đã phản ánh một cách trung thực nhất sự cố gắng , nỗ lực của toàn thể cán bộ trong công ty , từng bớc khắc phục những khó khăn , hạn chế để từng bớc thúc đẩy công ty phát triển . Để nâng cao hơn nữa năng lực cũng nh hiệu quả hoạt động kinh doanh , bảo đảm kinh doanh có lãi và tăng trởng nhanh trong nền kinh tế thị tr- ờng . Muốn vậy Công ty sẽ phải tập trung cải tiến và nâng cao chất lợng hiệu quả trên mọi mặt trong đó có công tác kế toán . Công tác kế toán lúc này lại càng cần phải nâng cao hơn nữa để có thể đảm bảo cung cấp thông tin đợc
nhanh chóng , chính xác và kịp thời để giúp cho các nhà quản trị có thể ra đợc những quyết định chính xác hơn dựa trên số liệu kế toán cung cấp . Nhu cầu về thông tin trên báo cáo tài chính cũng là những nhân tố thúc đẩy việc khắc phục những điểm còn hạn chế từ đó hoàn thiện công tác hạch toán nâng cao hơn nữa những hiệu quả trên mọi mặt và từng bớc đáp ứng những yêu cầu mới đặt ra.
* Hoàn thiện hạch toán doanh thu tiêu thụ .
Là một doanh nghiệp Nhà nớc chuyên cung cấp các sản phẩm phục vụ cho ngành viễn thông ,bu điện và nhu cầu tiêu dùng của nhân dân cho nên các nghiệp vụ bán hàng của Công ty phát sinh liên tục và có giá trị lớn .Để ghi nhận doanh thu ,kế toán sử dụng “Nhật ký quĩ “(thanh toán ngay ) và “Sổ chi tiết TK131,TK136”,(thanh toán chậm ).Có thể nhận thấy rằng kế toán cha có đợc sự đối chiếu thờng xuyên về doanh thu trên các loại sổ chi tiết khác nhau ,mặc dù đây là phần hành rất dễ xảy ra sai sót.Để khắc phục nhợc điểm này ,kế toán nên sử dụng “sổ chi tiết bán hàng “ (Biểu số 20)trong việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ .”Sổ chi tiết bán hàng “ đợc mở cho từng loại hàng hoá đã bán ,đợc khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán .
Số liệu “Cộng phát sinh “và “doanh thu thuần “trên “Sổ chi tiết bán hàng “có thể đối chiếu với số liệu trên TK511,512.
Biểu số 20:Mẫu sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết bán hàng: Tên hàng hoá : Năm : Quyển số : Đơn vị tính NTGS Chứng từ
Diễn giải TKđối ứng
Doanh thu Các khoảnGiảm trừ
+Về TK sử dụng theo dõi doanh thu :
Tài khoản doanh thu phản ánh hoạt động dịch vụ ở Vietelđang sử dụng là TK5113-doanh thu cung cấp dịch vụ cần phải sửa lại theo đúng chế độ kế toán đã ban hành Theo qutết định số 167/2000/QĐ-BTC)là TK513-Doanh thu cung cấp dịch vụ ,còn việc mở thêm hai TK để theo dõi doanh thu xây lắp công trình và doanh thu khảo sát thiết kế là hợp lý thuận tiện cho công tác theo dõi chi tiết từng mảng doanh thu các hoạt động .
*Hoàn thiện hạch toán giá vốn hàng bán :
Để hạch toán doanh thu tiêu thụ kế toán đã chi tiết TK511”Doanh thu bán hàng”thành các tiểu khoản:
TK5111-doanh thu cung cấp hàng hoá
TK5112-Doanh thu xây lắp công trình ,khảo sát thiết kế ,trong đó : TK51121-Doanh thu xây lắp công trình .
Tk51122-Doanh thu khảo sát thiết kế . TK5113-Doanh thu cung cấp dịch vụ .
Do đó TK632 cũng nên đợc chi tiết thành các tiểu khoản : TK6321 –giá vốn hàng hoá của sản phẩm công nghiệp TK6322-giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp
Khi đó việc xác định kết quả kinh doanh từng mặt hàng sẽ dễ dàng hơn. *Hoàn thiện hạch toán kết quả tiêu thụ :
Việc xác định kết quả kinh doanh tai Vietel đợc thực hiện trên sổ cái TK911 và xác định chung cho toàn bộ các loại sản phẩm tiêu thụ trong kỳ .Việc xác định nh vậy có u điểm là đơn giản ,tuy nhiên ngời sử dụng thông tin sẽ không biết đợc mặt hàng nào có lãi hoặc không có lãi .Vậy Công ty có thể chi tiết TK911 thành các tiểu khoản để theo dõi kết quả kinh doanh của từng mặt hàng nh sau:
TK9111:Theo dõi doanh thu của sản phẩm công nghiệp . TK9112:Theo dõi doanh thu của sản phẩm xây lắp.
Tk9113 :Theo dõi doanh thu của việc cung cấp dịch vụ .
Mặt khác hệ thống báo cáo quản trị về kết quả tiêu thụ cũng cha đợc hoàn chỉnh .Do đó Công ty cần có biện pháp xác định kết quả chi tiết cho từng hàng hoá để có kế hoạch tiêu thụ cho kỳ tiếp theo .Nếu số lợng chủng loại sản phẩm là lớn thì kế toán có thể chi tiết cho sản phẩm còn lại .Để hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị ,kế toán nên lập báo cáo kết quả kinh doanh theo cách ứng xử chi phí (biểu số 21).Bằng việc lập báo cáo này ,lãnh đạo công ty có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng loai sản phẩm để đề ra quyết định đúng đắn trong tơng lai
Biểu số 21:Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh theo cách ứng xử chi phí
Báo cáo kết quả kinh doanh theo cách ứng xử chi phí
Chỉ tiêu Toàn
công ty Sản phẩm A Các loại sản phẩmSản phẩm B Sản phẩmC 1.Tổng doanh thu
Các khoản giảm trừ 2.Doanh thu thuần Trừ biến phí
3.Số d đảm phí Trừ định phí Lợi nhuận thuần
Trong đó:
-Biến phí :Là những khoản chi phí tăng hay giảm tỷ lệ thuận với khối l- ợng sản phẩm sản xuất hay tiêu thụ .Thuộc về biến phí bao gồm có chi bao gồm có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ,chi phí nhân công trực tiếp .Một số khoản…
trong chi phí bán hàng ,chí phí quản lý doanh nghiệp cũng đợc đa vào biến phí . -Định phí :Là những khoản chi phí không đổi khi tăng hay giảm khối l- ợng sản phẩm sản xuất hay tiêu thụ .Nó bao gồm các khoản định phí bán hàng ,định phí quản lí doanh nghiệp.
*Hoàn thiện hạch toán các khoản phải thu khách hàng:
Trong nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc quan hệ giữa các thành phần kinh tế rất đa dạng và phong phú trong đó quan hệ chiếm dụng vốn cũng khá phổ biến nh mua hàng trả châkj ,chiếm dụng vốn bằng tiền ...Việc chiếm dụng vốn đồng nghĩa với việc gây khó khăn về tiềm lực tài chính cho nhà
cung cấp,do vậy kinh doanh trên lĩnh vực nào mà cho phép nhà cung cấp thu tiền mặt trực tiếp cũng là yếu toó hấp dẫn các nhà đầu t.Thời gian cũng nh số vốn bị chiếm dụng mà càng cao thì rủi ro trong kinh doanh càng nhiều ,từ đó kéo theonhiều rủi ro khác nh: Chi phí cơ hội tái đầu t,rủi ro về thanh toán(không có khả năng thanh toán cho khách hàng ),rủi ro tiền tệ (đồng tiền bị mất giá )...,nhà đầu t chỉ yên tâm khi nào họ thu tiền đợc về mà không chịu sự tác động của các yếu tố trên thì còn hy vọng có lãi .Vietel có các lĩnh vực hoạt động kinh doanh khá phong phú :Bán thiết bị viễn thông ,xây lắp công trình ,khảo sát thiết kế ,cung cấp dịch vụ ...nên qui trình thanh toán cũng khá phức tạp cần thiết phải có phơng pháp theo dõi ,hạch toán khoa học, hợp lý ,đảm bảo nắm bắt chặt chẽ chi tiết mọi khoản công nợ ,phân tích ,nêu ra trọng tâm quản lý để giải quyết dứt điểm những tồn đọng về vốn phải thu .
Quí 3/2001 ,số liệu tổng doanh thu và mối quan hệ vói các khoản mục liên quan thể hiện qua bảng sau :
STT Mã TK Tên TK đối ứng với TK doanh thu Số tiền Tỷ trọng
1 111 Tiền mặt 454724560 1,5%
2 112 Tiền gửi ngân hàng 1061023975 3,5%
3 131 Phải thu khách hàng 26859064040 88,6%
4 136 Phải thu nội bộ 1637008418 5.4%
5 138 Phải thu khác 303149707 1%
Tổng cộng 30314970700 100%
Theo dõi bảng doanh thu nh trên ta thấy tổng doanh thu trong kỳ đạt 30314970700đ. Nhng tỷ trọng thu tiền ngay chỉ đạt 1515748535đ (gồm cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng ) con số này chỉ chiếm 5% doanh thu. Nh vậy, việc thanh toán ngay còn rất trì trệ trong đó do các nguyên nhân chủ yếu nh:Do điều khoản thanh toán trong hợp đồng qui định trả chậm ,do công tác đốc thúc thanh toán cha hiệu quả và khách hàng cố tình dây da không chịu thanh toán .Đặc biệt việc thanh toán ngay chủ yếu là từ hoạt động bán hàng với các hợp đồng nhỏ, lẻ (giá trị nhỏ), không có hoạt động xây lắp ,khảo sát hay dịch vụ. Doanh thu là hoạt động chính tạo nên luồng tiền cho đơn vị và nâng cao hệ số thanh toán của đơn vị nhng với lợng tiền chiếm tỷ trọng nhỏ nh phân tích ở trên làm cho Vietel nhiều lúc trong tình trạng bị thiếu tiền trang trải cho các hoạt động trong kì vừa qua (hệ số thanh toán giảm rất nhiều).
Giá trị doanh thu mà khách hàng còn nợ trong quí 3/2001 là 26859064040 chiếm 88,6%, con số này chỉ ra trọng điểm thu hồi công nợ vì số vốn bị khách hàng chiếm dụng là rất lớn .
Vậy để giảm bớt khoản phải thu này Vietel cần phải có những biện pháp sau:
+Với các hoạt động nh xây lắp công trình cần phải thúc đẩy hơn nữa thanh toán khi các bên đã tiến hành thanh lí hợp đồng. Trong giai đoạn soạn thảo kí kết hợp đồng, cần phải chú trọng các điều khoản thanh toán, thanh toán ngay. Mặt khác giá trị công trình, hạng mục công trình thờng rất lớn và việc quyết toán giá trị xây lắp rất phức tạp, vì số lợng chứmg từ phát sinh liên quan nhiều. Khi tiến hành quyết toán giá trị xây lắp công trình kế toán thanh toán yêu cầu các đơn vị nhận khoán phải nộp đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ và phải giải trình cụ thể nội dung theo yêu cầu, đồng thời tiến hành đối soát công nợ đã cấp phát để thi công công trình đó, theo dõi, thúc giục các đơn vị đó thanh toán nộp về cho công ty, tránh để các đơn vị nội bộ lu giữ doanh thu bằng tiền của công ty để thanh toán bù trừ cho các hợp đồng khác. Có nh vậy, việc kiểm soát hoạt động thanh toán chi phí và công nợ nội bộ đợc chặt chẽ và khoa học .
+ Các hoạt động bán hàng, kinh doanh ở Vietel thờng phát sinh với số tiền lớn nên cần thiết đa vào hợp đồng điều khoản thanh toán ngay, tránh tình trạng công nợ kéo dài làm giảm tính hiệu quả kinh doanh. Cần định ra các biện pháp kiên quyết thúc đẩy việc thu hồi công nợ ,nhất kà công nợ kéo dài và các khoản có giá tri nhỏ .Việc này cần thiết phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán công nợ ở công ty và bộ phận thực hiện hợp đồng (các trung tâm ,xí nghiệp ), đôn đốc khách hàng thực hiện nghiêm chỉnh việc thanh toán nợ .
+ Công ty cần qui định thời hạn thanh toán cụ thể đối với từng hợp đồng bán hàng. Công ty cũng có thể qui định mức giá bán cho các hợp đồng thanh toán nhanh thấp hơn so với các hợp đồng thanh toán chậm.
+ Công ty nên sử dụng hình thức chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Mức chiết khấu có thể dựa vào mức lãi suất tiền vay của ngân hàng và phụ thuộc vào số nợ cụ thể của từng khách hàng. Khi phát sinh các nghiệp vụ chiết khấu, kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK811: Số tiền chiết khấu tính vào chi phí tài chính Có TK liên quan (111,112,131 ): Số phải thanh toán …
+ Đối với các khoản nợ khó đòi hay không có khả năng đòi đợc thì kế toán cần có sự phân loại và quản lý chặt chẽ đồng thời kiến nghị lãnh đạo Công ty cho phép lập dự phòng cho các khoản nợ này .Vì :
- Số nợ khó đòi của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các khoản khách hàng nợ công ty. Năm 2000 số nợ khó đòi là 6312350000đ trong đó tổng số khách hàng nợ là 20738864000đ. Quí 3/2001 số nợ khó đòi là 2321200000đ...
- Khi trích lập dự phòng có các u điểm sau: Nhờ khoản dự phòng phải thu khó đòi bảng cân đối kế toán của công ty sẽ đợc phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của khoản phải thu khách hàng. Do dự phòng phải thu khó đòi có tác dụng làm giảm lợi nhuận của niên độ nên doanh nghiệp tích luỹ đợc một số vốn đáng kể đáng lẽ phải phân chia. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của công ty, tạm thời nằm trong các tài sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ. Từ đó giúp công ty theo dõi và nắm đợc chính xác các khoản phải thu.
Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi kế toán sử dụng TK139 " dự phòng phải thu khó đòi"
Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng
Bên có : Trích lập dự phòng phải thu khó đòi D có: Dự phòng phải thu khó đòi hiện còn
Phơng pháp hạch toán nh sau:
Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập cho năm trớc Nợ TK 139
Có TK 721
Đồng thời kế toán trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642
Có TK 139
*Hoàn thiện hạch toán ghi nhận doanh thu.
Doanh thu hoạt động chuyển phát nhanh của khách hàng phát sinh tháng 5, 6 năm 2001, mặc dù khách hàng cha thanh toán tiền nhng vẫn phải hạch toán doanh thu vào đúng quí 2/2001 vì chi phí tính vào quí 2/2001. Cụ thể : Quí 2/2001 kế toán hạch toán nh sau:
Doanh thu chuyển phát nhanh tháng 5, 6/2001khách hàng cha thanh toán :
Nợ TK 5113 : 30787000 Có TK 1388: 30787000
Việc hạch toán nh hiện tại không đúng theo nguyên tắc đúng kì theo qui định tại hớng dẫn kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC, hơn nữa kế toán đã xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng nên cần phải ghi nhận doanh thu trong kì.
Nguyên tắc này chỉ ra rằng doanh thu trong kì cần phải phản ánh chính xác mặc dù khoản thu này dã đợc thanh toán bằng tiền mặt hay cha ,một khi phản ánh doanh thu theo nguyên tắc này, kế toán mới ghi nhận đúng lãi gộp và
lãi thuần trớc thuế của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong kì .Nh vậy, nguyên tắc này ảnh hởng trực tiếp tới báo cáo tài chính của công ty.
Do đó phải sửa lại bút toán đó nh sau: Vào cuối quí 2/2001 kế toán phản ánh: Nợ TK 131: 33865700
Có TK 5113: 30787000 Có TK 3331: 3078700
* Hoàn thiện việc sử dụng chi phí bảo hành phục vụ tiêu thụ .
Hiện nay sản phẩm của Vietel đang bị cạnh tranh gay gắt bởi các công ty khác .Để nâng cao uy tín cũng nh chất lợng sản phẩm, phòng Tài Chính Kế Toán nên kiến nghị với lãnh đạo công ty thành lập trung tâm bảo hành sản phẩm với nhiệm vụ chính là bảo hành miễn phí các sản phẩm đã bán hoặc đã bàn giao cho khách hàng trong thời gian thoả thuận đã ghi trong hợp đồng .Các khoản chi phí bảo hành và sửa chữa sản phẩm kế toán phản ánh nh sau:
Nợ TK 641(6415): Chi phí bảo hành thực tế phát sinh Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợckhấu trừ
Có TK 152 : Chi phí vật liệu sửa chữa Có TK 111,112: Chi phí bằng tiền ...
* Hoàn thiện về chứng từ sử dụng tại công ty.
Một số chứng từ ban đầu (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho) nhiều khi cha đợc ghi chép và kí nhận đầy đủ. Bên cạnh đó do mối quan hệ đặc thù trong ngành mà nhiều trờng hợp các chứng từ ban đầu phản ánh các nghiệp vụ phát sinh với các đối tợng này cha đợc lập theo đúng thủ tục và nội dung cha đợc ghi chép đầy đủ ...Việc lập chứng từ ban đầu rất quan trọng, nó liên quan đến tính hợp pháp, hợp lệ, tính chính xác và kịp thời phục vụ cho việc hạch toán kế toán. Do đó , phòng Tài Chính Kế Toán nên có các biện pháp quản lý và kiểm tra chặt chẽ để việc ghi chép các chứng từ ban đầu theo đúng qui trình, đầy đủ về nội dung để tạo điều kiện thuận lợi cho các bớc hạch toán tiếp theo.