V. Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ ở doanh nghiệp sản xuất:
2. Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu công cụ dụng cụ ở xí nghiệp vật liệu xây dựng Điện.
2.1. Hoàn thiện công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ.
* Lập sổ danh điểm vật t .
"Sổ danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ, là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu cũng nh công cụ dụng cụ mà xí nghiệp đang sử dụng.
ý kiến 1: Lập danh điểm vật liệu và xây dựng sổ danh điểm vật liệu khoa học hợp lý:
Để quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ chặt chẽ, có hiệu quả về mặt số l- ợng cũng nh giá trị đối với từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ, trên cơ sở phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ nên lập danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Lập danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý và hạch toán, đặc biệt nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. Lập danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ là mã hoá, ký hiệu cho các loại, nhóm thứ vật liệu - công cụ dụng cụ, tránh sự nhầm lẫn và phục vụ đắc lực cho công tác hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ cũng nh là điều kiện cần thiết để tiến hành cơ giới hoá hạch toán.
Xây dựng sổ danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ phải đảm bảo nguyên tắc là: mỗi loại vật liệu sử dụng một hoặc một số trang để ghi đầy đủ các
nhóm, thứ vật liệu, công cụ dụng cụ thuộc loại đó. Số danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ đợc xây dựng trên cơ sở số lợng của loại, nhóm, thứ vật liệu - công cụ dụng cụ. Tuỳ theo số lợng nhóm, thứ vật liệu - công cụ dụng cụ mà xây dựng số hiệu gồm 1, 2 hoặc 3 chữ số.
Đối với công cụ dụng cụ của xí nghiệp, hiện nay cha có hai loại bao bì luân chuyển và để dùng cho thuê. Còn lại công cụ dụng cụ đợc chia thành 3 nhóm.
Nhóm công cụ dụng cụ lao động: 1531-1 Nhóm dụng cụ bảo hộ lao động 1531-2
Nhóm dụng cụ văn phòng: 1531-3
Trong mỗi nhóm vật liệu - công cụ dụng cụ, số thứ vật liệu và công cụ dụng cụ dù nhiều cũng không tới 1000 thứ nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị. Nh vậy một mã vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ bao gồm 9 chữ số trong đó,
4 chữ số đầu (số hiệu tài khoản cấp 02 biểu thị loại vật liệu và công cụ dụng cụ.
2 chữ số tiếp theo biểu thị nhóm vật liệu và công cụ dụng cụ trong mỗi loại.
3 chữ số tiếp theo biểu thị thứ vật liệu và công cụ dụng cụ trong mỗi nhóm.
ý kiến 2: Lập bản kiểm nghiệm vật t biên bản kiểm nghiệm vật t mua về trớc khi nhập kho cần phải đợc kiểm nhận để xác định số lợng chất lợng và quy cách thực tế của vật t. Do đó xí nghiệp cần phải lập một bản kiểm nghiệm vật t, bao gồm những ngời chịu trách nhiệm về vật t trong xí nghiệp, trong đó ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của ng- ời cung cấp. Trờng hợp cha có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Trong quá trình kiểm nhận vật t nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau.
Nếu vật t mua về xí nghiệp nhận đủ số lợng, chất lợng tốt, đúng quy cách thì ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản xác nhận.
Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 38 ngày 13/6/2000 mua 2 bộ cầu dao 3 pha Liên Xô của xí nghiệp vật t vận tải Đông Anh và thực tế kiểm nhận vật t về kho, ban kiểm vật t có thể lập biên bản kiểm nghiệm nh sau:
Biểu số 19
Xí nghiệp vật liệu và xây dựng Điện
Km 9 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội
Biên bản kiểm nghiệm vật liệu và công cụ dụng cụ
Căn cứ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 38 ngày 13/6/2000 của xí nghiệp vật t Đông Anh.
Ban kiểm nghiệm gồm:
1. Đại diện công đoàn: Ông Lê Minh Thức 2. Đại diện vật t: Ông Nguyễn Quang Uý
3. Đại diện tài vụ: Bà Nguyễn Thị Nga 4. Đại diện kho: Bà Lê Thị Kiểm
Đã kiểm nghiệm số vật t nhập kho dới đây do ông Nguyễn Văn Chiến trực tiếp nhận về. TT Tên, nhãn hiệu quy cách vật t Mã số Phơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lợng theo đơn giá Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách Số lợng sai quy cách 1 Động cơ cầu dao 3 pha 1521- 03-001 Đặc tính kỹ thuật Đạt 02 02 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Ông Nguyễn Văn Chiến nhận 2 động cơ cầu dao 3 pha Liên Xô của xí nghiệp vật t vận tải Đông Anh bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho không mất mát thiếu hụt.
Công đoàn Vật t Tài vụ Thủ kho
2.2. Hoàn thiện các thủ tục nhập - xuất kho vật liệu và công cụ dụng cụ. cụ.
nhập kho không có phiếu nhập kho kèm theo. Nay tôi xin đề nghị xí nghiệp nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu.
Phế liệu thu hồi trớc khi nhập kho phải đợc các bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ớc tính giá trị sau đó bộ phận vật t viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phế liệu đợc lập thành 2 liên, 1 liên lu lại nơi viết, còn 1 liên đợc giao cho thủ kho khi phế liệu đã vào kho. Định kỳ kế toán vật t xuống nhập phiếu nhập kho phế liệu từ thể kho đa vào sổ chi tiết phế liệu nh đối với các loại vật t khác.
* Hoàn thiện thủ tục xuất kho vật liệu và công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh.
Các phiếu xuất kho vật liệu và công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp chỉ đợc lập thành 2 liên, 1 liên lu lại nơi viết còn 1 liên kế toán vật t giữ.
Theo chế độ chứng từ kế toán và kho theo quyết định chính ban hành, phiếu xuất kho vật liệu và công cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh phải đợc lập thành 3 liên, 1 liên bộ phận vật t giữ, 1 liên kế toán vật t giữ và 1 liên ngời nhận vật t giữ.
Kết luận
Kế toán là một công cụ quan trọng mang tính toàn diện, giúp cho mỗi doanh nghiệp nắm bắt đợc những gì mình có, biết đợc những gì mình phải làm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là công cụ sắc bén giúp lãnh đạo xí nghiệp cũng nh công ty đa ra các quyết định kinh tế kịp thời chỉ đạo từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ quản lý đến khâu sử dụng. Qua đó có biện pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.
Trên đây là một số vấn đề về tổ chức kế toán nhập vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình cung cấp nguyên vật liệu tại xí nghiệp vật liệu - xây dựng Điện. Với thời gian thực tập ngắn, trình độ còn hạn chế do đó em cha thể nắm bắt đợc tất cả các vấn đề về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của xí nghiệp. Tuy nhiên đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ nhân viên phòng kế toán của xí nghiệp, em đã hoàn thành đề tài của mình. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo và các cán bộ công nhân viên phòng kế toán xí nghiệp vật liệu - xây dựng Điện đã giúp em hoàn thành đề tài.
Mục lục
Trang
Lời nói đầu 1
Phần thứ I. Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây lắp
3
I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp